Kodning av logistikinformation

Vad är kodning av logistikinformation?

Kodning av logistikinformation innebär att tilldela och använda strukturerade identifierare, klassificeringskoder och överenskomna datavärden för att representera information om varor, platser, logistikenheter, försändelser och logistikaktiviteter. Inom lagerhållning, transport, e-handel och internationell handel gör detta det möjligt för människor och informationssystem att hänvisa till samma objekt och tolka operativ information på ett konsekvent sätt.

Begreppet bör bäst förstås som en bred beskrivning av en datahanteringsmetod, snarare än som namnet på en universell kodningsstandard. En viss tillämpning kan använda interna lagerkoder, internationellt standardiserade identifierare, transportörsspecifika spårningsnummer, tullklassificeringskoder eller flera av dessa tillsammans. Deras betydelser och regler beror på det system som styr dem.

Här betyder kodning att information representeras genom definierade symboler och värden. Det betyder inte i första hand att skriva programvara, kryptera poster eller skriva ut streckkoder, även om programvara och streckkodsteknik kan stödja processen.

Vad logistikkoder representerar

En logistikverksamhet behöver skilja mellan flera saker: vad en produkt är, vilken fysisk enhet som hanteras, var den finns, vilken kommersiell eller transportrelaterad post den tillhör och vad som har hänt med den. Detta är relaterade frågor, men de använder inte nödvändigtvis samma identifierare.

Följande tabell grupperar koder efter deras syfte. Detta är förklarande grupperingar, inte en formell klassificering av standarder för kodning av logistikinformation.

Identifierare, klassificeringar och databärare

Identifierare skiljer poster eller objekt åt

En identifierare besvarar en fråga som ”Vilken vara, plats eller logistikenhet är detta?” Dess unikhet måste förstås inom ett tilldelat område. En intern produktkod kan vara unik endast i en återförsäljares katalog, medan ett standardiserat identifieringssystem har egna tilldelningsregler som är avsedda att stödja användning mellan organisationer.

GS1:s identifieringsnycklar illustrerar denna skillnad. Global Trade Item Number, eller GTIN, identifierar handelsvaror; Serial Shipping Container Code, eller SSCC, identifierar logistikenheter; och Global Location Number, eller GLN, identifierar parter och platser. Dessa nycklar är inte utbytbara bara för att alla kan förekomma i logistikposter.

Klassificeringskoder beskriver kategorier

En klassificeringskod besvarar frågan ”Vilken kategori tillhör detta?” Världstullorganisationens Harmonized System, eller HS, tillhandahåller en internationell nomenklatur för klassificering av handlade varor. Dess internationella undernummer använder sexsiffriga koder, medan nationella eller regionala tullnomenklaturer kan lägga till ytterligare underindelningar.

Flera produkter kan tillhöra samma HS-kategori. Därför kan en HS-kod inte ersätta en produktidentifierare, ett serienummer eller ett spårningsnummer. Val av tullklassificering kräver också information om varorna; enbart formatet för en giltig kod fastställer inte att klassificeringen är korrekt.

Databärare kodar information för avläsning

En streckkod eller radiofrekvensidentifieringsetikett är ett sätt att bära data, inte samma sak som den identifierare den innehåller. En streckkod kan koda en identifierare och, när den tillämpliga standarden tillåter det, ytterligare data såsom en batchreferens eller ett utgångsdatum. När streckkoden läses av fångas de kodade värdena upp; ett anslutet system kan sedan hämta tillhörande poster.

Denna skillnad förklarar varför skanning av en etikett inte nödvändigtvis visar alla detaljer om en försändelse. Innehåll, ägarskap, hanteringsinstruktioner och händelsehistorik kan lagras i databaser som är länkade till identifieraren i stället för att vara inbäddade i etiketten.

Så fungerar kodning av logistikinformation

1. Definiera objektet eller informationsfältet. Fastställ om koden identifierar en produkt, en enskild enhet, en logistikenhet, en plats, ett dokument eller en händelsekategori. Otydliga definitioner kan leda till att en kod används för oförenliga ändamål.
2. Välj det styrande systemet. Fastställ om affärsprocessen kräver en erkänd extern standard, en handelspartners identifierare eller en intern kod. En intern lagerplatsreferens kan vara tillräcklig lokalt, medan externt samarbete kan kräva ett gemensamt identifieringssystem.
3. Ange regler för tilldelning och validering. Dokumentera tillåtna tecken, fältlängd, tilldelningsansvar, krav på unikhet och eventuella tillämpliga regler för kontrollsiffror. Reglerna måste komma från det valda systemet och inte från ett antaget universellt format.
4. Koppla koden till en post. Lagra relationen mellan identifieraren och relevant information, såsom produktegenskaper, pallinnehåll, platsinformation eller försändelsereferenser.
5. Fånga upp och utbyt informationen. Personal eller automatiserad utrustning kan läsa av en etikett, ange en referens eller ta emot ett meddelande från ett annat system. Det mottagande programmet måste förstå både värdet och typen av identifierare.
6. Underhåll relationer och ändringar. Registrera packning, uppackning, omlokalisering, korrigering och andra relevanta händelser utan att förlora skillnaden mellan identifierare eller i tysthet skriva över viktiga relationer.

GS1:s Electronic Product Code Information Services, eller EPCIS, tillhandahåller en standard för att skapa och dela synlighetshändelsedata mellan applikationer och organisationer. Den illustrerar en viktig avgränsning: att identifiera ett objekt och att registrera vad som hänt med objektet är separata men sammanlänkade funktioner. En kod utgör inte ensam en fullständig spårningshistorik.

Användning inom e-handel och gränsöverskridande logistik

I ett illustrativt e-handelsflöde kan en återförsäljare använda ett internt SKU för att hantera lager och ett GTIN för att identifiera en handelsvara i gemensamma produktposter. När varor packas på en pall kan ett SSCC identifiera den logistikenheten. Lagret kan därefter koppla pallen till dess innehåll och den relevanta utleveransposten.

När en order skickas kan transportören tilldela ett spårningsnummer. Återförsäljaren måste behålla relationen mellan ordern, de skickade artiklarna och transportörens referens. Dessa relationer bör inte antas vara en-till-en: en order kan delas upp mellan flera paket, och en konsoliderad logistikenhet kan innehålla varor som hör till flera order.

Vid en gränsöverskridande transport kan ytterligare kodsystem tjäna separata syften. En HS-kod klassificerar varorna för tulländamål, medan UN/LOCODE identifierar platser som används inom handel och transport. UN/LOCODE underhålls genom Förenta nationernas ekonomiska kommission för Europa och bör inte förväxlas med en lagerplatskod eller en fullständig leveransadress.

Returer skapar ytterligare en relation. En referens för returauktorisering, ett ursprungligt ordernummer och ett spårningsnummer för returförsändelsen kan hänvisa till olika poster. Genom att definiera dem separat kan ett företag koppla returen till den ursprungliga försäljningen utan att betrakta ett pakets ankomst som bevis på att en återbetalning har genomförts.

Datakvalitet och interoperabilitet

Användning av koder gör inte automatiskt systemen interoperabla. Två applikationer kan utbyta samma teckensträng men tolka den olika. Tillförlitligt utbyte kräver överenskommelse om identifierarens typ, utfärdare, omfattning och tillhörande datadefinitioner.

• Bevara det avsedda formatet. Behandla identifierare som strängar där det behövs. Omvandling i kalkylprogram eller numerisk lagring kan ta bort inledande nollor och ändra det ursprungliga värdet.
• Registrera identifierartypen. Förvara produktidentifierare, spårningsnummer, platskoder och klassificeringskoder i tydligt definierade fält i stället för i ett odifferentierat fält för ”kod”.
• Kontrollera unikhet inom rätt omfattning. Ett värde som är unikt i ett företags poster kan kollidera med ett värde som utfärdats någon annanstans.
• Separera formatkontroller från verksamhetskontroller. Ett värde kan uppfylla kraven på längd eller kontrollsiffra och ändå ha tilldelats fel produkt, försändelse eller plats.
• Dokumentera mappningar. När en intern status översätts till en partners status ska det anges vilka betydelser som överensstämmer och var översättningen förlorar detaljer.
• Kontrollera ändringar i referensdata. Underhåll tillämpliga versioner av kodlistor, definitioner och ändringsposter så att historiska transaktioner förblir tolkningsbara.
• Verifiera relationer mellan fysiskt och digitalt. En läsbar etikett är användbar endast om den sitter på avsett objekt och är kopplad till en korrekt post.

Dessa kontroller hanterar olika typer av fel. En skadad etikett är ett avläsningsproblem; en duplicerad identifierare är ett tilldelningsproblem; och en felaktig koppling mellan en pall och dess innehåll är ett relationsproblem. Om alla tre behandlas som ”streckkodsfel” döljs deras orsaker.

Vanliga missförstånd

Det finns ingen enskild kod som fyller alla logistikändamål. Produktidentifiering, försändelsespårning, platsidentifiering och tullklassificering besvarar olika frågor. Det är användbart att kombinera deras poster, men att ersätta en med en annan kan ta bort väsentlig betydelse.

En kod beskriver inte nödvändigtvis sitt objekt. Vissa system innehåller strukturerade komponenter, men många identifierare fungerar främst som uppslagsnycklar. Användare bör inte dra slutsatser om en produkts ursprung, destination, ägarskap eller innehåll från en okänd kod utan dokumentation.

Kodning garanterar inte synlighet eller säkerhet. En identifierare kan koppla samman poster, men synlighet beror också på registrering av händelser och auktoriserat datautbyte. På samma sätt krypterar inte representation av information i en streckkod informationen eller fastställer att etiketten är äkta.

Vanliga frågor

Är kodning av logistikinformation samma sak som streckkodsmärkning?

Nej. Kodning definierar värdena och deras betydelser. Streckkodsmärkning är ett sätt att placera dessa värden på ett objekt för maskinläsning. Samma information kan också utbytas elektroniskt.

Vad är skillnaden mellan ett SKU, ett GTIN och ett SSCC?

Ett SKU är en intern lagerreferens. Ett GTIN identifierar en handelsvara enligt GS1:s regler. Ett SSCC identifierar en logistikenhet, till exempel en pall som satts samman för transport eller lagring.

Kan en HS-kod användas för att spåra en försändelse?

Nej. En HS-kod klassificerar varor i stället för att identifiera en viss försändelse. Försändelsespårning kräver en relevant försändelse- eller paketreferens och tillhörande händelseinformation.

Måste varje logistikkod vara globalt unik?

Nej. Den nödvändiga omfattningen beror på kodens syfte och det styrande systemet. En intern kod kan vara tillräcklig inom ett system, men vid externt utbyte krävs en tydlig överenskommelse om dess utfärdare och betydelse.

Källor

• GS1: Identifieringsnycklar — Stödjer de separata syftena med GTIN, SSCC och GLN.
• GS1: Streckkoder — Stödjer skillnaden mellan identifierare, ytterligare data och maskinläsbara databärare.
• GS1: EPCIS — Stödjer förklaringen av standardiserat utbyte av synlighetshändelsedata.
• Världstullorganisationen: Vad är Harmonized System? — Stödjer syftet med och den internationella strukturen för HS-klassificering.
• UNECE: UN/LOCODE-kodlista per land och territorium — Stödjer användningen av UN/LOCODE för handels- och transportplatser.