Costul livrării pe ultimul kilometru: Cum se calculează costul per livrare reușită
Pentru a calcula costul pe ultima milă pentru fiecare livrare reușită, împărțiți costurile totale aferente ultimei mile pentru un grup de expediții definit la numărul de expediții din acel grup livrate cu succes. Includeți în numărător costurile tentativelor nereușite și ale relivrărilor, dar numărați fiecare expediție livrată cu succes o singură dată. Pentru un comerciant sau un operator de livrări, acest indicator măsoară costul real al finalizării unei livrări — nu doar al expedierii unui colet sau al efectuării unei tentative.
Formula este simplă. Partea mai dificilă constă în definirea succesului, asocierea costurilor cu expedițiile corecte și separarea cheltuielilor pe care le controlați de costurile deja incluse în factura transportatorului. Acest ghid oferă o metodă practică de contabilitate managerială, un exemplu calculat și un proces repetabil de raportare. Nu reprezintă un standard financiar prescris sau un reper de referință al industriei.
Formula și limita de măsurare
Costul pe livrare reușită = Costurile totale aferente livrării pe ultima milă ÷ Expediții unice livrate cu succes
Înainte de a calcula orice, documentați trei definiții:
- Unde începe ultima milă: De exemplu, atunci când o expediție intră în depozitul local de livrare sau este predată transportatorului pentru livrarea finală. Alegeți o limită care corespunde costurilor pe care organizația le poate identifica.
- Ce este considerat succes: O expediție cu un rezultat de livrare acceptat în cadrul promisiunii dumneavoastră de servicii. Pentru livrarea la domiciliu, acesta poate fi un eveniment de livrare validat. Pentru un serviciu de ridicare, poate fi necesară ridicarea de către client, nu doar sosirea la locația de ridicare.
- Ce unitate numărați: De obicei, o expediție sau un colet, nu o comandă, o oprire, o tentativă de livrare sau un eveniment de urmărire.
O oprire de livrare poate deservi mai multe colete, iar o singură comandă poate genera mai multe expediții. Aceste unități nu sunt interschimbabile. Dacă afacerea dumneavoastră are nevoie de o măsurătoare la nivel de comandă, calculați-o separat și explicați modul în care sunt gestionate expedițiile divizate.
Folosiți aceeași definiție de la o perioadă la alta. În caz contrar, o aparentă îmbunătățire poate proveni din schimbarea numitorului, nu din îmbunătățirea operațiunilor de livrare.
Ce costuri trebuie incluse în calcul?
Începeți cu modelul operațional. Un operator cu flotă proprie trebuie să reunească manopera de livrare, costurile vehiculelor și cheltuielile operaționale. Un comerciant care cumpără servicii de livrare ar trebui să pornească de la facturile transportatorului și să adauge doar costurile relevante suportate separat.
| Categorie de cost | Operațiune cu flotă proprie | Comerciant care utilizează un transportator |
|---|---|---|
| Executarea livrării | Salarii ale șoferilor, costuri cu forța de muncă suportate de angajator și plăți către contractori alocabile | Tarife de livrare facturate în limita aleasă pentru ultima milă |
| Vehicule și deplasare | Costuri alocate pentru leasing sau amortizare, întreținere, asigurare, combustibil sau electricitate, taxe de drum și parcare | Suprataxe sau costuri accesorii facturate separat, acolo unde este cazul |
| Dispecerizare și facilități locale | Manoperă de dispecerizare alocabilă, instrumente de rutare și costuri ale depozitului local | Costuri de coordonare a livrărilor plătite de comerciant și neincluse deja în altă parte |
| Excepții de livrare | Manipulare suplimentară, corectarea adreselor și costuri de asistență specifice livrării | Relivrări, corectări și asistență internă alocabilă facturate separat |
| Credite și ajustări | Ajustări ale costurilor deja incluse în calcul | Credite aplicabile pe factură, rambursări și corectări de facturare |
Nu numărați aceeași cheltuială de două ori. Dacă plata șoferului include timpul petrecut pentru relivrări, acel timp este deja inclus în cheltuielile cu forța de muncă. Îl puteți clasifica parțial drept manoperă pentru excepții, dar nu trebuie să îl adăugați din nou. În mod similar, un comerciant nu ar trebui să estimeze costurile cu combustibilul și șoferii transportatorului peste o factură care acoperă deja aceste servicii.
Mențineți indicatorul central al livrării distinct de pierderile mai ample
Costurile de înlocuire a produselor, despăgubirile acordate clienților, mărfurile pierdute și transportul invers pot fi importante pentru profitabilitate. Nu toate trebuie incluse în indicatorul central al livrării pe ultima milă.
O abordare utilă este raportarea a două măsurători clar etichetate:
- Costul central pe livrare reușită: Executarea livrării, cheltuielile operaționale indirecte alocabile și gestionarea excepțiilor de livrare în limita definită.
- Costul extins aferent livrării pe livrare reușită: Indicatorul central plus elemente definite explicit, precum transportul de retur către expeditor sau despăgubirile acordate clienților în legătură cu livrarea.
Nu comparați indicatorul extins cu măsurarea restrânsă a costurilor facturate de transportator în cadrul unei alte operațiuni. Etichetele pot suna similar, în timp ce cheltuielile subiacente diferă substanțial.
Alocați cheltuielile comune folosind un factor operațional
Pentru raportarea costului complet, alocați costurile comune pe baza unei metode documentate: orele șoferilor pentru asistența la dispecerizare, orele de utilizare sau distanța parcursă pentru cheltuielile vehiculelor și activitatea de manipulare pentru lucrările din depozit. O alocare uniformă per colet este mai simplă, dar poate ascunde diferențele dintre rutele aglomerate și livrările în zone îndepărtate.
Distingeți costurile fixe de cele variabile atunci când interpretați rezultatul. Tratamentul contabil managerial al OpenStax explică faptul că, într-un interval relevant de activitate, costurile fixe rămân constante în total, în timp ce costurile variabile se modifică odată cu activitatea. Prin urmare, costul mediu al livrării poate scădea pe măsură ce capacitatea existentă gestionează mai multe expediții, chiar și fără o rată mai mică pentru manoperă sau combustibil.
Exemplu calculat: coletele expediate nu sunt livrări finalizate
Următoarele cifre sunt ipotetice și exprimate în USD. Ele ilustrează metoda, nu prețurile obișnuite de pe piață.
O operațiune de livrare urmărește un grup de 1.000 de expediții. Dintre acestea, 800 reușesc din prima tentativă. Alte 100 reușesc după încă o tentativă. Restul de 100 nu ajung la o livrare reușită în intervalul de raportare. Prin urmare, operațiunea înregistrează 1.100 de tentative și 900 de expediții unice livrate cu succes.
| Element de cost | Valoare ilustrativă |
|---|---|
| Manoperă pentru livrare, inclusiv timpul pentru tentative suplimentare | $6,000 |
| Costuri alocate ale vehiculelor, fără combustibil | $1,800 |
| Combustibil, taxe de drum și parcare | $900 |
| Dispecerizare alocată și software de livrare | $600 |
| Gestionarea suplimentară a excepțiilor, fără costurile de mai sus | $900 |
| Costuri totale alocabile | $10,800 |
- Costul per expediție trimisă: $10,800 ÷ 1,000 = $10.80.
- Costul per tentativă de livrare: $10,800 ÷ 1,100 = aproximativ $9.82.
- Costul per livrare reușită: $10,800 ÷ 900 = $12.00.
- Rata de succes din prima tentativă: 800 ÷ 1,000 = 80%.
- Rata de finalizare a livrărilor în interval: 900 ÷ 1,000 = 90%.
Toate cele trei măsurători de cost sunt valide, dar răspund unor întrebări diferite. Costul per tentativă descrie activitatea. Costul per expediție trimisă descrie costul acceptării lucrării. Costul per livrare reușită conectează cheltuielile totale cu rezultatele finalizate.
Costurile celor 100 de expediții nereușite rămân în numărător. Eliminarea lor ar ascunde o parte din cheltuiala necesară pentru obținerea celor 900 de livrări reușite.
Construiți un calcul pe care echipa îl poate repeta
1. Alegeți un grup de expediții și un interval de observare
Pentru analiza diagnostică, grupați expedițiile după un eveniment inițial consecvent, cum ar fi prima expediere dintr-o anumită săptămână. Urmăriți acel grup pe durata unui interval de observare definit și atașați-i costurile alocabile.
Un raport calculat pe lună calendaristică poate sprijini, de asemenea, bugetarea, dar necesită atenție: costurile acestei luni pot include tentative pentru expediții trimise luna trecută, în timp ce unele expediții trimise luna aceasta pot fi încă deschise. Etichetați un raport bazat pe perioadă ca atare, în loc să îl prezentați drept rezultat al unui grup complet corelat.
2. Stabiliți identificatorul expediției
Creați o evidență stabilă la nivel de expediție care să conecteze datele de expediere, evenimentele de urmărire, costurile transportatorului și gestionarea excepțiilor. Eliminați duplicatele scanărilor repetate de livrare și ale liniilor repetate de pe facturi. Atunci când numerele de urmărire se schimbă, păstrați relația dintre expediția inițială și identificatorii ulteriori.
O expediție de înlocuire reprezintă o deplasare fizică separată. Definiți dacă aparține unui nou grup de livrare sau unei analize extinse la nivel de comandă; nu combinați în mod tacit cele două abordări.
3. Normalizați rezultatele livrărilor
Mapati stările operaționale într-un set restrâns de rezultate pentru raportare, precum livrat, în așteptarea ridicării, nereușit și închis sau încă deschis. Păstrați starea originală a transportatorului, astfel încât mapările contestate să poată fi analizate.
O scanare de livrare este o dovadă a unei stări operaționale, nu o soluționare automată a fiecărei reclamații a clientului. Stabiliți modul în care livrările greșite confirmate, scanările corectate și disputele privind dovada livrării afectează clasificarea finală.
4. Reconciliați costurile și creditele
Asociați facturile transportatorului cu expedițiile, acolo unde este posibil. Pentru activitatea cu flotă proprie, reconciliați statele de plată sau plățile către contractori, cheltuielile vehiculelor și alocările costurilor comune cu evidențele contabile relevante. Utilizați o politică consecventă de conversie valutară atunci când costurile sosesc în monede diferite.
Separați costurile reale de estimări sau provizioane. Dacă facturile întârziate sunt semnificative, emiteți un rezultat provizoriu și apoi o versiune finală, în loc să permiteți ca lipsa costurilor să pară o îmbunătățire a eficienței.
5. Raportați explicit expedițiile deschise
O expediție aflată încă în tranzit nu a eșuat încă. Raportați numărul expedițiilor deschise împreună cu raportul și indicați momentul-limită al observării. Pentru comparații, utilizați grupuri cu un nivel similar de maturitate sau aplicați același interval fix de observare.
Dacă un grup nu are livrări reușite, raportul este nedefinit — nu zero. Afișați costul total și numărul expedițiilor nereușite sau deschise, în loc să forțați un rezultat numeric.
6. Publicați indicatori de susținere
Cel puțin, afișați numărul expedițiilor, livrările reușite, numărul total de tentative, expedițiile deschise, rata de succes din prima tentativă și costul total alocabil. Acestea fac ca indicatorul principal să poată fi verificat și ajută la explicarea motivului schimbării sale.
Utilizați rezultatul pentru a identifica acțiunea operațională potrivită
O medie combinată este un punct de plecare, nu un diagnostic. Descompuneți calculul după caracteristici care ar putea schimba decizia operațională: zona de livrare, nivelul serviciului, dimensiunea coletului, destinația rezidențială versus comercială, transportatorul sau tipul rutei.
Păstrați suficiente expediții în fiecare segment pentru a evita concluziile bazate pe excepții izolate. De asemenea, separați diferențele din mixul de servicii de diferențele din execuție. Un serviciu de livrare într-o zonă îndepărtată și o rută urbană densă nu trebuie tratate ca activități echivalente doar pentru că ambele livrează colete.
| Tipar observat | Ce trebuie investigat | Acțiune posibilă |
|---|---|---|
| Cost scăzut per tentativă, dar cost ridicat per succes | Tentative repetate, adrese incorecte, probleme de acces sau finalizare redusă | Remediați cauzele verificate ale eșecurilor înainte de optimizarea costului per tentativă |
| Cost ridicat cu finalizare bună | Distanța rutei, angajamentele de servicii, caracteristicile coletelor și capacitatea neutilizată | Reanalizați proiectarea rutelor, alocarea capacității sau tarifarea serviciilor |
| Costurile cresc fără modificarea finalizării | Modificări ale facturilor, tarifelor de muncă, metodelor de alocare sau ale mixului de expediții | Separați modificările comerciale și contabile de cele operaționale |
| Mai multe livrări reușite, dar un raport mai mare | Dacă costurile suplimentare de recuperare depășesc beneficiul finalizărilor suplimentare | Evaluați politica de recuperare folosind costurile incrementale și valoarea comercială |
Vizibilitatea expedițiilor poate sprijini clasificarea rezultatelor și analiza excepțiilor, dar evenimentele de urmărire singure nu oferă costurile cu forța de muncă, facturile transportatorilor sau regulile de alocare. Construiți calculul costului din evidențele financiare și operaționale împreună; nu tratați un tablou de bord al urmăririi ca pe un registru complet al costurilor de livrare.
Evaluați îmbunătățirile pe baza costului total, nu doar a ratei de livrare
Reveniți la exemplul ipotetic. Să presupunem că o intervenție produce 50 de livrări reușite suplimentare pentru un cost alocabil suplimentar de $300. Rezultatul revizuit este $11,100 ÷ 950, adică aproximativ $11.68 per livrare reușită, față de $12.00 anterior.
Costul incremental este de $300 ÷ 50, adică $6 pentru fiecare succes suplimentar. Această valoare ajută la evaluarea intervenției, dar nu înlocuiește media complet încărcată. Înainte de adoptare, verificați dacă comparația include toate costurile suplimentare și dacă nivelul serviciului nu s-a deteriorat în altă parte.
Pentru o operațiune cu flotă proprie, activitatea suplimentară poate încăpea în capacitatea existentă până când este necesar un alt șofer, vehicul sau schimb. Prin urmare, o îmbunătățire pe termen scurt ar trebui testată la volumul la care afacerea se așteaptă să opereze.
Erori frecvente care fac indicatorul înșelător
- Numărarea tentativelor drept succese: O expediție livrată la a treia tentativă contribuie cu un singur succes, nu cu trei.
- Excluderea cheltuielilor pentru livrări eșuate: Aceste cheltuieli fac parte din costul obținerii rezultatelor reușite.
- Amestecarea comenzilor, coletelor și opririlor: Alegeți o singură unitate și păstrați-o pe tot parcursul calculului.
- Compararea unor limite de cost inegale: Costurile bazate doar pe facturi și costurile complet încărcate ale flotei trebuie reconciliate înainte de comparație.
- Schimbarea regulilor de alocare fără informare: O alocare revizuită a cheltuielilor indirecte poate modifica rezultatul fără a schimba operațiunile.
- Optimizarea raportului prin evitarea expedițiilor dificile: O medie mai mică poate reflecta un mix diferit de clienți sau destinații, nu o execuție mai bună.
Cel mai util pachet de raportare combină un indicator principal stabil cu o scurtă explicație a modificărilor ratelor, mixului de expediții, finalizării și utilizării capacității. Atribuiți departamentului financiar responsabilitatea pentru reconcilierea costurilor, iar operațiunilor responsabilitatea pentru definirea rezultatelor și analiza excepțiilor.
Întrebări frecvente
Livrările eșuate trebuie incluse în calcul?
Includeți costurile de livrare alocabile în numărător. Ele nu intră în numitorul livrărilor reușite decât dacă obțin ulterior rezultatul definit drept succes în intervalul de raportare. Raportați separat expedițiile încă deschise de rezultatele confirmate ca nereușite.
Un colet livrat la un punct de ridicare este considerat o livrare reușită?
Depinde de limita serviciului pe care o definiți. Sosirea la un punct de ridicare și ridicarea de către destinatar sunt evenimente diferite. Dacă promisiunea măsurată este primirea de către client, utilizați ridicarea confirmată. Dacă măsurați predarea finalizată de transportator către o locație de ridicare, etichetați explicit acest rezultat mai restrâns.
Taxele de expediere plătite de client ar trebui să reducă costul livrării?
Păstrați veniturile din transport plătite de client separat de indicatorul central al costului. De asemenea, puteți calcula subvenția netă de livrare per succes scăzând veniturile din transport alocabile din costurile de livrare și împărțind rezultatul la numărul livrărilor reușite. Etichetați-o separat, astfel încât modificările veniturilor să nu pară îmbunătățiri ale costurilor operaționale.
Care este un cost bun per livrare reușită?
Nu există o țintă universală potrivită pentru fiecare zonă geografică, profil de colet și promisiune de servicii. Stabiliți un reper intern folosind o metodă consecventă, comparați segmente de expediții similare și evaluați rezultatul în raport cu economia comenzilor și cerințele serviciului. O valoare mică nu este în mod inerent mai bună dacă este însoțită de rezultate de livrare inacceptabile.
Cât de des ar trebui actualizat indicatorul?
Utilizați o frecvență operațională care corespunde disponibilității datelor. Raportarea provizorie săptămânală poate evidenția problemele emergente, în timp ce o perspectivă lunară reconciliată poate sprijini analiza financiară. Distincția importantă este între o estimare disponibilă la timp și un rezultat finalizat, cu rezultate mature ale expedițiilor și costuri suficient de complete.
Surse
- OpenStax, Principles of Accounting, Volume 2: Managerial Accounting — Identificarea și aplicarea tiparelor de bază ale comportamentului costurilor. Referință pentru comportamentul costurilor fixe, variabile și mixte și pentru intervalul relevant de activitate. Metoda grupului de expediții, lista operațională de verificare și exemplele numerice din acest articol sunt recomandări ilustrative pentru analiza managerială, nu cifre sau repere de livrare provenite din această sursă.
