Codificarea informațiilor logistice

Ce este codificarea informațiilor logistice?

Codificarea informațiilor logistice reprezintă atribuirea și utilizarea identificatorilor structurați, a codurilor de clasificare și a valorilor de date convenite pentru a reprezenta informații despre mărfuri, locații, unități logistice, expedieri și activități logistice. În depozitare, transport, comerț electronic și comerț internațional, aceasta permite oamenilor și sistemelor informatice să se refere la aceleași obiecte și să interpreteze în mod consecvent informațiile operaționale.

Termenul este cel mai bine înțeles ca o descriere amplă a unei practici de gestionare a datelor, nu ca denumirea unui singur standard universal de codificare. O anumită aplicație poate utiliza coduri interne de depozit, identificatori standardizați la nivel internațional, numere de urmărire specifice transportatorului, coduri de clasificare vamală sau mai multe dintre acestea împreună. Semnificația și regulile lor depind de sistemul care le guvernează.

Aici, codificarea înseamnă reprezentarea informațiilor prin simboluri și valori definite. Nu înseamnă în principal scrierea de software, criptarea înregistrărilor sau imprimarea codurilor de bare, deși software-ul și tehnologia codurilor de bare pot sprijini procesul.

Ce reprezintă codurile logistice

O operațiune logistică trebuie să distingă mai multe aspecte: ce este un produs, ce unitate fizică este manipulată, unde se află aceasta, cărui document comercial sau de transport îi aparține și ce i s-a întâmplat. Acestea sunt întrebări conexe, dar nu utilizează neapărat același identificator.

Tabelul următor grupează codurile în funcție de scopul lor. Acestea sunt grupări explicative, nu o clasificare formală a standardelor de codificare a informațiilor logistice.

Identificatori, clasificări și suporturi de date

Identificatorii disting înregistrările sau obiectele

Un identificator răspunde unei întrebări precum „Care articol, locație sau unitate logistică este aceasta?”. Unicitatea sa trebuie înțeleasă în cadrul domeniului atribuit. Un cod intern de produs poate fi unic doar în catalogul unui singur comerciant, în timp ce o schemă de identificare standardizată are propriile reguli de alocare, concepute pentru a permite utilizarea între organizații.

Câmpurile de identificare GS1 ilustrează această distincție. Numărul global de articol comercial, sau GTIN, identifică articolele comerciale; codul serial GS1 pentru containerul de transport, sau SSCC, identifică unitățile logistice; iar numărul global de locație, sau GLN, identifică părțile și locațiile. Aceste chei nu sunt interschimbabile doar pentru că toate pot apărea în înregistrările logistice.

Codurile de clasificare descriu categorii

Un cod de clasificare răspunde la întrebarea „Cărei categorii îi aparține acesta?”. Sistemul armonizat al Organizației Mondiale a Vămilor, sau HS, oferă o nomenclatură internațională pentru clasificarea mărfurilor comercializate. Subpozițiile sale internaționale utilizează coduri din șase cifre, în timp ce nomenclaturile tarifare naționale sau regionale pot adăuga subdiviziuni suplimentare.

Mai multe produse pot aparține aceleiași categorii HS. Prin urmare, un cod HS nu poate înlocui un identificator de produs, un număr de serie sau un număr de urmărire. Selectarea unei clasificări vamale necesită, de asemenea, informații despre mărfuri; simplul format al unui cod valid nu demonstrează că clasificarea este corectă.

Suporturile de date codifică informații pentru capturare

Un cod de bare sau o etichetă de identificare prin radiofrecvență reprezintă un mijloc de transport al datelor, nu același lucru cu identificatorul pe care îl conține. Un cod de bare poate codifica un identificator și, dacă standardul aplicabil permite, date suplimentare precum o referință de lot sau o dată de expirare. Citirea codului de bare capturează valorile codificate; un sistem conectat poate apoi să preia înregistrările asociate.

Această distincție explică de ce scanarea unei etichete nu dezvăluie neapărat fiecare detaliu despre o expediere. Conținutul, proprietatea, instrucțiunile de manipulare și istoricul evenimentelor pot fi stocate în baze de date asociate identificatorului, nu încorporate în etichetă.

Cum funcționează codificarea informațiilor logistice

1. Definiți obiectul sau câmpul de informații. Stabiliți dacă acel cod identifică un produs, o unitate individuală, o unitate logistică, o locație, un document sau o categorie de evenimente. Definițiile ambigue pot determina utilizarea unui cod în scopuri incompatibile.
2. Alegeți schema de guvernanță. Determinați dacă procesul comercial necesită un standard extern recunoscut, identificatorul unui partener comercial sau un cod intern. O referință internă a unui compartiment de depozit poate fi suficientă la nivel local, în timp ce colaborarea externă poate necesita o schemă comună de identificare.
3. Specificați regulile de alocare și validare. Documentați caracterele permise, lungimea câmpului, autoritatea de atribuire, cerințele de unicitate și eventualele reguli aplicabile privind cifra de control. Regulile trebuie să provină din schema selectată, nu dintr-un format universal presupus.
4. Conectați codul la o înregistrare. Stocați relația dintre identificator și informațiile relevante, precum atributele produsului, conținutul paletului, detaliile locației sau referințele expedierii.
5. Capturați și faceți schimb de informații. Personalul sau echipamentele automate pot citi o etichetă, introduce o referință sau primi un mesaj de la un alt sistem. Aplicația destinatară trebuie să înțeleagă atât valoarea, cât și tipul identificatorului.
6. Mențineți relațiile și modificările. Înregistrați ambalarea, despachetarea, relocarea, corectarea și alte evenimente relevante fără a pierde distincția dintre identificatori sau a suprascrie în mod discret relații importante.

Serviciile de informații privind codul electronic al produsului GS1, sau EPCIS, oferă un standard pentru crearea și partajarea datelor privind evenimentele de vizibilitate între aplicații și organizații. Acesta ilustrează o limită importantă: identificarea unui obiect și înregistrarea a ceea ce i s-a întâmplat sunt funcții separate, dar conectate. Un cod, singur, nu constituie un istoric complet al urmăririi.

Utilizarea în comerțul electronic și logistica transfrontalieră

Într-un flux de lucru ilustrativ de comerț electronic, un comerciant poate utiliza un SKU intern pentru gestionarea stocului și un GTIN pentru identificarea unui articol comercial în înregistrările comune ale produselor. Atunci când mărfurile sunt ambalate pe un palet, un SSCC poate identifica unitatea logistică respectivă. Sistemul depozitului poate asocia apoi paletul cu conținutul său și cu înregistrarea relevantă a expedierii.

Atunci când o comandă este expediată, transportatorul poate atribui un număr de urmărire. Comerciantul trebuie să păstreze relația dintre comandă, articolele expediate și referința transportatorului. Nu trebuie presupus că aceste relații sunt unu-la-unu: o comandă poate fi împărțită în mai multe colete, iar o unitate logistică consolidată poate conține mărfuri asociate mai multor comenzi.

Pentru o deplasare transfrontalieră, sisteme de codificare suplimentare pot servi unor scopuri separate. Un cod HS clasifică mărfurile în scopuri vamale, în timp ce UN/LOCODE identifică locațiile utilizate în comerț și transport. UN/LOCODE este gestionat prin Comisia Economică a Națiunilor Unite pentru Europa și nu trebuie confundat cu un cod de compartiment de depozit sau cu o adresă completă de livrare.

Retururile introduc o altă relație. O referință de autorizare a returului, un număr al comenzii inițiale și un număr de urmărire a expedierii returului pot face referire la înregistrări diferite. Menținerea unor definiții separate le permite companiilor să conecteze deplasarea returului la vânzarea inițială fără a considera sosirea unui colet drept dovadă că rambursarea a fost finalizată.

Calitatea datelor și interoperabilitatea

Utilizarea codurilor nu face automat sistemele interoperabile. Două aplicații pot schimba aceeași șir de caractere, interpretându-l însă diferit. Schimbul fiabil necesită acorduri privind tipul identificatorului, emitentul, domeniul și definițiile datelor asociate.

• Păstrați formatul prevăzut. Tratați identificatorii ca șiruri de caractere atunci când este necesar. Conversia într-o foaie de calcul sau stocarea numerică pot elimina zerourile inițiale și pot modifica valoarea originală.
• Înregistrați tipul identificatorului. Păstrați identificatorii de produse, numerele de urmărire, codurile locațiilor și codurile de clasificare în câmpuri clar definite, nu într-un câmp nediferențiat de tip „cod”.
• Verificați unicitatea în domeniul corect. O valoare unică în înregistrările unei companii poate intra în conflict cu o valoare emisă în altă parte.
• Separați verificările de format de verificările comerciale. O valoare poate respecta cerințele privind lungimea sau cifra de control, fiind totuși atribuită produsului, expedierii sau locației greșite.
• Documentați mapările. Atunci când traduceți o stare internă în starea unui partener, identificați semnificațiile care corespund și locurile în care traducerea pierde detalii.
• Controlați modificările datelor de referință. Mențineți versiunile aplicabile ale listelor de coduri, definițiile și înregistrările modificărilor, astfel încât tranzacțiile istorice să rămână interpretabile.
• Verificați relațiile fizic-digitale. O etichetă lizibilă este utilă numai dacă este atașată obiectului destinat și asociată unei înregistrări exacte.

Aceste verificări abordează moduri diferite de eșec. O etichetă deteriorată reprezintă o problemă de capturare; un identificator duplicat este o problemă de alocare; iar o asociere incorectă între un palet și conținutul său este o problemă de relaționare. Tratarea tuturor celor trei drept „erori ale codului de bare” le ascunde cauzele.

Neînțelegeri frecvente

Nu există un singur cod care să servească tuturor scopurilor logistice. Identificarea produsului, urmărirea expedierii, identificarea locației și clasificarea vamală răspund unor întrebări diferite. Combinarea înregistrărilor lor este utilă, dar înlocuirea unuia cu altul poate elimina o semnificație esențială.

Un cod nu descrie neapărat obiectul său. Unele scheme conțin componente structurate, dar mulți identificatori funcționează în principal ca chei de căutare. Fără documentație, utilizatorii nu ar trebui să deducă originea, destinația, proprietatea sau conținutul unui produs dintr-un cod necunoscut.

Codificarea nu garantează vizibilitatea sau securitatea. Un identificator poate conecta înregistrări, dar vizibilitatea depinde și de capturarea evenimentelor și de schimbul autorizat de date. În mod similar, reprezentarea informațiilor într-un cod de bare nu le criptează și nu demonstrează că eticheta este autentică.

Întrebări și răspunsuri

Este codificarea informațiilor logistice același lucru cu etichetarea cu coduri de bare?

Nu. Codificarea definește valorile și semnificațiile acestora. Etichetarea cu coduri de bare reprezintă o modalitate de a plasa aceste valori pe un obiect pentru citirea automată. Aceleași informații pot fi, de asemenea, schimbate electronic.

Care este diferența dintre un SKU, un GTIN și un SSCC?

Un SKU este o referință internă de inventar. Un GTIN identifică un articol comercial conform regulilor GS1. Un SSCC identifică o unitate logistică, precum un palet asamblat pentru transport sau depozitare.

Poate fi utilizat un cod HS pentru urmărirea unei expedieri?

Nu. Un cod HS clasifică mărfurile, nu identifică o anumită expediere. Urmărirea expedierii necesită o referință relevantă a expedierii sau a coletului și informații asociate despre evenimente.

Trebuie ca fiecare cod logistic să fie unic la nivel global?

Nu. Domeniul necesar depinde de scopul și schema de guvernanță. Un cod intern poate fi suficient într-un singur sistem, dar schimbul extern necesită un acord clar privind emitentul și semnificația sa.

Surse

• GS1: Chei de identificare — Susține scopurile distincte ale GTIN, SSCC și GLN.
• GS1: Coduri de bare — Susține distincția dintre identificatori, date suplimentare și suporturi de date lizibile automat.
• GS1: EPCIS — Susține explicația privind schimbul standardizat de date despre evenimentele de vizibilitate.
• Organizația Mondială a Vămilor: Ce este Sistemul armonizat? — Susține scopul și structura internațională a clasificării HS.
• UNECE: Lista de coduri UN/LOCODE pe țări și teritorii — Susține utilizarea UN/LOCODE pentru locațiile comerciale și de transport.