Kodning af logistikoplysninger

Hvad er kodning af logistikoplysninger?

Kodning af logistikoplysninger er tildeling og anvendelse af strukturerede identifikatorer, klassifikationskoder og aftalte dataværdier til at repræsentere oplysninger om varer, lokationer, logistikenheder, forsendelser og logistikaktiviteter. Inden for lagerdrift, transport, e-handel og international handel gør det det muligt for mennesker og informationssystemer at henvise til de samme objekter og fortolke driftsoplysninger ensartet.

Begrebet forstås bedst som en bred beskrivelse af en datahåndteringspraksis og ikke som navnet på én universel kodningsstandard. En bestemt applikation kan anvende interne lagerkoder, internationalt standardiserede identifikatorer, transportørspecifikke sporingsnumre, toldklassifikationskoder eller flere af disse samlet. Deres betydning og regler afhænger af det system, der styrer dem.

Her betyder kodning at repræsentere oplysninger gennem definerede symboler og værdier. Det betyder ikke primært at skrive software, kryptere poster eller udskrive stregkoder, selv om software- og stregkodeteknologi kan understøtte processen.

Hvad repræsenterer logistikkoder?

En logistikoperation skal kunne skelne mellem flere ting: hvad et produkt er, hvilken fysisk enhed der håndteres, hvor den befinder sig, hvilken handels- eller transportpost den tilhører, og hvad der er sket med den. Det er relaterede spørgsmål, men de anvender ikke nødvendigvis den samme identifikator.

Den følgende tabel grupperer koder efter deres formål. Dette er forklarende grupperinger og ikke en formel klassifikation af standarder for kodning af logistikoplysninger.

Identifikatorer, klassifikationer og databærere

Identifikatorer skelner mellem poster eller objekter

En identifikator besvarer et spørgsmål som: »Hvilken vare, lokation eller logistikenhed er dette?« Dens entydighed skal forstås inden for et tildelt omfang. En intern produktkode er måske kun entydig i én detailhandlers katalog, mens en standardiseret identifikationsordning har sine egne tildelingsregler, der er beregnet til brug på tværs af organisationer.

GS1's identifikationsnøgler illustrerer denne forskel. Global Trade Item Number, eller GTIN, identificerer handelsvarer; Serial Shipping Container Code, eller SSCC, identificerer logistikenheder; og Global Location Number, eller GLN, identificerer parter og lokationer. Disse nøgler kan ikke udskiftes med hinanden, blot fordi de alle kan forekomme i logistikposter.

Klassifikationskoder beskriver kategorier

En klassifikationskode besvarer spørgsmålet: »Hvilken kategori tilhører dette?« World Customs Organizations Harmonized System, eller HS, udgør en international nomenklatur til klassificering af handlede varer. Dets internationale underpositioner anvender sekscifrede koder, mens nationale eller regionale toldnomenklaturer kan tilføje yderligere underinddelinger.

Flere produkter kan tilhøre den samme HS-kategori. Derfor kan en HS-kode ikke erstatte en produktidentifikator, et serienummer eller et sporingsnummer. Valg af en toldklassifikation kræver også oplysninger om varerne; Formatet på en gyldig kode alene fastslår ikke, at klassifikationen er korrekt.

Databærere koder oplysninger til registrering

En stregkode eller en radiofrekvensidentifikationstag er et middel til at bære data og er ikke det samme som den identifikator, den indeholder. En stregkode kan kode en identifikator og, hvor den relevante standard tillader det, yderligere data såsom en batchreference eller udløbsdato. Når stregkoden aflæses, registreres de kodede værdier; et forbundet system kan derefter hente tilknyttede poster.

Denne forskel forklarer, hvorfor scanning af en etiket ikke nødvendigvis viser alle detaljer om en forsendelse. Indhold, ejerskab, håndteringsinstruktioner og hændelseshistorik kan være gemt i databaser, der er knyttet til identifikatoren, i stedet for at være indlejret i etiketten.

Sådan fungerer kodning af logistikoplysninger

1. Definer objektet eller informationsfeltet. Fastslå, om koden identificerer et produkt, en individuel enhed, en logistikenhed, en lokation, et dokument eller en hændelseskategori. Uklare definitioner kan medføre, at én kode bruges til formål, der ikke er kompatible.
2. Vælg den styrende ordning. Afgør, om forretningsprocessen kræver en anerkendt ekstern standard, en handelspartners identifikator eller en intern kode. En intern lagerpladsreference kan være tilstrækkelig lokalt, mens eksternt samarbejde kan kræve en fælles identifikationsordning.
3. Specificér regler for tildeling og validering. Dokumentér tilladte tegn, feltlængde, tildelingsmyndighed, krav til entydighed og eventuelle gældende regler for kontrolcifre. Reglerne skal komme fra den valgte ordning og ikke fra et antaget universelt format.
4. Forbind koden med en post. Gem forholdet mellem identifikatoren og relevante oplysninger såsom produktegenskaber, palleindhold, lokationsoplysninger eller forsendelsesreferencer.
5. Registrér og udveksl oplysningerne. Medarbejdere eller automatiseret udstyr kan aflæse en etiket, indtaste en reference eller modtage en meddelelse fra et andet system. Den modtagende applikation skal forstå både værdien og identifikatortypen.
6. Vedligehold relationer og ændringer. Registrér pakning, udpakning, flytning, korrektion og andre relevante hændelser uden at miste forskellen mellem identifikatorer eller lydløst overskrive vigtige relationer.

GS1's Electronic Product Code Information Services, eller EPCIS, udgør en standard til oprettelse og deling af synlighedshændelsesdata på tværs af applikationer og organisationer. Den illustrerer en vigtig afgrænsning: Identifikation af et objekt og registrering af, hvad der skete med objektet, er separate, men forbundne funktioner. En kode alene udgør ikke en komplet sporingshistorik.

Anvendelse i e-handel og grænseoverskridende logistik

I et illustrativt e-handelsworkflow kan en detailhandler anvende en intern SKU til lagerstyring og et GTIN til at identificere en handelsvare i delte produktposter. Når varer pakkes på en palle, kan et SSCC identificere denne logistikenhed. Lag||||systemet kan derefter knytte pallen til dens indhold og den relevante afsendelsespost.

Når en ordre afsendes, kan transportøren tildele et sporingsnummer. Detailhandleren skal bevare forholdet mellem ordren, de afsendte varer og transportørens reference. Disse relationer bør ikke antages at være en-til-en: En ordre kan være fordelt på flere pakker, og en konsolideret logistikenhed kan indeholde varer, der er knyttet til flere ordrer.

Ved en grænseoverskridende transport kan yderligere kodningssystemer tjene separate formål. En HS-kode klassificerer varerne til toldformål, mens UN/LOCODE identificerer lokationer, der anvendes i handel og transport. UN/LOCODE vedligeholdes gennem United Nations Economic Commission for Europe og bør ikke forveksles med en lagerpladskode eller en komplet leveringsadresse.

Returneringer skaber endnu en relation. En returautorisationsreference, et oprindeligt ordrenummer og et sporingsnummer for returforsendelsen kan henvise til forskellige poster. Ved at definere dem separat kan en virksomhed forbinde returtransporten med det oprindelige salg uden at behandle en pakkes ankomst som bevis på, at en tilbagebetaling er gennemført.

Datakvalitet og interoperabilitet

Brug af koder gør ikke automatisk systemer interoperable. To applikationer kan udveksle den samme tegnstreng, men fortolke den forskelligt. Pålidelig udveksling kræver enighed om identifikatorens type, udsteder, omfang og tilknyttede datadefinitioner.

• Bevar det tilsigtede format. Behandl om nødvendigt identifikatorer som tekststrenge. Konvertering i regneark eller numerisk lagring kan fjerne indledende nuller og ændre den oprindelige værdi.
• Registrér identifikatortypen. Opbevar produktidentifikatorer, sporingsnumre, lokationskoder og klassifikationskoder i klart definerede felter i stedet for i et udifferentieret »kode«-felt.
• Kontrollér entydighed i det korrekte omfang. En værdi, der er entydig i én virksomheds poster, kan kollidere med en værdi, der er udstedt et andet sted.
• Adskil formatkontroller fra forretningskontroller. En værdi kan opfylde krav til længde eller kontrolciffer og stadig være tildelt det forkerte produkt, den forkerte forsendelse eller den forkerte lokation.
• Dokumentér tilknytninger. Når en intern status oversættes til en partners status, skal det identificeres, hvilke betydninger der svarer til hinanden, og hvor oversættelsen mister detaljer.
• Kontrollér ændringer i referencedata. Vedligehold gældende versioner af kodelister, definitioner og ændringsposter, så historiske transaktioner fortsat kan fortolkes.
• Kontrollér relationer mellem fysisk og digitalt. En læsbar etiket er kun nyttig, hvis den sidder på det tilsigtede objekt og er knyttet til en nøjagtig post.

Disse kontroller håndterer forskellige fejltyper. En beskadiget etiket er et registreringsproblem; en duplikeret identifikator er et tildelingsproblem; og en forkert forbindelse mellem en palle og dens indhold er et relationsproblem. Hvis alle tre behandles som »stregkodefejl«, skjules deres årsager.

Almindelige misforståelser

Der findes ikke én enkelt kode, der tjener alle logistikformål. Produktidentifikation, forsendelsessporing, lokationsidentifikation og toldklassifikation besvarer forskellige spørgsmål. Det er nyttigt at kombinere deres poster, men hvis den ene erstatter den anden, kan væsentlig betydning gå tabt.

En kode beskriver ikke nødvendigvis sit objekt. Nogle ordninger indeholder strukturerede komponenter, men mange identifikatorer fungerer primært som opslagstaster. Brugere bør ikke udlede et produkts oprindelse, destination, ejerskab eller indhold fra en ukendt kode uden dokumentation.

Kodning garanterer ikke synlighed eller sikkerhed. En identifikator kan forbinde poster, men synlighed afhænger også af registrering af hændelser og autoriseret dataudveksling. På samme måde krypterer repræsentation af oplysninger i en stregkode dem ikke og fastslår ikke, at etiketten er ægte.

Ofte stillede spørgsmål

Er kodning af logistikoplysninger det samme som stregkodemærkning?

Nej. Kodning definerer værdierne og deres betydning. Stregkodemærkning er én måde at anbringe disse værdier på et objekt, så de kan aflæses maskinelt. De samme oplysninger kan også udveksles elektronisk.

Hvad er forskellen mellem en SKU, et GTIN og et SSCC?

En SKU er en intern lagerreference. Et GTIN identificerer en handelsvare efter GS1-reglerne. Et SSCC identificerer en logistikenhed, f.eks. en palle, der er samlet til transport eller opbevaring.

Kan en HS-kode bruges til at spore en forsendelse?

Nej. En HS-kode klassificerer varer i stedet for at identificere en bestemt forsendelse. Forsendelsessporing kræver en relevant forsendelses- eller pakkereference og tilknyttede hændelsesoplysninger.

Skal alle logistikkoder være globalt entydige?

Nej. Det nødvendige omfang afhænger af formålet og den styrende ordning. En intern kode kan være tilstrækkelig i ét system, men udveksling af den eksternt kræver klar enighed om dens udsteder og betydning.

Kilder

• GS1: Identifikationsnøgler — Understøtter de forskellige formål med GTIN, SSCC og GLN.
• GS1: Stregkoder — Understøtter forskellen mellem identifikatorer, yderligere data og maskinlæsbare databærere.
• GS1: EPCIS — Understøtter forklaringen af standardiseret udveksling af synlighedshændelsesdata.
• World Customs Organization: Hvad er det harmoniserede system? — Understøtter formålet med og den internationale struktur for HS-klassifikation.
• UNECE: UN/LOCODE-kodeliste efter land og territorium — Understøtter brugen af UN/LOCODE til lokationer inden for handel og transport.