Koszt dostawy ostatniej mili: Jak obliczyć koszt udanej dostawy
Aby obliczyć koszt ostatniej mili na każde pomyślnie zrealizowane doręczenie, należy podzielić całkowite koszty ostatniej mili przypisane do określonej grupy przesyłek przez liczbę przesyłek z tej grupy, które pomyślnie doręczono. W liczniku należy uwzględnić koszty nieudanych prób i ponownych doręczeń, ale każdą pomyślnie doręczoną przesyłkę liczyć tylko raz. Dla sprzedawcy lub operatora dostaw wskaźnik ten pokazuje rzeczywisty koszt ukończenia doręczenia, a nie tylko wysłania paczki lub podjęcia próby doręczenia.
Wzór jest prosty. Trudniejsze jest zdefiniowanie sukcesu, przypisanie kosztów do właściwych przesyłek oraz oddzielenie wydatków, na które masz wpływ, od opłat już uwzględnionych na fakturze przewoźnika. Niniejszy przewodnik przedstawia praktyczną metodę rachunkowości zarządczej, przykład obliczeń oraz powtarzalny proces raportowania. Nie jest to określony standard sprawozdawczości finansowej ani branżowy punkt odniesienia.
Wzór i granica pomiaru
Koszt każdego pomyślnego doręczenia = Całkowite przypisane koszty dostawy ostatniej mili ÷ Unikalne pomyślnie doręczone przesyłki
Przed rozpoczęciem obliczeń należy udokumentować trzy definicje:
- Gdzie zaczyna się ostatnia mila: Na przykład w momencie, gdy przesyłka trafia do lokalnego depotu dostaw lub zostaje przekazana przewoźnikowi realizującemu dostawę końcową. Wybierz granicę odpowiadającą kosztom, które Twoja organizacja może zidentyfikować.
- Co uznaje się za sukces: Przesyłka z zaakceptowanym wynikiem doręczenia zgodnym z obietnicą usługi. W przypadku dostawy do domu może to być potwierdzone zdarzenie „doręczono”. W przypadku usługi odbioru może być wymagany odbiór przez klienta, a nie samo dotarcie do punktu odbioru.
- Jaką jednostkę należy liczyć: Zwykle przesyłkę lub paczkę, a nie zamówienie, przystanek, próbę doręczenia czy zdarzenie śledzenia.
Jeden przystanek doręczenia może obejmować kilka paczek, a jedno zamówienie może wygenerować kilka przesyłek. Jednostki te nie są wymienne. Jeśli Twoja firma potrzebuje pomiaru na poziomie zamówienia, oblicz go osobno i wyjaśnij sposób obsługi przesyłek dzielonych.
Stosuj tę samą definicję w kolejnych okresach. W przeciwnym razie pozorna poprawa może wynikać ze zmiany mianownika, a nie z usprawnienia operacji dostaw.
Jakie koszty należy uwzględnić w obliczeniach?
Zacznij od swojego modelu operacyjnego. Operator korzystający z własnej floty musi zebrać koszty pracy doręczycieli, pojazdów i działalności operacyjnej. Sprzedawca kupujący usługi dostawy powinien zacząć od faktur przewoźnika i dodać tylko istotne koszty ponoszone oddzielnie.
| Kategoria kosztów | Operacja z własną flotą | Sprzedawca korzystający z przewoźnika |
|---|---|---|
| Realizacja dostawy | Wynagrodzenia kierowców, koszty pracy pracodawcy i przypisane płatności dla wykonawców | Zafakturowane opłaty za dostawę w ramach wybranej granicy ostatniej mili |
| Pojazdy i przejazdy | Przypisane koszty leasingu lub amortyzacji, konserwacji, ubezpieczenia, paliwa lub energii elektrycznej, opłat drogowych i parkingowych | Oddzielnie naliczone dopłaty lub opłaty dodatkowe, jeśli mają zastosowanie |
| Dyspozytornia i lokalne obiekty | Przypisana praca dyspozytorów, narzędzia do wyznaczania tras i koszty lokalnych depotów | Koszty koordynacji dostaw ponoszone przez sprzedawcę, które nie zostały uwzględnione gdzie indziej |
| Wyjątki w dostawie | Dodatkowa obsługa, korekta adresu i koszty wsparcia związane z dostawą | Oddzielnie naliczone ponowne próby, korekty i przypisane wewnętrzne koszty wsparcia |
| Uznania i korekty | Korekty kosztów już uwzględnionych w obliczeniach | Właściwe uznania na fakturach, zwroty i korekty rozliczeń |
Nie licz tego samego wydatku dwa razy. Jeśli wynagrodzenie kierowcy obejmuje czas poświęcony na ponowne doręczenia, czas ten jest już ujęty w kosztach pracy. Możesz zaklasyfikować jego część jako pracę związaną z wyjątkiem, ale nie powinieneś dodawać jej ponownie. Podobnie sprzedawca nie powinien szacować kosztów paliwa i kierowców przewoźnika ponad fakturę, która już obejmuje te usługi.
Oddziel podstawowy wskaźnik dostawy od szerszych strat
Koszty wymiany produktu, rekompensaty dla klientów, utracony towar i transport zwrotny mogą mieć znaczenie dla rentowności. Nie wszystkie muszą jednak być zawarte w podstawowym wskaźniku kosztu dostawy ostatniej mili.
Przydatnym rozwiązaniem jest raportowanie dwóch wyraźnie oznaczonych miar:
- Podstawowy koszt każdego pomyślnego doręczenia: Realizacja dostawy, przypisane koszty ogólne działalności i obsługa wyjątków w dostawie w ramach określonej granicy.
- Rozszerzony koszt związany z dostawą na każde pomyślne doręczenie: Podstawowa miara powiększona o wyraźnie zdefiniowane pozycje, takie jak transport zwrotu do nadawcy lub rekompensaty dla klientów związane z dostawą.
Nie porównuj miary rozszerzonej z wąską miarą opartą wyłącznie na opłatach przewoźnika stosowaną w innej operacji. Etykiety mogą brzmieć podobnie, podczas gdy podstawowe koszty znacznie się różnią.
Alokuj wspólne koszty za pomocą czynnika operacyjnego
W przypadku raportowania pełnych kosztów alokuj koszty wspólne według udokumentowanej podstawy: godziny pracy kierowców dla wsparcia dyspozytorni, godziny pracy pojazdu lub odległość dla kosztów pojazdów oraz zakres obsługi dla prac depotów. Jednolita alokacja na paczkę jest prostsza, ale może ukrywać różnice między gęstymi trasami a dostawami do odległych miejsc.
Podczas interpretacji wyniku rozróżniaj koszty stałe i zmienne. Ujęcie rachunkowości zarządczej OpenStax wyjaśnia, że koszty stałe pozostają łącznie niezmienne w odpowiednim przedziale aktywności, podczas gdy koszty zmienne zmieniają się wraz z aktywnością. W rezultacie średni koszt dostawy może spadać, gdy istniejące moce obsługują więcej przesyłek, nawet bez obniżenia stawek pracy lub paliwa.
Przykład obliczeń: wysłane paczki nie są ukończonymi dostawami
Poniższe dane są hipotetyczne i wyrażone w USD. Ilustrują metodę, a nie typowe ceny rynkowe.
Operacja dostaw śledzi grupę 1 000 przesyłek. Spośród nich 800 kończy się sukcesem przy pierwszej próbie. Kolejne 100 zostaje pomyślnie doręczonych po jednej dodatkowej próbie. Pozostałe 100 nie zostaje pomyślnie doręczonych w okresie raportowania. Operacja odnotowuje zatem 1 100 prób i 900 unikalnych pomyślnie doręczonych przesyłek.
| Pozycja kosztowa | Przykładowa kwota |
|---|---|
| Praca związana z dostawą, w tym czas ponownych prób | $6,000 |
| Przypisane koszty pojazdów, bez paliwa | $1,800 |
| Paliwo, opłaty drogowe i parkingowe | $900 |
| Przypisane koszty dyspozytorni i oprogramowania dostawowego | $600 |
| Dodatkowa obsługa wyjątków, z wyłączeniem powyższych kosztów | $900 |
| Całkowite przypisane koszty | $10,800 |
- Koszt każdej wysłanej przesyłki: $10,800 ÷ 1,000 = $10.80.
- Koszt każdej próby doręczenia: $10,800 ÷ 1,100 = około $9.82.
- Koszt każdego pomyślnego doręczenia: $10,800 ÷ 900 = $12.00.
- Wskaźnik sukcesu przy pierwszej próbie: 800 ÷ 1,000 = 80%.
- Wskaźnik ukończenia dostaw w tym okresie: 900 ÷ 1,000 = 90%.
Wszystkie trzy miary kosztów są prawidłowe, ale odpowiadają na różne pytania. Koszt każdej próby opisuje aktywność. Koszt każdej wysłanej przesyłki opisuje koszt przyjęcia zlecenia. Koszt każdego pomyślnego doręczenia łączy całkowite wydatki z ukończonymi rezultatami.
Koszty 100 nieudanych przesyłek pozostają w liczniku. Ich usunięcie ukryłoby część wydatków potrzebnych do uzyskania 900 pomyślnych doręczeń.
Zbuduj obliczenia, które zespół może powtarzać
1. Wybierz grupę przesyłek i okres obserwacji
Na potrzeby analizy diagnostycznej grupuj przesyłki według spójnego zdarzenia początkowego, takiego jak pierwsze wysłanie w określonym tygodniu. Śledź tę grupę przez zdefiniowany okres obserwacji i przypisz do niej odpowiednie koszty.
Wskaźnik dla miesiąca kalendarzowego może również wspierać budżetowanie, ale wymaga ostrożności: koszty z tego miesiąca mogą obejmować próby dotyczące przesyłek wysłanych w poprzednim miesiącu, podczas gdy część przesyłek wysłanych w bieżącym miesiącu pozostaje otwarta. Oznaczaj wskaźnik okresowy jako taki, zamiast przedstawiać go jako wynik w pełni dopasowanej grupy.
2. Ustal identyfikator przesyłki
Utwórz stabilny rekord na poziomie przesyłki, łączący dane wysyłkowe, zdarzenia śledzenia, opłaty przewoźnika i obsługę wyjątków. Usuń duplikaty powtarzających się skanów dostawy i pozycji na fakturach. Jeśli numery śledzenia ulegają zmianie, zachowaj relację między pierwotną przesyłką a jej późniejszymi identyfikatorami.
Przesyłka zastępcza jest oddzielnym fizycznym przemieszczeniem. Zdefiniuj, czy należy do nowej grupy dostaw, czy do rozszerzonej analizy na poziomie zamówienia; nie łącz niejawnie tych dwóch podejść.
3. Ujednolić wyniki dostawy
Przyporządkuj statusy operacyjne do niewielkiego zestawu wyników raportowych, takich jak doręczono, oczekiwanie na odbiór, nieudane i zamknięte lub nadal otwarte. Zachowaj pierwotny status przewoźnika, aby można było przeanalizować sporne przyporządkowania.
Skan potwierdzający doręczenie jest dowodem statusu operacyjnego, a nie automatycznym rozstrzygnięciem każdej reklamacji klienta. Ustal, jak potwierdzone błędne doręczenia, poprawione skany i spory dotyczące potwierdzenia doręczenia wpływają na ostateczną klasyfikację.
4. Uzgodnij koszty i uznania
W miarę możliwości dopasuj faktury przewoźnika do przesyłek. W przypadku pracy własnej floty uzgodnij listy płac lub płatności dla wykonawców, koszty pojazdów i alokacje kosztów wspólnych z odpowiednimi zapisami księgowymi. Stosuj spójną politykę przeliczania walut, gdy koszty są ponoszone w różnych walutach.
Oddziel rzeczywiste opłaty od szacunków lub rozliczeń międzyokresowych. Jeśli opóźnione faktury mają istotne znaczenie, wydaj wynik wstępny, a następnie wersję ostateczną, zamiast pozwalać, aby brakujące koszty wyglądały jak poprawa efektywności.
5. Raportuj otwarte przesyłki wprost
Przesyłka nadal znajdująca się w transporcie nie zakończyła się jeszcze niepowodzeniem. Podawaj liczbę otwartych przesyłek obok wskaźnika i określ moment zakończenia obserwacji. Do porównań używaj grup o podobnym stopniu dojrzałości lub stosuj ten sam stały okres obserwacji.
Jeśli grupa nie ma żadnych pomyślnie doręczonych przesyłek, wskaźnik jest niezdefiniowany, a nie równy zero. Zamiast wymuszać wynik liczbowy, wyświetl całkowity koszt oraz liczbę przesyłek nieudanych lub otwartych.
6. Publikuj miary pomocnicze
Co najmniej pokazuj liczbę przesyłek, pomyślne doręczenia, całkowitą liczbę prób, otwarte przesyłki, wskaźnik sukcesu przy pierwszej próbie oraz całkowity przypisany koszt. Dzięki temu główna liczba jest możliwa do sprawdzenia, a także łatwiej wyjaśnić, dlaczego uległa zmianie.
Wykorzystaj wynik do znalezienia właściwego działania operacyjnego
Średnia zagregowana jest punktem wyjścia, a nie diagnozą. Rozbij obliczenia według cech, które mogą zmienić decyzję operacyjną: strefy dostawy, poziomu usługi, rozmiaru paczki, miejsca docelowego mieszkalnego lub komercyjnego, przewoźnika albo typu trasy.
Utrzymuj wystarczającą liczbę przesyłek w każdym segmencie, aby uniknąć wniosków opartych na odosobnionych wyjątkach. Oddziel także różnice w strukturze usług od różnic w realizacji. Dostawa na odległy obszar i gęsta trasa miejska nie powinny być traktowane jako równoważna praca tylko dlatego, że w obu przypadkach doręczane są paczki.
| Zaobserwowany wzorzec | Co należy zbadać | Możliwe działanie |
|---|---|---|
| Niski koszt każdej próby, ale wysoki koszt każdego sukcesu | Powtarzające się próby, nieprawidłowe adresy, problemy z dostępem lub niski poziom ukończenia | Usuń potwierdzone przyczyny niepowodzeń przed optymalizacją kosztu próby |
| Wysoki koszt przy wysokim poziomie ukończenia | Odległość trasy, zobowiązania dotyczące usługi, charakterystyka paczek i niewykorzystane moce | Przeanalizuj projekt tras, alokację mocy lub ceny usług |
| Wzrost kosztów bez zmiany poziomu ukończenia | Zmiany na fakturach, stawki pracy, metody alokacji lub inna struktura przesyłek | Oddziel zmiany handlowe i księgowe od zmian operacyjnych |
| Więcej pomyślnych doręczeń, ale wyższy wskaźnik | Czy przyrostowe koszty odzyskania przewyższają korzyść z dodatkowych ukończeń | Oceń politykę odzyskiwania, wykorzystując koszty przyrostowe i wartość biznesową |
Widoczność przesyłek może wspierać klasyfikację wyników i analizę wyjątków, ale same zdarzenia śledzenia nie dostarczają informacji o kosztach pracy, fakturach przewoźników ani zasadach alokacji. Buduj obliczenia kosztów na podstawie danych finansowych i operacyjnych łącznie; nie traktuj panelu śledzenia jako kompletnej księgi kosztów dostaw.
Oceniaj usprawnienia na podstawie całkowitego kosztu, a nie tylko wskaźnika dostaw
Wróćmy do hipotetycznego przykładu. Załóżmy, że działanie przynosi 50 dodatkowych pomyślnych doręczeń przy dodatkowym przypisanym koszcie $300. Zmieniony wynik to $11,100 ÷ 950, czyli około $11.68 za każde pomyślne doręczenie, w porównaniu z wcześniejszym wynikiem $12.00.
Koszt przyrostowy wynosi $300 ÷ 50, czyli $6 za każdy dodatkowy sukces. Wartość ta pomaga ocenić działanie, ale nie zastępuje średniej obejmującej pełne koszty. Przed jego wdrożeniem sprawdź, czy porównanie obejmuje wszystkie dodatkowe koszty oraz czy jakość usług nie pogorszyła się gdzie indziej.
W operacji korzystającej z własnej floty dodatkowa praca może mieścić się w istniejących mocach do momentu, gdy potrzebny będzie kolejny kierowca, pojazd lub zmiana. Dlatego krótkoterminową poprawę należy testować przy wolumenie, przy którym firma spodziewa się działać.
Typowe błędy, które zniekształcają wynik
- Liczenie prób jako sukcesów: Przesyłka doręczona przy trzeciej próbie wnosi jeden sukces, a nie trzy.
- Wykluczanie kosztów nieudanych dostaw: Koszty te stanowią część kosztu uzyskania pomyślnych rezultatów.
- Mieszanie zamówień, paczek i przystanków: Wybierz jedną jednostkę i stosuj ją w całych obliczeniach.
- Porównywanie nierównych granic kosztów: Koszty wyłącznie z faktur i pełne koszty floty wymagają uzgodnienia przed porównaniem.
- Zmiana zasad alokacji bez ujawnienia: Zmieniona alokacja kosztów ogólnych może zmienić wynik bez zmiany operacji.
- Optymalizowanie wskaźnika przez unikanie trudnych przesyłek: Niższa średnia może odzwierciedlać inną strukturę klientów lub miejsc docelowych, a nie lepszą realizację.
Najbardziej użyteczny pakiet raportowy łączy stabilny główny wskaźnik z krótkim wyjaśnieniem zmian stawek, struktury przesyłek, poziomu ukończenia i wykorzystania mocy. Przypisz działowi finansowemu odpowiedzialność za uzgadnianie kosztów, a operacjom odpowiedzialność za definicje wyników i analizę wyjątków.
FAQ
Czy nieudane dostawy należy uwzględniać w obliczeniach?
Uwzględnij przypisane do nich koszty dostawy w liczniku. Nie wchodzą one do mianownika pomyślnych doręczeń, chyba że w okresie raportowania osiągną później zdefiniowany wynik sukcesu. Przesyłki nadal otwarte raportuj oddzielnie od potwierdzonych wyników nieudanych.
Czy paczka doręczona do punktu odbioru jest pomyślnie doręczona?
Zależy to od zdefiniowanej granicy usługi. Dotarcie do punktu odbioru i odebranie przesyłki przez odbiorcę to różne zdarzenia. Jeśli mierzona obietnica dotyczy otrzymania przesyłki przez klienta, użyj potwierdzonego odbioru. Jeśli mierzysz zakończone przekazanie przesyłki przez przewoźnika do punktu odbioru, wyraźnie oznacz ten węższy wynik.
Czy opłaty za wysyłkę ponoszone przez klienta powinny obniżać koszt dostawy?
Przychody z wysyłki opłacanej przez klienta utrzymuj oddzielnie od podstawowego wskaźnika kosztów. Możesz również obliczyć dotację netto do dostawy na każde pomyślne doręczenie, odejmując przypisane przychody z wysyłki od kosztów dostawy i dzieląc wynik przez liczbę pomyślnych doręczeń. Oznacz tę miarę oddzielnie, aby zmiany przychodów nie wyglądały jak poprawa kosztów operacyjnych.
Jaki jest dobry koszt każdego pomyślnego doręczenia?
Nie istnieje uniwersalny cel odpowiedni dla każdej geografii, charakterystyki paczek i obietnicy usługi. Ustal wewnętrzną bazę odniesienia przy użyciu spójnej metody, porównuj podobne segmenty przesyłek i oceniaj wynik w odniesieniu do ekonomiki zamówień oraz wymagań usługi. Niska wartość nie jest z natury lepsza, jeśli wiąże się z niedopuszczalnymi wynikami dostaw.
Jak często należy aktualizować ten wskaźnik?
Stosuj częstotliwość raportowania dopasowaną do dostępności danych. Cotygodniowe raportowanie wstępne może wskazywać pojawiające się problemy, a uzgodniony widok miesięczny może wspierać przegląd finansowy. Ważne jest rozróżnienie między aktualnym szacunkiem a ostatecznym wynikiem opartym na dojrzałych wynikach przesyłek i wystarczająco kompletnych kosztach.
Źródła
- OpenStax, Principles of Accounting, Volume 2: Managerial Accounting — Identify and Apply Basic Cost Behavior Patterns. Źródło informacji o zachowaniu kosztów stałych, zmiennych i mieszanych oraz odpowiednim przedziale aktywności. Metoda grup przesyłek, lista kontrolna operacji i przykłady liczbowe w tym artykule są przykładowymi zaleceniami dotyczącymi analizy zarządczej, a nie danymi ani punktami odniesienia dotyczącymi dostaw pochodzącymi z tego źródła.
