Stroški dostave zadnje milje: Kako izračunati strošek na uspešno dostavo

Za izračun stroška zadnje milje na uspešno dostavo delite vse skupne stroške zadnje milje, pripisljive določeni skupini pošiljk, s številom pošiljk iz te skupine, ki so bile uspešno dostavljene. V števec vključite stroške neuspešnih poskusov in ponovnih dostav, vendar vsako uspešno dostavljeno pošiljko štejte samo enkrat. Za trgovca ali izvajalca dostave to meri dejanski strošek dokončanja dostave – ne zgolj odpreme paketa ali izvedbe poskusa.

Formula je preprosta. Težje je opredeliti uspeh, povezati stroške s pravimi pošiljkami ter ločiti stroške, na katere lahko vplivate, od stroškov, ki so že vključeni v račun prevoznika. Ta vodnik predstavlja praktično metodo poslovodnega računovodstva, izdelan primer in ponovljiv postopek poročanja. Ne gre za predpisan standard računovodskega poročanja ali panožno merilo.

Formula in meje merjenja

Strošek na uspešno dostavo = Skupni pripisljivi stroški dostave zadnje milje ÷ Edinstvene uspešno dostavljene pošiljke

Pred kakršnim koli izračunom dokumentirajte tri opredelitve:

• Kje se začne zadnja milja: Na primer, ko pošiljka prispe v lokalni dostavni center ali ko je predana končnemu dostavljavcu. Izberite mejo, ki ustreza stroškom, ki jih lahko vaša organizacija prepozna.
• Kaj šteje kot uspeh: Pošiljka s sprejetim izidom dostave v skladu z vašo obljubo glede storitve. Pri dostavi na dom je to lahko potrjen dogodek dostave. Pri storitvi prevzema pa je morda potreben prevzem s strani stranke, ne le prihod na prevzemno mesto.
• Katero enoto štejete: Običajno pošiljko ali paket, ne naročila, postanka, poskusa dostave ali dogodka sledenja.

En dostavni postanek lahko vključuje več paketov, eno naročilo pa lahko ustvari več pošiljk. Te enote niso medsebojno zamenljive. Če vaše podjetje potrebuje merilo na ravni naročila, ga izračunajte ločeno in pojasnite, kako obravnavate razdeljene pošiljke.

V vseh obdobjih uporabljajte isto opredelitev. V nasprotnem primeru je lahko navidezno izboljšanje posledica spremembe imenovalca, ne pa izboljšanja dostavnih postopkov.

Kateri stroški sodijo v izračun?

Začnite s svojim operativnim modelom. Izvajalec z lastnim voznim parkom mora združiti stroške dostavnega dela, vozil in poslovanja. Trgovec, ki kupuje dostavne storitve, naj začne z računi prevoznikov in doda le ustrezne stroške, ki jih krije ločeno.

Isti strošek ne sme biti štet dvakrat. Če plačilo voznika vključuje čas, porabljen za ponovne dostave, je ta čas že vključen v strošek dela. Del ga lahko razvrstite kot delo zaradi izjeme, vendar ga ne smete dodati še enkrat. Prav tako trgovec ne sme ocenjevati stroškov goriva in voznikov prevoznika poleg računa, ki te storitve že vključuje.

Osnovno merilo dostave naj bo ločeno od širših izgub

Stroški zamenjave izdelkov, nadomestila strankam, izgubljeno blago in povratni prevoz lahko vplivajo na dobičkonosnost. Vsi pa ne sodijo nujno v osnovno merilo dostave zadnje milje.

Koristen pristop je poročanje o dveh jasno označenih merilih:

• Osnovni strošek dostave na uspeh: Izvedba dostave, pripisljivi režijski stroški poslovanja in obravnava izjem pri dostavi znotraj vaše meje.
• Razširjeni strošek, povezan z dostavo, na uspeh: Osnovno merilo skupaj z izrecno opredeljenimi postavkami, kot sta prevoz vračila pošiljatelju ali nadomestilo stranki, povezano z dostavo.

Razširjenega merila ne primerjajte z ozkim merilom stroškov prevoznika drugega poslovanja. Oznaki se lahko slišita podobno, vendar se osnovni stroški lahko bistveno razlikujejo.

Skupne stroške razporedite z uporabo operativnega dejavnika

Pri poročanju s celotnimi stroški razporedite skupne stroške na podlagi dokumentirane osnove: ure voznikov za podporo odpremi, ure delovanja vozil ali razdaljo za stroške vozil ter obseg obravnave za delo v dostavnem centru. Enotna razporeditev na paket je preprostejša, vendar lahko prikrije razlike med gostimi potmi in oddaljenimi dostavami.

Pri razlagi rezultata ločite stalne in spremenljive stroške. Obravnava poslovodnega računovodstva OpenStax pojasnjuje, da stalni stroški v celoti ostajajo nespremenjeni znotraj ustreznega razpona dejavnosti, medtem ko se spremenljivi stroški spreminjajo z obsegom dejavnosti. Zato se lahko povprečni strošek dostave znižuje, ko obstoječe zmogljivosti obravnavajo več pošiljk, tudi brez nižje cene dela ali goriva.

Izdelan primer: odpremljeni paketi niso dokončane dostave

Naslednje številke so hipotetične in izražene v USD. Ponazarjajo metodo, ne običajnih tržnih cen.

Dostavna dejavnost spremlja skupino 1.000 pošiljk. Od teh jih je 800 uspešnih v prvem poskusu. Nadaljnjih 100 je uspešnih po enem dodatnem poskusu. Preostalih 100 v poročevalskem obdobju ne doseže uspešne dostave. Dejavnost zato zabeleži 1.100 poskusov in 900 edinstvenih uspešnih pošiljk.

• Strošek na odpremljeno pošiljko: $10,800 ÷ 1,000 = $10.80.
• Strošek na poskus dostave: $10,800 ÷ 1,100 = približno $9.82.
• Strošek na uspešno dostavo: $10,800 ÷ 900 = $12.00.
• Uspešnost prvega poskusa: 800 ÷ 1,000 = 80 %.
• Stopnja dokončanja dostave v obdobju: 900 ÷ 1,000 = 90 %.

Vsa tri merila stroškov so veljavna, vendar odgovarjajo na različna vprašanja. Strošek na poskus opisuje dejavnost. Strošek na odpremljeno pošiljko opisuje strošek sprejema dela. Strošek na uspešno dostavo povezuje skupno porabo z dokončanimi izidi.

Stroški 100 neuspešnih pošiljk ostanejo v števcu. Če bi jih odstranili, bi prikrili del stroškov, potrebnih za izvedbo 900 uspešnih dostav.

Vzpostavite izračun, ki ga lahko vaša ekipa ponavlja

1. Izberite skupino pošiljk in obdobje opazovanja

Za diagnostično analizo združite pošiljke glede na enoten začetni dogodek, na primer prvo odpremo v določenem tednu. To skupino spremljajte skozi določeno obdobje opazovanja in ji pripišite ustrezne stroške.

Razmerje za koledarski mesec lahko podpira tudi pripravo proračuna, vendar zahteva previdnost: stroški tega meseca lahko vključujejo poskuse pošiljk, odpremljenih prejšnji mesec, medtem ko nekatere pošiljke, odpremljene ta mesec, še niso zaključene. Razmerje, vezano na obdobje, označite kot tako, namesto da ga predstavite kot popolnoma usklajen rezultat skupine.

2. Vzpostavite identifikator pošiljke

Ustvarite stabilen zapis na ravni pošiljke, ki povezuje podatke o odpremi, dogodke sledenja, stroške prevoznika in obravnavo izjem. Odstranite podvojena ponavljajoča se skeniranja dostave in vrstice računov. Kadar se sledilne številke spremenijo, ohranite povezavo med prvotno pošiljko in njenimi poznejšimi identifikatorji.

Nadomestna pošiljka je ločen fizični premik. Opredelite, ali spada v novo skupino dostav ali v razširjeno analizo na ravni naročila; obeh pristopov ne združujte tiho.

3. Standardizirajte izide dostave

Operativna stanja preslikajte v majhen nabor poročevalskih izidov, kot so dostavljeno, čaka na prevzem, neuspešno in zaključeno ali še odprto. Ohranite izvorno stanje prevoznika, da je mogoče preveriti sporne preslikave.

Skeniranje dostave je dokaz operativnega stanja, ne pa samodejna rešitev vsakega zahtevka stranke. Določite, kako potrjene napačne dostave, popravljeni skeni in spori glede dokazila o dostavi vplivajo na končno razvrstitev.

4. Uskladite stroške in dobropise

Kjer je mogoče, račune prevoznikov povežite s pošiljkami. Pri delu z lastnim voznim parkom uskladite plačilne liste ali plačila pogodbenim izvajalcem, stroške vozil in razporeditve skupnih stroškov z ustreznimi računovodskimi evidencami. Kadar stroški prispejo v različnih valutah, uporabljajte dosledno politiko pretvorbe valut.

Dejanske stroške ločite od ocen ali časovnih razmejitev. Če so pozni računi pomembni, izdajte začasni rezultat in nato končno različico, namesto da bi manjkajoči stroški ustvarili videz izboljšane učinkovitosti.

5. Odprte pošiljke poročajte izrecno

Pošiljka, ki je še v tranzitu, še ni neuspešna. Poleg razmerja poročajte tudi število odprtih pošiljk in navedite presečni datum opazovanja. Za primerjave uporabljajte skupine s podobno zrelostjo ali uporabite isto določeno obdobje opazovanja.

Če skupina nima nobene uspešne dostave, je razmerje neopredeljeno – ne nič. Namesto prisilnega številskega rezultata prikažite skupne stroške ter število neuspešnih ali odprtih pošiljk.

6. Objavite podporna merila

Najmanj prikažite število pošiljk, uspešne dostave, skupno število poskusov, odprte pošiljke, uspešnost prvega poskusa in skupne pripisljive stroške. Tako je glavno število preverljivo in lažje je pojasniti, zakaj se je spremenilo.

Rezultat uporabite za iskanje ustreznega operativnega ukrepa

Skupno povprečje je izhodišče, ne diagnoza. Izračun razčlenite glede na značilnosti, ki bi lahko spremenile operativno odločitev: območje dostave, raven storitve, velikost paketa, stanovanjski ali poslovni cilj, prevoznik ali vrsta poti.

V vsakem segmentu ohranite dovolj pošiljk, da ne boste sklepov sprejemali na podlagi osamljenih izjem. Prav tako ločite razlike v sestavi storitev od razlik v izvedbi. Oddaljene dostave in goste mestne poti ne smete obravnavati kot enakovredno delo samo zato, ker oboje vključuje dostavo paketov.

Preglednost pošiljk lahko podpira razvrščanje izidov in analizo izjem, vendar dogodki sledenja sami po sebi ne zagotavljajo stroškov dela, računov prevoznikov ali pravil razporeditve. Izračun stroškov vzpostavite na podlagi finančnih in operativnih evidenc skupaj; nadzorne plošče za sledenje ne obravnavajte kot popolne knjige stroškov dostave.

Izboljšave ocenjujte glede na skupne stroške, ne le glede na stopnjo dostave

Vrnimo se k hipotetičnemu primeru. Predpostavimo, da ukrep ustvari 50 dodatnih uspešnih dostav za 300 USD dodatnih pripisljivih stroškov. Novi rezultat je 11.100 USD ÷ 950 oziroma približno 11,68 USD na uspešno dostavo v primerjavi s prejšnjimi 12,00 USD.

Dodatni strošek znaša 300 USD ÷ 50 oziroma 6 USD na dodaten uspeh. Ta številka pomaga oceniti ukrep, vendar ne nadomešča povprečja s celotnimi stroški. Pred uvedbo preverite, ali primerjava vključuje vse dodatne stroške in ali se kakovost storitve drugje ni poslabšala.

Pri poslovanju z lastnim voznim parkom se lahko dodatno delo izvaja v obstoječih zmogljivostih, dokler ni potreben nov voznik, vozilo ali izmena. Kratkoročno izboljšanje je zato treba preizkusiti pri obsegu, pri katerem podjetje pričakuje, da bo poslovalo.

Pogoste napake, zaradi katerih je številka zavajajoča

• Štetje poskusov kot uspehov: Pošiljka, dostavljena v tretjem poskusu, prispeva en uspeh, ne treh.
• Izključitev stroškov neuspešnih dostav: Ti stroški so del stroškov ustvarjanja uspešnih izidov.
• Mešanje naročil, paketov in postankov: Izberite eno enoto in jo ohranite skozi celoten izračun.
• Primerjava neenakih stroškovnih meja: Stroške samo na podlagi računov in celotne stroške voznega parka je treba pred primerjavo uskladiti.
• Spreminjanje pravil razporeditve brez pojasnila: Spremenjena razporeditev režijskih stroškov lahko spremeni rezultat, ne da bi se poslovanje spremenilo.
• Optimizacija razmerja z izogibanjem zahtevnim pošiljkam: Nižje povprečje lahko odraža drugačno sestavo strank ali destinacij, ne pa boljše izvedbe.

Najbolj uporaben poročevalski paket združuje stabilno glavno merilo s kratko razlago sprememb stopenj, sestave pošiljk, dokončanosti in izkoriščenosti zmogljivosti. Financam dodelite odgovornost za usklajevanje stroškov, operativnemu delu pa odgovornost za opredelitve izidov in analizo izjem.

Pogosta vprašanja

Ali je treba neuspešne dostave vključiti v izračun?

Njihove pripisljive stroške dostave vključite v števec. V imenovalec uspešnih dostav ne sodijo, razen če v poročevalskem obdobju pozneje dosežejo opredeljeni uspešni izid. Pošiljke, ki so še odprte, poročajte ločeno od potrjeno neuspešnih izidov.

Ali je paket, dostavljen na prevzemno mesto, uspešna dostava?

To je odvisno od meje storitve, ki jo opredelite. Prihod na prevzemno mesto in prevzem s strani prejemnika sta različna dogodka. Če merite obljubo prejetja s strani stranke, uporabite potrjen prevzem. Če merite dokončano predajo prevoznika na prevzemno mesto, ta ožji izid izrecno označite.

Ali naj plačila strank za dostavo zmanjšajo strošek dostave?

Prihodke od dostave, ki jih plačajo stranke, ohranite ločene od osnovnega merila stroškov. Izračunate lahko tudi neto subvencijo dostave na uspeh tako, da pripisljive prihodke od dostave odštejete od stroškov dostave in rezultat delite z uspešnimi dostavami. Označite jo ločeno, da se spremembe prihodkov ne bodo zdele kot izboljšave operativnih stroškov.

Kakšen je dober strošek na uspešno dostavo?

Ni univerzalnega cilja, primernega za vsako geografijo, profil paketa in obljubo glede storitve. Vzpostavite notranjo osnovo z dosledno metodo, primerjajte podobne segmente pošiljk ter rezultat ocenite glede na ekonomiko naročila in zahteve storitve. Nizka številka ni sama po sebi boljša, če jo spremljajo nesprejemljivi izidi dostave.

Kako pogosto je treba posodabljati merilo?

Uporabljajte pogostost poročanja, ki ustreza razpoložljivosti vaših podatkov. Tedensko začasno poročanje lahko opozori na nastajajoče težave, medtem ko lahko usklajen mesečni pregled podpira finančno presojo. Pomembno je razlikovati med pravočasno oceno in končnim rezultatom z zrelimi izidi pošiljk ter dovolj popolnimi stroški.

Viri

• OpenStax, Principles of Accounting, Volume 2: Managerial Accounting — Identify and Apply Basic Cost Behavior Patterns. Vir za obnašanje stalnih, spremenljivih in mešanih stroškov ter ustrezen razpon dejavnosti. Metoda skupin pošiljk, operativni kontrolni seznam in številčni primeri v tem članku so ponazoritvena priporočila za poslovodno analizo, ne pa številke ali merila dostave iz tega vira.