Kodierung von Logistikinformationen
Was ist die Codierung von Logistikdaten?
Die Codierung von Logistikdaten bezeichnet die Vergabe und Verwendung strukturierter Kennungen, Klassifizierungscodes und vereinbarter Datenwerte zur Darstellung von Informationen über Waren, Standorte, Logistikeinheiten, Sendungen und logistische Aktivitäten. In Lagerhaltung, Transport, E-Commerce und internationalem Handel ermöglicht sie es Menschen und Informationssystemen, auf dieselben Objekte zu verweisen und operative Informationen einheitlich zu interpretieren.
Der Begriff ist am besten als allgemeine Beschreibung einer Datenverwaltungspraxis zu verstehen und nicht als Bezeichnung eines einzigen universellen Codierungsstandards. Eine bestimmte Anwendung kann interne Lagercodes, international standardisierte Kennungen, senderspezifische Sendungsnummern, Zollklassifizierungscodes oder mehrere dieser Elemente gemeinsam verwenden. Ihre Bedeutungen und Regeln hängen von dem System ab, das sie verwaltet.
Hier bedeutet Codierung, Informationen durch definierte Symbole und Werte darzustellen. Es bedeutet nicht in erster Linie, Software zu schreiben, Datensätze zu verschlüsseln oder Barcodes zu drucken, obwohl Software- und Barcode-Technologien den Prozess unterstützen können.
Was Logistikcodes darstellen
Ein Logistikvorgang muss mehrere Dinge unterscheiden: Was ist ein Produkt, welche physische Einheit wird bearbeitet, wo befindet sie sich, zu welchem Handels- oder Transportdatensatz gehört sie und was ist mit ihr geschehen? Dies sind miteinander verbundene Fragen, verwenden jedoch nicht unbedingt dieselbe Kennung.
Die folgende Tabelle gruppiert Codes nach ihrem Zweck. Es handelt sich um erläuternde Gruppierungen und nicht um eine formale Klassifizierung von Standards für die Codierung von Logistikdaten.
| Zweck | Was der Code darstellt | Beispiel | Wichtige Abgrenzung |
|---|---|---|---|
| Produktidentifikation | Ein Produkt oder Handelsartikel | Eine interne Lagerhaltungseinheit oder eine GS1 Global Trade Item Number | Eine Produktkennung unterscheidet nicht unbedingt einzelne physische Einheiten. |
| Identifikation einer Logistikeinheit | Eine für Transport oder Lagerung gebildete Einheit | Ein einer Palette zugewiesener GS1 Serial Shipping Container Code | Die Kennung selbst ist keine Liste des Inhalts der Einheit. |
| Standortidentifikation | Ein Geschäftsstandort oder ein anderer definierter Standort | Eine GS1 Global Location Number oder ein interner Lagerplatzcode | Verschiedene Standortsysteme arbeiten mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden. |
| Sendungs- oder Paketreferenz | Eine Transportbewegung, ein Sendungsdatensatz oder ein Paket innerhalb eines bestimmten Systems | Eine vom Transportdienstleister vergebene Sendungsnummer | Umfang und Beziehung zu anderen Datensätzen hängen vom Aussteller ab. |
| Warenklassifizierung | Eine Warengruppe für einen bestimmten Zweck | Ein Klassifizierungscode des Harmonisierten Systems | Ein Klassifizierungscode ist keine eindeutige Produkt- oder Paketkennung. |
| Operativer Status | Ein definierter Zustand oder eine Ereigniskategorie | Ein dokumentierter interner Wert für Wareneingang oder Versand | Gleich aussehende Werte können in verschiedenen Systemen unterschiedliche Bedeutungen haben. |
Kennungen, Klassifizierungen und Datenträger
Kennungen unterscheiden Datensätze oder Objekte
Eine Kennung beantwortet eine Frage wie: „Welcher Artikel, Standort oder welche Logistikeinheit ist dies?“ Ihre Eindeutigkeit muss innerhalb eines zugewiesenen Geltungsbereichs verstanden werden. Ein interner Produktcode kann nur im Katalog eines einzelnen Händlers eindeutig sein, während ein standardisiertes Identifikationsschema eigene Vergaberegeln besitzt, die eine organisationsübergreifende Nutzung unterstützen sollen.
Die GS1-Identifikationsschlüssel veranschaulichen diesen Unterschied. Die Global Trade Item Number, kurz GTIN, identifiziert Handelsartikel; der Serial Shipping Container Code, kurz SSCC, identifiziert Logistikeinheiten; und die Global Location Number, kurz GLN, identifiziert Parteien und Standorte. Diese Schlüssel sind nicht austauschbar, nur weil sie alle in Logistikdatensätzen vorkommen können.
Klassifizierungscodes beschreiben Kategorien
Ein Klassifizierungscode beantwortet die Frage: „Zu welcher Kategorie gehört dies?“ Das Harmonisierte System der Weltzollorganisation, kurz HS, stellt eine internationale Nomenklatur zur Klassifizierung gehandelter Waren bereit. Seine internationalen Unterpositionen verwenden sechsstellige Codes, während nationale oder regionale Zolltarifnomenklaturen weitere Unterteilungen hinzufügen können.
Mehrere Produkte können derselben HS-Kategorie angehören. Daher kann ein HS-Code keine Produktkennung, Seriennummer oder Sendungsnummer ersetzen. Die Auswahl einer Zollklassifizierung erfordert außerdem Informationen über die Waren; allein das Format eines gültigen Codes beweist nicht, dass die Klassifizierung korrekt ist.
Datenträger codieren Informationen zur Erfassung
Ein Barcode oder ein RFID-Tag ist ein Mittel zur Übertragung von Daten und nicht dasselbe wie die darin enthaltene Kennung. Ein Barcode kann eine Kennung und, sofern der geltende Standard dies zulässt, zusätzliche Daten wie eine Chargenreferenz oder ein Ablaufdatum codieren. Beim Lesen des Barcodes werden die codierten Werte erfasst; ein verbundenes System kann anschließend zugehörige Datensätze abrufen.
Dieser Unterschied erklärt, warum das Scannen eines Etiketts nicht unbedingt jedes Detail einer Sendung offenlegt. Inhalte, Eigentumsverhältnisse, Handhabungshinweise und Ereignisverläufe können in Datenbanken gespeichert sein, die mit der Kennung verknüpft sind, statt im Etikett selbst eingebettet zu sein.
Funktionsweise der Codierung von Logistikdaten
- Das Objekt oder Informationsfeld definieren. Festlegen, ob der Code ein Produkt, eine einzelne Einheit, eine Logistikeinheit, einen Standort, ein Dokument oder eine Ereigniskategorie identifiziert. Uneindeutige Definitionen können dazu führen, dass ein Code für inkompatible Zwecke verwendet wird.
- Das maßgebliche Schema auswählen. Bestimmen, ob der Geschäftsprozess einen anerkannten externen Standard, die Kennung eines Handelspartners oder einen internen Code erfordert. Eine interne Lagerplatzreferenz kann lokal ausreichen, während die externe Zusammenarbeit ein gemeinsames Identifikationsschema erfordern kann.
- Vergabe- und Validierungsregeln festlegen. Zulässige Zeichen, Feldlänge, Vergabestelle, Anforderungen an die Eindeutigkeit und gegebenenfalls Prüfziffernregeln dokumentieren. Die Regeln müssen aus dem ausgewählten Schema stammen und nicht aus einem angenommenen universellen Format.
- Den Code mit einem Datensatz verknüpfen. Die Beziehung zwischen der Kennung und relevanten Informationen speichern, etwa Produktmerkmalen, Paletteninhalt, Standortdetails oder Sendungsreferenzen.
- Die Informationen erfassen und austauschen. Mitarbeiter oder automatisierte Geräte können ein Etikett lesen, eine Referenz eingeben oder eine Nachricht von einem anderen System empfangen. Die empfangende Anwendung muss sowohl den Wert als auch den Kennungstyp verstehen.
- Beziehungen und Änderungen pflegen. Verpackung, Auspacken, Umlagerung, Korrektur und andere relevante Ereignisse erfassen, ohne die Unterscheidung zwischen Kennungen zu verlieren oder wichtige Beziehungen stillschweigend zu überschreiben.
Die Electronic Product Code Information Services von GS1, kurz EPCIS, stellt einen Standard für die Erstellung und den Austausch von Transparenzereignisdaten zwischen Anwendungen und Organisationen bereit. Dies veranschaulicht eine wichtige Abgrenzung: Die Identifizierung eines Objekts und die Aufzeichnung dessen, was mit diesem Objekt geschehen ist, sind getrennte, aber verbundene Funktionen. Ein Code allein stellt keine vollständige Sendungshistorie dar.
Verwendung im E-Commerce und in der grenzüberschreitenden Logistik
In einem beispielhaften E-Commerce-Ablauf kann ein Händler eine interne SKU zur Bestandsverwaltung und eine GTIN zur Identifizierung eines Handelsartikels in gemeinsam genutzten Produktdatensätzen verwenden. Wenn Waren auf einer Palette verpackt werden, kann ein SSCC diese Logistikeinheit identifizieren. Das Lagerverwaltungssystem kann die Palette anschließend mit ihrem Inhalt und dem zugehörigen Versanddatensatz verknüpfen.
Wenn eine Bestellung versendet wird, kann der Transportdienstleister eine Sendungsnummer vergeben. Der Händler muss die Beziehung zwischen Bestellung, versendeten Artikeln und der Referenz des Transportdienstleisters erhalten. Diese Beziehungen sollten nicht als Eins-zu-eins-Beziehungen vorausgesetzt werden: Eine Bestellung kann auf mehrere Pakete aufgeteilt werden, und eine konsolidierte Logistikeinheit kann Waren aus mehreren Bestellungen enthalten.
Bei einem grenzüberschreitenden Transport können zusätzliche Codierungssysteme unterschiedlichen Zwecken dienen. Ein HS-Code klassifiziert die Waren für Zollzwecke, während UN/LOCODE im Handel und Transport verwendete Standorte identifiziert. UN/LOCODE wird von der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa gepflegt und sollte nicht mit einem Lagerplatzcode oder einer vollständigen Lieferadresse verwechselt werden.
Retouren führen zu einer weiteren Beziehung. Eine Rückgabegenehmigungsreferenz, eine ursprüngliche Bestellnummer und eine Sendungsnummer der Rücksendung können auf unterschiedliche Datensätze verweisen. Wenn sie getrennt definiert bleiben, kann ein Unternehmen die Rücksendung mit dem ursprünglichen Verkauf verknüpfen, ohne die Ankunft eines Pakets als Beweis dafür zu behandeln, dass eine Rückerstattung abgeschlossen wurde.
Datenqualität und Interoperabilität
Die Verwendung von Codes macht Systeme nicht automatisch interoperabel. Zwei Anwendungen können dieselbe Zeichenfolge austauschen und sie dennoch unterschiedlich interpretieren. Ein zuverlässiger Austausch erfordert Einigkeit über Typ, Aussteller und Geltungsbereich der Kennung sowie über die Definitionen der zugehörigen Daten.
- Das vorgesehene Format bewahren. Kennungen bei Bedarf als Zeichenfolgen behandeln. Die Umwandlung durch Tabellenkalkulationsprogramme oder die Speicherung als Zahl kann führende Nullen entfernen und den ursprünglichen Wert verändern.
- Den Kennungstyp erfassen. Produktkennungen, Sendungsnummern, Standortcodes und Klassifizierungscodes in klar definierten Feldern speichern und nicht in einem undifferenzierten Feld „Code“ zusammenfassen.
- Die Eindeutigkeit im richtigen Geltungsbereich prüfen. Ein Wert, der innerhalb der Datensätze eines Unternehmens eindeutig ist, kann mit einem an anderer Stelle vergebenen Wert kollidieren.
- Formatprüfungen von Geschäftsprüfungen trennen. Ein Wert kann Längen- oder Prüfziffernanforderungen erfüllen und dennoch dem falschen Produkt, der falschen Sendung oder dem falschen Standort zugewiesen sein.
- Zuordnungen dokumentieren. Beim Übersetzen eines internen Status in den Status eines Partners festhalten, welche Bedeutungen übereinstimmen und an welchen Stellen die Übersetzung Details verliert.
- Änderungen an Referenzdaten kontrollieren. Geltende Codelistenversionen, Definitionen und Änderungsdatensätze pflegen, damit historische Transaktionen interpretierbar bleiben.
- Physische und digitale Beziehungen überprüfen. Ein lesbares Etikett ist nur dann nützlich, wenn es am vorgesehenen Objekt angebracht und mit einem korrekten Datensatz verknüpft ist.
Diese Prüfungen behandeln unterschiedliche Fehlerarten. Ein beschädigtes Etikett ist ein Erfassungsproblem, eine doppelt vergebene Kennung ein Vergabeproblem und eine falsche Zuordnung zwischen einer Palette und ihrem Inhalt ein Beziehungsproblem. Alle drei als „Barcodefehler“ zu behandeln, verschleiert ihre Ursachen.
Häufige Missverständnisse
Es gibt keinen einzelnen Code, der allen logistischen Zwecken dient. Produktidentifikation, Sendungsverfolgung, Standortidentifikation und Zollklassifizierung beantworten unterschiedliche Fragen. Ihre Datensätze zu kombinieren ist sinnvoll, aber einen durch einen anderen zu ersetzen, kann wesentliche Bedeutung entfernen.
Ein Code beschreibt nicht unbedingt sein Objekt. Einige Schemata enthalten strukturierte Bestandteile, viele Kennungen dienen jedoch in erster Linie als Suchschlüssel. Ohne Dokumentation sollten Benutzer aus einem unbekannten Code keine Rückschlüsse auf Herkunft, Zielort, Eigentum oder Inhalt eines Produkts ziehen.
Codierung garantiert weder Transparenz noch Sicherheit. Eine Kennung kann Datensätze verknüpfen, doch Transparenz hängt auch von der Erfassung von Ereignissen und dem autorisierten Datenaustausch ab. Ebenso verschlüsselt die Darstellung von Informationen in einem Barcode diese Informationen nicht und beweist nicht, dass das Etikett authentisch ist.
FAQ
Ist die Codierung von Logistikdaten dasselbe wie die Barcodekennzeichnung?
Nein. Die Codierung definiert die Werte und ihre Bedeutungen. Die Barcodekennzeichnung ist eine Möglichkeit, diese Werte zur maschinellen Lesung auf einem Objekt anzubringen. Dieselben Informationen können auch elektronisch ausgetauscht werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer SKU, einer GTIN und einem SSCC?
Eine SKU ist eine interne Bestandsreferenz. Eine GTIN identifiziert einen Handelsartikel nach den GS1-Regeln. Ein SSCC identifiziert eine Logistikeinheit, etwa eine für Transport oder Lagerung zusammengestellte Palette.
Kann ein HS-Code zur Verfolgung einer Sendung verwendet werden?
Nein. Ein HS-Code klassifiziert Waren, statt eine bestimmte Sendung zu identifizieren. Für die Sendungsverfolgung sind eine geeignete Sendungs- oder Paketreferenz und zugehörige Ereignisinformationen erforderlich.
Muss jeder Logistikcode weltweit eindeutig sein?
Nein. Der erforderliche Geltungsbereich hängt von Zweck und maßgeblichem Schema ab. Ein interner Code kann innerhalb eines Systems ausreichen, für den externen Austausch ist jedoch eine klare Vereinbarung über Aussteller und Bedeutung erforderlich.
Quellen
- GS1: Identifikationsschlüssel — Unterstützt die unterschiedlichen Zwecke von GTIN, SSCC und GLN.
- GS1: Barcodes — Unterstützt die Unterscheidung zwischen Kennungen, zusätzlichen Daten und maschinenlesbaren Datenträgern.
- GS1: EPCIS — Unterstützt die Erklärung des standardisierten Austauschs von Transparenzereignisdaten.
- Weltzollorganisation: Was ist das Harmonisierte System? — Unterstützt Zweck und internationale Struktur der HS-Klassifizierung.
- UNECE: UN/LOCODE-Codeliste nach Land und Gebiet — Unterstützt die Verwendung von UN/LOCODE für Handels- und Transportstandorte.
