Myyntipiste (Pos)

Mikä on myyntipiste (POS)?

Myyntipiste (POS) on kaupallisessa tapahtumassa paikka tai vaihe, jossa asiakas ostaa tavaroita tai palveluja ja myyjä kirjaa myynnin. Vähittäiskaupassa ja verkkokaupassa termillä tarkoitetaan yleisesti myös laitteistoa ja ohjelmistoa, joita käytetään ostosten syöttämiseen, maksettavan summan laskemiseen, maksun hyväksymiseen tai kirjaamiseen sekä kuittien laatimiseen. Myymälän kassa on fyysinen myyntipiste; verkkokassa suorittaa vastaavan tapahtumatoiminnon, vaikka kauppiaat käyttävät usein termiä POS-järjestelmä nimenomaan henkilökohtaiseen myyntiin käytettävästä teknologiasta.

Tapahtumapaikan ja sitä tukevan järjestelmän välinen ero on tärkeä. Myyntipiste ei välttämättä ole tietty laite, eikä POS-järjestelmä ole pelkkä kortinlukija. Kokoonpanosta riippuen järjestelmä voi vaihtaa tietoja myös varasto-, tilaustenhallinta-, kirjanpito- ja toimitussovellusten kanssa. Nämä yhteydet sijoittavat POS-tiedot asiakasrajapinnassa tapahtuvan myyntitoiminnan ja niiden operatiivisten prosessien rajalle, jotka toimittavat, kuljettavat tai vastaanottavat palautettuja tuotteita.

Mitä POS-järjestelmä sisältää

POS-järjestelmä yhdistää tapahtumaohjelmiston tiettyyn myyntiympäristöön tarvittaviin laitteisiin ja palveluihin. Kaikki asennukset eivät sisällä samoja komponentteja, eikä integraation kautta saatavilla olevan toiminnon pidä olettaa olevan sisäänrakennettu itse POS-järjestelmään.

• Myyntikäyttöliittymä: Ohjelmisto, jonka avulla henkilöstö valitsee tuotteita, syöttää määriä, käyttää hyväksyttyjä alennuksia ja luo tapahtumatietueen.
• Tuote- ja hintatiedot: Tietueet, jotka yksilöivät myynnissä olevat tuotteet sekä niihin sovellettavat hinnat tai hinnoittelusäännöt.
• Syöttölaitteet: Tarvittaessa esimerkiksi viivakoodilukijat, näppäimistöt, kosketusnäytöt tai punnituslaitteet.
• Maksukäyttöliittymä: Yhteys maksulaitteisiin tai -palveluihin sekä toiminnot muiden tuettujen maksutapojen kirjaamiseen.
• Kuittitoiminnot: Painetut tai sähköiset tietueet, jotka näyttävät tapahtuman tiedot.
• Operatiiviset yhteydet: Liitännät, jotka voivat lähettää myynti-, varasto-, palautus- tai kirjanpitotietoja muihin liiketoimintajärjestelmiin.

Viivakoodilukija tallentaa tunnisteen; se ei itsenäisesti määritä oikeaa myyntihintaa tai saatavilla olevaa määrää. Liittyvän ohjelmiston on tulkittava tunniste ja haettava asiaankuuluvat tietueet. GS1:n viivakoodistandardit tukevat standardoitua tunnistamista ja tiedonkeruuta, mutta standardoidun viivakoodin käyttö ei yksin takaa, että eri kauppiaiden järjestelmissä on yhdenmukaiset tuotetiedot.

Miten POS-tapahtuma toimii

Seuraava järjestys kuvaa yksinkertaista vähittäiskaupan ostosta. Todelliset työnkulut vaihtelevat maksutavan, järjestelmän kokoonpanon ja sen mukaan, luovutetaanko tavarat heti vai toimitetaanko ne myöhemmin.

1. Tunnista tuotteet. Myyjä lukee viivakoodin, etsii tuoteluettelosta tai syöttää tuotteen manuaalisesti. Tapahtumaan kirjataan valittu tuote ja määrä.
2. Laske maksettava summa. Järjestelmä soveltaa määritettyjä hintoja, soveltuvia alennuksia ja asiaankuuluvia verosääntöjä. Oikeat tulokset riippuvat täsmällisestä määrityksestä ja sovellettavista vaatimuksista.
3. Hyväksy tai kirjaa maksu. Asiakas maksaa tuetulla menetelmällä. Sähköinen maksu voi sisältää erillisiä valtuutus- ja käsittelypalveluja; POS-järjestelmä ei itsessään ole koko maksuverkosto.
4. Kirjaa myynti. Järjestelmä tallentaa tapahtumatiedot ja tuottaa kuitin tai muun vahvistuksen. Onnistunutta maksun valtuutusta ei pidä sekoittaa varojen lopulliseen tilitykseen.
5. Päivitä yhdistetyt toiminnot. Kun integraatioita on käytössä, tapahtumatiedot voivat päivittää varastotietoja, taloustietoja tai toimitusta odottavaa asiakastilausta.
6. Luovuta tai toimita tavarat. Asiakas voi ottaa tuotteet heti mukaansa, noutaa ne myöhemmin tai vastaanottaa lähetyksen. Myynnin kirjaaminen ei osoita, että toimitus on tapahtunut.

Nämä tapahtumat eivät aina tapahdu samanaikaisesti. Esimerkiksi vähittäismyyjä voi hyväksyä tilauksen ja maksun myymälässä mutta järjestää toimituksen varastosta. Kaupallinen tapahtuma ja tavaroiden fyysinen liikkuminen noudattavat tällöin toisiinsa liittyviä mutta erillisiä työnkulkuja.

Rooli verkkokaupassa ja varastotoiminnoissa

Yritykselle, joka myy sekä myymälöissä että verkkosivustoilla, POS-tietueet voivat tarjota yhteisen näkymän myyntiin ja varastoon. Tämä edellyttää yhteensopivia tuotetunnisteita, määritettyjä varastopaikkoja ja luotettavaa tapahtumatietojen vaihtoa. Järjestelmien välinen yhteys ei automaattisesti tarkoita, että jokainen päivitys tapahtuu heti tai että jokainen järjestelmä käyttää samaa määritelmää saatavilla olevalle varastolle.

Varastossa oleva määrä kuvaa sijaintiin kirjattua varastoa, kun taas myyntiin saatavilla olevasta varastosta voidaan vähentää olemassa oleviin tilauksiin varatut tai muutoin saatavilla olemattomat määrät. POS-myynti voi siten vaikuttaa useampaan kuin yhteen varastolukuun. Operatiivinen tulos riippuu siitä, otetaanko tuote mukaan, varataanko se noutoa varten vai kohdistetaanko se myöhempään lähetykseen.

Esimerkiksi vähittäismyyjä voi myydä takin myymälän kassalla ja järjestää toimituksen jakelukeskuksesta. Myymälän POS kirjaa oston, kun taas tilaustenhallintaprosessi määrittää toimituspaikan. Varastohenkilöstö poimii ja pakkaa tuotteen, ja toimitusprosessit luovat lähetyksen sekä siihen liittyvät seurantatiedot. POS-tapahtumanumero, tilausnumero ja seurantanumero yksilöivät eri tietueet, eikä niitä pidä käsitellä keskenään vaihdettavina.

POS-myyntitiedot voivat myös auttaa täydennyspäätöksissä. Pelkät myyntitietueet eivät kuitenkaan määritä koko varastotilannetta: myös vastaanotot, siirrot, palautukset, vauriot ja varaston oikaisut on ehkä otettava huomioon.

POS ja siihen liittyvät termit

Nämä rajat kuvaavat toimintoja eivätkä pakollisia tuoteryhmiä. Yksi ohjelmistopaketti voi yhdistää useita toimintoja, kun taas toinen yritys voi käyttää erillisiä sovelluksia jokaiseen niistä. Tärkeää on tietää, mikä järjestelmä hallitsee kutakin tietuetta ja miten muutoksista ilmoitetaan.

Palautukset, hyvitykset ja varaston tarkkuus

POS-järjestelmä voi tukea alkuperäisen tapahtuman hakua, palautuksen kirjaamista, hyvityksen myöntämistä tai vaihdon käsittelyä. Nämä toiminnot liittyvät toisiinsa, mutta ovat erillisiä. Palautus koskee tavaroiden palaamista myyjän hallintaan; hyvitys koskee asiakkaalle palautettavaa rahaa. Toinen ei automaattisesti todista, että toinen on tapahtunut.

Palautetut tuotteet edellyttävät myös varastopäätöstä. Takaisin vastaanotettu tuote voi sopia jälleenmyyntiin, vaatia tarkastuksen tai olla pidettävä myyntiin soveltumattomassa varastossa. Hyvityksen kirjaamista ei siksi pidä automaattisesti tulkita vahvistukseksi siitä, että tuote on saatavilla seuraavalle asiakkaalle.

Asiakas voi esimerkiksi palauttaa verkosta ostetun tuotteen fyysiseen myymälään. Jos kauppias tukee tätä työnkulkua, myymäläjärjestelmä tarvitsee riittävät tilaus- ja maksutiedot tapahtuman oikeaa käsittelyä varten. Palautetulle tuotteelle on myös määritettävä asianmukainen sijainti ja kunto. Tämän salliminen riippuu kauppiaan käytännöistä ja järjestelmän ominaisuuksista; pelkkä POS-päätteen olemassaolo ei osoita kelpoisuutta.

Rajat ylittävän kaupankäynnin näkökohdat

Rajat ylittävässä verkkokaupassa POS-järjestelmästä lähtöisin oleva tilaus voi vaatia lisätietoja ennen kuin kansainvälinen toimitus voi edetä. Myyntikuitti voi dokumentoida vähittäiskaupan tapahtuman, mutta sen ei pidä olettaa täyttävän kaikkia kauppalaskua, tulliselvitystä tai muuta toimitusasiakirjaa koskevia vaatimuksia. Vaadittavat tiedot riippuvat lähetyksestä ja sovellettavista lainkäyttöalueista.

Myös valuuttakentät on tulkittava selkeästi. Näytettävä myyntivaluutta, maksussa käytetty valuutta ja valuutta, jossa kauppias vastaanottaa tilityksen, voivat poiketa toisistaan. Nämä ovat erillisiä maksu- ja kirjanpito-ominaisuuksia, eivät keskenään vaihdettavia mittareita. Samoin kassalla kirjattu vero ei yksin osoita, että kaikki tuontitullit, verot tai määräpaikan maksut on käsitelty.

POS-järjestelmä tarjoaa siksi osan kaupallisesta tietueesta korvaamatta tulli-, toimitus- tai maksujen vaatimustenmukaisuusprosesseja. Sen merkitys kansainvälisessä toimituksessa perustuu eteenpäin välitettyjen tietojen täsmällisyyteen ja täydellisyyteen.

Operatiiviset tarkistukset ja rajoitukset

Kun arvioidaan, miten POS-tiedot tukevat verkkokaupan logistiikkaa, seuraavat tarkistukset auttavat selventämään järjestelmän toimintaa olettamatta, että kaikki asennukset toimivat samalla tavalla:

• Tuotteen yksilöinti: Varmista, että tuoteversiot ja myyntiyksiköt yhdistyvät oikein POS-järjestelmässä, verkkoluettelossa ja varastotietueissa.
• Varaston ajoitus: Määritä, mikä tapahtuma varaa varaston, vähentää varastossa olevaa määrää tai vapauttaa varauksen peruutuksen jälkeen.
• Sijainnin määritys: Erottele sijainti, johon myynti kirjataan, sijainnista, joka toimittaa tavarat.
• Tapahtumaviitteet: Säilytä yhteydet myyntien, maksujen, tilausten, hyvitysten ja lähetysten välillä korvaamatta niiden erillisiä tunnisteita.
• Katkenneet yhteydet: Selvitä, mitkä toiminnot ovat käytettävissä offline-tilassa ja miten odottavat tietueet täsmäytetään yhteyden palauduttua. Offline-myyntimahdollisuus ei välttämättä tarkoita offline-tilassa toimivaa sähköisten maksujen hyväksyntää.
• Palautusten käsittely: Erottele taloudellinen hyvitys tavaroiden vastaanotosta, tarkastuksesta ja palauttamisesta varastoon.
• Maksuturvallisuus: Tunnista, missä maksutilitietoja käsitellään ja mitä turvallisuusvastuita sovelletaan. PCI Security Standards Councilin terminologia erottaa maksuihin liittyvät teknologiat ja ympäristöt; tuotteen kutsuminen POS-järjestelmäksi ei yksin osoita vaatimustenmukaisuutta.

UKK

Tarkoittaako POS kassapaikkaa vai kassajärjestelmää?

Se voi tarkoittaa kumpaakin. Myyntipiste ilmaisee, missä tai milloin ostotapahtuma tapahtuu; POS-järjestelmä viittaa tätä tapahtumaa tukevaan teknologiaan. Asiayhteys ratkaisee tarkoitetun merkityksen.

Onko POS-järjestelmä sama kuin kortinlukija?

Ei. Kortinlukija käsittelee tiettyä maksun hyväksymisen osaa. POS-järjestelmä kirjaa myynnin ja voi hallita myös tuotteita, kuitteja sekä yhteyksiä muihin liiketoimintajärjestelmiin.

Tarkoittaako POS-myynti, että tilaus on lähetetty?

Ei. Tavarat voidaan luovuttaa heti, noutaa myöhemmin tai lähettää erikseen. Myynnin, maksun, toimituksen ja vastaanoton tilat kuvaavat eri tapahtumia.

Voidaanko POS- ja verkkokaupan varastot synkronoida?

Ne voidaan yhdistää jaetun ohjelmiston tai integraatioiden avulla. Tarkkuus riippuu yhdenmukaisista tuotetietueista, varastosäännöistä, päivitysten ajoituksesta sekä palautusten, peruutusten ja muiden varastoliikkeiden käsittelystä.

Lähteet

• Cambridge Dictionary: Point of sale — Termin määritelmä ja kaupallinen käyttö.
• GS1: Barcodes — Kassatoimintoihin liittyvä standardoitu tuotteiden tunnistaminen ja viivakoodipohjainen tiedonkeruu.
• PCI Security Standards Council: Glossary — Maksuturvallisuuden terminologia, mukaan lukien myyntipisteeseen ja maksunkäsittelyyn liittyvät käsitteet.