จุดขาย (Pos)
จุดขาย (POS) คืออะไร?
จุดขาย (POS) คือสถานที่หรือขั้นตอนในการทำธุรกรรมเชิงพาณิชย์ที่ลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการ และผู้ขายบันทึกการขาย ในการดำเนินงานด้านค้าปลีกและอีคอมเมิร์ซ คำนี้ยังมักหมายถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ป้อนรายการซื้อ คำนวณยอดเงินที่ต้องชำระ รับหรือบันทึกการชำระเงิน และออกใบเสร็จ จุดชำระเงินของร้านค้าเป็นจุดขายแบบกายภาพ ส่วนจุดชำระเงินออนไลน์ทำหน้าที่ด้านธุรกรรมที่ใกล้เคียงกัน แม้ว่าผู้ค้าจะใช้คำว่า ระบบ POS โดยเฉพาะเพื่อหมายถึงเทคโนโลยีการขายหน้าร้าน
ความแตกต่างระหว่างสถานที่ทำธุรกรรมกับระบบสนับสนุนมีความสำคัญ จุดขายไม่จำเป็นต้องเป็นอุปกรณ์เฉพาะ และระบบ POS ก็ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องอ่านบัตรเท่านั้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าระบบ ระบบอาจแลกเปลี่ยนข้อมูลกับแอปพลิเคชันด้านสินค้าคงคลัง การจัดการคำสั่งซื้อ บัญชี และการจัดการคำสั่งซื้อให้สำเร็จได้ด้วย การเชื่อมต่อเหล่านี้ทำให้ข้อมูล POS อยู่ระหว่างกิจกรรมการขายที่ติดต่อกับลูกค้าโดยตรงกับกระบวนการปฏิบัติงานที่จัดหา จัดส่ง หรือรับคืนสินค้า
ระบบ POS ประกอบด้วยอะไรบ้าง
ระบบ POS รวมซอฟต์แวร์ธุรกรรมเข้ากับอุปกรณ์และบริการที่จำเป็นสำหรับสภาพแวดล้อมการขายแต่ละรูปแบบ การติดตั้งแต่ละระบบไม่ได้มีส่วนประกอบเหมือนกันทั้งหมด และไม่ควรถือว่าฟังก์ชันที่มีให้ผ่านการผสานรวมเป็นฟังก์ชันที่มีอยู่ใน POS โดยตรง
- อินเทอร์เฟซการขาย: ซอฟต์แวร์ที่พนักงานใช้เลือกสินค้า ป้อนจำนวน ใช้ส่วนลดที่ได้รับอนุญาต และสร้างบันทึกธุรกรรม
- ข้อมูลสินค้าและราคา: บันทึกที่ระบุรายการสินค้าที่เสนอขาย รวมถึงราคา หรือกฎการกำหนดราคาที่นำมาใช้
- อุปกรณ์ป้อนข้อมูล: อุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ด แป้นพิมพ์ หน้าจอสัมผัส หรืออุปกรณ์ชั่งน้ำหนักตามความเหมาะสม
- อินเทอร์เฟซการชำระเงิน: การเชื่อมต่อกับอุปกรณ์หรือบริการชำระเงิน พร้อมฟังก์ชันสำหรับบันทึกวิธีการชำระเงินอื่น ๆ ที่รองรับ
- ฟังก์ชันใบเสร็จ: บันทึกธุรกรรมในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์ที่แสดงรายละเอียดธุรกรรม
- การเชื่อมต่อด้านปฏิบัติการ: อินเทอร์เฟซที่อาจส่งข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง การคืนสินค้า หรือบัญชีไปยังระบบธุรกิจอื่น
เครื่องสแกนบาร์โค้ดจะอ่านรหัสระบุสินค้า แต่ไม่สามารถกำหนดราคาขายที่ถูกต้องหรือจำนวนสินค้าที่มีอยู่ได้ด้วยตัวเอง ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องต้องตีความรหัสดังกล่าวและเรียกดูบันทึกที่เกี่ยวข้อง มาตรฐานบาร์โค้ดของ GS1 สนับสนุนการระบุและการเก็บข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน แต่การใช้บาร์โค้ดมาตรฐานไม่ได้รับประกันว่าระบบของผู้ค้าแต่ละรายจะมีข้อมูลสินค้าที่สอดคล้องกัน
ธุรกรรม POS ทำงานอย่างไร
ลำดับต่อไปนี้อธิบายการซื้อสินค้าปลีกทั่วไป กระบวนการจริงอาจแตกต่างกันตามวิธีการชำระเงิน การกำหนดค่าระบบ และการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าทันทีหรือดำเนินการภายหลัง
- ระบุรายการสินค้า ผู้ขายสแกนบาร์โค้ด ค้นหาในแค็ตตาล็อกสินค้า หรือป้อนรายการด้วยตนเอง ธุรกรรมจะบันทึกสินค้าและจำนวนที่เลือก
- คำนวณยอดเงินที่ต้องชำระ ระบบใช้ราคาที่กำหนด ส่วนลดที่มีสิทธิ์ได้รับ และกฎภาษีที่เกี่ยวข้อง ผลลัพธ์ที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าที่แม่นยำและข้อกำหนดที่ใช้บังคับ
- รับหรือบันทึกการชำระเงิน ลูกค้าชำระเงินด้วยวิธีที่รองรับ การชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์อาจเกี่ยวข้องกับบริการอนุมัติและประมวลผลแยกต่างหาก POS ไม่ใช่เครือข่ายการชำระเงินทั้งหมดด้วยตัวเอง
- บันทึกการขาย ระบบจัดเก็บรายละเอียดธุรกรรมและออกใบเสร็จหรือการยืนยันรูปแบบอื่น ไม่ควรสับสนระหว่างการอนุมัติการชำระเงินที่สำเร็จกับการชำระบัญชีเงินขั้นสุดท้าย
- อัปเดตการดำเนินงานที่เชื่อมต่อ หากมีการผสานรวม ข้อมูลธุรกรรมอาจอัปเดตบันทึกสต็อก บันทึกทางการเงิน หรือคำสั่งซื้อของลูกค้าที่รอการดำเนินการ
- ส่งมอบหรือดำเนินการจัดส่งสินค้า ลูกค้าอาจนำสินค้าไปทันที มารับภายหลัง หรือได้รับสินค้าเป็นพัสดุ การบันทึกการขายไม่ได้ยืนยันว่ามีการจัดส่งเกิดขึ้นแล้ว
เหตุการณ์เหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นพร้อมกันเสมอไป ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจรับคำสั่งซื้อและการชำระเงินที่ร้าน แต่จัดส่งสินค้าจากคลังสินค้า ดังนั้นธุรกรรมเชิงพาณิชย์และการเคลื่อนย้ายสินค้าจริงจึงเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกันแต่แยกจากกัน
บทบาทในอีคอมเมิร์ซและการดำเนินงานด้านสินค้าคงคลัง
สำหรับธุรกิจที่ขายสินค้าทั้งผ่านร้านค้าและเว็บไซต์ บันทึก POS สามารถช่วยสร้างมุมมองร่วมเกี่ยวกับยอดขายและสินค้าคงคลังได้ ซึ่งต้องอาศัยรหัสสินค้าที่เข้ากันได้ สถานที่จัดเก็บที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน และการแลกเปลี่ยนข้อมูลธุรกรรมที่เชื่อถือได้ การเชื่อมต่อระหว่างระบบไม่ได้หมายความโดยอัตโนมัติว่าการอัปเดตทุกอย่างจะเกิดขึ้นทันที หรือทุกระบบใช้คำจำกัดความเดียวกันของสต็อกที่พร้อมจำหน่าย
สต็อกคงเหลือ ณ สถานที่จัดเก็บ หมายถึงสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ ณ สถานที่หนึ่ง ขณะที่สต็อกที่พร้อมจำหน่ายอาจไม่รวมจำนวนที่สำรองไว้สำหรับคำสั่งซื้อเดิมหรือจำนวนที่ไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลอื่น ดังนั้นการขายผ่าน POS จึงอาจส่งผลต่อจำนวนสินค้าคงคลังมากกว่าหนึ่งรายการ ผลลัพธ์ด้านปฏิบัติการขึ้นอยู่กับว่าสินค้านั้นถูกนำออกไปทันที สงวนไว้เพื่อรับสินค้า หรือจัดสรรสำหรับการจัดส่งในภายหลัง
ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจขายเสื้อแจ็กเก็ตที่เคาน์เตอร์ร้านและจัดส่งจากศูนย์กระจายสินค้า POS ของร้านจะบันทึกการซื้อ ขณะที่กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อจะกำหนดสถานที่ดำเนินการจัดส่ง จากนั้นพนักงานคลังสินค้าจะหยิบและบรรจุสินค้า และกระบวนการจัดส่งจะสร้างข้อมูลการจัดส่งและข้อมูลติดตามที่เกี่ยวข้อง หมายเลขธุรกรรม POS หมายเลขคำสั่งซื้อ และหมายเลขติดตามระบุบันทึกคนละประเภท และไม่ควรนำมาใช้แทนกัน
ข้อมูลการขายจาก POS ยังสามารถช่วยในการตัดสินใจเติมสินค้าได้ อย่างไรก็ตาม บันทึกการขายเพียงอย่างเดียวไม่ได้แสดงสถานะสต็อกทั้งหมด เนื่องจากอาจต้องพิจารณาใบเสร็จ การโอนสินค้า การคืนสินค้า สินค้าที่เสียหาย และการปรับปรุงสินค้าคงคลังด้วย
POS และคำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง
| คำศัพท์ | หน้าที่หลัก | ความสัมพันธ์กับ POS |
|---|---|---|
| เครื่องบันทึกเงินสด | บันทึกการขายและรองรับกิจกรรมการชำระเงิน โดยเฉพาะการจัดการเงินสด | ฟังก์ชันอาจทับซ้อนกับระบบ POS โดย POS ที่เชื่อมต่อเครือข่ายอาจเชื่อมจุดชำระเงินเข้ากับบันทึกธุรกิจที่กว้างขึ้น |
| เครื่องรับชำระเงิน | จัดเตรียมอินเทอร์เฟซสำหรับรับการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่รองรับ | อาจผสานรวมกับ POS หรือทำงานแยกต่างหาก และไม่จำเป็นต้องเป็นระบบการขายทั้งหมด |
| เกตเวย์การชำระเงิน | อำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลการชำระเงินกับบริการประมวลผลการชำระเงิน | รองรับกระบวนการชำระเงิน ไม่ใช่การจัดการสินค้าคงคลังหรือการดำเนินการจัดส่งทางกายภาพ |
| ระบบจัดการคำสั่งซื้อ | ประสานงานบันทึกคำสั่งซื้อและกระบวนการดำเนินการจัดส่ง | อาจรับคำสั่งซื้อที่เกิดจาก POS และประสานงานการดำเนินการในขั้นต่อไป |
| ระบบจัดการคลังสินค้า | ควบคุมกิจกรรมในคลังสินค้า เช่น การรับสินค้า การจัดเก็บ การหยิบสินค้า และการบรรจุ | อาจดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่สร้างผ่าน POS แต่มีวัตถุประสงค์ด้านปฏิบัติการที่แตกต่างกัน |
| การติดตามการจัดส่ง | ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายหรือสถานะการจัดส่งของพัสดุ | เกี่ยวข้องกับการดำเนินการหลังจากสร้างการจัดส่ง ไม่ใช่หลักฐานว่ามีการบันทึกการขายปลีกแล้ว |
ขอบเขตเหล่านี้อธิบายหน้าที่ ไม่ใช่หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น ซอฟต์แวร์ชุดหนึ่งอาจรวมหลายฟังก์ชันไว้ด้วยกัน ขณะที่ธุรกิจอื่นอาจใช้แอปพลิเคชันแยกกันสำหรับแต่ละหน้าที่ ประเด็นสำคัญคือระบบใดควบคุมบันทึกแต่ละประเภท และมีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
การคืนสินค้า การคืนเงิน และความถูกต้องของสินค้าคงคลัง
POS อาจรองรับการค้นหาธุรกรรมเดิม การบันทึกการคืนสินค้า การออกเงินคืน หรือการดำเนินการเปลี่ยนสินค้า การดำเนินการเหล่านี้เกี่ยวข้องกันแต่มีความแตกต่างกัน การคืนสินค้า หมายถึงสินค้าที่กลับมาอยู่ในการควบคุมของผู้ขาย ส่วน การคืนเงิน หมายถึงเงินที่คืนให้ลูกค้า การเกิดขึ้นอย่างหนึ่งไม่ได้พิสูจน์โดยอัตโนมัติว่าอีกอย่างหนึ่งเกิดขึ้นแล้ว
สินค้าที่ถูกส่งคืนยังต้องมีการตัดสินใจด้านสินค้าคงคลัง สินค้าที่รับคืนมาอาจเหมาะสำหรับนำกลับไปขาย ต้องตรวจสอบ หรือจำเป็นต้องแยกออกจากสินค้าที่พร้อมจำหน่าย ดังนั้นการบันทึกการคืนเงินจึงไม่ควรถูกตีความโดยอัตโนมัติว่าเป็นการยืนยันว่ามีสินค้าพร้อมสำหรับลูกค้ารายอื่น
ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจนำสินค้าที่ซื้อทางออนไลน์ไปคืนที่ร้านค้าจริง หากผู้ค้ารองรับกระบวนการดังกล่าว ระบบของร้านต้องเข้าถึงข้อมูลคำสั่งซื้อและการชำระเงินที่เพียงพอเพื่อดำเนินธุรกรรมอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ สินค้าที่คืนต้องได้รับการกำหนดสถานที่และสภาพที่เหมาะสม การอนุญาตให้ดำเนินการดังกล่าวหรือไม่ขึ้นอยู่กับนโยบายและความสามารถของระบบของผู้ค้า การมีเครื่อง POS เพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่ามีสิทธิ์ดำเนินการ
ข้อควรพิจารณาสำหรับการค้าข้ามพรมแดน
ในอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน คำสั่งซื้อที่เริ่มต้นจาก POS อาจต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมก่อนดำเนินการจัดส่งระหว่างประเทศ ใบเสร็จการขายสามารถบันทึกธุรกรรมค้าปลีกได้ แต่ไม่ควรถือว่าใบเสร็จดังกล่าวตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับใบกำกับสินค้าพาณิชย์ ใบขนสินค้าศุลกากร หรือเอกสารการจัดส่งอื่น ๆ ข้อมูลที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับการจัดส่งและเขตอำนาจศาลที่เกี่ยวข้อง
ช่องสกุลเงินก็จำเป็นต้องตีความอย่างชัดเจนเช่นกัน สกุลเงินที่แสดงสำหรับการขาย สกุลเงินที่ใช้ชำระเงิน และสกุลเงินที่ผู้ค้าได้รับเมื่อชำระบัญชีอาจแตกต่างกัน สิ่งเหล่านี้เป็นคุณลักษณะด้านการชำระเงินและบัญชีที่แยกจากกัน ไม่สามารถใช้แทนกันได้ ในทำนองเดียวกัน ภาษีที่บันทึกระหว่างการชำระเงินไม่ได้ยืนยันด้วยตัวเองว่าอากรนำเข้า ภาษี หรือค่าธรรมเนียมปลายทางทั้งหมดได้รับการดำเนินการแล้ว
ดังนั้น POS จึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของบันทึกทางการค้า ไม่ได้เข้ามาแทนที่กระบวนการศุลกากร การจัดส่ง หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการชำระเงิน ความสำคัญของ POS ต่อการดำเนินการจัดส่งระหว่างประเทศอยู่ที่ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลที่ส่งต่อไปยังระบบปลายทาง
การตรวจสอบด้านปฏิบัติการและข้อจำกัด
เมื่อประเมินว่าข้อมูล POS สนับสนุนโลจิสติกส์อีคอมเมิร์ซอย่างไร การตรวจสอบต่อไปนี้ช่วยทำให้พฤติกรรมของระบบชัดเจนขึ้น โดยไม่ตั้งสมมติฐานว่าการติดตั้งทุกระบบทำงานเหมือนกัน:
- ข้อมูลระบุสินค้า: ยืนยันว่ารูปแบบสินค้าและหน่วยขายจับคู่กันอย่างถูกต้องระหว่าง POS แค็ตตาล็อกออนไลน์ และบันทึกคลังสินค้า
- ช่วงเวลาของสินค้าคงคลัง: กำหนดว่าเหตุการณ์ใดเป็นผู้สำรองสินค้า ลดจำนวนสินค้าคงเหลือ หรือปล่อยการสำรองหลังการยกเลิก
- การกำหนดสถานที่: แยกแยะสถานที่ที่บันทึกการขายออกจากสถานที่ที่จัดหาสินค้า
- ข้อมูลอ้างอิงธุรกรรม: รักษาความเชื่อมโยงระหว่างการขาย การชำระเงิน คำสั่งซื้อ การคืนเงิน และการจัดส่ง โดยไม่แทนที่ตัวระบุที่แยกจากกันของแต่ละรายการ
- การเชื่อมต่อที่หยุดชะงัก: ระบุว่าฟังก์ชันใดสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ได้ และบันทึกที่ค้างอยู่จะถูกกระทบยอดอย่างไรหลังเชื่อมต่ออีกครั้ง ความสามารถในการขายแบบออฟไลน์ไม่ได้หมายความโดยจำเป็นว่าจะสามารถรับชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์แบบออฟไลน์ได้
- การจัดการการคืนสินค้า: แยกการคืนเงินออกจากการรับสินค้า การตรวจสอบ และการนำสินค้ากลับเข้าสต็อก
- ความปลอดภัยในการชำระเงิน: ระบุว่าข้อมูลบัญชีการชำระเงินได้รับการจัดการที่ใด และมีความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยใดที่ใช้บังคับ คำศัพท์ของ PCI Security Standards Council แยกความแตกต่างระหว่างเทคโนโลยีและสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน การเรียกผลิตภัณฑ์ว่า POS เพียงอย่างเดียวไม่ได้แสดงให้เห็นว่าผ่านการปฏิบัติตามข้อกำหนด
คำถามที่พบบ่อย
POS หมายถึงสถานที่ชำระเงินหรือระบบชำระเงิน?
อาจหมายถึงได้ทั้งสองอย่าง Point of sale ระบุสถานที่หรือเวลาที่เกิดธุรกรรมการซื้อ ส่วน POS system หมายถึงเทคโนโลยีที่สนับสนุนธุรกรรมนั้น ความหมายที่ต้องการขึ้นอยู่กับบริบท
ระบบ POS เหมือนกับเครื่องอ่านบัตรหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน เครื่องอ่านบัตรจัดการเพียงส่วนหนึ่งของการรับชำระเงิน ระบบ POS บันทึกการขาย และอาจจัดการสินค้า ใบเสร็จ รวมถึงการเชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่น ๆ
การขายผ่าน POS หมายความว่าคำสั่งซื้อถูกจัดส่งแล้วหรือไม่?
ไม่ สินค้าอาจถูกส่งมอบทันที มารับภายหลัง หรือจัดส่งแยกต่างหาก สถานะการขาย การชำระเงิน การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ และการจัดส่งอธิบายเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน
สามารถซิงโครไนซ์สินค้าคงคลังของ POS กับอีคอมเมิร์ซได้หรือไม่?
สามารถเชื่อมต่อกันผ่านซอฟต์แวร์ที่ใช้ร่วมกันหรือการผสานรวมได้ ความถูกต้องขึ้นอยู่กับบันทึกสินค้าที่สอดคล้องกัน กฎสินค้าคงคลัง ช่วงเวลาการอัปเดต และการจัดการการคืนสินค้า การยกเลิก และการเคลื่อนไหวของสต็อกอื่น ๆ
แหล่งข้อมูล
- Cambridge Dictionary: Point of sale — คำจำกัดความอ้างอิงและการใช้คำนี้ในเชิงพาณิชย์
- GS1: Barcodes — การระบุผลิตภัณฑ์ที่เป็นมาตรฐานและการเก็บข้อมูลจากบาร์โค้ดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ณ จุดชำระเงิน
- PCI Security Standards Council: Glossary — คำศัพท์ด้านความปลอดภัยในการชำระเงิน รวมถึงแนวคิดเกี่ยวกับจุดขายและการประมวลผลการชำระเงิน
