ΑρχικήΙστολόγιοΓλωσσάριΚωδικοποίηση πληροφοριών εφοδιαστικής

Κωδικοποίηση πληροφοριών εφοδιαστικής

17TRACK

Τι είναι η κωδικοποίηση πληροφοριών logistics;

Η κωδικοποίηση πληροφοριών logistics είναι η ανάθεση και χρήση δομημένων αναγνωριστικών, κωδικών ταξινόμησης και συμφωνημένων τιμών δεδομένων για την αναπαράσταση πληροφοριών σχετικά με εμπορεύματα, τοποθεσίες, μονάδες logistics, αποστολές και δραστηριότητες logistics. Στην αποθήκευση, τις μεταφορές, το ηλεκτρονικό εμπόριο και το διεθνές εμπόριο, επιτρέπει στους ανθρώπους και στα πληροφοριακά συστήματα να αναφέρονται στα ίδια αντικείμενα και να ερμηνεύουν με συνέπεια τις λειτουργικές πληροφορίες.

Κωδικοποίηση πληροφοριών logistics

Ο όρος γίνεται καλύτερα κατανοητός ως μια ευρεία περιγραφή μιας πρακτικής διαχείρισης δεδομένων και όχι ως η ονομασία ενός καθολικού προτύπου κωδικοποίησης. Μια συγκεκριμένη εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιεί εσωτερικούς κωδικούς αποθήκης, διεθνώς τυποποιημένα αναγνωριστικά, αριθμούς παρακολούθησης συγκεκριμένων μεταφορέων, κωδικούς τελωνειακής ταξινόμησης ή συνδυασμό αυτών. Η σημασία και οι κανόνες τους εξαρτώνται από το σύστημα που τους διέπει.

Εδώ, η κωδικοποίηση σημαίνει την αναπαράσταση πληροφοριών μέσω καθορισμένων συμβόλων και τιμών. Δεν σημαίνει κυρίως τη συγγραφή λογισμικού, την κρυπτογράφηση εγγραφών ή την εκτύπωση γραμμωτών κωδίκων, αν και το λογισμικό και η τεχνολογία γραμμωτών κωδίκων μπορούν να υποστηρίξουν τη διαδικασία.

Τι αντιπροσωπεύουν οι κωδικοί logistics

Μια λειτουργία logistics πρέπει να διακρίνει διάφορα στοιχεία: τι είναι ένα προϊόν, ποια φυσική μονάδα διαχειρίζεται, πού βρίσκεται, σε ποια εμπορική ή μεταφορική εγγραφή ανήκει και τι έχει συμβεί σε αυτήν. Αυτά είναι συναφή ερωτήματα, αλλά δεν χρησιμοποιούν απαραίτητα το ίδιο αναγνωριστικό.

Ο παρακάτω πίνακας ομαδοποιεί τους κωδικούς ανάλογα με τον σκοπό τους. Πρόκειται για επεξηγηματικές ομαδοποιήσεις και όχι για επίσημη ταξινόμηση των προτύπων κωδικοποίησης πληροφοριών logistics.

ΣκοπόςΤι αντιπροσωπεύει ο κωδικόςΠαράδειγμαΣημαντικό όριο
Αναγνώριση προϊόντοςΈνα προϊόν ή εμπορικό είδοςΜια εσωτερική μονάδα διατήρησης αποθέματος ή ένας Global Trade Item Number της GS1Ένα αναγνωριστικό προϊόντος δεν διακρίνει απαραίτητα τις μεμονωμένες φυσικές μονάδες.
Αναγνώριση μονάδας logisticsΜια μονάδα που έχει δημιουργηθεί για μεταφορά ή αποθήκευσηΈνας Serial Shipping Container Code της GS1 που έχει εκχωρηθεί σε παλέταΤο αναγνωριστικό δεν αποτελεί από μόνο του κατάλογο του περιεχομένου της μονάδας.
Αναγνώριση τοποθεσίαςΜια επιχειρηματική ή άλλη καθορισμένη τοποθεσίαΈνας Global Location Number της GS1 ή ένας εσωτερικός κωδικός θέσης αποθήκηςΤα διαφορετικά συστήματα τοποθεσιών λειτουργούν σε διαφορετικά επίπεδα λεπτομέρειας.
Αναφορά αποστολής ή δέματοςΜια μεταφορική κίνηση, μια εγγραφή αποστολής ή ένα δέμα μέσα σε συγκεκριμένο σύστημαΈνας αριθμός παρακολούθησης που εκδίδεται από μεταφορέαΗ εμβέλεια και η σχέση του με άλλες εγγραφές εξαρτώνται από τον εκδότη.
Ταξινόμηση εμπορευμάτωνΜια κατηγορία εμπορευμάτων για καθορισμένο σκοπόΈνας κωδικός ταξινόμησης του Εναρμονισμένου ΣυστήματοςΈνας κωδικός ταξινόμησης δεν είναι μοναδικό αναγνωριστικό προϊόντος ή δέματος.
Λειτουργική κατάστασηΜια καθορισμένη κατάσταση ή κατηγορία συμβάντοςΜια τεκμηριωμένη εσωτερική τιμή για παραλαβή ή αποστολήΠανομοιότυπες τιμές μπορεί να έχουν διαφορετική σημασία σε διαφορετικά συστήματα.

Αναγνωριστικά, ταξινομήσεις και φορείς δεδομένων

Τα αναγνωριστικά διακρίνουν εγγραφές ή αντικείμενα

Ένα αναγνωριστικό απαντά σε μια ερώτηση όπως «Ποιο αντικείμενο, ποια τοποθεσία ή ποια μονάδα logistics είναι αυτή;» Η μοναδικότητά του πρέπει να γίνεται κατανοητή μέσα σε ένα καθορισμένο πεδίο εφαρμογής. Ένας εσωτερικός κωδικός προϊόντος μπορεί να είναι μοναδικός μόνο μέσα στον κατάλογο ενός λιανοπωλητή, ενώ ένα τυποποιημένο σύστημα αναγνώρισης έχει δικούς του κανόνες εκχώρησης που προορίζονται να υποστηρίζουν τη χρήση του μεταξύ οργανισμών.

Τα κλειδιά αναγνώρισης της GS1 απεικονίζουν αυτή τη διάκριση. Ο Global Trade Item Number, ή GTIN, αναγνωρίζει εμπορικά είδη· ο Serial Shipping Container Code, ή SSCC, αναγνωρίζει μονάδες logistics· και ο Global Location Number, ή GLN, αναγνωρίζει μέρη και τοποθεσίες. Αυτά τα κλειδιά δεν είναι εναλλάξιμα απλώς επειδή όλα μπορούν να εμφανίζονται σε εγγραφές logistics.

Οι κωδικοί ταξινόμησης περιγράφουν κατηγορίες

Ένας κωδικός ταξινόμησης απαντά στην ερώτηση «Σε ποια κατηγορία ανήκει αυτό;» Το Εναρμονισμένο Σύστημα του Παγκόσμιου Οργανισμού Τελωνείων, ή HS, παρέχει μια διεθνή ονοματολογία για την ταξινόμηση εμπορεύσιμων αγαθών. Οι διεθνείς υποδιαιρέσεις του χρησιμοποιούν εξαψήφιους κωδικούς, ενώ οι εθνικές ή περιφερειακές ονοματολογίες δασμών μπορεί να προσθέτουν περαιτέρω υποδιαιρέσεις.

Πολλά προϊόντα μπορούν να ανήκουν στην ίδια κατηγορία HS. Κατά συνέπεια, ένας κωδικός HS δεν μπορεί να αντικαταστήσει ένα αναγνωριστικό προϊόντος, έναν σειριακό αριθμό ή έναν αριθμό παρακολούθησης. Η επιλογή τελωνειακής ταξινόμησης απαιτεί επίσης πληροφορίες για τα εμπορεύματα· η μορφή ενός έγκυρου κωδικού από μόνη της δεν αποδεικνύει ότι η ταξινόμηση είναι σωστή.

Οι φορείς δεδομένων κωδικοποιούν πληροφορίες για ανάγνωση

Ένας γραμμωτός κώδικας ή μια ετικέτα αναγνώρισης μέσω ραδιοσυχνοτήτων είναι μέσο μεταφοράς δεδομένων και όχι το ίδιο το αναγνωριστικό που περιέχει. Ένας γραμμωτός κώδικας μπορεί να κωδικοποιεί ένα αναγνωριστικό και, όπου το επιτρέπει το ισχύον πρότυπο, πρόσθετα δεδομένα όπως αναφορά παρτίδας ή ημερομηνία λήξης. Η ανάγνωση αυτού του γραμμωτού κώδικα καταγράφει τις κωδικοποιημένες τιμές· ένα συνδεδεμένο σύστημα μπορεί στη συνέχεια να ανακτήσει τις σχετικές εγγραφές.

Αυτή η διάκριση εξηγεί γιατί η σάρωση μιας ετικέτας δεν αποκαλύπτει απαραίτητα κάθε λεπτομέρεια μιας αποστολής. Το περιεχόμενο, η ιδιοκτησία, οι οδηγίες χειρισμού και το ιστορικό συμβάντων μπορεί να αποθηκεύονται σε βάσεις δεδομένων που συνδέονται με το αναγνωριστικό και όχι να είναι ενσωματωμένα στην ετικέτα.

Πώς λειτουργεί η κωδικοποίηση πληροφοριών logistics

  1. Καθορίστε το αντικείμενο ή το πεδίο πληροφοριών. Καθορίστε αν ο κωδικός αναγνωρίζει προϊόν, μεμονωμένη μονάδα, μονάδα logistics, τοποθεσία, έγγραφο ή κατηγορία συμβάντος. Οι ασαφείς ορισμοί μπορεί να οδηγήσουν στη χρήση ενός κωδικού για ασύμβατους σκοπούς.
  2. Επιλέξτε το σύστημα που διέπει τη διαδικασία. Προσδιορίστε αν η επιχειρηματική διαδικασία απαιτεί αναγνωρισμένο εξωτερικό πρότυπο, αναγνωριστικό εμπορικού εταίρου ή εσωτερικό κωδικό. Μια εσωτερική αναφορά θέσης αποθήκης μπορεί να επαρκεί τοπικά, ενώ η εξωτερική συνεργασία μπορεί να απαιτεί κοινό σύστημα αναγνώρισης.
  3. Καθορίστε κανόνες εκχώρησης και επικύρωσης. Τεκμηριώστε τους επιτρεπόμενους χαρακτήρες, το μήκος πεδίου, την αρμόδια αρχή εκχώρησης, τις απαιτήσεις μοναδικότητας και τυχόν ισχύοντες κανόνες ψηφίου ελέγχου. Οι κανόνες πρέπει να προέρχονται από το επιλεγμένο σύστημα και όχι από μια υποτιθέμενη καθολική μορφή.
  4. Συνδέστε τον κωδικό με μια εγγραφή. Αποθηκεύστε τη σχέση μεταξύ του αναγνωριστικού και των σχετικών πληροφοριών, όπως χαρακτηριστικά προϊόντος, περιεχόμενο παλέτας, λεπτομέρειες τοποθεσίας ή αναφορές αποστολής.
  5. Καταγράψτε και ανταλλάξτε τις πληροφορίες. Το προσωπικό ή ο αυτοματοποιημένος εξοπλισμός μπορεί να διαβάσει μια ετικέτα, να εισαγάγει μια αναφορά ή να λάβει ένα μήνυμα από άλλο σύστημα. Η εφαρμογή που λαμβάνει τα δεδομένα πρέπει να κατανοεί τόσο την τιμή όσο και τον τύπο του αναγνωριστικού.
  6. Διατηρήστε τις σχέσεις και τις αλλαγές. Καταγράψτε τη συσκευασία, την αποσυσκευασία, τη μετακίνηση, τη διόρθωση και άλλα σχετικά συμβάντα χωρίς να χάνετε τη διάκριση μεταξύ αναγνωριστικών ή να αντικαθιστάτε αθόρυβα σημαντικές σχέσεις.

Το Electronic Product Code Information Services της GS1, ή EPCIS, παρέχει ένα πρότυπο για τη δημιουργία και την κοινή χρήση δεδομένων συμβάντων ορατότητας μεταξύ εφαρμογών και οργανισμών. Απεικονίζει ένα σημαντικό όριο: η αναγνώριση ενός αντικειμένου και η καταγραφή όσων συνέβησαν σε αυτό είναι ξεχωριστές αλλά συνδεδεμένες λειτουργίες. Ένας κωδικός από μόνος του δεν αποτελεί πλήρες ιστορικό παρακολούθησης.

Χρήση στο ηλεκτρονικό εμπόριο και στα διασυνοριακά logistics

Σε μια ενδεικτική ροή εργασίας ηλεκτρονικού εμπορίου, ένας λιανοπωλητής μπορεί να χρησιμοποιεί ένα εσωτερικό SKU για τη διαχείριση αποθέματος και ένα GTIN για την αναγνώριση ενός εμπορικού είδους σε κοινόχρηστες εγγραφές προϊόντων. Όταν τα εμπορεύματα συσκευάζονται σε παλέτα, ένα SSCC μπορεί να αναγνωρίζει τη συγκεκριμένη μονάδα logistics. Το σύστημα αποθήκης μπορεί στη συνέχεια να συσχετίσει την παλέτα με το περιεχόμενό της και με τη σχετική εγγραφή αποστολής.

Όταν μια παραγγελία αποστέλλεται, ο μεταφορέας μπορεί να εκχωρήσει έναν αριθμό παρακολούθησης. Ο λιανοπωλητής πρέπει να διατηρεί τη σχέση μεταξύ της παραγγελίας, των αποσταλμένων ειδών και της αναφοράς του μεταφορέα. Δεν πρέπει να θεωρείται ότι αυτές οι σχέσεις είναι ένα προς ένα: μια παραγγελία μπορεί να χωριστεί σε πολλά δέματα και μια ενοποιημένη μονάδα logistics μπορεί να περιέχει εμπορεύματα που σχετίζονται με πολλές παραγγελίες.

Για μια διασυνοριακή μετακίνηση, πρόσθετα συστήματα κωδικοποίησης μπορούν να εξυπηρετούν ξεχωριστούς σκοπούς. Ένας κωδικός HS ταξινομεί τα εμπορεύματα για τελωνειακούς σκοπούς, ενώ το UN/LOCODE αναγνωρίζει τοποθεσίες που χρησιμοποιούνται στο εμπόριο και στις μεταφορές. Το UN/LOCODE διατηρείται μέσω της Οικονομικής Επιτροπής των Ηνωμένων Εθνών για την Ευρώπη και δεν πρέπει να συγχέεται με έναν κωδικό θέσης αποθήκης ή μια πλήρη διεύθυνση παράδοσης.

Οι επιστροφές εισάγουν μια ακόμη σχέση. Μια αναφορά έγκρισης επιστροφής, ένας αρχικός αριθμός παραγγελίας και ένας αριθμός παρακολούθησης αποστολής επιστροφής μπορεί να αναφέρονται σε διαφορετικές εγγραφές. Η ξεχωριστή τους定义 επιτρέπει σε μια επιχείρηση να συνδέει την κίνηση επιστροφής με την αρχική πώληση, χωρίς να θεωρεί την άφιξη ενός δέματος απόδειξη ότι ολοκληρώθηκε η επιστροφή χρημάτων.

Ποιότητα δεδομένων και διαλειτουργικότητα

Η χρήση κωδικών δεν καθιστά αυτόματα τα συστήματα διαλειτουργικά. Δύο εφαρμογές μπορούν να ανταλλάσσουν την ίδια συμβολοσειρά χαρακτήρων, αλλά να την ερμηνεύουν διαφορετικά. Η αξιόπιστη ανταλλαγή απαιτεί συμφωνία σχετικά με τον τύπο, τον εκδότη και το πεδίο εφαρμογής του αναγνωριστικού, καθώς και με τους σχετικούς ορισμούς δεδομένων.

  • Διατηρήστε την προβλεπόμενη μορφή. Αντιμετωπίζετε τα αναγνωριστικά ως συμβολοσειρές όπου είναι απαραίτητο. Η μετατροπή σε υπολογιστικό φύλλο ή η αριθμητική αποθήκευση μπορεί να αφαιρέσει αρχικά μηδενικά και να αλλάξει την αρχική τιμή.
  • Καταγράψτε τον τύπο του αναγνωριστικού. Διατηρείτε τα αναγνωριστικά προϊόντων, τους αριθμούς παρακολούθησης, τους κωδικούς τοποθεσίας και τους κωδικούς ταξινόμησης σε σαφώς καθορισμένα πεδία και όχι σε ένα αδιαφοροποίητο πεδίο «κωδικού».
  • Ελέγξτε τη μοναδικότητα στο σωστό πεδίο εφαρμογής. Μια τιμή που είναι μοναδική στις εγγραφές μιας εταιρείας μπορεί να συμπίπτει με τιμή που έχει εκδοθεί αλλού.
  • Διαχωρίστε τους ελέγχους μορφής από τους επιχειρηματικούς ελέγχους. Μια τιμή μπορεί να πληροί τις απαιτήσεις μήκους ή ψηφίου ελέγχου και παρ’ όλα αυτά να έχει αντιστοιχιστεί σε λάθος προϊόν, αποστολή ή τοποθεσία.
  • Τεκμηριώστε τις αντιστοιχίσεις. Όταν μεταφράζετε μια εσωτερική κατάσταση σε κατάσταση συνεργάτη, προσδιορίστε ποιες σημασίες αντιστοιχούν και πού η μετάφραση χάνει λεπτομέρεια.
  • Ελέγξτε τις αλλαγές στα δεδομένα αναφοράς. Διατηρείτε τις ισχύουσες εκδόσεις λιστών κωδικών, τους ορισμούς και τα αρχεία αλλαγών, ώστε οι ιστορικές συναλλαγές να παραμένουν ερμηνεύσιμες.
  • Επαληθεύστε τις σχέσεις φυσικού-ψηφιακού. Μια ευανάγνωστη ετικέτα είναι χρήσιμη μόνο αν είναι προσαρτημένη στο προβλεπόμενο αντικείμενο και συνδεδεμένη με ακριβή εγγραφή.

Αυτοί οι έλεγχοι αντιμετωπίζουν διαφορετικούς τρόπους αποτυχίας. Μια κατεστραμμένη ετικέτα είναι πρόβλημα καταγραφής· ένα διπλότυπο αναγνωριστικό είναι πρόβλημα εκχώρησης· και μια εσφαλμένη συσχέτιση μεταξύ μιας παλέτας και του περιεχομένου της είναι πρόβλημα σχέσης. Η αντιμετώπισή τους ως «σφαλμάτων γραμμωτού κώδικα» αποκρύπτει τις αιτίες τους.

Συνηθισμένες παρανοήσεις

Δεν υπάρχει ένας μόνο κωδικός που να εξυπηρετεί κάθε σκοπό logistics. Η αναγνώριση προϊόντος, η παρακολούθηση αποστολής, η αναγνώριση τοποθεσίας και η τελωνειακή ταξινόμηση απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα. Η συνένωση των εγγραφών τους είναι χρήσιμη, αλλά η αντικατάσταση του ενός από το άλλο μπορεί να αφαιρέσει ουσιώδη σημασία.

Ένας κωδικός δεν περιγράφει απαραίτητα το αντικείμενό του. Ορισμένα συστήματα περιέχουν δομημένα στοιχεία, αλλά πολλά αναγνωριστικά λειτουργούν κυρίως ως κλειδιά αναζήτησης. Οι χρήστες δεν πρέπει να συμπεραίνουν την προέλευση, τον προορισμό, την ιδιοκτησία ή το περιεχόμενο ενός προϊόντος από έναν άγνωστο κωδικό χωρίς τεκμηρίωση.

Η κωδικοποίηση δεν εγγυάται ορατότητα ή ασφάλεια. Ένα αναγνωριστικό μπορεί να συνδέει εγγραφές, αλλά η ορατότητα εξαρτάται επίσης από την καταγραφή συμβάντων και την εξουσιοδοτημένη ανταλλαγή δεδομένων. Ομοίως, η αναπαράσταση πληροφοριών σε έναν γραμμωτό κώδικα δεν τις κρυπτογραφεί ούτε αποδεικνύει ότι η ετικέτα είναι αυθεντική.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι η κωδικοποίηση πληροφοριών logistics το ίδιο με την επισήμανση γραμμωτού κώδικα;

Όχι. Η κωδικοποίηση καθορίζει τις τιμές και τη σημασία τους. Η επισήμανση γραμμωτού κώδικα είναι ένας τρόπος τοποθέτησης αυτών των τιμών σε ένα αντικείμενο για ανάγνωση από μηχανή. Οι ίδιες πληροφορίες μπορούν επίσης να ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ SKU, GTIN και SSCC;

Ένα SKU είναι μια εσωτερική αναφορά αποθέματος. Ένα GTIN αναγνωρίζει ένα εμπορικό είδος σύμφωνα με τους κανόνες της GS1. Ένα SSCC αναγνωρίζει μια μονάδα logistics, όπως μια παλέτα που έχει συναρμολογηθεί για μεταφορά ή αποθήκευση.

Μπορεί ένας κωδικός HS να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση μιας αποστολής;

Όχι. Ένας κωδικός HS ταξινομεί εμπορεύματα και δεν αναγνωρίζει μια συγκεκριμένη αποστολή. Για την παρακολούθηση αποστολής απαιτείται σχετική αναφορά αποστολής ή δέματος και συσχετισμένες πληροφορίες συμβάντων.

Πρέπει κάθε κωδικός logistics να είναι παγκοσμίως μοναδικός;

Όχι. Το απαιτούμενο πεδίο εφαρμογής εξαρτάται από τον σκοπό και το σύστημα που τον διέπει. Ένας εσωτερικός κωδικός μπορεί να επαρκεί μέσα σε ένα σύστημα, αλλά η εξωτερική ανταλλαγή του απαιτεί σαφή συμφωνία σχετικά με τον εκδότη και τη σημασία του.

Πηγές