Numero di localizzazione globale (GLN)
Che cos'è un Global Location Number (GLN)?
Un Global Location Number (GLN) è una chiave di identificazione GS1 composta da 13 cifre, utilizzata per identificare soggetti e luoghi nelle transazioni commerciali. Nella logistica, nell'e-commerce e nella gestione della catena di approvvigionamento, può identificare un'entità giuridica, una funzione organizzativa, un luogo fisico o un luogo digitale. Ad esempio, un GLN può identificare un'azienda, il suo reparto acquisti, un centro di distribuzione o una destinazione elettronica utilizzata per lo scambio di informazioni commerciali.
Lo scopo di un GLN è fornire ai partner commerciali un identificativo coerente per il soggetto o il luogo coinvolto in un processo. Invece di fare affidamento esclusivamente sui nomi delle aziende, sugli indirizzi scritti o sui codici interni dei magazzini, i sistemi interconnessi possono utilizzare un GLN per fare riferimento alla stessa entità o allo stesso luogo. I dettagli associati, come un indirizzo postale o un ruolo aziendale, vengono mantenuti separatamente come dati anagrafici.
Cosa può identificare un GLN
Sebbene il nome metta in evidenza il luogo, un GLN non è limitato agli edifici o alle coordinate geografiche. GS1 distingue diversi utilizzi per l'identificazione. Questi si riferiscono a diversi oggetti aziendali, pertanto un'azienda dovrebbe stabilire cosa rappresenta ciascun GLN prima di condividerlo con i partner.
| Utilizzo dell'identificazione | Cosa identifica | Esempio illustrativo nella catena di approvvigionamento |
|---|---|---|
| Entità giuridica | Un'organizzazione dotata di personalità giuridica | L'azienda che acquista merci in base a un accordo di fornitura |
| Funzione | Una suddivisione organizzativa o un reparto associato a responsabilità specifiche | Il reparto contabilità fornitori di un rivenditore |
| Luogo fisico | Un luogo tangibile in cui si svolgono attività o in cui si trova qualcosa | Un centro di distribuzione, un negozio o un'area di ricevimento |
| Luogo digitale | Un indirizzo elettronico utilizzato per la comunicazione tra sistemi | Un endpoint elettronico utilizzato per lo scambio di informazioni commerciali |
Questi utilizzi spiegano perché l'identità di un'azienda e la sua destinazione di consegna non dovrebbero essere automaticamente considerate la stessa cosa. Un rivenditore può avere un'unica organizzazione acquisti ma diversi magazzini. Al contrario, un singolo indirizzo di magazzino può ospitare attività appartenenti a soggetti diversi. L'assegnazione dei GLN dovrebbe riflettere le distinzioni che i partner commerciali devono riconoscere, seguendo le regole GS1 applicabili.
Struttura e informazioni associate
Un GLN contiene 13 cifre numeriche, con l'ultima cifra che funge da cifra di controllo. Nella struttura basata sul prefisso aziendale GS1, le cifre precedenti sono costituite da un prefisso aziendale GS1 e da un riferimento del luogo. Le lunghezze relative di questi componenti dipendono dall'assegnazione del prefisso; non sono campi di lunghezza fissa che possono sempre essere separati nello stesso modo.
La cifra di controllo aiuta a rilevare alcuni errori di inserimento dei dati. Non dimostra che l'identificativo sia stato assegnato validamente, che l'organizzazione associata sia affidabile o che le informazioni sul luogo siano aggiornate. Un numero che supera un controllo matematico richiede comunque una verifica appropriata rispetto all'identità assegnata e ai documenti di supporto.
Un GLN dovrebbe essere trattato come un identificativo, non come un indirizzo compresso. Gli utenti non dovrebbero tentare di ricavare dalle sue cifre un indirizzo stradale, una giurisdizione doganale, un'istruzione di consegna o la capacità di un magazzino. Tali informazioni appartengono ai record associati al GLN. Nei software, conservare l'identificativo come stringa numerica di 13 caratteri aiuta a evitare la perdita degli zeri iniziali durante l'importazione, l'esportazione o l'elaborazione dei fogli di calcolo.
Come vengono utilizzati i GLN nella logistica e nell'e-commerce
Coordinamento degli ordini e delle consegne
Nei messaggi aziendali strutturati, i GLN possono identificare soggetti quali l'acquirente e il fornitore, nonché luoghi come la destinazione della consegna. Il loro significato dipende dal campo o dal ruolo aziendale in cui compaiono. Un GLN inserito come identificativo dell'acquirente non identifica automaticamente il magazzino al quale devono essere consegnate le merci.
Questa distinzione è importante quando un'azienda di e-commerce acquista l'inventario centralmente ma lo distribuisce in diverse strutture di evasione degli ordini. L'ordine può identificare separatamente l'entità acquirente e il luogo di ricezione. I sistemi devono preservare tali ruoli durante la conversione delle informazioni tra applicazioni di acquisto, magazzino e trasporto.
Operazioni di magazzino e registri dell'inventario
Un sistema di gestione del magazzino può associare un GLN a una struttura o a un luogo fisico più specifico per il quale è richiesta un'identificazione separata. I codici interni di scaffale e corsia possono continuare a essere utilizzati per le operazioni locali. Un GLN non significa che ogni scaffale, rack o posizione di stoccaggio debba ricevere un proprio identificativo condiviso a livello globale.
La domanda pratica è se un luogo debba essere identificato distintamente nel processo aziendale pertinente. Un'area di ricezione condivisa con i partner commerciali può richiedere un approccio all'identificazione diverso da quello di una posizione temporanea interna di pre-stoccaggio. Le organizzazioni dovrebbero applicare le regole di assegnazione GS1 invece di creare GLN aggiuntivi esclusivamente perché il loro software contiene ulteriori campi relativi ai luoghi.
Transazioni transfrontaliere e resi
Nell'e-commerce transfrontaliero, i GLN possono aiutare a distinguere le entità e le strutture che partecipano a una catena di approvvigionamento. Ad esempio, l'entità giuridica di un commerciante, un centro di evasione degli ordini all'estero e una struttura di ricezione dei resi possono rappresentare esigenze di identificazione diverse. Gli identificativi condivisi possono rendere esplicite tali distinzioni nei record dei partner e nei messaggi aziendali.
Un GLN non sostituisce la registrazione dell'importatore, l'identificativo fiscale, la dichiarazione doganale, l'indirizzo postale o qualsiasi altra informazione richiesta da una specifica autorità o transazione. L'accettazione o la richiesta di un GLN in un determinato documento o messaggio elettronico dipende dai requisiti che lo regolano. Il solo possesso di un GLN non dimostra la conformità doganale né l'autorizzazione a importare merci.
Esempio di flusso dall'ordine alla ricezione
Il seguente esempio descrive una possibile implementazione, non una sequenza obbligatoria per ogni azienda.
- Definire le identità. Un rivenditore distingue la propria entità acquirente dal magazzino che riceverà un ordine. Determina quali identità richiedono GLN in base alle relative regole GS1 e ai requisiti dei partner.
- Mantenere i dati anagrafici. Il rivenditore registra cosa identifica ciascun GLN e lo associa al nome, all'indirizzo, al ruolo e ai dettagli operativi appropriati.
- Condividere i record. Il fornitore riceve gli identificativi e il loro significato attraverso un processo concordato di onboarding o di scambio dati. Entrambe le parti confermano che i loro sistemi interpretano i ruoli in modo coerente.
- Creare l'ordine di acquisto. L'ordine identifica l'acquirente e la destinazione della consegna nei campi appropriati. Possono comparire GLN diversi quando tali ruoli si riferiscono a soggetti o luoghi differenti.
- Preparare le unità logistiche. Il fornitore identifica separatamente i pallet o le altre unità logistiche. I loro identificativi possono essere collegati al GLN della destinazione nei record della spedizione.
- Ricevere e riconciliare. L'operazione di ricezione confronta le merci in arrivo e le informazioni sulle unità logistiche con l'ordine e la destinazione previsti. Eventuali discrepanze vengono analizzate utilizzando i record sottostanti.
Il GLN fornisce un riferimento stabile all'interno di questo flusso di lavoro, ma non esegue direttamente il routing fisico o la riconciliazione. Tali funzioni dipendono da dati correttamente mantenuti, sistemi compatibili e procedure operative.
Confronto tra GLN e identificativi correlati
| Identificativo o riferimento | Scopo principale | Differenza rispetto a un GLN |
|---|---|---|
| Global Trade Item Number (GTIN) | Identifica un articolo commerciale, come un prodotto offerto per l'ordine o la vendita | Un GTIN identifica cosa sia l'articolo; un GLN identifica un soggetto o un luogo coinvolto nella transazione. |
| Serial Shipping Container Code (SSCC) | Identifica una singola unità logistica, come un pallet o un pacco | Un SSCC identifica l'unità logistica movimentata; un GLN può identificare la sua destinazione o un altro soggetto o luogo pertinente. |
| Numero di tracciamento del corriere | Fa riferimento a una spedizione o a un pacco nei processi di tracciamento del corriere | Un GLN non è un riferimento per il tracciamento dei pacchi e non fornisce aggiornamenti sugli eventi di consegna. |
| Indirizzo postale | Descrive una destinazione utilizzando informazioni sull'indirizzo | Un GLN fa riferimento a un soggetto o luogo identificato; non elimina la necessità di disporre di dati dell'indirizzo utilizzabili. |
| Codice interno del magazzino | Identifica una struttura all'interno del sistema proprietario di un'organizzazione | Un codice interno ha significato nel proprio contesto gestito, mentre un GLN appartiene al sistema di identificazione GS1. |
Questi identificativi sono complementari e non intercambiabili. Una transazione può fare riferimento a un prodotto tramite GTIN, a un pallet tramite SSCC e a un magazzino ricevente tramite GLN. Ognuno risponde a una domanda diversa sullo stesso movimento di merci.
Assegnazione, manutenzione e verifiche di implementazione
Le organizzazioni ottengono e gestiscono i GLN attraverso gli accordi GS1 applicabili. Prima di assegnare gli identificativi, dovrebbero consultare la relativa Organizzazione Membro GS1 e le GS1 GLN Allocation Rules. Creare arbitrariamente un numero di 13 cifre, anche se dotato di una cifra di controllo valida, non costituisce un GLN correttamente assegnato.
La manutenzione è importante quanto l'assegnazione iniziale. I cambiamenti nelle entità giuridiche, nelle funzioni o nei luoghi devono essere valutati secondo le regole di assegnazione per determinare se un GLN esistente rimanga appropriato o ne sia necessario uno nuovo. Un trasferimento, un cambiamento organizzativo o una chiusura non dovrebbero essere gestiti semplicemente sovrascrivendo un campo del database senza esaminare le implicazioni sull'identificazione.
Le verifiche utili per l'implementazione includono:
- Ambito dell'identità: Documentare esattamente cosa identifica ciascun GLN, specificando se rappresenta un'entità giuridica, una funzione, un luogo fisico o un luogo digitale.
- Integrità dei dati: Conservare tutte le 13 cifre, convalidare la cifra di controllo e impedire conversioni numeriche indesiderate.
- Mappatura dei ruoli: Confermare che i campi relativi ad acquirente, fornitore, fatturazione e luogo di consegna si riferiscano alle identità previste.
- Accordo con i partner: Stabilire come saranno scambiati e corretti gli identificativi e i dati associati.
- Controllo delle modifiche: Assegnare la responsabilità di verificare le modifiche rispetto alle regole GS1 e di informare i partner interessati.
- Dettagli operativi: Conservare le istruzioni di routing, le informazioni di contatto e i requisiti di ricezione nei record associati appropriati, invece di presumere che siano contenuti nel GLN.
Fraintendimenti comuni
Un GLN non è necessariamente un numero di magazzino. Un magazzino è uno dei possibili oggetti dell'identificazione, ma anche le entità giuridiche, le funzioni e i luoghi digitali rientrano nel quadro GLN.
Un GLN non è di per sé un codice a barre. È una chiave di identificazione. Gli standard GS1 definiscono come può essere rappresentato nei vettori di dati e nei messaggi pertinenti. I requisiti di codifica e posizionamento dipendono dall'applicazione.
Un GLN non fornisce il tracciamento della posizione in tempo reale. Identificare una struttura o un soggetto è diverso dal comunicare dove si trova attualmente un veicolo o un pacco. Il tracciamento richiede ulteriori informazioni sugli eventi e sistemi dedicati.
Un GLN non elimina la necessità di gestire i dati anagrafici. I partner commerciali hanno comunque bisogno di una comprensione accurata e condivisa dell'identità associata al numero. Record associati incoerenti o obsoleti possono compromettere un'identificazione altrimenti valida.
Domande frequenti
Quante cifre contiene un GLN?
Un GLN contiene 13 cifre numeriche, inclusa una cifra di controllo finale. I sistemi dovrebbero conservarne il formato completo, compresi eventuali zeri iniziali.
Ogni magazzino necessita di un GLN separato?
La risposta dipende dai requisiti di identificazione e dalle regole di assegnazione GS1 applicabili. Quando i magazzini devono essere distinti come luoghi fisici separati nei processi aziendali, le loro esigenze di identificazione dovrebbero essere valutate individualmente.
È possibile utilizzare un GLN per tracciare un pacco?
Non da solo. Un GLN identifica un soggetto o un luogo, mentre il tracciamento dei pacchi utilizza riferimenti della spedizione o del pacco e i relativi eventi di tracciamento.
È richiesto un GLN per ogni spedizione e-commerce transfrontaliera?
Un GLN non è un requisito universale per ogni spedizione transfrontaliera. Il suo utilizzo dipende dai requisiti pertinenti dei partner commerciali, dei sistemi, del settore o normativi e non sostituisce le informazioni doganali o sull'indirizzo richieste.
Fonti
- GS1: Global Location Number (GLN) — Definizione ufficiale, ambito dell'identificazione e utilizzi aziendali.
- GS1: GLN Allocation Rules — Decisioni sull'identificazione, principi di assegnazione e gestione delle modifiche.
- GS1 General Specifications — Quadro tecnico per le chiavi di identificazione GS1, le strutture dati e le applicazioni dei vettori di dati.
- GS1: Global Trade Item Number (GTIN) — Identificazione degli articoli commerciali e distinzione rispetto all'identificazione di soggetti e luoghi.
- GS1: Serial Shipping Container Code (SSCC) — Identificazione delle unità logistiche e distinzione rispetto all'utilizzo del GLN.
