Codifica delle informazioni logistiche
Che cos'è la codifica delle informazioni logistiche?
La codifica delle informazioni logistiche consiste nell'assegnazione e nell'utilizzo di identificatori strutturati, codici di classificazione e valori di dati concordati per rappresentare informazioni relative a merci, ubicazioni, unità logistiche, spedizioni e attività logistiche. Nei settori dello stoccaggio, del trasporto, dell'e-commerce e del commercio internazionale, consente alle persone e ai sistemi informativi di riferirsi agli stessi oggetti e di interpretare le informazioni operative in modo coerente.
Il termine va inteso come una descrizione generale di una pratica di gestione dei dati, non come il nome di un unico standard di codifica universale. Una determinata applicazione può utilizzare codici interni di magazzino, identificatori standardizzati a livello internazionale, numeri di tracciamento specifici del corriere, codici di classificazione doganale o una combinazione di questi. Il loro significato e le relative regole dipendono dal sistema che li governa.
Qui, codifica significa rappresentare le informazioni attraverso simboli e valori definiti. Non significa principalmente scrivere software, crittografare registri o stampare codici a barre, sebbene il software e la tecnologia dei codici a barre possano supportare il processo.
Che cosa rappresentano i codici logistici
Un'operazione logistica deve distinguere diversi elementi: che cos'è un prodotto, quale unità fisica viene gestita, dove si trova, a quale documento commerciale o di trasporto appartiene e che cosa gli è accaduto. Si tratta di domande correlate, ma non necessariamente utilizzano lo stesso identificatore.
La tabella seguente raggruppa i codici in base al loro scopo. Si tratta di raggruppamenti esplicativi, non di una classificazione formale degli standard di codifica delle informazioni logistiche.
| Scopo | Che cosa rappresenta il codice | Esempio | Limite importante |
|---|---|---|---|
| Identificazione del prodotto | Un prodotto o articolo commerciale | Un'unità interna di gestione delle scorte o un Global Trade Item Number GS1 | Un identificatore di prodotto non distingue necessariamente le singole unità fisiche. |
| Identificazione dell'unità logistica | Un'unità creata per il trasporto o lo stoccaggio | Un Serial Shipping Container Code GS1 assegnato a un pallet | L'identificatore non è di per sé un elenco del contenuto dell'unità. |
| Identificazione dell'ubicazione | Una sede aziendale o un'altra ubicazione definita | Un Global Location Number GS1 o un codice interno della posizione di magazzino | I diversi sistemi di ubicazione operano a livelli di dettaglio differenti. |
| Riferimento della spedizione o del pacco | Un movimento di trasporto, un documento di spedizione o un pacco all'interno di un determinato sistema | Un numero di tracciamento emesso dal corriere | La sua portata e il rapporto con gli altri documenti dipendono dall'emittente. |
| Classificazione delle merci | Una categoria di merci per uno scopo definito | Un codice di classificazione del Sistema armonizzato | Un codice di classificazione non è un identificatore univoco di prodotto o pacco. |
| Stato operativo | Una condizione definita o una categoria di evento | Un valore interno documentato per la ricezione o la spedizione | Valori dall'aspetto identico possono avere significati diversi in sistemi diversi. |
Identificatori, classificazioni e vettori di dati
Gli identificatori distinguono documenti o oggetti
Un identificatore risponde a una domanda come: «Quale articolo, ubicazione o unità logistica è questa?». La sua unicità deve essere considerata nell'ambito assegnato. Un codice prodotto interno può essere univoco solo all'interno del catalogo di un singolo rivenditore, mentre uno schema di identificazione standardizzato dispone di proprie regole di assegnazione pensate per l'utilizzo tra diverse organizzazioni.
Le chiavi di identificazione GS1 illustrano questa distinzione. Il Global Trade Item Number, o GTIN, identifica gli articoli commerciali; il Serial Shipping Container Code, o SSCC, identifica le unità logistiche; e il Global Location Number, o GLN, identifica soggetti e ubicazioni. Queste chiavi non sono intercambiabili solo perché possono comparire tutte nei documenti logistici.
I codici di classificazione descrivono categorie
Un codice di classificazione risponde alla domanda «A quale categoria appartiene?». Il Sistema armonizzato dell'Organizzazione mondiale delle dogane, o HS, fornisce una nomenclatura internazionale per classificare le merci oggetto di scambio. Le sue sottovoci internazionali utilizzano codici a sei cifre, mentre le nomenclature tariffarie nazionali o regionali possono aggiungere ulteriori suddivisioni.
Più prodotti possono appartenere alla stessa categoria HS. Di conseguenza, un codice HS non può sostituire un identificatore di prodotto, un numero di serie o un numero di tracciamento. La selezione di una classificazione doganale richiede inoltre informazioni sulle merci; il solo formato di un codice valido non dimostra che la classificazione sia corretta.
I vettori di dati codificano le informazioni per l'acquisizione
Un codice a barre o un tag di identificazione a radiofrequenza è uno strumento per trasportare dati, non coincide con l'identificatore che contiene. Un codice a barre può codificare un identificatore e, quando lo standard applicabile lo consente, dati aggiuntivi come un riferimento al lotto o una data di scadenza. La lettura del codice a barre acquisisce i valori codificati; un sistema collegato può quindi recuperare i documenti associati.
Questa distinzione spiega perché la scansione di un'etichetta non rivela necessariamente ogni dettaglio di una spedizione. Il contenuto, la proprietà, le istruzioni di movimentazione e la cronologia degli eventi possono essere memorizzati in database collegati all'identificatore anziché essere incorporati nell'etichetta.
Come funziona la codifica delle informazioni logistiche
- Definire l'oggetto o il campo informativo. Stabilire se il codice identifica un prodotto, una singola unità, un'unità logistica, un'ubicazione, un documento o una categoria di eventi. Definizioni ambigue possono far sì che un codice venga utilizzato per scopi incompatibili.
- Scegliere lo schema di riferimento. Determinare se il processo aziendale richiede uno standard esterno riconosciuto, l'identificatore di un partner commerciale o un codice interno. Un riferimento interno alla posizione di magazzino può essere sufficiente localmente, mentre la collaborazione esterna può richiedere uno schema di identificazione condiviso.
- Specificare le regole di assegnazione e convalida. Documentare i caratteri consentiti, la lunghezza del campo, l'autorità di assegnazione, i requisiti di unicità e le eventuali regole applicabili sulle cifre di controllo. Le regole devono provenire dallo schema selezionato, non da un formato universale presunto.
- Collegare il codice a un documento. Memorizzare la relazione tra l'identificatore e le informazioni pertinenti, come attributi del prodotto, contenuto del pallet, dettagli dell'ubicazione o riferimenti alla spedizione.
- Acquisire e scambiare le informazioni. Il personale o le apparecchiature automatizzate possono leggere un'etichetta, inserire un riferimento o ricevere un messaggio da un altro sistema. L'applicazione ricevente deve comprendere sia il valore sia il tipo di identificatore.
- Mantenere relazioni e modifiche. Registrare imballaggio, disimballaggio, trasferimento, correzione e altri eventi pertinenti senza perdere la distinzione tra gli identificatori né sovrascrivere silenziosamente relazioni importanti.
I servizi Electronic Product Code Information Services di GS1, o EPCIS, forniscono uno standard per creare e condividere dati sugli eventi di visibilità tra applicazioni e organizzazioni. Illustrano un limite importante: identificare un oggetto e registrare ciò che gli è accaduto sono funzioni separate ma collegate. Un codice da solo non costituisce una cronologia completa del tracciamento.
Utilizzo nell'e-commerce e nella logistica transfrontaliera
In un flusso di lavoro e-commerce esemplificativo, un rivenditore può utilizzare uno SKU interno per gestire l'inventario e un GTIN per identificare un articolo commerciale nei documenti condivisi sui prodotti. Quando le merci vengono imballate su un pallet, un SSCC può identificare quell'unità logistica. Il sistema di magazzino può quindi associare il pallet al suo contenuto e al relativo documento di spedizione.
Quando un ordine viene spedito, il corriere può assegnare un numero di tracciamento. Il rivenditore deve conservare la relazione tra l'ordine, gli articoli spediti e il riferimento del corriere. Non si deve presumere che tali relazioni siano uno a uno: un ordine può essere suddiviso in più pacchi e un'unità logistica consolidata può contenere merci associate a più ordini.
Per un trasporto transfrontaliero, sistemi di codifica aggiuntivi possono svolgere funzioni separate. Un codice HS classifica le merci ai fini doganali, mentre UN/LOCODE identifica le località utilizzate nel commercio e nel trasporto. UN/LOCODE è gestito dalla Commissione economica per l'Europa delle Nazioni Unite e non deve essere confuso con un codice della posizione di magazzino o con un indirizzo di consegna completo.
I resi introducono un'altra relazione. Un riferimento all'autorizzazione al reso, un numero d'ordine originale e un numero di tracciamento della spedizione di ritorno possono riferirsi a documenti diversi. Mantenerli definiti separatamente consente a un'azienda di collegare il movimento di ritorno alla vendita originale senza considerare l'arrivo di un pacco come prova del completamento di un rimborso.
Qualità dei dati e interoperabilità
L'utilizzo dei codici non rende automaticamente interoperabili i sistemi. Due applicazioni possono scambiare la stessa stringa di caratteri interpretandola però in modo diverso. Uno scambio affidabile richiede un accordo sul tipo, sull'emittente, sull'ambito dell'identificatore e sulle definizioni dei dati associati.
- Conservare il formato previsto. Trattare gli identificatori come stringhe quando necessario. La conversione in un foglio di calcolo o la memorizzazione numerica può rimuovere gli zeri iniziali e modificare il valore originale.
- Registrare il tipo di identificatore. Conservare identificatori di prodotto, numeri di tracciamento, codici di ubicazione e codici di classificazione in campi chiaramente definiti, anziché in un campo generico «codice».
- Verificare l'unicità nell'ambito corretto. Un valore univoco nei documenti di un'azienda può coincidere con un valore emesso altrove.
- Separare i controlli di formato dai controlli aziendali. Un valore può rispettare i requisiti di lunghezza o di cifra di controllo pur essendo assegnato al prodotto, alla spedizione o all'ubicazione sbagliati.
- Documentare le mappature. Quando si traduce uno stato interno nello stato di un partner, identificare quali significati corrispondono e dove la traduzione perde dettagli.
- Controllare le modifiche ai dati di riferimento. Mantenere le versioni applicabili degli elenchi di codici, le definizioni e i registri delle modifiche, in modo che le transazioni storiche restino interpretabili.
- Verificare le relazioni fisico-digitali. Un'etichetta leggibile è utile solo se è applicata all'oggetto previsto e collegata a un documento accurato.
Questi controlli affrontano modalità di errore diverse. Un'etichetta danneggiata è un problema di acquisizione; un identificatore duplicato è un problema di assegnazione; un'associazione errata tra un pallet e il suo contenuto è un problema di relazione. Trattare tutti e tre come «errori del codice a barre» nasconde le loro cause.
Malintesi comuni
Non esiste un unico codice adatto a ogni scopo logistico. L'identificazione del prodotto, il tracciamento della spedizione, l'identificazione dell'ubicazione e la classificazione doganale rispondono a domande diverse. Unire i relativi documenti è utile, ma sostituire l'uno con l'altro può eliminare informazioni essenziali.
Un codice non descrive necessariamente il proprio oggetto. Alcuni schemi contengono componenti strutturati, ma molti identificatori fungono principalmente da chiavi di ricerca. Senza documentazione, gli utenti non dovrebbero dedurre l'origine, la destinazione, la proprietà o il contenuto di un prodotto da un codice sconosciuto.
La codifica non garantisce visibilità o sicurezza. Un identificatore può collegare i documenti, ma la visibilità dipende anche dall'acquisizione degli eventi e dallo scambio autorizzato dei dati. Analogamente, rappresentare informazioni in un codice a barre non le crittografa né dimostra che l'etichetta sia autentica.
Domande frequenti
La codifica delle informazioni logistiche equivale all'etichettatura con codici a barre?
No. La codifica definisce i valori e il loro significato. L'etichettatura con codici a barre è un modo per applicare tali valori a un oggetto affinché possano essere letti da una macchina. Le stesse informazioni possono essere scambiate anche elettronicamente.
Qual è la differenza tra SKU, GTIN e SSCC?
Uno SKU è un riferimento interno all'inventario. Un GTIN identifica un articolo commerciale secondo le regole GS1. Un SSCC identifica un'unità logistica, come un pallet assemblato per il trasporto o lo stoccaggio.
È possibile utilizzare un codice HS per tracciare una spedizione?
No. Un codice HS classifica le merci, invece di identificare una determinata spedizione. Il tracciamento della spedizione richiede un riferimento pertinente alla spedizione o al pacco e le relative informazioni sugli eventi.
Ogni codice logistico deve essere univoco a livello globale?
No. L'ambito richiesto dipende dallo scopo e dallo schema di riferimento. Un codice interno può essere sufficiente all'interno di un sistema, ma per scambiarlo esternamente è necessario un accordo chiaro sull'emittente e sul significato.
Fonti
- GS1: Chiavi di identificazione — Supporta la distinzione tra gli scopi di GTIN, SSCC e GLN.
- GS1: Codici a barre — Supporta la distinzione tra identificatori, dati aggiuntivi e vettori di dati leggibili dalle macchine.
- GS1: EPCIS — Supporta la spiegazione dello scambio standardizzato dei dati sugli eventi di visibilità.
- Organizzazione mondiale delle dogane: Cos'è il Sistema armonizzato? — Supporta lo scopo e la struttura internazionale della classificazione HS.
- UNECE: elenco dei codici UN/LOCODE per paese e territorio — Supporta l'utilizzo di UN/LOCODE per le località commerciali e di trasporto.
