Kodimi i informacionit logjistik

Çfarë është kodimi i informacionit logjistik?

Kodimi i informacionit logjistik është caktimi dhe përdorimi i identifikuesve të strukturuar, kodeve të klasifikimit dhe vlerave të dakordësuara të të dhënave për të përfaqësuar informacionin rreth mallrave, vendndodhjeve, njësive logjistike, dërgesave dhe aktiviteteve logjistike. Në magazinim, transport, tregtinë elektronike dhe tregtinë ndërkombëtare, ai u mundëson njerëzve dhe sistemeve të informacionit t’u referohen të njëjtave objekte dhe të interpretojnë në mënyrë të njëtrajtshme informacionin operacional.

Ky term kuptohet më së miri si një përshkrim i gjerë i një praktike të menaxhimit të të dhënave, dhe jo si emri i një standardi universal kodimi. Një aplikacion i caktuar mund të përdorë kode të brendshme të magazinës, identifikues të standardizuar ndërkombëtarisht, numra gjurmimi specifikë të transportuesit, kode klasifikimi doganor ose disa prej tyre së bashku. Kuptimet dhe rregullat e tyre varen nga sistemi që i rregullon.

Këtu, kodimi nënkupton përfaqësimin e informacionit përmes simboleve dhe vlerave të përcaktuara. Ai nuk nënkupton kryesisht shkrimin e softuerit, enkriptimin e të dhënave ose printimin e barkodeve, megjithëse softueri dhe teknologjia e barkodeve mund ta mbështesin këtë proces.

Çfarë përfaqësojnë kodet logjistike

Një operacion logjistik duhet të dallojë disa gjëra: çfarë është një produkt, cila njësi fizike po trajtohet, ku ndodhet, cilit regjistrim tregtar ose transporti i përket dhe çfarë i ka ndodhur. Këto janë pyetje të ndërlidhura, por nuk përdorin domosdoshmërisht të njëjtin identifikues.

Tabela e mëposhtme i grupon kodet sipas qëllimit të tyre. Këto janë grupime shpjeguese dhe jo një klasifikim formal i standardeve të kodimit të informacionit logjistik.

Identifikuesit, klasifikimet dhe bartësit e të dhënave

Identifikuesit dallojnë regjistrimet ose objektet

Një identifikues i përgjigjet një pyetjeje si: „Cili artikull, vendndodhje ose njësi logjistike është kjo?“ Unikaliteti i tij duhet të kuptohet brenda fushës së caktuar. Një kod i brendshëm produkti mund të jetë unik vetëm brenda katalogut të një shitësi, ndërsa një skemë e standardizuar identifikimi ka rregullat e veta të caktimit, të synuara për përdorim ndërmjet organizatave.

Çelësat e identifikimit të GS1 e ilustrojnë këtë dallim. Global Trade Item Number, ose GTIN, identifikon artikujt tregtarë; Serial Shipping Container Code, ose SSCC, identifikon njësitë logjistike; dhe Global Location Number, ose GLN, identifikon palët dhe vendndodhjet. Këta çelësa nuk janë të këmbyeshëm vetëm sepse të gjithë mund të shfaqen në regjistrimet logjistike.

Kodet e klasifikimit përshkruajnë kategori

Një kod klasifikimi i përgjigjet pyetjes: „Në cilën kategori bën pjesë kjo?“ Sistemi i Harmonizuar i Organizatës Botërore të Doganave, ose HS, ofron një nomenklaturë ndërkombëtare për klasifikimin e mallrave të tregtuara. Nënndarjet e tij ndërkombëtare përdorin kode me gjashtë shifra, ndërsa nomenklaturat kombëtare ose rajonale tarifore mund të shtojnë nënndarje të mëtejshme.

Shumë produkte mund t’i përkasin të njëjtës kategori HS. Për pasojë, një kod HS nuk mund të zëvendësojë një identifikues produkti, numër serie ose numër gjurmimi. Përzgjedhja e një klasifikimi doganor kërkon gjithashtu informacion rreth mallrave; vetëm formati i një kodi të vlefshëm nuk vërteton se klasifikimi është i saktë.

Bartësit e të dhënave kodojnë informacionin për kapje

Një barkod ose etiketë identifikimi me radiofrekuencë është një mjet për bartjen e të dhënave, jo e njëjta gjë me identifikuesin që përmban. Një barkod mund të kodojë një identifikues dhe, kur standardi i zbatueshëm e lejon, të dhëna shtesë si referenca e grupit ose data e skadimit. Leximi i atij barkodi kap vlerat e koduara; më pas një sistem i lidhur mund të marrë regjistrimet përkatëse.

Ky dallim shpjegon pse skanimi i një etikete nuk zbulon domosdoshmërisht çdo hollësi rreth një dërgese. Përmbajtja, pronësia, udhëzimet e trajtimit dhe historiku i ngjarjeve mund të ruhen në baza të të dhënave të lidhura me identifikuesin, në vend që të jenë të integruara në etiketë.

Si funksionon kodimi i informacionit logjistik

1. Përcaktoni objektin ose fushën e informacionit. Përcaktoni nëse kodi identifikon një produkt, njësi individuale, njësi logjistike, vendndodhje, dokument ose kategori ngjarjeje. Përkufizimet e paqarta mund të bëjnë që një kod të përdoret për qëllime të papajtueshme.
2. Zgjidhni skemën drejtuese. Përcaktoni nëse procesi i biznesit kërkon një standard të njohur të jashtëm, një identifikues të partnerit tregtar ose një kod të brendshëm. Një referencë e brendshme e vendndodhjes në magazinë mund të jetë e mjaftueshme lokalisht, ndërsa bashkëpunimi i jashtëm mund të kërkojë një skemë të përbashkët identifikimi.
3. Përcaktoni rregullat e caktimit dhe vërtetimit. Dokumentoni karakteret e lejuara, gjatësinë e fushës, autoritetin caktues, kërkesat e unikalitetit dhe çdo rregull të zbatueshëm për shifrën e kontrollit. Rregullat duhet të vijnë nga skema e zgjedhur dhe jo nga një format i supozuar universal.
4. Lidheni kodin me një regjistrim. Ruani marrëdhënien ndërmjet identifikuesit dhe informacionit përkatës, si atributet e produktit, përmbajtja e paletës, hollësitë e vendndodhjes ose referencat e dërgesës.
5. Kapeni dhe shkëmbejeni informacionin. Stafi ose pajisjet e automatizuara mund të lexojnë një etiketë, të fusin një referencë ose të marrin një mesazh nga një sistem tjetër. Aplikacioni pritës duhet të kuptojë si vlerën, ashtu edhe llojin e identifikuesit.
6. Mirëmbani marrëdhëniet dhe ndryshimet. Regjistroni paketimin, shpaketimin, zhvendosjen, korrigjimin dhe ngjarje të tjera përkatëse pa humbur dallimin ndërmjet identifikuesve ose pa mbishkruar në heshtje marrëdhënie të rëndësishme.

Electronic Product Code Information Services i GS1, ose EPCIS, ofron një standard për krijimin dhe shkëmbimin e të dhënave të ngjarjeve të dukshmërisë ndërmjet aplikacioneve dhe organizatave. Ai ilustron një kufi të rëndësishëm: identifikimi i një objekti dhe regjistrimi i asaj që i ka ndodhur objektit janë funksione të ndara, por të lidhura. Vetëm një kod nuk përbën historik të plotë gjurmimi.

Përdorimi në tregtinë elektronike dhe logjistikën ndërkufitare

Në një rrjedhë ilustruese të tregtisë elektronike, një shitës mund të përdorë një SKU të brendshme për të menaxhuar inventarin dhe një GTIN për të identifikuar një artikull tregtar në regjistrimet e përbashkëta të produkteve. Kur mallrat paketohen në një paletë, një SSCC mund ta identifikojë atë njësi logjistike. Më pas, sistemi i magazinës mund ta lidhë paletën me përmbajtjen e saj dhe me regjistrimin përkatës të dërgimit.

Kur një porosi dërgohet, transportuesi mund të caktojë një numër gjurmimi. Shitësi duhet të ruajë marrëdhënien ndërmjet porosisë, artikujve të dërguar dhe referencës së transportuesit. Këto marrëdhënie nuk duhet të supozohen si një-me-një: një porosi mund të ndahet në disa parcela dhe një njësi logjistike e konsoliduar mund të përmbajë mallra të lidhura me shumë porosi.

Për një lëvizje ndërkufitare, sisteme shtesë kodimi mund të shërbejnë për qëllime të veçanta. Një kod HS i klasifikon mallrat për qëllime doganore, ndërsa UN/LOCODE identifikon vendndodhjet e përdorura në tregti dhe transport. UN/LOCODE mirëmbahet përmes Komisionit Ekonomik të Kombeve të Bashkuara për Evropën dhe nuk duhet të ngatërrohet me një kod të vendndodhjes në magazinë ose me një adresë të plotë dorëzimi.

Kthimet sjellin një marrëdhënie tjetër. Një referencë e autorizimit të kthimit, një numër i porosisë origjinale dhe një numër gjurmimi i dërgesës së kthimit mund t’u referohen regjistrimeve të ndryshme. Mbajtja e tyre të përcaktuara veçmas i lejon një biznesi ta lidhë lëvizjen e kthimit me shitjen origjinale pa e trajtuar mbërritjen e një parcele si provë se rimbursimi është përfunduar.

Cilësia e të dhënave dhe ndërveprueshmëria

Përdorimi i kodeve nuk i bën automatikisht sistemet të ndërveprueshme. Dy aplikacione mund të shkëmbejnë të njëjtin varg karakteresh, ndërsa ta interpretojnë ndryshe. Shkëmbimi i besueshëm kërkon dakordësi për llojin, lëshuesin, fushën e zbatimit dhe përkufizimet e të dhënave të lidhura me identifikuesin.

• Ruani formatin e synuar. Trajtojini identifikuesit si vargje kur është e nevojshme. Konvertimi në tabela ose ruajtja numerike mund të heqë zerot në fillim dhe të ndryshojë vlerën origjinale.
• Regjistroni llojin e identifikuesit. Mbajini identifikuesit e produkteve, numrat e gjurmimit, kodet e vendndodhjeve dhe kodet e klasifikimit në fusha të përcaktuara qartë, në vend të një fushe të padiferencuar „kod“.
• Kontrolloni unikalitetin në fushën e duhur. Një vlerë që është unike në regjistrimet e një kompanie mund të përplaset me një vlerë të lëshuar diku tjetër.
• Ndani kontrollet e formatit nga kontrollet e biznesit. Një vlerë mund të përmbushë kërkesat e gjatësisë ose të shifrës së kontrollit, ndërsa t’i jetë caktuar produktit, dërgesës ose vendndodhjes së gabuar.
• Dokumentoni hartëzimet. Kur përktheni një status të brendshëm në statusin e një partneri, përcaktoni cilat kuptime përputhen dhe ku përkthimi humbet hollësi.
• Kontrolloni ndryshimet në të dhënat referuese. Mbani versionet, përkufizimet dhe regjistrimet e ndryshimeve të listave të kodeve, në mënyrë që transaksionet historike të mbeten të interpretueshme.
• Verifikoni marrëdhëniet fizike me ato digjitale. Një etiketë e lexueshme është e dobishme vetëm nëse i është bashkëngjitur objektit të synuar dhe është lidhur me një regjistrim të saktë.

Këto kontrolle trajtojnë mënyra të ndryshme dështimi. Një etiketë e dëmtuar është problem kapjeje; një identifikues i dyfishuar është problem caktimi; dhe një lidhje e pasaktë ndërmjet një palete dhe përmbajtjes së saj është problem marrëdhënieje. Trajtimi i të trejave si „gabime barkodi“ i fsheh shkaqet e tyre.

Keqkuptime të zakonshme

Nuk ekziston një kod i vetëm që shërben për çdo qëllim logjistik. Identifikimi i produktit, gjurmimi i dërgesës, identifikimi i vendndodhjes dhe klasifikimi doganor u përgjigjen pyetjeve të ndryshme. Bashkimi i regjistrimeve të tyre është i dobishëm, por zëvendësimi i njërit me tjetrin mund të heqë kuptimin thelbësor.

Një kod nuk e përshkruan domosdoshmërisht objektin e tij. Disa skema përmbajnë përbërës të strukturuar, por shumë identifikues shërbejnë kryesisht si çelësa kërkimi. Përdoruesit nuk duhet të nxjerrin përfundime për origjinën, destinacionin, pronësinë ose përmbajtjen e një produkti nga një kod i panjohur pa dokumentacion.

Kodimi nuk garanton dukshmëri ose siguri. Një identifikues mund të lidhë regjistrime, por dukshmëria varet gjithashtu nga kapja e ngjarjeve dhe shkëmbimi i autorizuar i të dhënave. Po kështu, përfaqësimi i informacionit në një barkod nuk e enkripton atë dhe nuk vërteton se etiketa është autentike.

Pyetje dhe përgjigje

A është kodimi i informacionit logjistik i njëjtë me etiketimin me barkod?

Jo. Kodimi përcakton vlerat dhe kuptimet e tyre. Etiketimi me barkod është një mënyrë për t’i vendosur këto vlera në një objekt për lexim nga makineritë. I njëjti informacion mund të shkëmbehet edhe në mënyrë elektronike.

Cili është ndryshimi ndërmjet një SKU-je, një GTIN-i dhe një SSCC-je?

Një SKU është një referencë e brendshme e inventarit. Një GTIN identifikon një artikull tregtar sipas rregullave të GS1. Një SSCC identifikon një njësi logjistike, si një paletë e montuar për transport ose magazinim.

A mund të përdoret një kod HS për të gjurmuar një dërgesë?

Jo. Një kod HS i klasifikon mallrat dhe nuk identifikon një dërgesë të caktuar. Gjurmimi i dërgesës kërkon një referencë përkatëse të dërgesës ose parcelës dhe informacion të lidhur mbi ngjarjet.

A duhet çdo kod logjistik të jetë unik në nivel global?

Jo. Fusha e kërkuar varet nga qëllimi dhe skema drejtuese. Një kod i brendshëm mund të jetë i mjaftueshëm brenda një sistemi, por shkëmbimi i tij jashtë kërkon dakordësi të qartë për lëshuesin dhe kuptimin e tij.

Burimet

• GS1: Çelësat e identifikimit — Mbështet qëllimet e dallueshme të GTIN, SSCC dhe GLN.
• GS1: Barkodet — Mbështet dallimin ndërmjet identifikuesve, të dhënave shtesë dhe bartësve të të dhënave të lexueshme nga makineritë.
• GS1: EPCIS — Mbështet shpjegimin e shkëmbimit të standardizuar të të dhënave të ngjarjeve të dukshmërisë.
• Organizata Botërore e Doganave: Çfarë është Sistemi i Harmonizuar? — Mbështet qëllimin dhe strukturën ndërkombëtare të klasifikimit HS.
• UNECE: Lista e kodeve UN/LOCODE sipas vendit dhe territorit — Mbështet përdorimin e UN/LOCODE për vendndodhjet e tregtisë dhe transportit.