Bendrųjų sąnaudų analizė
Kas yra bendrųjų išlaidų analizė?
Bendrųjų išlaidų analizė – tai metodas, skirtas nustatyti ir palyginti visas reikšmingas su verslo sprendimu susijusias išlaidas, o ne vertinti tik labiausiai matomą kainą. Logistikoje, elektroninėje prekyboje ir tarpvalstybinėje prekyboje ji naudojama vertinant tokius pasirinkimus kaip pristatymo būdai, atsargų laikymo vietos, tiekėjai, užsakymų vykdymo sprendimai ir grąžinimo procesai. Analizė parodo, kaip sprendimas keičia išlaidas apibrėžtoje tiekimo grandinėje arba veiklos laikotarpiu.
Pavyzdžiui, mažesnis krovinių vežimo tarifas nebūtinai reiškia mažesnes bendrąsias išlaidas, jei dėl jo reikia siųsti didesnes siuntas, padidėja atsargų laikymo išlaidos arba atsiranda papildomų tvarkymo darbų. Ir atvirkščiai, brangesnė transporto paslauga gali pakankamai sumažinti kitas išlaidas, kad jos kaina būtų pagrįsta. Bendrųjų išlaidų analizė leidžia aiškiai matyti šiuos kompromisus.
Šis terminas apibūdina analitinį požiūrį, o ne vieną visuotinai nustatytą skaičiavimo būdą. Apimtis priklauso nuo sprendimo, organizacijos atsakomybės ir nagrinėjamo laikotarpio. Pirkimuose jis sutampa su bendrųjų nuosavybės išlaidų sąvoka, o tarptautinėje prekyboje gali apimti pristatytų prekių savikainos skaičiavimus.
Kaip bendrųjų išlaidų analizė naudojama logistikoje
Logistika apima transportavimą, sandėliavimą, atsargas, užsakymų vykdymą ir grąžinimus. Vienos veiklos pokytis gali pakeisti kitos veiklos išlaidas. Council of Supply Chain Management Professionals logistikos valdymą apibūdina kaip integruojančią funkciją, koordinuojančią transportavimą, sandėliavimą, atsargų valdymą ir užsakymų vykdymą. Bendrųjų išlaidų analizė taiko šį integruotą požiūrį konkrečiam sprendimui.
Pavyzdžiui, mažmenininkas, lyginantis užsakymų vykdymo vietas, gali nagrinėti sandėlio mokesčius kartu su įvežamojo transportavimo, pristatymo, prekių prieinamumo ir atsargų perkėlimo tarp objektų išlaidomis. Vertinant tik sandėlio nuomą, svarbios pasekmės liktų neįtrauktos.
Šis metodas gali būti naudojamas krovinių vežimo konkursuose, vertinant tiekėjus, tiriant sandėlių tinklą, sudarant užsakymų vykdymo sutartis, vertinant pakuotes ir planuojant atsargas. Jis ypač naudingas tada, kai mažiausias pasiūlytas mokestis skiriasi nuo mažiausių tikėtinų išlaidų, reikalingų nustatytam paslaugų lygiui užtikrinti.
Išlaidos, kurios gali būti įtrauktos
Toliau pateikiamos praktinės išlaidų kategorijos, o ne privaloma apskaitos klasifikacija. Reikėtų įtraukti tik sprendimui aktualias kategorijas, o tos pačios išlaidos neturėtų būti priskirtos daugiau nei vienai kategorijai.
| Išlaidų kategorija | Galimi komponentai | Reikšmė sprendimui |
|---|---|---|
| Pirkimas arba gamyba | Produkto kaina, tiekėjo paruošimas, gamybos pakeitimai | Svarbu lyginant tiekėjus, tiekimo vietas arba užsakymo kiekius |
| Transportavimas | Įvežamasis transportas, išvežamasis pristatymas, kuro priemokos, papildomi mokesčiai | Parodo transporto išlaidas, viršijančias nurodytą tarifą |
| Sandėliavimas ir tvarkymas | Priėmimas, saugojimas, komplektavimas, pakavimas, pakrovimas, atsargų perkėlimas | Apima pasirinkto sprendimo sukuriamą operacinį darbą |
| Atsargų laikymas | Atsargose įšaldytas kapitalas, draudimas, gedimas, pasenimas | Susieja siuntų dažnumą ir pristatymo laiką su atsargų rizika |
| Tarpvalstybinis tvarkymas | Muitinės tarpininkavimas, muitai, neatgaunami mokesčiai, atitikties administravimas | Nustato išlaidas, susijusias su prekių judėjimu per sienas |
| Grąžinimai ir išimtys | Grąžinimo transportas, patikra, perdarymas, utilizavimas, pakeitimo tvarkymas | Apima veiklą po sėkmingo pirminio pristatymo |
| Įgyvendinimas ir administravimas | Integracija, pradinis įdiegimas, mokymai, sutarčių administravimas | Neleidžia pereinamojo laikotarpio išlaidoms dingti iš palyginimo |
Atsargų išlaidoms reikia skirti ypatingą dėmesį. Sandėliavimo mokesčiai ir atsargų finansavimo išlaidos yra skirtingos, tačiau bendras atsargų laikymo tarifas jau gali apimti sandėliavimą, draudimą arba pasenimą. Atskirai pridėjus šiuos elementus jų nepatikrinus, išlaidos gali būti suskaičiuotos du kartus.
Kaip atlikti bendrųjų išlaidų analizę
1. Apibrėžkite sprendimą ir paslaugų reikalavimus
Nurodykite, kas lyginama: du vežėjai, alternatyvios užsakymų vykdymo vietos, skirtingas siuntų dažnumas ar kitas operacinis pasirinkimas. Nustatykite būtiniausius reikalavimus, pavyzdžiui, pristatymo įsipareigojimus, prekių tvarkymo sąlygas, pajėgumus ir teisės aktų laikymąsi. Alternatyvos, kurios negali atitikti esminių reikalavimų, neturėtų būti laikomos lygiavertėmis vien todėl, kad kainuoja mažiau.
2. Nustatykite nuoseklias ribas
Apibrėžkite, kieno išlaidos įtraukiamos, kokia veikla apimama ir koks analizės laikotarpis. Vien prekybininko analizė gali neįtraukti kliento tiesiogiai mokamo mokesčio, tačiau jis vis tiek gali paveikti pirkimo arba pristatymo patirtį. Jei tai svarbu sprendimui, parodykite jį atskirai, o ne nepastebimai sumaišykite kliento ir prekybininko išlaidas.
Naudokite bendrą palyginimo pagrindą, pavyzdžiui, metines išlaidas esant nurodytam užsakymų kiekiui arba vieno įvykdyto užsakymo kainą. Kai užsakymų dydžiai skiriasi, vien tik vieno užsakymo kaina gali klaidinti; papildomos informacijos gali suteikti vieneto kaina.
3. Nustatykite tarp alternatyvų besikeičiančias išlaidas
Vertindami būsimą sprendimą sutelkite dėmesį į išlaidas, kurios gali pasikeisti dėl pasirinkimo. Esama sandėlio nuoma trumpuoju laikotarpiu gali būti mokama pasirinkus bet kurią alternatyvą, o naujas išorinio užsakymų vykdymo mokestis būtų papildoma išlaida. Nuomos priskyrimas vienai alternatyvai savaime nereiškia, kad jos galima išvengti.
Atskirkite pasikartojančias išlaidas nuo vienkartinių pereinamojo laikotarpio išlaidų. Negrįžtamos ankstesnės išlaidos yra negrįžtamosios sąnaudos ir neturėtų būti laikomos būsimu sutaupymu. Tačiau dėl sprendimo atsirandantys sutarties nutraukimo mokesčiai arba nauji įsipareigojimai gali būti reikšmingi.
4. Surinkite įrodymus ir dokumentuokite prielaidas
Naudingi šaltiniai yra sutartys, sąskaitos, siuntų įrašai, sandėlio veiklos duomenys, atsargų ataskaitos, muitinės dokumentai ir grąžinimų įrašai. Pasiūlymus reikia patikrinti dėl minimalių mokesčių, apimties sąlygų, neįtrauktų paslaugų ir priemokų taisyklių. Istorinius vidurkius reikėtų palyginti su kiekvienai alternatyvai numatomu prekių asortimentu ir veiklos sąlygomis.
5. Apskaičiuokite palyginamas sumas
Supaprastintas modelis gali būti išreikštas taip:
Bendrosios reikšmingos išlaidos = pirkimo išlaidos + transportavimo išlaidos + sandėliavimo ir tvarkymo išlaidos + atsargų laikymo išlaidos + su sienų kirtimu susijusios išlaidos + tikėtinos išimčių išlaidos + įgyvendinimo išlaidos − taikomos kompensacijos.
Tai iliustracinė struktūra, o ne visuotinė formulė. Kai kuriuose sprendimuose pirkimo išlaidos neįtraukiamos, nes nesikeičia; kituose reikia papildomų kategorijų. Kompensacijos, pavyzdžiui, pajamos iš grąžintų prekių perpardavimo, turėtų būti atimamos tik tada, kai jos yra reikšmingos ir pagrįstos.
6. Patikrinkite neapibrėžtumą ir veiklos įgyvendinamumą
Perskaičiuokite rezultatus pakeitę užsakymų apimtį, krovinių tarifus, atsargų poreikius, grąžinimų rodiklius arba paklausos svyravimus. Jautrumo analizė parodo prielaidas, dėl kurių gali pasikeisti pageidaujama alternatyva. Lūžio taško skaičiavimas gali parodyti apimtį arba išlaidų lygį, kuriam esant dvi alternatyvos tampa lygiavertės.
Iliustracinis elektroninės prekybos pavyzdys
Prekybininkas gali lyginti dažnas papildymo siuntas su didesniais, rečiau pristatomais kiekiais į užsakymų vykdymo sandėlį. Didesnės siuntos gali sumažinti transportavimo kainą vienetui, tačiau padidinti vidutines atsargas ir sandėliavimo poreikį. Dažnas papildymas gali sukelti priešingą poveikį. Šis palyginimas yra hipotetinis ir neapibūdina išmatuotų pramonės rezultatų.
| Palyginimo veiksnys | Didesnės, retesnės siuntos | Mažesnės, dažnesnės siuntos |
|---|---|---|
| Transportavimo kaina vienetui | Gali sumažėti, jei siuntų konsolidavimas pagerina taikomą tarifą | Gali padidėti, jei kiekvienai siuntai taikomi minimalūs mokesčiai |
| Vidutinės atsargos | Gali padidėti, nes vienu metu gaunama daugiau vienetų | Gali sumažėti, jei papildymas leidžia laikyti mažesnes atsargas |
| Priėmimo darbas | Mažiau priėmimo įvykių, tačiau kiekvienas jų gali būti didesnės apimties | Daugiau priėmimo įvykių, tačiau kiekvienas jų gali būti mažesnės apimties |
| Paklausos pokyčių rizika | Sumažėjus paklausai gali likti daugiau atsargų | Užsakymai gali būti dažniau koreguojami, atsižvelgiant į tiekėjo apribojimus |
Geriausias sprendimas priklauso nuo bendrų išlaidų ir galimybės palaikyti reikiamą prekių prieinamumą. Vien transportavimo nuolaida neparodo, kuri alternatyva turi mažesnes bendrąsias išlaidas.
Tarpvalstybinės prekybos aspektai
Tarpvalstybinei analizei reikia aiškiai suprasti pristatymo sąlygas ir šalis, atsakingas už kiekvieną išlaidų rūšį. Tarptautinį transportą, draudimą, muitinės tarpininkavimą, muitus, mokesčius, tvarkymą paskirties vietoje ir galutinį pristatymą gali apmokėti skirtingos šalys. Perkėlus mokestį nuo pardavėjo pirkėjui, pasikeičia mokėtojas, tačiau pati išlaida neišnyksta.
International Trade Administration pateikiamos pristatytų prekių savikainos gairės suteikia pagrindą nustatyti išlaidas, susijusias su prekių pristatymu į tarptautinę paskirties vietą. Bendrųjų išlaidų analizė gali apimti ir vėlesnį etapą: sandėliavimą, užsakymų vykdymą, atsargų finansavimą, grąžinimus ir įgyvendinimo išlaidas.
Susiję terminai ir ribos
| Terminas | Ryšys su bendrųjų išlaidų analize |
|---|---|
| Bendrosios nuosavybės išlaidos | Nagrinėja turto arba pirkinio įsigijimo, naudojimo, palaikymo ir utilizavimo išlaidas. Ypač pirkimuose ši sąvoka sutampa su bendrųjų išlaidų analize. |
| Pristatytų prekių savikaina | Orientuota į prekių pristatymo į konkrečią paskirties vietą išlaidas. Reikia aiškiai nurodyti galutinį tašką ir įtrauktus mokesčius. |
| Gyvavimo ciklo išlaidų analizė | Lygina išlaidas per apibrėžtą gyvavimo ciklą, dažnai atsižvelgdama į būsimų mokėjimų laiką. |
| Klientų aptarnavimo sąnaudos | Nagrinėja konkrečių klientų, užsakymų, produktų ar kanalų aptarnavimo išlaidas ir gali suteikti duomenų platesniam palyginimui. |
| Sąnaudų ir naudos analizė | Lygina išlaidas su nauda. Vien bendrųjų išlaidų analizė neparodo, ar platesnė alternatyvos nauda pateisina jos kainą. |
Dažni nesusipratimai
- Mažiausias tarifas reiškia mažiausias bendrąsias išlaidas. Nurodytas tarifas apima tik pasiūlyme išvardytas veiklas, o ne visas pasirinkimo pasekmes.
- Kiekviena paskirstyta išlaida gali tapti sutaupymu. Paskirstytos pridėtinės išlaidos po sprendimo gali nepasikeisti. Sutaupymas galimas tik faktiškai sumažėjus išlaidoms arba išteklių įsipareigojimams.
- „Bendrosios“ reiškia visas įmanomas išlaidas. Naudingas modelis turi apibrėžtas ribas ir apima sprendimui reikšmingas išlaidas jų neskaičiuodamas du kartus.
- Tikslus rezultatas būtinai yra patikimas. Išsamūs skaičiavimai nekompensuoja nepagrįstų duomenų ar neįtrauktų mokesčių.
DUK
Ką bendrųjų išlaidų analizė reiškia logistikoje?
Tai logistikos alternatyvų bendrų reikšmingų išlaidų palyginimas, įskaitant transportavimo, atsargų, sandėliavimo, užsakymų vykdymo ir kitų susijusių veiklų tarpusavio poveikį.
Ar bendrųjų išlaidų analizė yra tas pats, kas pristatytų prekių savikaina?
Ne. Pristatytų prekių savikaina orientuota į prekių pristatymą į konkrečią paskirties vietą. Bendrųjų išlaidų analizė gali naudoti šį skaičiavimą ir kartu vertinti vėlesnę veiklą arba platesnes veiklos pasekmes.
Ar pigiausias pristatymo variantas visada sumažina bendrąsias išlaidas?
Ne. Mažesnius pristatymo mokesčius gali atsverti didesnės atsargų, tvarkymo, sandėliavimo arba išimčių išlaidos. Rezultatas priklauso nuo nustatytų paslaugų reikalavimų ir pagrindžiančių duomenų.
Kaip reikėtų vertinti neapibrėžtas išlaidas?
Dokumentuokite prielaidas, naudokite tikėtinas situacijas ir patikrinkite, ar pokyčiai daro įtaką palyginimui. Rizikos, kurių neįmanoma patikimai įvertinti, turėtų būti pateiktos kaip kokybiniai aspektai.
