Koding av logistikkopplysninger
Hva er koding av logistikk informasjon?
Koding av logistikk informasjon innebærer tildeling og bruk av strukturerte identifikatorer, klassifiseringskoder og avtalte dataverdier for å representere informasjon om varer, steder, logistikkenheter, forsendelser og logistikkaktiviteter. Innen lagerhold, transport, netthandel og internasjonal handel gjør dette det mulig for mennesker og informasjonssystemer å referere til de samme objektene og tolke driftsinformasjon på en ensartet måte.
Begrepet forstås best som en bred beskrivelse av en datahåndteringspraksis, og ikke som navnet på én universell kodestandard. En bestemt applikasjon kan bruke interne lagerkoder, internasjonalt standardiserte identifikatorer, transportørspesifikke sporingsnumre, tollklassifiseringskoder eller flere av disse samtidig. Betydningen og reglene avhenger av systemet som styrer dem.
Her betyr koding å representere informasjon gjennom definerte symboler og verdier. Det betyr først og fremst ikke å skrive programvare, kryptere registre eller skrive ut strekkoder, selv om programvare- og strekkodeteknologi kan støtte prosessen.
Hva logistikkoder representerer
En logistikkoperasjon må skille mellom flere ting: hva et produkt er, hvilken fysisk enhet som håndteres, hvor den befinner seg, hvilken kommersiell- eller transportoppføring den tilhører, og hva som har skjedd med den. Dette er relaterte spørsmål, men de bruker ikke nødvendigvis samme identifikator.
Tabellen nedenfor grupperer koder etter formål. Dette er forklarende grupperinger, ikke en formell klassifisering av standarder for koding av logistikk informasjon.
| Formål | Hva koden representerer | Eksempel | Viktig avgrensning |
|---|---|---|---|
| Produktidentifikasjon | Et produkt eller en handelsvare | En intern lagerføringsenhet eller et GS1 Global Trade Item Number | En produktidentifikator skiller ikke nødvendigvis mellom individuelle fysiske enheter. |
| Identifikasjon av logistikkenhet | En enhet etablert for transport eller lagring | En GS1 Serial Shipping Container Code tildelt en pall | Identifikatoren er ikke i seg selv en liste over enhetens innhold. |
| Stedsidentifikasjon | Et forretningssted eller et annet definert sted | Et GS1 Global Location Number eller en intern lagerplasskode | Ulike stedssystemer opererer med ulike detaljnivåer. |
| Forsendelses- eller pakkereferanse | En transportbevegelse, en forsendelsesoppføring eller en pakke i et bestemt system | Et sporingsnummer utstedt av en transportør | Omfanget og forholdet til andre oppføringer avhenger av utstederen. |
| Vareklassifisering | En varekategori for et definert formål | En klassifiseringskode fra Harmonized System | En klassifiseringskode er ikke en unik produkt- eller pakkeidentifikator. |
| Operativ status | En definert tilstand eller hendelseskategori | En dokumentert intern verdi for mottak eller utsendelse | Verdier som ser identiske ut, kan ha ulik betydning i ulike systemer. |
Identifikatorer, klassifiseringer og databærere
Identifikatorer skiller mellom oppføringer eller objekter
En identifikator svarer på et spørsmål som «Hvilken vare, hvilket sted eller hvilken logistikkenhet er dette?» Entydigheten må forstås innenfor et tildelt omfang. En intern produktkode kan være unik bare i én forhandlers katalog, mens en standardisert identifikasjonsordning har egne tildelingsregler som er ment å støtte bruk på tvers av organisasjoner.
GS1s identifikasjonsnøkler illustrerer dette skillet. Global Trade Item Number, eller GTIN, identifiserer handelsvarer; Serial Shipping Container Code, eller SSCC, identifiserer logistikkenheter; og Global Location Number, eller GLN, identifiserer parter og steder. Disse nøklene kan ikke brukes om hverandre bare fordi alle kan forekomme i logistikkoppføringer.
Klassifiseringskoder beskriver kategorier
En klassifiseringskode svarer på spørsmålet «Hvilken kategori tilhører dette?» Verdens tollorganisasjons Harmonized System, eller HS, gir en internasjonal nomenklatur for klassifisering av handelsvarer. De internasjonale underposisjonene bruker sekssifrede koder, mens nasjonale eller regionale tollnomenklaturer kan legge til ytterligere underinndelinger.
Flere produkter kan tilhøre samme HS-kategori. Derfor kan en HS-kode ikke erstatte en produktidentifikator, et serienummer eller et sporingsnummer. Valg av tollklassifisering krever også informasjon om varene; formatet til en gyldig kode alene fastslår ikke at klassifiseringen er korrekt.
Databærere koder informasjon for innlesing
En strekkode eller en radiofrekvensidentifikasjonsbrikke er et middel for å bære data, og er ikke det samme som identifikatoren den inneholder. En strekkode kan kode en identifikator og, når den aktuelle standarden tillater det, ytterligere data som en batchreferanse eller utløpsdato. Når strekkoden leses, registreres de kodede verdiene; et tilkoblet system kan deretter hente tilknyttede oppføringer.
Dette skillet forklarer hvorfor skanning av en etikett ikke nødvendigvis viser alle detaljer om en forsendelse. Innhold, eierskap, håndteringsinstruksjoner og hendelseshistorikk kan være lagret i databaser som er koblet til identifikatoren, i stedet for å være innebygd i etiketten.
Slik fungerer koding av logistikk informasjon
- Definer objektet eller informasjonsfeltet. Fastslå om koden identifiserer et produkt, en individuell enhet, en logistikkenhet, et sted, et dokument eller en hendelseskategori. Uklare definisjoner kan føre til at én kode brukes til uforenlige formål.
- Velg den styrende ordningen. Fastslå om forretningsprosessen krever en anerkjent ekstern standard, en identifikator fra en handelspartner eller en intern kode. En intern lagerplassreferanse kan være tilstrekkelig lokalt, mens eksternt samarbeid kan kreve en delt identifikasjonsordning.
- Angi regler for tildeling og validering. Dokumenter tillatte tegn, feltlengde, tildelingsmyndighet, krav til entydighet og eventuelle regler for kontrollsifre. Reglene må komme fra den valgte ordningen, ikke fra et antatt universelt format.
- Koble koden til en oppføring. Lagre forholdet mellom identifikatoren og relevant informasjon, for eksempel produktegenskaper, pallens innhold, stedsdetaljer eller forsendelsesreferanser.
- Registrer og utveksle informasjonen. Ansatte eller automatisert utstyr kan lese en etikett, skrive inn en referanse eller motta en melding fra et annet system. Mottakerapplikasjonen må forstå både verdien og typen identifikator.
- Vedlikehold forhold og endringer. Registrer pakking, utpakking, flytting, korrigering og andre relevante hendelser uten å miste skillet mellom identifikatorer eller stille overskrive viktige forhold.
GS1s Electronic Product Code Information Services, eller EPCIS, tilbyr en standard for å opprette og dele synlighetsdata om hendelser på tvers av applikasjoner og organisasjoner. Dette illustrerer en viktig avgrensning: Å identifisere et objekt og å registrere hva som skjedde med objektet, er separate, men sammenkoblede funksjoner. En kode alene utgjør ikke en fullstendig sporingshistorikk.
Bruk i netthandel og grensekryssende logistikk
I en illustrerende netthandelsflyt kan en forhandler bruke en intern SKU til å styre lagerbeholdningen og en GTIN til å identifisere en handelsvare i delte produktoppføringer. Når varer pakkes på en pall, kan en SSCC identifisere logistikkenheten. Lagersystemet kan deretter knytte pallen til innholdet og den relevante utsendelsesoppføringen.
Når en ordre sendes, kan transportøren tildele et sporingsnummer. Forhandleren må beholde forholdet mellom ordren, de sendte varene og transportørens referanse. Disse forholdene bør ikke antas å være én-til-én: En ordre kan deles på flere pakker, og en konsolidert logistikkenhet kan inneholde varer knyttet til flere ordrer.
Ved en grensekryssende forsendelse kan ytterligere kodingssystemer ha separate formål. En HS-kode klassifiserer varene for tollformål, mens UN/LOCODE identifiserer steder som brukes i handel og transport. UN/LOCODE vedlikeholdes gjennom FNs økonomiske kommisjon for Europa og må ikke forveksles med en lagerplasskode eller en fullstendig leveringsadresse.
Returer introduserer et annet forhold. En returautorisasjonsreferanse, et opprinnelig ordrenummer og et sporingsnummer for returforsendelsen kan vise til ulike oppføringer. Ved å definere dem separat kan en virksomhet knytte returforsendelsen til det opprinnelige salget uten å behandle pakkens ankomst som bevis på at en refusjon er fullført.
Datakvalitet og interoperabilitet
Bruk av koder gjør ikke systemer interoperable automatisk. To applikasjoner kan utveksle den samme tegnstrengen, men tolke den forskjellig. Pålitelig utveksling krever enighet om identifikatorens type, utsteder, omfang og tilknyttede datadefinisjoner.
- Bevar det tilsiktede formatet. Behandle identifikatorer som tekststrenger når det er nødvendig. Konvertering i regneark eller numerisk lagring kan fjerne innledende nuller og endre den opprinnelige verdien.
- Registrer identifikatortypen. Hold produktidentifikatorer, sporingsnumre, stedskoder og klassifiseringskoder i tydelig definerte felt, i stedet for i et udifferensiert felt kalt «kode».
- Kontroller entydighet innenfor riktig omfang. En verdi som er unik i ett selskaps oppføringer, kan kollidere med en verdi som er utstedt et annet sted.
- Skill formatkontroller fra forretningskontroller. En verdi kan oppfylle krav til lengde eller kontrollsiffer, men likevel være tildelt feil produkt, forsendelse eller sted.
- Dokumenter tilordninger. Når en intern status oversettes til en partners status, må det identifiseres hvilke betydninger som samsvarer, og hvor oversettelsen mister detaljer.
- Kontroller endringer i referansedata. Vedlikehold gjeldende versjoner av kodelister, definisjoner og endringsregistre slik at historiske transaksjoner fortsatt kan tolkes.
- Kontroller fysiske og digitale forhold. En lesbar etikett er bare nyttig hvis den er festet til riktig objekt og koblet til en nøyaktig oppføring.
Disse kontrollene håndterer ulike feiltyper. En skadet etikett er et innlesingsproblem; en duplisert identifikator er et tildelingsproblem; og en feil kobling mellom en pall og innholdet er et relasjonsproblem. Hvis alle tre behandles som «strekkodefeil», blir årsakene uklare.
Vanlige misforståelser
Det finnes ingen enkeltkode som dekker alle logistikkformål. Produktidentifikasjon, forsendelsessporing, stedsidentifikasjon og tollklassifisering svarer på forskjellige spørsmål. Det er nyttig å kombinere oppføringene, men hvis én erstatter en annen, kan viktig betydning gå tapt.
En kode beskriver ikke nødvendigvis objektet sitt. Noen ordninger inneholder strukturerte komponenter, men mange identifikatorer fungerer først og fremst som oppslagsnøkler. Brukere bør ikke utlede et produkts opprinnelse, bestemmelsessted, eierskap eller innhold fra en ukjent kode uten dokumentasjon.
Koding garanterer ikke synlighet eller sikkerhet. En identifikator kan koble sammen oppføringer, men synlighet avhenger også av registrering av hendelser og autorisert datautveksling. På samme måte krypterer ikke representasjon av informasjon i en strekkode informasjonen eller fastslår at etiketten er ekte.
Vanlige spørsmål
Er koding av logistikk informasjon det samme som strekkodemerkning?
Nei. Koding definerer verdiene og betydningen deres. Strekkodemerkning er én måte å plassere disse verdiene på et objekt for maskinlesing. Den samme informasjonen kan også utveksles elektronisk.
Hva er forskjellen mellom en SKU, en GTIN og en SSCC?
En SKU er en intern lagerreferanse. En GTIN identifiserer en handelsvare etter GS1-reglene. En SSCC identifiserer en logistikkenhet, for eksempel en pall som er satt sammen for transport eller lagring.
Kan en HS-kode brukes til å spore en forsendelse?
Nei. En HS-kode klassifiserer varer i stedet for å identifisere en bestemt forsendelse. Forsendelsessporing krever en relevant forsendelses- eller pakkeidentifikator og tilknyttet hendelsesinformasjon.
Må alle logistikkoder være globalt unike?
Nei. Det nødvendige omfanget avhenger av formålet og den styrende ordningen. En intern kode kan være tilstrekkelig i ett system, men ekstern utveksling krever tydelig enighet om utstederen og betydningen.
Kilder
- GS1: Identifikasjonsnøkler — Underbygger de ulike formålene til GTIN, SSCC og GLN.
- GS1: Strekkoder — Underbygger skillet mellom identifikatorer, ytterligere data og maskinlesbare databærere.
- GS1: EPCIS — Underbygger forklaringen av standardisert utveksling av synlighetsdata om hendelser.
- Verdens tollorganisasjon: Hva er Harmonized System? — Underbygger formålet med og den internasjonale strukturen til HS-klassifiseringen.
- UNECE: UN/LOCODE-kodeliste etter land og territorium — Underbygger bruken av UN/LOCODE for handels- og transportsteder.
