Кодиране на логистична информация
Какво представлява кодирането на логистичната информация?
Кодирането на логистичната информация представлява задаване и използване на структурирани идентификатори, класификационни кодове и договорени стойности на данни за представяне на информация за стоки, местоположения, логистични единици, пратки и логистични дейности. В складовата дейност, транспорта, електронната търговия и международната търговия то позволява на хората и информационните системи да обозначават едни и същи обекти и да интерпретират оперативната информация по последователен начин.
Терминът трябва да се разбира като широко описание на практика за управление на данни, а не като наименование на един универсален стандарт за кодиране. Конкретно приложение може да използва вътрешни складови кодове, международно стандартизирани идентификатори, специфични за превозвача номера за проследяване, митнически класификационни кодове или комбинация от няколко такива елемента. Значенията и правилата им зависят от системата, която ги управлява.
Тук кодирането означава представяне на информация чрез определени символи и стойности. То не означава преди всичко писане на софтуер, криптиране на записи или отпечатване на баркодове, въпреки че софтуерът и баркод технологиите могат да подпомагат процеса.
Какво представляват логистичните кодове
Логистичната операция трябва да различава няколко неща: какво представлява даден продукт, коя физическа единица се обработва, къде се намира, към кой търговски или транспортен запис принадлежи и какво се е случило с нея. Това са свързани въпроси, но не е задължително да използват един и същ идентификатор.
Следващата таблица групира кодовете според предназначението им. Това са обяснителни групи, а не официална класификация на стандартите за кодиране на логистичната информация.
| Предназначение | Какво представлява кодът | Пример | Важно ограничение |
|---|---|---|---|
| Идентификация на продукта | Продукт или търговска единица | Вътрешна складова единица или Global Trade Item Number на GS1 | Идентификаторът на продукта не е задължително да различава отделните физически единици. |
| Идентификация на логистична единица | Единица, създадена за транспорт или съхранение | Serial Shipping Container Code на GS1, присвоен на палет | Самият идентификатор не представлява списък на съдържанието на единицата. |
| Идентификация на местоположение | Търговско или друго определено местоположение | Global Location Number на GS1 или вътрешен код на складово място | Различните системи за местоположения работят на различни нива на детайлност. |
| Справка за пратка или колет | Транспортно движение, запис за пратка или колет в конкретна система | Номер за проследяване, издаден от превозвач | Обхватът му и връзката му с други записи зависят от издателя. |
| Класификация на стоките | Категория стоки за определена цел | Класификационен код по Хармонизираната система | Класификационният код не е уникален идентификатор на продукт или колет. |
| Оперативен статус | Определено състояние или категория събитие | Документирана вътрешна стойност за получаване или изпращане | На пръв поглед идентични стойности могат да имат различни значения в различни системи. |
Идентификатори, класификации и носители на данни
Идентификаторите различават записи или обекти
Идентификаторът отговаря на въпрос като „Кой е този артикул, обект или логистична единица?“. Уникалността му трябва да се разбира в рамките на определения обхват. Вътрешният продуктов код може да е уникален само в каталога на един търговец, докато стандартизираната схема за идентификация има свои правила за разпределение, предназначени да подпомагат използването ѝ между различни организации.
Идентификационните ключове на GS1 илюстрират това разграничение. Global Trade Item Number, или GTIN, идентифицира търговски единици; Serial Shipping Container Code, или SSCC, идентифицира логистични единици; а Global Location Number, или GLN, идентифицира страни и местоположения. Тези ключове не са взаимозаменяеми само защото всички могат да се появяват в логистични записи.
Класификационните кодове описват категории
Класификационният код отговаря на въпроса „Към коя категория принадлежи това?“. Хармонизираната система на Световната митническа организация, или HS, предоставя международна номенклатура за класифициране на търгуваните стоки. Международните ѝ подпозиции използват шестцифрени кодове, докато националните или регионалните тарифни номенклатури могат да добавят допълнителни подразделения.
Множество продукти могат да принадлежат към една и съща HS категория. Следователно HS кодът не може да замени идентификатор на продукт, сериен номер или номер за проследяване. Изборът на митническа класификация също изисква информация за стоките; самият формат на валидния код не доказва, че класификацията е правилна.
Носителите на данни кодират информация за заснемане
Баркодът или етикетът за радиочестотна идентификация е средство за пренасяне на данни, а не е същото като идентификатора, който съдържа. Баркодът може да кодира идентификатор и, когато приложимият стандарт позволява това, допълнителни данни като партиден номер или срок на годност. Чрез прочитането на баркода се улавят кодираните стойности; свързана система може след това да извлече съответните записи.
Това разграничение обяснява защо сканирането на етикет не разкрива непременно всеки детайл за пратката. Съдържанието, собствеността, инструкциите за обработка и историята на събитията може да се съхраняват в бази данни, свързани с идентификатора, вместо да бъдат вградени в етикета.
Как работи кодирането на логистичната информация
- Определете обекта или информационното поле. Установете дали кодът идентифицира продукт, отделна единица, логистична единица, местоположение, документ или категория събитие. Неясните определения могат да доведат до използване на един код за несъвместими цели.
- Изберете управляващата схема. Определете дали бизнес процесът изисква признат външен стандарт, идентификатор на търговски партньор или вътрешен код. Вътрешна справка за складово място може да е достатъчна на местно ниво, докато външното сътрудничество може да изисква споделена схема за идентификация.
- Определете правилата за разпределение и валидиране. Документирайте разрешените знаци, дължината на полето, органа за присвояване, изискванията за уникалност и всички приложими правила за контролна цифра. Правилата трябва да произлизат от избраната схема, а не от предполагаем универсален формат.
- Свържете кода със запис. Съхранявайте връзката между идентификатора и съответната информация, като характеристики на продукта, съдържание на палет, данни за местоположение или справки за пратката.
- Заснемайте и обменяйте информацията. Служители или автоматизирано оборудване могат да прочетат етикет, да въведат справка или да получат съобщение от друга система. Получаващото приложение трябва да разбира както стойността, така и типа на идентификатора.
- Поддържайте връзките и промените. Записвайте опаковане, разопаковане, преместване, коригиране и други съответни събития, без да губите разграничението между идентификаторите или без мълчаливо да презаписвате важни връзки.
Electronic Product Code Information Services на GS1, или EPCIS, предоставя стандарт за създаване и споделяне на данни за събития, свързани с видимостта, между приложения и организации. Той илюстрира важна граница: идентифицирането на обект и записването на случилото се с този обект са отделни, но свързани функции. Самият код не представлява пълна история на проследяването.
Използване в електронната търговия и трансграничната логистика
В илюстративен работен процес за електронна търговия търговецът може да използва вътрешен SKU за управление на инвентара и GTIN за идентифициране на търговска единица в споделени продуктови записи. Когато стоките бъдат опаковани върху палет, SSCC може да идентифицира тази логистична единица. След това складовата система може да свърже палета с неговото съдържание и съответния запис за изпращане.
Когато поръчката бъде изпратена, превозвачът може да присвои номер за проследяване. Търговецът трябва да запази връзката между поръчката, изпратените артикули и справката на превозвача. Не трябва да се приема, че тези връзки са едно към едно: поръчката може да бъде разделена на няколко колета, а консолидираната логистична единица може да съдържа стоки, свързани с множество поръчки.
При трансгранично движение отделни системи за кодиране могат да изпълняват различни цели. HS кодът класифицира стоките за митнически цели, докато UN/LOCODE идентифицира местоположения, използвани в търговията и транспорта. UN/LOCODE се поддържа чрез Икономическата комисия на ООН за Европа и не трябва да се бърка с код на складово място или с пълен адрес за доставка.
Връщанията въвеждат още една връзка. Справка за разрешение за връщане, оригинален номер на поръчка и номер за проследяване на пратката за връщане могат да се отнасят до различни записи. Отделното им дефиниране позволява на бизнеса да свърже движението на връщането с първоначалната продажба, без да приема пристигането на колета като доказателство, че възстановяването на сумата е завършено.
Качество на данните и оперативна съвместимост
Използването на кодове не прави системите автоматично оперативно съвместими. Две приложения могат да обменят един и същ низ от знаци, но да го интерпретират по различен начин. Надеждният обмен изисква съгласие относно типа, издателя, обхвата и свързаните дефиниции на данните на идентификатора.
- Запазвайте предвидения формат. Когато е необходимо, третирайте идентификаторите като низове. Преобразуването в електронна таблица или съхраняването като числови стойности може да премахне началните нули и да промени първоначалната стойност.
- Записвайте типа на идентификатора. Съхранявайте идентификаторите на продукти, номерата за проследяване, кодовете на местоположения и класификационните кодове в ясно дефинирани полета, а не в недиференцирано поле „код“.
- Проверявайте уникалността в правилния обхват. Стойност, която е уникална в записите на една компания, може да съвпадне със стойност, издадена другаде.
- Разделяйте проверките на формата от бизнес проверките. Една стойност може да отговаря на изискванията за дължина или контролна цифра, но въпреки това да е присвоена на грешен продукт, пратка или местоположение.
- Документирайте съответствията. Когато превеждате вътрешен статус към статуса на партньор, посочете кои значения съвпадат и къде преводът губи детайлност.
- Контролирайте промените в референтните данни. Поддържайте приложимите версии на списъците с кодове, дефинициите и записите на промените, така че историческите транзакции да останат интерпретируеми.
- Проверявайте физическите и цифровите връзки. Четимият етикет е полезен само ако е прикрепен към предвидения обект и е свързан с точен запис.
Тези проверки разглеждат различни начини на отказ. Повреденият етикет е проблем при заснемането; дублираният идентификатор е проблем при разпределението; а неправилното свързване на палет със съдържанието му е проблем на връзката. Третирането и на трите като „грешки на баркода“ прикрива причините им.
Често срещани недоразумения
Не съществува един код, който да служи за всяка логистична цел. Идентификацията на продукта, проследяването на пратката, идентификацията на местоположението и митническата класификация отговарят на различни въпроси. Обединяването на записите им е полезно, но замяната на един с друг може да премахне съществено значение.
Кодът не е задължително да описва своя обект. Някои схеми съдържат структурирани компоненти, но много идентификатори основно действат като ключове за търсене. Потребителите не трябва да правят изводи за произхода, местоназначението, собствеността или съдържанието на продукт въз основа на непознат код без документация.
Кодирането не гарантира видимост или сигурност. Идентификаторът може да свързва записи, но видимостта зависи и от заснемането на събития и оторизирания обмен на данни. По същия начин представянето на информация в баркод не я криптира и не доказва автентичността на етикета.
Въпроси и отговори
Кодирането на логистичната информация същото ли е като етикетирането с баркод?
Не. Кодирането определя стойностите и техните значения. Етикетирането с баркод е един от начините тези стойности да бъдат поставени върху обект за машинно прочитане. Същата информация може да бъде обменяна и по електронен път.
Каква е разликата между SKU, GTIN и SSCC?
SKU е вътрешна справка за инвентара. GTIN идентифицира търговска единица съгласно правилата на GS1. SSCC идентифицира логистична единица, като палет, подготвен за транспорт или съхранение.
Може ли HS код да се използва за проследяване на пратка?
Не. HS кодът класифицира стоките, а не идентифицира конкретна пратка. Проследяването на пратка изисква съответна справка за пратката или колета и свързана информация за събитията.
Трябва ли всеки логистичен код да бъде глобално уникален?
Не. Необходимият обхват зависи от предназначението му и управляващата схема. Вътрешният код може да е достатъчен в рамките на една система, но външният му обмен изисква ясно съгласие относно издателя и значението му.
Източници
- GS1: Идентификационни ключове — Подкрепя разграничените предназначения на GTIN, SSCC и GLN.
- GS1: Баркодове — Подкрепя разграничението между идентификатори, допълнителни данни и машинночетими носители на данни.
- GS1: EPCIS — Подкрепя обяснението на стандартизирания обмен на данни за събития, свързани с видимостта.
- Световна митническа организация: Какво представлява Хармонизираната система? — Подкрепя предназначението и международната структура на HS класификацията.
- UNECE: Списък с кодове UN/LOCODE по държави и територии — Подкрепя използването на UN/LOCODE за местоположения в търговията и транспорта.
