Codifica delle merci
Che cos'è la codifica delle merci?
La codifica delle merci consiste nell'assegnazione e nell'utilizzo di codici per identificare o classificare le merci nell'inventario, nell'e-commerce, nella logistica e nel commercio internazionale. Un codice può identificare un prodotto specifico, distinguere una variante di prodotto, raggruppare le merci all'interno di una classificazione doganale oppure collegare un articolo fisico alla relativa registrazione elettronica. Il significato dipende dal sistema di codifica e dallo scopo aziendale.
Il termine non si riferisce a un unico standard universale. In un magazzino, la codifica delle merci può significare l'assegnazione di unità di mantenimento delle scorte (SKU) interne. Nei dati dei prodotti al dettaglio, può riferirsi a identificatori standardizzati come i Global Trade Item Numbers (GTIN). Nella documentazione doganale, può significare l'assegnazione di codici del Sistema armonizzato (HS) o dei codici delle merci più dettagliati richiesti da un determinato territorio doganale. Questi sistemi hanno scopi diversi e non sono intercambiabili.
Identificazione, classificazione e acquisizione dei dati
Per comprendere la codifica delle merci è necessario distinguere tre attività correlate: identificare le merci, classificarle e rendere le informazioni leggibili dalle macchine. Un singolo prodotto può partecipare a tutte e tre le attività senza utilizzare lo stesso codice per ciascuna di esse.
- Identificazione risponde alla domanda su quale prodotto, variante o singolo oggetto rappresenti una registrazione. Uno SKU interno identifica una registrazione di magazzino all'interno di un'azienda, mentre un GTIN identifica un articolo commerciale secondo le regole GS1.
- Classificazione risponde alla domanda su quale categoria occupino le merci all'interno di un sistema definito. Un codice HS colloca le merci all'interno di una nomenclatura doganale armonizzata a livello internazionale, anziché identificare in modo univoco il prodotto di un venditore.
- Acquisizione dei dati riguarda il modo in cui un sistema legge le informazioni. Un codice a barre è un supporto dati leggibile da una macchina, in grado di codificare un identificatore o altri dati consentiti; non è di per sé un sistema di classificazione dei prodotti.
Questa distinzione è importante quando le informazioni passano da un sistema all'altro. La scansione di un codice a barre non determina autonomamente la classificazione doganale corretta. Analogamente, conoscere un codice HS non rivela quale taglia o colore debba prelevare un magazzino, a meno che tali informazioni non siano registrate separatamente.
Codici comuni nel commercio e nella logistica
La tabella seguente confronta i codici in base alla loro funzione. Non si tratta di una classificazione formale degli standard di codifica delle merci: riunisce diversi sistemi che possono comparire nello stesso flusso di lavoro commerciale.
| Codice o identificatore | Che cosa rappresenta | Utilizzo tipico | Limite importante |
|---|---|---|---|
| Unità di mantenimento delle scorte (SKU) | Un riferimento di inventario definito internamente | Registrazioni dei prodotti, istruzioni di prelievo e controllo delle scorte | Il significato dipende dall'azienda o dal sistema che lo assegna. |
| Global Trade Item Number (GTIN) | Un articolo commerciale identificato secondo gli standard GS1 | Identificazione dei prodotti tra partner commerciali | Non è una classificazione doganale né un numero di tracciamento della spedizione. |
| Codice del Sistema armonizzato (HS) | Una categoria di merci nella nomenclatura HS internazionale | Classificazione doganale e statistiche commerciali | Più prodotti diversi possono rientrare nella stessa classificazione. |
| Codice delle merci nazionale o regionale | Una classificazione tariffaria all'interno del sistema doganale applicabile | Dichiarazioni di importazione o esportazione e consultazione delle tariffe | Il livello di dettaglio richiesto e il trattamento dipendono dalla giurisdizione. |
| Serial Shipping Container Code (SSCC) | Una specifica unità logistica secondo gli standard GS1 | Identificazione di un pallet, collo o pacco gestito come unità logistica | Identifica l'unità logistica, non il tipo di prodotto contenuto. |
| Riferimento di lotto, partita o serie | Un raggruppamento di produzione o un singolo articolo, a seconda del riferimento | Tracciabilità, indagini sulla qualità e registrazioni a livello di articolo | Fornisce un livello di dettaglio diverso da quello di un identificatore di prodotto. |
Un codice a barre può contenere alcuni di questi identificatori, a seconda dello standard del codice a barre e dell'applicazione. Il simbolo visibile e le informazioni codificate al suo interno devono quindi essere considerati concetti correlati ma distinti.
Come funziona la codifica delle merci in una catena di approvvigionamento e-commerce
Configurazione dei prodotti
La codifica delle merci inizia con una descrizione chiara di ciò che un'azienda vende o gestisce. Gli attributi rilevanti possono includere materiale, funzione, dimensioni, taglia, colore, livello di imballaggio e indicazione se la registrazione rappresenti un'unità singola o una confezione multipla. Gli attributi necessari dipendono dal prodotto e dall'attività di codifica prevista.
Un sistema di inventario interno può assegnare uno SKU separato a ogni variante vendibile. Se viene utilizzato un GTIN, la sua assegnazione deve seguire le regole GS1 applicabili invece di limitarsi a copiare la struttura dello SKU interno. Un'azienda può mantenere entrambi gli identificatori nella stessa registrazione del prodotto senza considerarli equivalenti.
Ricezione e stoccaggio
Al momento della ricezione, un identificatore presente sulla merce o sull'imballaggio può essere associato a un ordine di acquisto e a una registrazione di inventario. Il processo di ricezione può inoltre registrare la quantità, le condizioni, le informazioni sul lotto e il luogo di stoccaggio. I codici dei prodotti e i codici delle ubicazioni hanno ruoli diversi: il primo identifica ciò che è immagazzinato, mentre il secondo identifica dove è immagazzinato.
Il livello di imballaggio richiede particolare attenzione. Un codice relativo a un collo non deve essere automaticamente interpretato come un codice relativo a una singola unità. Quando i sistemi distinguono tra unità, colli e pallet, i relativi rapporti quantitativi devono essere registrati esplicitamente per evitare errori di conteggio.
Preparazione ed evasione degli ordini
Durante l'evasione, una riga dell'ordine identifica l'articolo richiesto e il processo di prelievo collega tale richiesta all'inventario disponibile. La scansione del codice a barre può supportare questo processo di abbinamento, ma la sua utilità dipende dall'accuratezza delle registrazioni sottostanti relative ai prodotti e agli imballaggi.
Dopo l'imballaggio, a una spedizione possono essere assegnati identificatori che hanno uno scopo diverso dai codici dei prodotti. Un numero di tracciamento del corriere si riferisce alle registrazioni del trasporto. Un SSCC identifica un'unità logistica. Nessuno dei due dovrebbe sostituire gli identificatori dei prodotti necessari per descrivere il contenuto.
Resi e riconciliazione
Per un reso, un codice prodotto può aiutare a collegare l'articolo ricevuto alla riga dell'ordine originale. Quando pertinente, un riferimento di lotto o di serie può fornire informazioni aggiuntive sull'articolo restituito. Tuttavia, un codice leggibile da solo non stabilisce le condizioni, l'autenticità o l'idoneità dell'articolo al rimborso; tali decisioni richiedono controlli separati.
Codifica delle merci nelle operazioni doganali e nel commercio transfrontaliero
Nel lavoro doganale, la codifica delle merci riguarda solitamente la classificazione tariffaria. Il Sistema armonizzato dell'Organizzazione mondiale delle dogane fornisce una nomenclatura internazionale in cui le merci sono organizzate in voci e sottovoci. I suoi codici armonizzati a livello internazionale utilizzano sei cifre. I territori doganali possono aggiungere ulteriori suddivisioni per le proprie esigenze tariffarie e statistiche.
La classificazione appropriata dipende dalle merci e dal quadro giuridico applicabile, comprese le voci pertinenti, le note di sezione, le note di capitolo e le regole interpretative. Un breve titolo di marketing potrebbe non fornire informazioni sufficienti. A seconda del prodotto, la classificazione può richiedere dettagli sulla composizione, sulla funzione principale, sulle caratteristiche di fabbricazione o sul modo in cui le merci sono presentate.
Un codice HS non costituisce una descrizione completa dei requisiti di importazione. La classificazione può contribuire a determinare il trattamento tariffario applicabile, ma i dazi e gli altri requisiti possono dipendere anche dall'origine, dal valore doganale, dalle misure commerciali e dalle regole della destinazione. Un codice non deve essere presentato come garanzia universale di una determinata aliquota del dazio o di un'importazione senza restrizioni.
Ai fini operativi, le aziende devono distinguere il riferimento HS internazionale dal codice completo richiesto in una determinata dichiarazione. Devono inoltre verificare quale edizione tariffaria e quale giurisdizione siano applicabili. Una classificazione ricevuta da un fornitore può essere un'utile informazione di supporto, ma deve essere verificata rispetto alle merci pertinenti e ai requisiti della destinazione, anziché essere accettata solo perché compare già in un foglio di calcolo.
Esempio illustrativo
Un rivenditore che vende T-shirt di cotone in diverse taglie e colori può utilizzare diversi codici per la stessa attività commerciale. L'esempio seguente è illustrativo e non assegna un codice doganale ad alcun prodotto reale.
| Domanda aziendale | Informazioni di codifica pertinenti | Che cosa stabilisce |
|---|---|---|
| Quale variante ha ordinato il cliente? | Uno SKU interno collegato a taglia e colore | La registrazione di inventario da evadere |
| Quale articolo commerciale viene scambiato con un partner commerciale? | Un GTIN assegnato secondo le regole applicabili | L'identità standardizzata dell'articolo commerciale |
| Quale categoria doganale è applicabile? | Una classificazione basata sulle caratteristiche dell'indumento e sulla tariffa applicabile | La categoria doganale pertinente, non un'identità univoca del prodotto |
| Quale unità logistica contiene le merci imballate? | Un SSCC, se viene utilizzato tale sistema di identificazione | L'identità di quella unità logistica |
La relazione tra queste registrazioni è più importante che rendere simili i loro valori. Una classificazione doganale può applicarsi a diverse varianti di prodotto, mentre una singola unità logistica può contenere più SKU.
Mantenimento di registrazioni di codifica affidabili
Una codifica affidabile delle merci dipende da definizioni chiare e da mappature controllate tra i sistemi. I controlli utili includono:
- Definire l'oggetto: specificare se il codice si riferisce a un tipo di prodotto, a una variante vendibile, a un livello di imballaggio, a un singolo articolo, a un'unità logistica o a una categoria doganale.
- Registrare il sistema di codifica: memorizzare il tipo di identificatore insieme al suo valore, in modo che uno SKU interno non venga scambiato per un GTIN o un codice tariffario.
- Preservare il formato: trattare i codici come identificatori quando appropriato, conservando gli zeri iniziali ed evitando conversioni nei fogli di calcolo che ne alterino i valori.
- Controllare quantità e imballaggio: verificare se un identificatore scansionato rappresenta un'unità singola, una confezione multipla o un collo prima di aggiornare l'inventario.
- Mantenere gli attributi di supporto: conservare descrizioni e dettagli tecnici sufficienti a spiegare le decisioni di identificazione e classificazione.
- Controllare le modifiche: riesaminare le mappature dei codici quando cambiano i prodotti, gli imballaggi, le regole di assegnazione degli identificatori o le classificazioni tariffarie applicabili.
- Separare le registrazioni dei prodotti e delle spedizioni: collegare le merci agli ordini e alle spedizioni senza sovrascrivere gli identificatori dei prodotti con riferimenti di trasporto.
Si tratta di controlli operativi, non di uno standard separato di codifica delle merci. Il loro scopo è rendere espliciti il significato e l'ambito di ciascun codice.
Domande frequenti
La codifica delle merci è uguale alla codifica HS?
No. La codifica HS è una forma specifica di classificazione doganale. La codifica delle merci è un termine descrittivo più ampio che può includere anche l'identificazione dei prodotti e i riferimenti interni all'inventario.
Un codice a barre è uguale a un codice prodotto?
No. Un codice a barre è un supporto di dati leggibile da una macchina. Può codificare un identificatore di prodotto, ma il simbolo e l'identificatore non sono la stessa cosa.
Un prodotto può avere diversi codici?
Sì. Un prodotto può avere uno SKU interno, un GTIN e una classificazione doganale, perché ciascuno svolge una funzione diversa. I riferimenti di lotto o di serie possono aggiungere ulteriori dettagli quando applicabile.
Il codice delle merci di un fornitore può essere utilizzato senza verificarlo?
Deve essere verificato rispetto alle merci effettive e al sistema doganale applicabile. Il riferimento di un fornitore potrebbe non fornire il livello di dettaglio o la classificazione richiesti per la dichiarazione della destinazione.
Fonti
- Organizzazione mondiale delle dogane: Che cos'è il Sistema armonizzato? — Supporta il quadro HS, la sua funzione di classificazione internazionale e la struttura a sei cifre.
- GS1: Global Trade Item Number — Supporta il ruolo dei GTIN nell'identificazione degli articoli commerciali.
- GS1: Serial Shipping Container Code — Supporta l'identificazione delle unità logistiche e la distinzione dall'identificazione dei prodotti.
- GS1: Codici a barre — Supporta la distinzione tra supporti dati leggibili dalle macchine e gli identificatori o le informazioni che codificano.
- Governo del Regno Unito: Tariffa commerciale — consultazione dei codici delle merci, dei dazi e delle aliquote IVA — Fornisce un esempio ufficiale di classificazione delle merci specifica per giurisdizione e delle informazioni sui prodotti necessarie per trovare un codice.
