Értékesítési pont (Pos)

Mi az értékesítési pont (POS)?

Az értékesítési pont (POS) egy kereskedelmi tranzakció azon helye vagy szakasza, ahol a vásárló árukat vagy szolgáltatásokat vásárol, az eladó pedig rögzíti az értékesítést. A kiskereskedelmi és e-kereskedelmi műveletekben a kifejezés gyakran az áruk rögzítésére, a fizetendő összeg kiszámítására, a fizetés elfogadására vagy rögzítésére, valamint a nyugták kiállítására használt hardverre és szoftverre is utal. Egy üzlet pénztára fizikai értékesítési pont; az online pénztár hasonló tranzakciós funkciót lát el, bár a kereskedők a POS-rendszer kifejezést gyakran kifejezetten a személyes értékesítéshez használt technológiára alkalmazzák.

A tranzakció helyszíne és az azt támogató rendszer közötti különbség fontos. Az értékesítési pont nem feltétlenül egy konkrét eszköz, és a POS-rendszer sem egyszerűen egy kártyaolvasó. A konfigurációjától függően a rendszer információt cserélhet a készletkezelési, rendeléskezelési, könyvelési és teljesítési alkalmazásokkal is. Ezek a kapcsolatok a POS-adatokat a vásárlókkal kapcsolatban álló értékesítési tevékenység, valamint az árukat biztosító, kiszállító vagy visszavett termékeket fogadó operatív folyamatok határára helyezik.

Mit tartalmaz egy POS-rendszer?

A POS-rendszer a tranzakciós szoftvert az adott értékesítési környezethez szükséges berendezésekkel és szolgáltatásokkal kombinálja. Nem minden telepítés tartalmazza ugyanazokat az összetevőket, és egy integráción keresztül elérhető funkcióról nem szabad automatikusan feltételezni, hogy be van építve magába a POS-rendszerbe.

• Értékesítési felület: Szoftver, amelyen keresztül a munkatársak kiválasztják a termékeket, megadják a mennyiségeket, alkalmazzák az engedélyezett kedvezményeket, és létrehozzák a tranzakció nyilvántartását.
• Termék- és áradatok: Az értékesítésre kínált tételeket, valamint az alkalmazott árakat vagy árképzési szabályokat azonosító nyilvántartások.
• Beviteli eszközök: Például vonalkódolvasók, billentyűzetek, érintőképernyők vagy mérőeszközök, ahol ez szükséges.
• Fizetési felület: Kapcsolat a fizetési berendezésekhez vagy szolgáltatásokhoz, valamint a támogatott egyéb fizetési módok rögzítésére szolgáló lehetőségek.
• Nyugtafunkciók: A tranzakció részleteit megjelenítő nyomtatott vagy elektronikus bizonylatok.
• Operatív kapcsolatok: Olyan interfészek, amelyek értékesítési, készlet-, visszáru- vagy könyvelési információkat küldhetnek más üzleti rendszereknek.

A vonalkódolvasó egy azonosítót rögzít; önmagában nem állapítja meg a helyes eladási árat vagy a rendelkezésre álló mennyiséget. A kapcsolódó szoftvernek értelmeznie kell az azonosítót, és le kell kérnie a vonatkozó nyilvántartásokat. A GS1 vonalkód-szabványok támogatják a szabványosított azonosítást és adatgyűjtést, de a szabványosított vonalkód használata önmagában nem garantálja, hogy a különböző kereskedői rendszerekben egységes termékinformációk szerepelnek.

Hogyan működik egy POS-tranzakció?

Az alábbi folyamat egy egyszerű kiskereskedelmi vásárlást mutat be. A tényleges munkafolyamatok a fizetési módtól, a rendszer konfigurációjától, valamint attól függően eltérnek, hogy az árukat azonnal átadják-e, vagy később teljesítik.

1. A tételek azonosítása. Az eladó beolvassa a vonalkódot, megkeresi a terméket a katalógusban, vagy manuálisan rögzíti a tételt. A tranzakció rögzíti a kiválasztott terméket és mennyiséget.
2. A fizetendő összeg kiszámítása. A rendszer alkalmazza a beállított árakat, az érvényes kedvezményeket és a vonatkozó adószabályokat. A helyes eredmény a pontos konfigurációtól és az alkalmazandó követelményektől függ.
3. A fizetés elfogadása vagy rögzítése. A vásárló támogatott módszerrel fizet. Az elektronikus fizetés külön engedélyezési és feldolgozási szolgáltatásokat is igénybe vehet; a POS önmagában nem a teljes fizetési hálózat.
4. Az értékesítés rögzítése. A rendszer elmenti a tranzakció részleteit, és nyugtát vagy más visszaigazolást készít. A sikeres fizetési engedélyezést nem szabad összetéveszteni a pénzösszegek végleges elszámolásával.
5. A kapcsolódó műveletek frissítése. Integrációk megléte esetén a tranzakciós információ frissítheti a készletnyilvántartást, a pénzügyi nyilvántartásokat vagy a teljesítésre váró vásárlói rendelést.
6. Az áruk átadása vagy teljesítése. A vásárló azonnal elviheti a tételeket, később átveheti azokat, vagy szállítmányként kaphatja meg. Az értékesítés rögzítése nem bizonyítja, hogy a kézbesítés megtörtént.

Ezek az események nem mindig történnek egyidejűleg. Egy kiskereskedő például elfogadhatja a rendelést és a fizetést az üzletben, miközben a kiszállítást egy raktárból szervezi. A kereskedelmi tranzakció és az áruk fizikai mozgása ekkor kapcsolódó, de különálló munkafolyamatokat követ.

Szerepe az e-kereskedelemben és a készletkezelési műveletekben

Az üzleteken és weboldalakon egyaránt értékesítő vállalkozások számára a POS-nyilvántartások hozzájárulhatnak az értékesítés és a készlet egységes áttekintéséhez. Ehhez kompatibilis termékazonosítókra, meghatározott készlethelyekre és a tranzakciós információk megbízható cseréjére van szükség. A rendszerek közötti kapcsolat nem jelenti automatikusan azt, hogy minden frissítés azonnal megtörténik, vagy hogy minden rendszer ugyanúgy határozza meg az elérhető készletet.

A tényleges készlet egy adott helyen nyilvántartott készletet jelent, míg az értékesítésre rendelkezésre álló készletből hiányozhatnak a meglévő rendelésekhez lefoglalt vagy más okból nem elérhető mennyiségek. Egy POS-értékesítés ezért egynél több készletadatot is érinthet. Az operatív eredmény attól függ, hogy a terméket elviszik-e, átvételre lefoglalják-e, vagy egy későbbi szállításhoz rendelik-e hozzá.

Egy kiskereskedő például eladhat egy kabátot az üzlet pénztáránál, és megszervezheti a kiszállítást egy elosztóközpontból. Az üzlet POS-rendszere rögzíti a vásárlást, míg a rendeléskezelési folyamat meghatározza a teljesítés helyét. A raktári munkatársak ezután összekészítik és becsomagolják a terméket, a szállítási folyamatok pedig létrehozzák a küldeményt és a kapcsolódó nyomonkövetési információkat. A POS-tranzakció száma, a rendelési szám és a nyomonkövetési szám különböző nyilvántartásokat azonosítanak, ezért nem kezelhetők egymás felcserélhető megfelelőiként.

A POS-értékesítési adatok az utánpótlási döntéseket is segíthetik. Az értékesítési nyilvántartások azonban önmagukban nem mutatják meg a teljes készlethelyzetet: a nyugtákat, áthelyezéseket, visszaküldéseket, sérüléseket és készletkorrekciókat is figyelembe kell venni.

A POS és a kapcsolódó kifejezések

Kifejezés	Fő funkció	Kapcsolata a POS-szal
Pénztárgép	Rögzíti az értékesítéseket, és támogatja a pénztári műveleteket, különösen a készpénzkezelést.	A funkciói átfedhetnek egy POS-rendszerével; egy hálózatba kapcsolt POS a pénztári műveleteket szélesebb üzleti nyilvántartásokhoz kapcsolhatja.
Fizetési terminál	Felületet biztosít a támogatott elektronikus fizetések elfogadásához.	Integrálható a POS-rendszerbe, vagy külön is működhet; nem feltétlenül a teljes értékesítési rendszer.
Fizetési átjáró	Megkönnyíti a fizetési információk cseréjét a fizetésfeldolgozó szolgáltatásokkal.	A fizetési munkafolyamatot támogatja, nem pedig a készletkezelést vagy a fizikai teljesítést.
Rendeléskezelő rendszer	Összehangolja a rendelési nyilvántartásokat és a teljesítési munkafolyamatokat.	Fogadhat POS-rendszerből származó rendeléseket, és összehangolhatja azok további feldolgozását.
Raktárkezelő rendszer	Olyan raktári tevékenységeket irányít, mint az átvétel, a betárolás, az összekészítés és a csomagolás.	Teljesíthet egy POS-rendszeren keresztül létrehozott rendelést, de más operatív célt szolgál.
Szállítmánykövetés	Információt biztosít a küldemény mozgásáról vagy kézbesítési állapotáról.	A küldemény létrehozása utáni teljesítéshez kapcsolódik, nem bizonyítja, hogy a kiskereskedelmi értékesítés rögzítve lett.

Ezek a határok funkciókat írnak le, nem kötelező termékkategóriákat. Egyetlen szoftvercsomag több funkciót is egyesíthet, míg egy másik vállalkozás minden funkcióhoz külön alkalmazást használhat. A fontos kérdés az, hogy melyik rendszer kezeli az egyes nyilvántartásokat, és hogyan továbbítják a változásokat.

Visszaküldések, visszatérítések és a készlet pontossága

A POS-rendszer támogathatja az eredeti tranzakció kikeresését, a visszaküldés rögzítését, a visszatérítés kiadását vagy a cserét. Ezek a műveletek kapcsolódnak egymáshoz, de különbözőek. A visszaküldés azt jelenti, hogy az áru visszakerül az eladó ellenőrzése alá; a visszatérítés pedig azt, hogy a pénzt visszaadják a vásárlónak. Az egyik nem bizonyítja automatikusan a másik megtörténtét.

A visszaküldött árukról készletkezelési döntést is kell hozni. A visszaérkezett termék alkalmas lehet újbóli értékesítésre, vizsgálatra szorulhat, vagy ki kell vonni az értékesíthető készletből. A visszatérítés rögzítését ezért nem szabad automatikusan úgy értelmezni, hogy a termék újra elérhető egy másik vásárló számára.

Egy vásárló például visszavihet egy online vásárlást egy fizikai üzletbe. Ha a kereskedő támogatja ezt a munkafolyamatot, az üzlet rendszerének hozzáféréssel kell rendelkeznie a megfelelő rendelési és fizetési információkhoz a tranzakció helyes feldolgozásához. A visszaküldött termékhez megfelelő helyet és állapotot is hozzá kell rendelni. Az, hogy ez engedélyezett-e, a kereskedő szabályzatától és a rendszer képességeitől függ; önmagában egy POS-terminál jelenléte nem bizonyítja a jogosultságot.

Határokon átnyúló kereskedelmi szempontok

A határokon átnyúló e-kereskedelemben egy POS-rendszerből származó rendelés további információkat igényelhet, mielőtt a nemzetközi teljesítés megkezdődhet. Az értékesítési nyugta dokumentálhatja a kiskereskedelmi tranzakciót, de nem szabad feltételezni, hogy minden, kereskedelmi számlával, vámnyilatkozattal vagy más szállítási dokumentummal kapcsolatos követelményt kielégít. A szükséges információk a küldeménytől és az alkalmazandó joghatóságoktól függenek.

A pénznemmezőket is egyértelműen kell értelmezni. A megjelenített értékesítési pénznem, a fizetéshez használt pénznem és az a pénznem, amelyben a kereskedő megkapja az elszámolást, eltérhetnek egymástól. Ezek különálló fizetési és könyvelési attribútumok, nem egymással felcserélhető mérőszámok. Hasonlóképpen, a pénztárnál rögzített adó önmagában nem bizonyítja, hogy minden behozatali vámot, adót vagy rendeltetési helyhez kapcsolódó díjat rendeztek.

A POS ezért a kereskedelmi nyilvántartás egy részét biztosítja, nem pedig helyettesíti a vám-, szállítási vagy fizetési megfelelési folyamatokat. A nemzetközi teljesítésben betöltött jelentősége az utólagos rendszereknek továbbított információ pontosságában és teljességében rejlik.

Operatív ellenőrzések és korlátozások

Annak felmérésekor, hogy a POS-információk hogyan támogatják az e-kereskedelmi logisztikát, az alábbi ellenőrzések segítenek tisztázni a rendszer működését anélkül, hogy feltételeznénk, minden telepítés azonos módon működik:

• Termékazonosság: Ellenőrizze, hogy a termékváltozatok és az értékesítési egységek helyesen feleltethetők-e meg egymásnak a POS-rendszerben, az online katalógusban és a raktári nyilvántartásokban.
• Készletidőzítés: Határozza meg, melyik esemény foglalja le a készletet, csökkenti a tényleges mennyiséget, vagy szünteti meg a foglalást törlés után.
• Hely hozzárendelése: Különböztesse meg az értékesítést rögzítő helyet az árukat biztosító helytől.
• Tranzakciós hivatkozások: Őrizze meg az értékesítések, fizetések, rendelések, visszatérítések és szállítmányok közötti kapcsolatokat anélkül, hogy felcserélné azok különálló azonosítóit.
• Megszakadt kapcsolatok: Határozza meg, mely funkciók maradnak elérhetők offline módban, és hogyan egyeztetik össze a függőben lévő nyilvántartásokat az újracsatlakozás után. Az offline értékesítési képesség nem feltétlenül jelenti az offline elektronikus fizetés elfogadását.
• Visszaküldések kezelése: Különítse el a pénzügyi visszatérítést az áru átvételétől, vizsgálatától és újbóli készletbe helyezésétől.
• Fizetési biztonság: Azonosítsa, hol kezelik a fizetési fiókok adatait, és mely biztonsági felelősségek vonatkoznak rájuk. A PCI Security Standards Council terminológiája megkülönbözteti a fizetéssel kapcsolatos technológiákat és környezeteket; egy termék pusztán POS-ként való megnevezése nem bizonyítja a megfelelést.

GYIK

A POS a pénztár helyét vagy a pénztári rendszert jelenti?

Bármelyiket jelentheti. Az értékesítési pont azt jelöli, hogy hol vagy mikor történik a vásárlási tranzakció; a POS-rendszer a tranzakciót támogató technológiára utal. A szövegkörnyezet határozza meg a kívánt jelentést.

A POS-rendszer ugyanaz, mint a kártyaolvasó?

Nem. A kártyaolvasó a fizetés elfogadásának egy konkrét részét kezeli. A POS-rendszer rögzíti az értékesítést, és kezelheti a termékeket, a nyugtákat, valamint a más üzleti rendszerekhez való kapcsolódásokat is.

A POS-értékesítés azt jelenti, hogy a rendelést már feladták?

Nem. Az árukat azonnal átadhatják, később átvehetik, vagy külön is kiszállíthatják. Az értékesítés, a fizetés, a teljesítés és a kézbesítés állapota különböző eseményeket ír le.

Szinkronizálható a POS- és az e-kereskedelmi készlet?

Igen, közös szoftveren vagy integrációkon keresztül összekapcsolhatók. A pontosság az egységes terméknyilvántartásoktól, a készletszabályoktól, a frissítések időzítésétől, valamint a visszaküldések, törlések és egyéb készletmozgások kezelésétől függ.

Források

• Cambridge Dictionary: Point of sale — A kifejezés referenciadefiníciója és kereskedelmi használata.
• GS1: Barcodes — A pénztári műveletek szempontjából releváns szabványosított termékazonosítás és vonalkódalapú adatgyűjtés.
• PCI Security Standards Council: Glossary — A fizetési biztonsággal kapcsolatos terminológia, beleértve az értékesítési ponttal és a fizetésfeldolgozással kapcsolatos fogalmakat.