Разходи за доставка на последната миля: Как да изчислим разходите за всяка успешна доставка

За да изчислите разхода за последната миля на успешно доставяне, разделете общите разходи за последната миля, отнасящи се до определена група пратки, на броя пратки от тази група, доставени успешно. Включете разходите за неуспешните опити и повторните доставки в числителя, но пребройте всяка успешно доставена пратка само веднъж. За търговец или оператор по доставки това измерва действителната цена за завършване на доставката, а не просто за изпращане на колет или извършване на опит.

Формулата е ясна. По-трудната работа е да се определи какво означава успех, да се свържат разходите с правилните пратки и да се отделят разходите, които контролирате, от таксите, вече включени във фактурата на превозвача. Това ръководство представя практичен метод за управленско счетоводство, разработен пример и повтаряем процес за отчитане. То не представлява задължителен стандарт за финансово отчитане или отраслов показател.

Формулата и границите на измерването

Разход за успешно доставяне = Общо разпределими разходи за доставка по последната миля ÷ Уникални успешно доставени пратки

Преди да изчислявате каквото и да е, документирайте три определения:

• Къде започва последната миля: Например, когато пратката постъпи в местното депо за доставки или бъде предадена на крайния превозвач. Изберете граница, която съответства на разходите, които вашата организация може да идентифицира.
• Какво се счита за успешно: Пратка с приет резултат от доставката съгласно вашето обещание за услугата. При доставка до дома това може да е потвърдено събитие за доставяне. При услуга за получаване това може да изисква получателят да вземе пратката, а не само тя да пристигне в пункта за получаване.
• Каква единица броите: Обикновено пратка или колет, а не поръчка, спирка, опит за доставка или събитие за проследяване.

Една спирка за доставка може да обслужва няколко колета, а една поръчка може да породи няколко пратки. Тези единици не са взаимозаменяеми. Ако бизнесът ви се нуждае от измерване на ниво поръчка, изчислете го отделно и обяснете как се обработват разделените пратки.

Използвайте едно и също определение през различните периоди. В противен случай привидното подобрение може да се дължи на промяна в знаменателя, а не на подобряване на операциите по доставките.

Кои разходи трябва да бъдат включени в изчислението?

Започнете с вашия оперативен модел. Операторът със собствен автопарк трябва да събере разходите за труд при доставките, превозните средства и оперативните разходи. Търговецът, който закупува услуги за доставка, трябва да започне с фактурите на превозвача и да добави само съответните разходи, които поема отделно.

Категория разходи	Операция със собствен автопарк	Търговец, използващ превозвач
Изпълнение на доставката	Възнаграждения на шофьорите, разходи за труд на работодателя и разпределими плащания към изпълнители	Фактурирани такси за доставка в рамките на избраната граница на последната миля
Превозни средства и пътуване	Разпределени разходи за лизинг или амортизация, поддръжка, застраховка, гориво или електроенергия, пътни такси и паркиране	Отделно фактурирани допълнителни или обслужващи такси, когато е приложимо
Диспечиране и местни съоръжения	Разпределим труд за диспечиране, инструменти за маршрутизиране и разходи за местното депо	Разходи за координация на доставките, платени от търговеца и невключени вече другаде
Изключения при доставката	Допълнителна обработка, корекция на адреси и разходи за специфична за доставката поддръжка	Отделно начислени повторни опити, корекции и разпределима вътрешна поддръжка
Кредити и корекции	Корекции на разходите, вече включени в изчислението	Приложими кредити по фактури, възстановявания и корекции на фактурирането

Не отчитайте един и същ разход два пъти. Ако заплащането на шофьора включва времето, прекарано за повторни доставки, това време вече е включено в разходите за труд. Можете да класифицирате част от него като труд за изключения, но не трябва да го добавяте отново. По същия начин търговецът не трябва да изчислява приблизителните разходи на превозвача за гориво и шофьори върху фактура, която вече покрива тези услуги.

Поддържайте основния показател за доставки отделен от по-широките загуби

Разходите за замяна на продукти, компенсациите за клиенти, изгубената стока и обратният транспорт могат да имат значение за рентабилността. Не е необходимо всички те да бъдат включени в основния показател за доставка по последната миля.

Полезен подход е да отчитате два ясно обозначени показателя:

• Основен разход за доставка на успешно доставена пратка: Изпълнение на доставката, разпределими оперативни режийни разходи и обработка на изключения при доставката в рамките на вашата граница.
• Разширен разход, свързан с доставката, на успешно доставена пратка: Основният показател плюс изрично определени позиции, като транспорт за връщане към подателя или компенсация на клиенти, свързана с доставката.

Не сравнявайте разширения показател с тесен показател на друга операция, който включва само таксите на превозвача. Етикетите могат да звучат сходно, но свързаните разходи могат да се различават значително.

Разпределяйте споделените разходи с помощта на оперативен фактор

За напълно натоварено отчитане разпределяйте споделените разходи въз основа на документирана база: часове на шофьорите за поддръжка на диспечирането, часове на работа или изминато разстояние за разходите за превозни средства и обем на обработката за работата в депото. Еднаквото разпределение на колет може да е по-просто, но може да скрие разликите между плътните маршрути и отдалечените доставки.

Разграничавайте постоянните и променливите разходи, когато тълкувате резултата. Разглеждането на управленското счетоводство от OpenStax обяснява, че постоянните разходи остават постоянни общо в рамките на релевантен диапазон на дейност, докато променливите разходи се изменят с дейността. Следователно средният разход за доставка може да намалее, когато съществуващият капацитет обработва повече пратки, дори без по-ниска ставка за труд или гориво.

Разработен пример: изпратените колети не са завършени доставки

Следващите стойности са хипотетични и са изразени в USD. Те илюстрират метода, а не типичните пазарни цени.

Операция за доставки проследява група от 1 000 пратки. От тях 800 са успешно доставени при първия опит. Други 100 са успешно доставени след още един опит. Останалите 100 не постигат успешно доставяне в рамките на отчетния период. Така операцията отчита 1 100 опита и 900 уникални успешно доставени пратки.

Разходна позиция	Илюстративна сума
Труд за доставки, включително времето за повторни опити	$6,000
Разпределени разходи за превозни средства, без гориво	$1,800
Гориво, пътни такси и паркиране	$900
Разпределени разходи за диспечиране и софтуер за доставки	$600
Допълнителна обработка на изключения, без посочените по-горе разходи	$900
Общо разпределими разходи	$10,800

• Разход за изпратена пратка: $10,800 ÷ 1,000 = $10.80.
• Разход за опит за доставка: $10,800 ÷ 1,100 = приблизително $9.82.
• Разход за успешно доставяне: $10,800 ÷ 900 = $12.00.
• Процент на успех при първи опит: 800 ÷ 1,000 = 80%.
• Процент на завършените доставки в рамките на периода: 900 ÷ 1,000 = 90%.

И трите показателя за разходи са валидни, но отговарят на различни въпроси. Разходът за опит описва дейността. Разходът за изпратена пратка описва цената за приемане на работата. Разходът за успешно доставяне свързва общите разходи с постигнатите резултати.

Разходите за 100-те неуспешни пратки остават в числителя. Премахването им би скрило част от разходите, необходими за постигането на 900-те успешни доставки.

Създайте изчисление, което екипът ви може да повтаря

1. Изберете група пратки и период на наблюдение

За диагностичен анализ групирайте пратките според последователно начално събитие, например първото изпращане през определена седмица. Проследявайте тази група през определен период на наблюдение и прикрепете към нея съответните разходи.

Съотношението за календарен месец също може да подпомогне бюджетирането, но изисква внимание: разходите за този месец може да включват опити за пратки, изпратени миналия месец, докато някои пратки, изпратени този месец, все още са отворени. Обозначавайте съотношението за даден период като такова, вместо да го представяте като резултат от напълно съпоставена група.

2. Установете идентификатора на пратката

Създайте стабилен запис на ниво пратка, който свързва данните за изпращане, събитията за проследяване, таксите на превозвача и обработката на изключенията. Премахвайте дублирането на повтарящи се сканирания при доставка и повтарящи се редове във фактурите. Когато номерата за проследяване се променят, запазвайте връзката между първоначалната пратка и последващите ѝ идентификатори.

Заместващата пратка е отделно физическо преместване. Определете дали тя принадлежи към нова група за доставки или към разширен анализ на ниво поръчка; не комбинирайте тихомълком двата подхода.

3. Нормализирайте резултатите от доставките

Съпоставете оперативните статуси с малък набор от отчетни резултати, като доставена, очакваща получаване, неуспешна и приключена или все още отворена. Запазете първоначалния статус на превозвача, за да могат спорните съпоставяния да бъдат преглеждани.

Сканирането за доставяне е доказателство за оперативен статус, а не автоматично разрешаване на всяка клиентска претенция. Определете как потвърдените грешни доставки, коригираните сканирания и споровете относно доказателството за доставка влияят върху крайната класификация.

4. Съгласувайте разходите и кредитите

Когато е възможно, съпоставяйте фактурите на превозвача с пратките. При работа със собствен автопарк съгласувайте плащанията по ведомост или към изпълнители, разходите за превозни средства и разпределението на споделените разходи със съответните счетоводни записи. Използвайте последователна политика за конвертиране на валути, когато разходите постъпват в различни валути.

Отделяйте действителните такси от приблизителните стойности или начисленията. Ако закъснелите фактури са съществени, издайте предварителен резултат, а след това окончателна версия, вместо да позволявате липсващите разходи да изглеждат като подобрение на ефективността.

5. Отчитайте изрично отворените пратки

Пратка, която все още е в транзит, все още не е неуспешна. Отчитайте броя на отворените пратки заедно със съотношението и посочвайте крайния момент на наблюдението. За сравнения използвайте групи с подобна степен на завършеност или прилагайте един и същ фиксиран период на наблюдение.

Ако дадена група няма успешно доставени пратки, съотношението е неопределено, а не нула. Показвайте общите разходи и броя на неуспешните или отворените пратки, вместо да налагате числов резултат.

6. Публикувайте допълнителни показатели

Като минимум показвайте броя на пратките, успешните доставки, общия брой опити, отворените пратки, процента на успех при първи опит и общите разпределими разходи. Те правят основния показател проверим и помагат да се обясни защо се е променил.

Използвайте резултата, за да откриете правилното оперативно действие

Смесената средна стойност е отправна точка, а не диагноза. Разбивайте изчислението според характеристики, които могат да променят оперативното решение: зона на доставка, ниво на услугата, размер на колета, жилищна или търговска дестинация, превозвач или тип маршрут.

Поддържайте достатъчно пратки във всеки сегмент, за да избегнете заключения въз основа на изолирани изключения. Отделяйте също разликите в комбинацията от услуги от разликите в изпълнението. Отдалечената доставка и плътният градски маршрут не трябва да се разглеждат като еквивалентна работа само защото и при двата се доставят колети.

Наблюдавана закономерност	Какво да проучите	Възможно действие
Нисък разход за опит, но висок разход за успех	Повторни опити, неправилни адреси, проблеми с достъпа или ниска степен на завършеност	Отстранете потвърдените причини за неуспех, преди да оптимизирате разхода за опит
Висок разход при висока степен на завършеност	Разстояние на маршрута, ангажименти по услугата, характеристики на колетите и неизползван капацитет	Прегледайте дизайна на маршрутите, разпределението на капацитета или ценообразуването на услугата
Разходите се увеличават без промяна в завършеността	Промени във фактурите, ставки за труд, методи за разпределение или различен състав на пратките	Отделете търговските и счетоводните промени от оперативните промени
Повече успешни доставки, но по-високо съотношение	Дали допълнителните разходи за възстановяване надвишават ползата от допълнителните завършени доставки	Оценете политиката за възстановяване чрез пределните разходи и бизнес стойността

Видимостта на пратките може да подпомогне класификацията на резултатите и анализа на изключенията, но само събитията за проследяване не предоставят разходите за труд, фактурите на превозвача или правилата за разпределение. Изграждайте изчислението на разходите съвместно от финансови и оперативни записи; не приемайте таблото за проследяване за пълен регистър на разходите за доставки.

Оценявайте подобренията по общите разходи, а не само по процента на доставките

Да се върнем към хипотетичния пример. Да предположим, че дадена намеса води до 50 допълнителни успешни доставки срещу $300 допълнителни разпределими разходи. Новият резултат е $11,100 ÷ 950, или приблизително $11.68 за успешно доставяне, в сравнение с предишните $12.00.

Пределният разход е $300 ÷ 50, или $6 за всеки допълнителен успех. Тази стойност помага за оценката на намесата, но не заменя напълно натоварената средна стойност. Преди да я приемете, проверете дали сравнението включва всички допълнителни разходи и дали качеството на услугата не се е влошило другаде.

При операция със собствен автопарк допълнителната работа може да се вмести в съществуващия капацитет, докато не се наложи добавянето на друг шофьор, превозно средство или смяна. Затова краткосрочното подобрение трябва да бъде тествано при обема, при който бизнесът очаква да работи.

Често срещани грешки, които правят показателя подвеждащ

• Отчитане на опитите като успехи: Пратка, доставена при третия опит, допринася с един успех, а не с три.
• Изключване на разходите за неуспешни доставки: Тези разходи са част от цената за постигане на успешни резултати.
• Смесване на поръчки, колети и спирки: Изберете една единица и я използвайте през цялото изчисление.
• Сравняване на неравностойни граници на разходите: Разходите само по фактури и напълно натоварените разходи за автопарк трябва да бъдат съгласувани преди сравнение.
• Промяна на правилата за разпределение без оповестяване: Преразгледаното разпределение на режийните разходи може да промени резултата без промяна в операциите.
• Оптимизиране на съотношението чрез избягване на трудни пратки: По-ниската средна стойност може да отразява различен състав от клиенти или дестинации, а не по-добро изпълнение.

Най-полезният отчетен пакет съчетава стабилен основен показател с кратко обяснение на промените в ставките, състава на пратките, завършеността и използването на капацитета. Определете на финансовия отдел отговорността за съгласуването на разходите, а на оперативния отдел — за дефинициите на резултатите и анализа на изключенията.

Често задавани въпроси

Трябва ли неуспешните доставки да бъдат включени в изчислението?

Включете разпределимите разходи за доставката им в числителя. Те не влизат в знаменателя на успешните доставки, освен ако впоследствие не постигнат определения резултат за успех в рамките на отчетния период. Отчитайте пратките, които все още са отворени, отделно от потвърдените неуспешни резултати.

Успешна доставка ли е пратка, доставена до пункт за получаване?

Това зависи от границата на услугата, която сте определили. Пристигането в пункт за получаване и получаването от получателя са различни събития. Ако измерваното обещание е получаване от клиента, използвайте потвърдено получаване. Ако измервате завършеното предаване на превозвача до пункт за получаване, обозначете изрично този по-тесен резултат.

Трябва ли таксите за доставка, платени от клиента, да намаляват разхода за доставка?

Дръжте приходите от доставка, платени от клиентите, отделно от основния показател за разходите. Можете също да изчислите нетната субсидия за доставка на успех, като извадите приходите от доставка, отнасящи се към пратките, от разходите за доставки и разделите на броя успешни доставки. Обозначете го отделно, за да не изглеждат промените в приходите като подобрения на оперативните разходи.

Какъв е добрият разход за успешно доставяне?

Няма универсална цел, подходяща за всяка география, профил на колета и обещание за услугата. Установете вътрешна базова стойност чрез последователен метод, сравнявайте сходни сегменти пратки и оценявайте резултата спрямо икономиката на поръчката и изискванията към услугата. Ниската стойност не е непременно по-добра, ако е съпроводена с неприемливи резултати от доставките.

Колко често трябва да се актуализира показателят?

Използвайте периодичност на работа, която съответства на наличността на данните ви. Седмичното предварително отчитане може да открои възникващи проблеми, а съгласуваният месечен преглед може да подпомогне финансовия анализ. Важното разграничение е между своевременна оценка и окончателен резултат със зрели резултати от доставките и достатъчно пълни разходи.

Източници

• OpenStax, Principles of Accounting, Volume 2: Managerial Accounting — Identify and Apply Basic Cost Behavior Patterns. Източник за поведението на постоянните, променливите и смесените разходи и релевантния диапазон на дейност. Методът на групиране на пратките, оперативният контролен списък и числовите примери в тази статия са илюстративни препоръки за управленски анализ, а не стойности или показатели за доставки от този източник.