การกำหนดรหัสสินค้า

การเข้ารหัสสินค้า คืออะไร?

การเข้ารหัสสินค้าคือการกำหนดและใช้รหัสเพื่อระบุหรือจัดประเภทสินค้าในคลังสินค้า อีคอมเมิร์ซ โลจิสติกส์ และการค้าระหว่างประเทศ รหัสอาจใช้ระบุผลิตภัณฑ์เฉพาะ แยกความแตกต่างของรูปแบบผลิตภัณฑ์ จัดกลุ่มสินค้าภายใต้การจำแนกประเภทศุลกากร หรือเชื่อมโยงสินค้าจริงกับระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ ความหมายของรหัสขึ้นอยู่กับระบบการเข้ารหัสและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

คำนี้ไม่ได้หมายถึงมาตรฐานสากลเพียงหนึ่งเดียว ในคลังสินค้า การเข้ารหัสสินค้าอาจหมายถึงการกำหนดรหัส SKU ภายใน ในข้อมูลผลิตภัณฑ์ค้าปลีก อาจหมายถึงตัวระบุมาตรฐาน เช่น Global Trade Item Numbers (GTINs) ในเอกสารศุลกากร อาจหมายถึงการกำหนดรหัส Harmonized System (HS) หรือรหัสสินค้าที่มีรายละเอียดมากกว่าซึ่งกำหนดโดยเขตศุลกากรแต่ละแห่ง ระบบเหล่านี้มีวัตถุประสงค์แตกต่างกันและไม่สามารถใช้แทนกันได้

การระบุ การจำแนกประเภท และการบันทึกข้อมูล

การทำความเข้าใจการเข้ารหัสสินค้าจำเป็นต้องแยกกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันสามประการ ได้แก่ การระบุสินค้า การจำแนกประเภทสินค้า และการทำให้ข้อมูลเครื่องสามารถอ่านได้ ผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการอาจเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทั้งสามโดยไม่ใช้รหัสเดียวกันในแต่ละกิจกรรม

• การระบุ ตอบคำถามว่าระเบียนนั้นแทนผลิตภัณฑ์ รูปแบบ หรือวัตถุแต่ละชิ้นใด SKU ภายในระบุระเบียนสินค้าในธุรกิจหนึ่ง ๆ ส่วน GTIN ระบุรายการซื้อขายตามกฎของ GS1
• การจำแนกประเภท ตอบคำถามว่าสินค้าอยู่ในหมวดหมู่ใดภายในระบบที่กำหนด รหัส HS จัดสินค้าไว้ภายใต้ระบบพิกัดศุลกากรระหว่างประเทศที่สอดคล้องกัน ไม่ได้ระบุผลิตภัณฑ์ของผู้ขายรายใดรายหนึ่งโดยเฉพาะ
• การบันทึกข้อมูล เกี่ยวข้องกับวิธีที่ระบบอ่านข้อมูล บาร์โค้ดเป็นตัวนำข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ ซึ่งสามารถเข้ารหัสตัวระบุหรือข้อมูลอื่นที่อนุญาตได้ แต่ตัวบาร์โค้ดเองไม่ใช่ระบบจำแนกประเภทผลิตภัณฑ์

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเมื่อข้อมูลเคลื่อนย้ายระหว่างระบบ การสแกนบาร์โค้ดไม่ได้กำหนดการจำแนกประเภทศุลกากรที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกัน การทราบรหัส HS ไม่ได้บอกว่าคลังสินค้าควรหยิบสินค้าขนาดหรือสีใด เว้นแต่จะมีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวแยกต่างหาก

รหัสทั่วไปที่พบในการพาณิชย์และโลจิสติกส์

ตารางต่อไปนี้เปรียบเทียบรหัสตามหน้าที่ ไม่ใช่การจำแนกมาตรฐานการเข้ารหัสสินค้าอย่างเป็นทางการ แต่รวบรวมระบบต่าง ๆ ที่อาจปรากฏในขั้นตอนการทำงานเชิงพาณิชย์เดียวกัน

รหัสหรือตัวระบุ	สิ่งที่ใช้แทน	การใช้งานทั่วไป	ขอบเขตสำคัญ
Stock keeping unit (SKU)	รหัสอ้างอิงสินค้าคงคลังที่กำหนดขึ้นภายใน	ระเบียนผลิตภัณฑ์ คำแนะนำในการหยิบสินค้า และการควบคุมสต็อก	ความหมายขึ้นอยู่กับธุรกิจหรือระบบที่กำหนดรหัส
Global Trade Item Number (GTIN)	รายการซื้อขายที่ระบุตามมาตรฐาน GS1	การระบุผลิตภัณฑ์ระหว่างคู่ค้า	ไม่ใช่การจำแนกประเภทศุลกากรหรือหมายเลขติดตามการจัดส่ง
Harmonized System (HS) code	หมวดหมู่สินค้าตามระบบพิกัด HS ระหว่างประเทศ	การจำแนกประเภทศุลกากรและสถิติการค้า	ผลิตภัณฑ์หลายชนิดอาจอยู่ในการจำแนกประเภทเดียวกัน
National or regional commodity code	การจำแนกประเภทภาษีภายใต้ระบบศุลกากรที่ใช้บังคับ	ใบขนสินค้านำเข้าหรือส่งออกและการค้นหาอัตราภาษี	รายละเอียดและการปฏิบัติที่จำเป็นขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาล
Serial Shipping Container Code (SSCC)	หน่วยโลจิสติกส์เฉพาะรายการตามมาตรฐาน GS1	การระบุพาเลท กล่อง หรือพัสดุที่จัดการในฐานะหน่วยโลจิสติกส์	ระบุหน่วยโลจิสติกส์ ไม่ใช่ประเภทผลิตภัณฑ์ภายใน
Batch, lot, or serial reference	กลุ่มการผลิตหรือสินค้าแต่ละรายการ ขึ้นอยู่กับข้อมูลอ้างอิง	การตรวจสอบย้อนกลับ การตรวจสอบคุณภาพ และระเบียนระดับสินค้า	ให้รายละเอียดในระดับที่แตกต่างจากตัวระบุผลิตภัณฑ์

บาร์โค้ดสามารถบรรจุตัวระบุบางประเภทเหล่านี้ได้ ขึ้นอยู่กับมาตรฐานและการใช้งานของบาร์โค้ด ดังนั้นควรถือว่าสัญลักษณ์ที่มองเห็นและข้อมูลที่เข้ารหัสอยู่ภายในเป็นแนวคิดที่เกี่ยวข้องกันแต่แตกต่างกัน

การทำงานของการเข้ารหัสสินค้าในห่วงโซ่อุปทานอีคอมเมิร์ซ

การตั้งค่าผลิตภัณฑ์

การเข้ารหัสสินค้าเริ่มต้นด้วยคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ธุรกิจจำหน่ายหรือจัดการ คุณลักษณะที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึงวัสดุ การใช้งาน ขนาด มิติ สี ระดับบรรจุภัณฑ์ และระเบียนนั้นแทนหน่วยเดี่ยวหรือแพ็กหลายชิ้นหรือไม่ คุณลักษณะที่จำเป็นขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์และงานเข้ารหัสที่ต้องการ

ระบบสินค้าคงคลังภายในอาจกำหนด SKU แยกให้กับรูปแบบสินค้าที่จำหน่ายได้แต่ละแบบ หากใช้ GTIN การจัดสรรควรเป็นไปตามกฎ GS1 ที่ใช้บังคับ แทนการคัดลอกโครงสร้างของ SKU ภายในมาใช้โดยตรง ธุรกิจสามารถเก็บตัวระบุทั้งสองไว้ในระเบียนผลิตภัณฑ์เดียวกันได้ โดยไม่ถือว่าตัวระบุทั้งสองมีความเท่าเทียมกัน

การรับสินค้าและการจัดเก็บ

เมื่อรับสินค้า ตัวระบุบนสินค้าหรือบรรจุภัณฑ์สามารถนำมาเชื่อมโยงกับใบสั่งซื้อและระเบียนสินค้าคงคลังได้ กระบวนการรับสินค้าอาจบันทึกจำนวน สภาพสินค้า ข้อมูลล็อต และสถานที่จัดเก็บด้วย รหัสผลิตภัณฑ์และรหัสสถานที่มีบทบาทแตกต่างกัน รหัสหนึ่งระบุสิ่งที่จัดเก็บ ส่วนอีกรหัสระบุสถานที่จัดเก็บ

ระดับบรรจุภัณฑ์ต้องได้รับความสนใจเป็นพิเศษ รหัสของหนึ่งกล่องไม่ควรถูกตีความโดยอัตโนมัติว่าเป็นรหัสของสินค้าหนึ่งหน่วย หากระบบแยกหน่วย กล่อง และพาเลท ความสัมพันธ์ด้านจำนวนที่เกี่ยวข้องต้องได้รับการบันทึกอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดในการนับ

การดำเนินการตามคำสั่งซื้อและการจัดส่ง

ระหว่างการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ รายการคำสั่งซื้อจะระบุสินค้าที่ลูกค้าต้องการ และกระบวนการหยิบสินค้าจะเชื่อมโยงคำขอดังกล่าวกับสินค้าคงคลังที่มีอยู่ การสแกนบาร์โค้ดอาจช่วยสนับสนุนกระบวนการจับคู่นี้ แต่ประโยชน์ของมันขึ้นอยู่กับความถูกต้องของระเบียนผลิตภัณฑ์และบรรจุภัณฑ์พื้นฐาน

หลังจากบรรจุสินค้าแล้ว การจัดส่งอาจได้รับตัวระบุที่มีวัตถุประสงค์แตกต่างจากรหัสผลิตภัณฑ์ หมายเลขติดตามของผู้ให้บริการขนส่งเชื่อมโยงกับระเบียนการขนส่ง SSCC ระบุหน่วยโลจิสติกส์ ทั้งสองอย่างไม่ควรใช้แทนตัวระบุผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นต่อการอธิบายสิ่งของภายใน

การคืนสินค้าและการกระทบยอด

สำหรับการคืนสินค้า รหัสผลิตภัณฑ์สามารถช่วยเชื่อมโยงสินค้าที่ได้รับคืนกับรายการคำสั่งซื้อเดิมได้ ในกรณีที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลล็อตหรือหมายเลขซีเรียลสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าที่คืนได้ อย่างไรก็ตาม รหัสที่อ่านได้เพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันสภาพ ความแท้ หรือสิทธิ์ในการรับเงินคืนของสินค้า การตัดสินใจเหล่านี้ต้องผ่านการตรวจสอบแยกต่างหาก

การเข้ารหัสสินค้าในศุลกากรและการค้าข้ามพรมแดน

ในงานศุลกากร การเข้ารหัสสินค้ามักเกี่ยวข้องกับการจำแนกประเภทภาษี Harmonized System ของ World Customs Organization จัดทำระบบบัญชีรายการระหว่างประเทศที่จัดสินค้าเป็นหัวข้อและหัวข้อย่อย รหัสที่สอดคล้องกันในระดับสากลใช้ตัวเลขหกหลัก เขตศุลกากรอาจเพิ่มการแบ่งย่อยสำหรับข้อกำหนดด้านภาษีและสถิติของตนเอง

การจำแนกประเภทที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสินค้าและกรอบกฎหมายที่ใช้บังคับ รวมถึงหัวข้อที่เกี่ยวข้อง หมายเหตุหมวด หมายเหตุบท และกฎการตีความ ชื่อทางการตลาดสั้น ๆ อาจให้ข้อมูลไม่เพียงพอ ผลิตภัณฑ์บางประเภทอาจต้องใช้รายละเอียดเกี่ยวกับองค์ประกอบ หน้าที่หลัก ลักษณะการผลิต หรือวิธีนำเสนอสินค้าเพื่อจำแนกประเภท

รหัส HS ไม่ใช่คำแถลงข้อกำหนดการนำเข้าที่ครบถ้วน การจำแนกประเภทอาจช่วยกำหนดการปฏิบัติด้านภาษีที่ใช้บังคับ แต่ภาษีอากรและข้อกำหนดอื่นอาจขึ้นอยู่กับแหล่งกำเนิด มูลค่าศุลกากร มาตรการทางการค้า และกฎของปลายทาง ไม่ควรนำเสนอรหัสว่าเป็นการรับประกันอัตราภาษีเฉพาะหรือการนำเข้าโดยไม่มีข้อจำกัดในทุกกรณี

ในทางปฏิบัติ ธุรกิจควรแยกการอ้างอิง HS ระหว่างประเทศออกจากรหัสเต็มที่จำเป็นต้องระบุในใบขนสินค้าแต่ละฉบับ นอกจากนี้ควรตรวจสอบว่าฉบับพิกัดภาษีและเขตอำนาจศาลใดใช้บังคับ การจำแนกประเภทที่ได้รับจากซัพพลายเออร์อาจเป็นข้อมูลสนับสนุนที่มีประโยชน์ แต่ควรตรวจสอบกับสินค้าและข้อกำหนดของปลายทางที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะยอมรับเพียงเพราะข้อมูลนั้นปรากฏอยู่ในสเปรดชีตแล้ว

ตัวอย่างประกอบ

ผู้ค้าปลีกที่จำหน่ายเสื้อยืดผ้าฝ้ายหลายขนาดและหลายสีอาจใช้รหัสหลายประเภทสำหรับกิจกรรมเชิงพาณิชย์เดียวกัน ตัวอย่างด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่างประกอบและไม่ได้กำหนดรหัสศุลกากรให้กับผลิตภัณฑ์จริงใด ๆ

คำถามทางธุรกิจ	ข้อมูลการเข้ารหัสที่เกี่ยวข้อง	สิ่งที่ข้อมูลยืนยัน
ลูกค้าสั่งรูปแบบใด?	SKU ภายในที่เชื่อมโยงกับขนาดและสี	ระเบียนสินค้าคงคลังที่จะนำไปดำเนินการ
รายการซื้อขายใดกำลังแลกเปลี่ยนกับคู่ค้า?	GTIN ที่จัดสรรตามกฎที่ใช้บังคับ	ตัวตนของรายการซื้อขายมาตรฐาน
หมวดหมู่ศุลกากรใดใช้บังคับ?	การจำแนกประเภทตามลักษณะของเสื้อผ้าและพิกัดภาษีที่ใช้บังคับ	หมวดหมู่ศุลกากรที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่ตัวตนเฉพาะของผลิตภัณฑ์
หน่วยโลจิสติกส์ใดบรรจุสินค้าที่แพ็กแล้ว?	SSCC หากใช้ระบบระบุดังกล่าว	ตัวตนของหน่วยโลจิสติกส์นั้น

ความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนเหล่านี้สำคัญกว่าการทำให้ค่าของรหัสดูเหมือนกัน การจำแนกประเภทศุลกากรหนึ่งรายการอาจใช้กับผลิตภัณฑ์หลายรูปแบบ ขณะที่หน่วยโลจิสติกส์หนึ่งหน่วยอาจบรรจุ SKU หลายรายการ

การดูแลระเบียนการเข้ารหัสที่เชื่อถือได้

การเข้ารหัสสินค้าที่เชื่อถือได้ขึ้นอยู่กับคำจำกัดความที่ชัดเจนและการจับคู่ระหว่างระบบที่มีการควบคุม การตรวจสอบที่มีประโยชน์ได้แก่:

• กำหนดวัตถุ: ระบุว่ารหัสหมายถึงประเภทผลิตภัณฑ์ รูปแบบที่จำหน่ายได้ ระดับบรรจุภัณฑ์ สินค้าแต่ละรายการ หน่วยโลจิสติกส์ หรือหมวดหมู่ศุลกากร
• บันทึกระบบการเข้ารหัส: จัดเก็บประเภทตัวระบุไว้คู่กับค่า เพื่อไม่ให้ SKU ภายในถูกเข้าใจผิดว่าเป็น GTIN หรือรหัสภาษี
• รักษารูปแบบ: ถือว่ารหัสเป็นตัวระบุเมื่อเหมาะสม รักษาเลขศูนย์นำหน้า และหลีกเลี่ยงการแปลงในสเปรดชีตที่ทำให้ค่าเปลี่ยนแปลง
• ตรวจสอบจำนวนและบรรจุภัณฑ์: ยืนยันว่าตัวระบุที่สแกนหมายถึงหนึ่งหน่วย แพ็กหลายชิ้น หรือหนึ่งกล่อง ก่อนอัปเดตสินค้าคงคลัง
• เก็บคุณลักษณะสนับสนุน: รักษาคำอธิบายและรายละเอียดทางเทคนิคให้เพียงพอสำหรับอธิบายการตัดสินใจด้านการระบุและการจำแนกประเภท
• ควบคุมการเปลี่ยนแปลง: ตรวจสอบการจับคู่รหัสเมื่อผลิตภัณฑ์ บรรจุภัณฑ์ กฎการจัดสรรตัวระบุ หรือการจำแนกประเภทภาษีที่ใช้บังคับมีการเปลี่ยนแปลง
• แยกระเบียนผลิตภัณฑ์และการจัดส่ง: เชื่อมโยงสินค้ากับคำสั่งซื้อและการจัดส่ง โดยไม่เขียนทับตัวระบุผลิตภัณฑ์ด้วยข้อมูลอ้างอิงด้านการขนส่ง

สิ่งเหล่านี้เป็นการตรวจสอบด้านปฏิบัติการ ไม่ใช่มาตรฐานการเข้ารหัสสินค้าแยกต่างหาก จุดประสงค์คือทำให้ความหมายและขอบเขตของแต่ละรหัสชัดเจน

คำถามที่พบบ่อย

การเข้ารหัสสินค้าเหมือนกับการเข้ารหัส HS หรือไม่?

ไม่ การเข้ารหัส HS เป็นรูปแบบเฉพาะของการจำแนกประเภทศุลกากร ส่วนการเข้ารหัสสินค้าเป็นคำอธิบายที่กว้างกว่า ซึ่งอาจครอบคลุมการระบุผลิตภัณฑ์และรหัสอ้างอิงสินค้าคงคลังภายในด้วย

บาร์โค้ดเหมือนกับรหัสผลิตภัณฑ์หรือไม่?

ไม่ บาร์โค้ดเป็นตัวนำข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ อาจใช้เข้ารหัสตัวระบุผลิตภัณฑ์ แต่สัญลักษณ์และตัวระบุไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

ผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการมีหลายรหัสได้หรือไม่?

ได้ ผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการอาจมี SKU ภายใน GTIN และการจำแนกประเภทศุลกากร เนื่องจากแต่ละรหัสมีวัตถุประสงค์แตกต่างกัน ข้อมูลล็อตหรือหมายเลขซีเรียลอาจเพิ่มรายละเอียดได้เมื่อเหมาะสม

สามารถใช้รหัสสินค้าของซัพพลายเออร์โดยไม่ตรวจสอบได้หรือไม่?

ควรตรวจสอบกับสินค้าจริงและระบบศุลกากรที่ใช้บังคับ ข้อมูลอ้างอิงของซัพพลายเออร์อาจไม่มีรายละเอียดหรือการจำแนกประเภทที่จำเป็นสำหรับใบขนสินค้าปลายทาง

แหล่งข้อมูล

• World Customs Organization: What is the Harmonized System? — สนับสนุนกรอบ HS หน้าที่ด้านการจำแนกประเภทระหว่างประเทศ และโครงสร้างหกหลัก
• GS1: Global Trade Item Number — สนับสนุนบทบาทของ GTIN ในการระบุรายการซื้อขาย
• GS1: Serial Shipping Container Code — สนับสนุนการระบุหน่วยโลจิสติกส์และความแตกต่างจากการระบุผลิตภัณฑ์
• GS1: Barcodes — สนับสนุนความแตกต่างระหว่างตัวนำข้อมูลที่เครื่องอ่านได้กับตัวระบุหรือข้อมูลที่เข้ารหัส
• UK Government: Trade Tariff—look up commodity codes, duty and VAT rates — ให้ตัวอย่างอย่างเป็นทางการของการจำแนกประเภทสินค้าเฉพาะเขตอำนาจศาล และข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่จำเป็นต่อการค้นหารหัส