Codificarea mărfurilor
Ce este codificarea mărfurilor?
Codificarea mărfurilor reprezintă atribuirea și utilizarea codurilor pentru identificarea sau clasificarea mărfurilor din inventar, comerț electronic, logistică și comerț internațional. Un cod poate identifica un anumit produs, poate diferenția o variantă de produs, poate grupa mărfurile într-o clasificare vamală sau poate conecta un articol fizic cu înregistrarea sa electronică. Semnificația depinde de sistemul de codificare și de scopul comercial.
Termenul nu se referă la un singur standard universal. Într-un depozit, codificarea mărfurilor poate însemna atribuirea unor unități interne de gestionare a stocurilor (SKU). În datele despre produsele din retail, se poate referi la identificatori standardizați precum Numerele globale ale articolelor comerciale (GTIN). În documentația vamală, poate însemna atribuirea codurilor Sistemului armonizat (HS) sau a codurilor de mărfuri mai detaliate solicitate de un anumit teritoriu vamal. Aceste sisteme au scopuri diferite și nu sunt interschimbabile.
Identificare, clasificare și captarea datelor
Înțelegerea codificării mărfurilor necesită separarea a trei activități conexe: identificarea mărfurilor, clasificarea mărfurilor și transformarea informațiilor într-un format care poate fi citit automat. Un singur produs poate participa la toate cele trei activități fără a utiliza același cod pentru fiecare dintre ele.
- Identificarea răspunde la întrebarea ce produs, variantă sau obiect individual reprezintă o înregistrare. Un SKU intern identifică o înregistrare de stoc în cadrul unei companii, în timp ce un GTIN identifică un articol comercial conform regulilor GS1.
- Clasificarea răspunde la întrebarea cărei categorii îi aparțin mărfurile într-un sistem definit. Un cod HS plasează mărfurile într-o nomenclatură vamală armonizată la nivel internațional, fără a identifica în mod unic produsul unui vânzător.
- Captarea datelor se referă la modul în care un sistem citește informațiile. Un cod de bare este un suport de date care poate fi citit automat și care poate codifica un identificator sau alte date permise; nu este în sine un sistem de clasificare a produselor.
Această distincție este importantă atunci când informațiile sunt transferate între sisteme. Scanarea unui cod de bare nu determină în mod independent clasificarea vamală corectă. În mod similar, cunoașterea unui cod HS nu dezvăluie ce mărime sau culoare ar trebui selectată din depozit, dacă informația respectivă nu este înregistrată separat.
Coduri întâlnite frecvent în comerț și logistică
Tabelul de mai jos compară codurile în funcție de rolul lor. Nu reprezintă o clasificare oficială a standardelor de codificare a mărfurilor, ci reunește mai multe sisteme diferite care pot apărea în același flux comercial.
| Cod sau identificator | Ce reprezintă | Utilizare obișnuită | Limită importantă |
|---|---|---|---|
| Unitate de gestionare a stocurilor (SKU) | O referință de inventar definită intern | Înregistrări de produse, instrucțiuni de colectare și controlul stocurilor | Semnificația sa depinde de compania sau sistemul care îl atribuie. |
| Număr global al articolului comercial (GTIN) | Un articol comercial identificat conform standardelor GS1 | Identificarea produselor între partenerii comerciali | Nu este o clasificare vamală sau un număr de urmărire a expedierii. |
| Codul Sistemului armonizat (HS) | O categorie de mărfuri din nomenclatura internațională HS | Clasificare vamală și statistici comerciale | Mai multe produse diferite pot intra în aceeași clasificare. |
| Cod național sau regional de mărfuri | O clasificare tarifară în cadrul sistemului vamal aplicabil | Declarații de import sau export și consultarea tarifelor | Nivelul de detaliu și tratamentul necesar depind de jurisdicție. |
| Cod serial al unității de expediere (SSCC) | O anumită unitate logistică în conformitate cu standardele GS1 | Identificarea unui palet, container sau colet gestionat ca unitate logistică | Identifică unitatea logistică, nu tipul produsului aflat în interior. |
| Referință de lot sau serie | Un grup de producție sau un articol individual, în funcție de referință | Trasabilitate, investigații privind calitatea și înregistrări la nivel de articol | Oferă un nivel de detaliu diferit de cel al unui identificator de produs. |
Un cod de bare poate conține unii dintre acești identificatori, în funcție de standardul codului de bare și de aplicație. Prin urmare, simbolul vizibil și informațiile codificate în acesta trebuie tratate ca noțiuni conexe, dar distincte.
Cum funcționează codificarea mărfurilor într-un lanț de aprovizionare pentru comerț electronic
Configurarea produsului
Codificarea mărfurilor începe cu o descriere clară a produselor vândute sau gestionate de o companie. Atributele relevante pot include materialul, funcția, dimensiunile, mărimea, culoarea, nivelul de ambalare și dacă înregistrarea reprezintă o unitate individuală sau un pachet multiplu. Atributele necesare depind de produs și de activitatea de codificare vizată.
Un sistem intern de inventar poate atribui un SKU separat fiecărei variante comercializabile. Dacă se utilizează un GTIN, atribuirea acestuia ar trebui să respecte regulile GS1 aplicabile, nu să copieze pur și simplu structura SKU-ului intern. O companie poate păstra ambii identificatori în aceeași înregistrare de produs fără a-i considera echivalenți.
Recepție și depozitare
La recepție, un identificator de pe mărfuri sau ambalaj poate fi asociat cu o comandă de achiziție și cu o înregistrare de inventar. Procesul de recepție poate înregistra, de asemenea, cantitatea, starea, informațiile despre lot și locația de depozitare. Codurile produselor și codurile locațiilor au roluri diferite: unul identifică ceea ce este depozitat, iar celălalt identifică locul în care este depozitat.
Nivelul de ambalare necesită o atenție deosebită. Un cod pentru un container nu trebuie interpretat automat ca un cod pentru o singură unitate. Atunci când sistemele fac distincție între unități, containere și paleți, relațiile dintre cantitățile asociate trebuie înregistrate explicit pentru a preveni erorile de numărare.
Onorarea și expedierea comenzilor
În timpul onorării comenzii, o linie a comenzii identifică articolul solicitat, iar procesul de colectare conectează solicitarea la inventarul disponibil. Scanarea codurilor de bare poate sprijini acest proces de asociere, însă utilitatea sa depinde de acuratețea înregistrărilor de bază privind produsele și ambalajele.
După ambalare, o expediere poate primi identificatori care au un scop diferit de cel al codurilor produselor. Numărul de urmărire al transportatorului se referă la înregistrările de transport. Un SSCC identifică o unitate logistică. Niciunul dintre acestea nu ar trebui să înlocuiască identificatorii produselor necesari pentru descrierea conținutului.
Retururi și reconciliere
În cazul unui retur, un cod de produs poate ajuta la asocierea articolului primit cu linia comenzii inițiale. Dacă este relevant, o referință de lot sau de serie poate oferi informații suplimentare despre articolul returnat. Totuși, un cod lizibil nu stabilește singur starea, autenticitatea sau eligibilitatea articolului pentru rambursare; aceste decizii necesită verificări separate.
Codificarea mărfurilor în vamă și comerțul transfrontalier
În activitatea vamală, codificarea mărfurilor se referă de obicei la clasificarea tarifară. Sistemul armonizat al Organizației Mondiale a Vămilor oferă o nomenclatură internațională în care mărfurile sunt organizate în poziții și subpoziții. Codurile sale armonizate la nivel internațional utilizează șase cifre. Teritoriile vamale pot adăuga subdiviziuni suplimentare pentru propriile cerințe tarifare și statistice.
Clasificarea corespunzătoare depinde de mărfuri și de cadrul legal aplicabil, inclusiv de pozițiile relevante, notele de secțiune, notele de capitol și regulile de interpretare. Un titlu scurt de marketing poate să nu ofere suficiente informații. În funcție de produs, clasificarea poate necesita detalii despre compoziție, funcția principală, caracteristicile de fabricație sau modul în care sunt prezentate mărfurile.
Un cod HS nu reprezintă o declarație completă privind cerințele de import. Clasificarea poate ajuta la determinarea tratamentului tarifar aplicabil, însă taxele vamale și celelalte cerințe pot depinde, de asemenea, de origine, valoarea în vamă, măsurile comerciale și regulile destinației. Un cod nu trebuie prezentat drept o garanție universală a unei anumite cote de taxare sau a importului fără restricții.
Din punct de vedere operațional, companiile ar trebui să distingă referința internațională HS de codul complet necesar într-o anumită declarație. De asemenea, trebuie să verifice ce ediție tarifară și ce jurisdicție se aplică. O clasificare primită de la un furnizor poate fi o informație utilă, dar trebuie verificată în raport cu mărfurile relevante și cu cerințele destinației, nu acceptată doar pentru că apare deja într-o foaie de calcul.
Exemplu ilustrativ
Un comerciant care vinde tricouri din bumbac în diferite mărimi și culori poate utiliza mai multe coduri pentru aceeași activitate comercială. Exemplul de mai jos este ilustrativ și nu atribuie un cod vamal unui produs real.
| Întrebarea companiei | Informații relevante de codificare | Ce stabilește |
|---|---|---|
| Ce variantă a comandat clientul? | Un SKU intern asociat cu mărimea și culoarea | Înregistrarea de inventar care trebuie onorată |
| Ce articol comercial este schimbat cu un partener comercial? | Un GTIN atribuit conform regulilor aplicabile | Identitatea standardizată a articolului comercial |
| Ce categorie vamală se aplică? | O clasificare bazată pe caracteristicile articolului vestimentar și pe tariful aplicabil | Categoria vamală relevantă, nu o identitate unică a produsului |
| Ce unitate logistică conține mărfurile ambalate? | Un SSCC, dacă este utilizat acest sistem de identificare | Identitatea unității logistice respective |
Relația dintre aceste înregistrări este mai importantă decât faptul că valorile lor arată similar. O clasificare vamală se poate aplica mai multor variante de produse, în timp ce o singură unitate logistică poate conține mai multe SKU-uri.
Menținerea unor înregistrări fiabile de codificare
Codificarea fiabilă a mărfurilor depinde de definiții clare și de asocieri controlate între sisteme. Verificările utile includ:
- Definiți obiectul: precizați dacă codul se referă la un tip de produs, o variantă comercializabilă, un nivel de ambalare, un articol individual, o unitate logistică sau o categorie vamală.
- Înregistrați sistemul de codificare: stocați tipul identificatorului împreună cu valoarea sa, astfel încât un SKU intern să nu fie confundat cu un GTIN sau un cod tarifar.
- Păstrați formatul: tratați codurile ca identificatori, după caz, păstrând zerourile de la început și evitând conversiile în foi de calcul care le modifică valorile.
- Verificați cantitățile și ambalajele: confirmați dacă un identificator scanat reprezintă o unitate, un pachet multiplu sau un container înainte de actualizarea inventarului.
- Păstrați atributele justificative: mențineți descrieri și detalii tehnice suficiente pentru a explica deciziile de identificare și clasificare.
- Controlați modificările: revizuiți asocierile codurilor atunci când se modifică produsele, ambalajele, regulile de atribuire a identificatorilor sau clasificările tarifare aplicabile.
- Separați înregistrările produselor de cele ale expedierilor: asociați mărfurile cu comenzile și expedierile fără a înlocui identificatorii produselor cu referințe de transport.
Acestea sunt verificări operaționale, nu un standard separat de codificare a mărfurilor. Scopul lor este de a face explicită semnificația și sfera fiecărui cod.
Întrebări și răspunsuri
Este codificarea mărfurilor același lucru cu codificarea HS?
Nu. Codificarea HS este o formă specifică de clasificare vamală. Codificarea mărfurilor este un termen descriptiv mai larg, care poate include și identificarea produselor și referințele interne de inventar.
Este un cod de bare același lucru cu un cod de produs?
Nu. Un cod de bare este un suport de date care poate fi citit automat. Acesta poate codifica un identificator de produs, dar simbolul și identificatorul nu sunt același lucru.
Poate avea un produs mai multe coduri?
Da. Un produs poate avea un SKU intern, un GTIN și o clasificare vamală, deoarece fiecare servește unui scop diferit. Referințele de lot sau de serie pot adăuga detalii suplimentare, dacă este cazul.
Poate fi utilizat codul de mărfuri al unui furnizor fără verificare?
Acesta trebuie verificat în raport cu mărfurile reale și cu sistemul vamal aplicabil. Referința unui furnizor poate să nu ofere nivelul de detaliu sau clasificarea necesară pentru declarația destinației.
Surse
- Organizația Mondială a Vămilor: Ce este Sistemul armonizat? — Susține cadrul HS, funcția sa de clasificare internațională și structura formată din șase cifre.
- GS1: Numărul global al articolului comercial — Susține rolul GTIN-urilor în identificarea articolelor comerciale.
- GS1: Codul serial al unității de expediere — Susține identificarea unităților logistice și distincția față de identificarea produselor.
- GS1: Coduri de bare — Susține distincția dintre suporturile de date care pot fi citite automat și identificatorii sau informațiile pe care le codifică.
- Guvernul Regatului Unit: Tarif comercial — căutați codurile de mărfuri, taxele vamale și cotele TVA — Oferă un exemplu oficial de clasificare a mărfurilor specifică jurisdicției și de informații despre produse necesare pentru găsirea unui cod.
