Numero globale dell'articolo commerciale (Gtin)
Che cos'è un Global Trade Item Number (GTIN)?
Un Global Trade Item Number (GTIN) è un identificativo numerico standardizzato utilizzato per identificare un'unità commerciale: un prodotto o servizio che può essere prezzato, ordinato o fatturato in qualsiasi punto della catena di approvvigionamento. I GTIN fanno parte del sistema di identificazione GS1. Nel commercio al dettaglio, nell'e-commerce e nella logistica, consentono ai partner commerciali di fare riferimento alla stessa unità commerciale nei cataloghi dei prodotti, negli ordini di acquisto, nei registri di inventario e nelle operazioni basate sui codici a barre.
Un GTIN identifica un'unità commerciale definita, non una singola spedizione o un ordine del cliente. Più unità fisiche dello stesso prodotto possono condividere un GTIN. Varianti di prodotto o livelli di imballaggio diversi possono richiedere GTIN diversi quando devono essere distinti negli scambi commerciali. L'identificativo non contiene di per sé una descrizione completa del prodotto, il prezzo, la disponibilità a magazzino o lo stato della consegna; questi dettagli sono conservati nei sistemi che utilizzano il GTIN come riferimento.
Formati GTIN e rappresentazione tramite codice a barre
I GTIN hanno quattro lunghezze standardizzate: 8, 12, 13 e 14 cifre. Si tratta di formati di identificazione, non di diverse misure della qualità del prodotto o della disponibilità geografica. Il formato utilizzato dipende dai requisiti pertinenti di assegnazione e identificazione GS1.
| Formato | Lunghezza | Applicazione comune | Distinzione importante |
|---|---|---|---|
| GTIN-8 | 8 cifre | Identificazione di unità commerciali di piccole dimensioni quando lo spazio per l'imballaggio è limitato | Comunemente rappresentato in un codice a barre EAN-8 |
| GTIN-12 | 12 cifre | Identificazione di prodotti al dettaglio, in particolare nei sistemi commerciali nordamericani | Comunemente rappresentato in un codice a barre UPC-A |
| GTIN-13 | 13 cifre | Identificazione di prodotti al dettaglio nel commercio internazionale | Comunemente rappresentato in un codice a barre EAN-13 |
| GTIN-14 | 14 cifre | Identificazione di raggruppamenti di unità commerciali, come i colli utilizzati nella distribuzione | Non destinato all'identificazione standard dei prodotti al dettaglio nei punti vendita tramite simboli EAN/UPC |
Un GTIN è l'identificativo; un codice a barre è un vettore di dati leggibile da una macchina. Un GTIN può essere codificato in un codice a barre idoneo, consentendo a uno scanner di acquisirlo. Il formato del codice a barre determina come vengono rappresentate le informazioni e quali dati aggiuntivi, se presenti, possono accompagnarle. Ad esempio, un codice a barre GS1-128 può contenere un GTIN insieme ad altre informazioni strutturate, come un numero di lotto o una data di scadenza, quando applicabile.
Nei campi dati GS1 che richiedono una rappresentazione a 14 cifre, i GTIN più corti vengono completati a sinistra con zeri. Questo modifica la loro rappresentazione, non la loro identità. Un GTIN-13 rappresentato con uno zero iniziale non identifica quindi un livello di imballaggio diverso. Al contrario, le cifre iniziali che fanno parte di un identificativo assegnato non devono essere rimosse indiscriminatamente.
Come vengono assegnati e gestiti i GTIN
L'assegnazione dei GTIN segue le regole GS1. Il proprietario del marchio è normalmente responsabile dell'assegnazione del GTIN, indipendentemente da dove o da chi venga prodotto il prodotto. Un'azienda che ottiene identificativi deve seguire il processo e gli accordi di licenza dell'organizzazione membro GS1 pertinente, invece di inventare numeri che abbiano semplicemente la lunghezza corretta.
Molti GTIN sono costituiti da un GS1 Company Prefix, un riferimento dell'articolo e una cifra di controllo. La struttura dettagliata dipende dal formato e dal metodo di assegnazione; non si deve presumere che GTIN-8 segua la stessa costruzione di un GTIN-13 basato su un prefisso aziendale. Un GS1 Company Prefix identifica un'assegnazione all'interno del sistema GS1, ma la sua lunghezza può variare.
La cifra finale è una cifra di controllo, calcolata a partire dalle cifre precedenti. Aiuta a rilevare determinati errori di immissione dei dati e di scansione. Il superamento del test della cifra di controllo non dimostra che un numero sia stato assegnato legittimamente, che le informazioni associate al prodotto siano corrette o che il prodotto fisico sia autentico.
Quando è necessario un GTIN diverso
Il GS1 GTIN Management Standard stabilisce le regole per distinguere i nuovi prodotti e le modifiche ai prodotti esistenti. Le modifiche pertinenti possono includere formulazione o funzionalità dichiarate, contenuto netto dichiarato, marchio principale, quantità della confezione o del collo e altre caratteristiche contemplate dallo standard. Non ogni modifica grafica o cambiamento amministrativo interno richiede un nuovo GTIN; è necessario verificare la regola applicabile e le relative condizioni.
Ad esempio, un rivenditore può vendere la stessa camicia in due taglie. Poiché tali taglie vengono selezionate e ordinate separatamente, necessitano di identità distinte come unità commerciali. Analogamente, una singola bottiglia e un collo ordinabile contenente diverse bottiglie rappresentano livelli di imballaggio diversi e richiedono un'identificazione separata. Il GTIN assegnato al collo non sostituisce il GTIN assegnato alla singola bottiglia.
In base alla regola generale GS1 di non riutilizzo dei GTIN, un GTIN assegnato non deve essere riassegnato a un'unità commerciale diversa. Le aziende devono conservare le mappature storiche affinché gli ordini precedenti, i resi e i record dei prodotti continuino a fare riferimento all'articolo corretto. Qualsiasi situazione eccezionale deve essere valutata secondo le regole GS1 applicabili, anziché essere gestita tramite il riutilizzo informale dei numeri.
Utilizzo nell'e-commerce e nelle operazioni della catena di approvvigionamento
Un GTIN funge da riferimento condiviso del prodotto tra organizzazioni i cui sistemi interni possono utilizzare identificativi diversi. Un produttore, un distributore, un rivenditore e un fornitore di servizi di evasione degli ordini possono mantenere ciascuno i propri codici di magazzino, collegando al contempo tali codici allo stesso GTIN. Ciò supporta la corrispondenza dei prodotti senza richiedere a ogni partecipante di adottare una struttura di catalogo interna identica.
| Fase operativa | Ruolo del GTIN | Cosa non stabilisce autonomamente |
|---|---|---|
| Inserimento del prodotto | Collega un'offerta o una voce di catalogo a un'unità commerciale definita | Accuratezza dell'inserzione, conformità normativa o autorizzazione del venditore |
| Acquisto e ricezione | Aiuta a confrontare i prodotti ordinati con le unità commerciali ricevute | La quantità effettivamente ricevuta o le condizioni della merce |
| Inventario e prelievo | Collega i prodotti scansionati ai registri di inventario e alle righe dell'ordine | L'identità di una singola unità, salvo l'utilizzo di un'identificazione aggiuntiva |
| Gestione dei colli | Identifica un livello di imballaggio ordinabile o fatturabile | L'identità univoca di ogni collo fisico |
| Elaborazione dei resi | Aiuta a identificare il prodotto restituito | Idoneità all'acquisto, diritto al rimborso o autenticità del prodotto |
Dati accurati a livello di imballaggio sono particolarmente importanti nell'evasione degli ordini. Un sistema deve distinguere una singola unità da un collo e registrare il rapporto tra i due. Se un GTIN del collo viene mappato come se identificasse una singola unità destinata al consumatore, i registri di ricezione o di prelievo possono utilizzare la quantità errata. Il GTIN fornisce il riferimento; anche la gerarchia degli imballaggi e la conversione delle quantità devono essere gestite correttamente.
Commercio transfrontaliero
Nell'e-commerce transfrontaliero, un GTIN può fornire un riferimento comune del prodotto tra lingue e cataloghi regionali. Non deve essere sostituito semplicemente perché un'unità commerciale invariata viene venduta in un altro Paese. Tuttavia, una versione del prodotto specifica per un mercato può richiedere un GTIN diverso se le sue caratteristiche o il suo imballaggio cambiano in modo da soddisfare i criteri GS1 pertinenti.
Un GTIN non è una classificazione doganale. Non sostituisce un codice HS, una dichiarazione doganale, una dichiarazione del Paese di origine o la documentazione normativa specifica del prodotto. Il prefisso GS1 associato a un identificativo non deve essere interpretato come prova del luogo di produzione del prodotto. L'origine e la classificazione tariffaria richiedono informazioni di supporto proprie.
GTIN e identificativi correlati
Diversi identificativi possono comparire insieme in un record di prodotto o in una transazione di magazzino. I loro ruoli sono diversi, anche quando il software li visualizza in campi adiacenti.
| Identificativo o termine | Cosa identifica o rappresenta | Rapporto con un GTIN |
|---|---|---|
| SKU | Un riferimento interno di gestione delle scorte definito da un'azienda | Aziende diverse possono assegnare SKU diversi allo stesso GTIN |
| UPC ed EAN | Termini associati ai sistemi di numerazione e codici a barre per la vendita al dettaglio | Un codice a barre UPC-A contiene comunemente un GTIN-12; un codice a barre EAN-13 contiene un GTIN-13 |
| Numero di serie | Una singola istanza nell'ambito dell'identificazione di un prodotto | Un GTIN combinato con un numero di serie può distinguere singole unità |
| Numero di lotto | Un raggruppamento di produzione | Può accompagnare un GTIN per distinguere lotti dello stesso articolo commerciale |
| SSCC | Una specifica unità logistica, come un pallet o un pacco | Identifica l'unità logistica anziché il tipo di unità commerciale contenuta |
| Numero di tracking del vettore | Un record di spedizione o pacco del vettore | Supporta il monitoraggio del trasporto anziché l'identificazione standardizzata del prodotto |
| Codice HS | Una classificazione delle merci utilizzata nel commercio internazionale | Classifica le merci a fini doganali anziché identificare una particolare unità commerciale |
Un collo può quindi avere un GTIN che identifica la sua configurazione come unità commerciale, mentre una specifica unità logistica può riportare un Serial Shipping Container Code (SSCC). Questi identificativi rispondono a domande diverse: che cos'è l'unità commerciale e quale specifica unità logistica viene gestita.
Controlli pratici per i dati GTIN
Quando preparano dati di catalogo o di magazzino, le aziende possono separare i controlli di formato di base dai controlli che richiedono informazioni autorevoli sul prodotto. Un utile processo di convalida include quanto segue:
- Confermare il formato. Verificare che l'identificativo contenga solo cifre e abbia una lunghezza GTIN riconosciuta, consentendo una rappresentazione a 14 cifre documentata correttamente.
- Convalidare la cifra di controllo. Utilizzare il metodo di calcolo GS1. Considerare un risultato positivo come un controllo strutturale, non come una prova di titolarità o autenticità.
- Confermare la corrispondenza del prodotto. Confrontare il numero con le informazioni sul prodotto del fornitore o del proprietario del marchio, inclusi la variante e la quantità dichiarata.
- Verificare il livello di imballaggio. Stabilire se l'identificativo si riferisce a un'unità destinata al consumatore, a una confezione multipla, a un collo o a un'altra configurazione di unità commerciale.
- Conservare l'identificativo. Memorizzare i GTIN come testo o in un campo equivalente che mantenga gli zeri iniziali ed eviti l'arrotondamento o la notazione scientifica dei fogli di calcolo.
- Mantenere separati i campi operativi. Tenere il GTIN distinto da SKU, numero di lotto, numero di serie, SSCC e numero di tracking.
Questi controlli riguardano diversi tipi di errore. Un GTIN formattato correttamente può comunque essere associato al prodotto sbagliato, mentre un record di prodotto valido può essere danneggiato da un foglio di calcolo che elimina gli zeri iniziali. Un utilizzo affidabile richiede sia la convalida dell'identificativo sia dati anagrafici accurati del prodotto.
Domande frequenti
Un GTIN è uguale a un codice a barre?
No. Un GTIN è un identificativo numerico. Un codice a barre è un simbolo leggibile da una macchina che può contenere tale identificativo e, a seconda del tipo di codice a barre, informazioni aggiuntive.
Ogni unità fisica deve avere un GTIN diverso?
No. Le unità della stessa unità commerciale definita condividono un GTIN. Per identificare una singola unità sono necessarie informazioni aggiuntive, come un numero di serie associato al GTIN.
È possibile utilizzare un GTIN per tracciare una consegna?
Non da solo. Un GTIN identifica un'unità commerciale, non il suo percorso di consegna. I numeri di tracking del vettore e gli identificativi delle unità logistiche hanno finalità operative diverse.
Un GTIN dimostra il Paese di origine di un prodotto?
No. Un GTIN e il relativo prefisso GS1 non stabiliscono l'origine della produzione. Le informazioni sul Paese di origine devono essere determinate e documentate separatamente.
Fonti
- GS1: Global Trade Item Number (GTIN) — Definizione ufficiale, ambito di identificazione e formati GTIN.
- GS1: GTIN Management Standard — Regole per l'identificazione di nuovi prodotti, le modifiche ai prodotti, le quantità di imballaggio e il non riutilizzo dei GTIN.
- GS1: Barcodes — Distinzione tra dati di identificazione e vettori di codici a barre, incluse le applicazioni nella vendita al dettaglio e nella distribuzione.
- GS1: General Specifications — Regole tecniche per le chiavi di identificazione, la rappresentazione dei dati, l'assegnazione e gli elementi dati associati.
- GS1: Check Digit Calculator — Finalità e convalida della cifra di controllo.
- GS1: Serial Shipping Container Code (SSCC) — Identificazione delle singole unità logistiche e distinzione dall'identificazione delle unità commerciali.
