Място на продажба (Pos)

Какво представлява търговската точка (POS)?

Търговската точка (POS) е мястото или етапът в търговската транзакция, на който клиентът закупува стоки или услуги, а продавачът регистрира продажбата. В операциите на физическата и електронната търговия терминът често се отнася и до хардуера и софтуера, използвани за въвеждане на покупки, изчисляване на дължимите суми, приемане или регистриране на плащания и издаване на касови бележки. Касата в магазин е физическа търговска точка; онлайн касата изпълнява сравнима транзакционна функция, въпреки че търговците често използват термина POS система специално за технологията за продажби на място.

Разграничението между мястото на транзакцията и поддържащата система е важно. Търговската точка не е непременно конкретно устройство, а POS системата не е просто четец на карти. В зависимост от конфигурацията си системата може да обменя информация и със системи за управление на наличностите, поръчките, счетоводството и изпълнението на поръчките. Тези връзки поставят POS данните на границата между продажбената дейност, насочена към клиентите, и оперативните процеси, които осигуряват, доставят или приемат върнати стоки.

Какво включва една POS система

POS системата съчетава софтуер за транзакции с оборудването и услугите, необходими за конкретна среда за продажби. Не всяка инсталация включва едни и същи компоненти, а функция, налична чрез интеграция, не трябва да се приема за вградена в самата POS система.

• Интерфейс за продажби: Софтуер, чрез който служителите избират продукти, въвеждат количества, прилагат разрешени отстъпки и създават запис на транзакцията.
• Данни за продукти и цени: Записи, идентифициращи предлаганите за продажба артикули и приложимите към тях цени или правила за ценообразуване.
• Оборудване за въвеждане: Устройства като скенери за баркодове, клавиатури, сензорни екрани или везни, когато е необходимо.
• Интерфейс за плащане: Връзка с платежно оборудване или услуги, заедно с функции за регистриране на други поддържани методи на плащане.
• Функции за касови бележки: Печатни или електронни записи, показващи подробностите за транзакцията.
• Оперативни връзки: Интерфейси, които могат да изпращат информация за продажби, наличности, връщания или счетоводство към други бизнес системи.

Скенерът за баркодове улавя идентификатор; той не определя самостоятелно правилната продажна цена или наличното количество. Свързаният софтуер трябва да интерпретира идентификатора и да извлече съответните записи. Стандартите за баркодове на GS1 поддържат стандартизирана идентификация и улавяне на данни, но използването на стандартизиран баркод само по себе си не гарантира, че отделните системи на търговците съдържат еднаква информация за продукта.

Как работи POS транзакцията

Следващата последователност описва стандартна покупка на дребно. Реалните работни процеси се различават според метода на плащане, конфигурацията на системата и това дали стоките се предават незабавно или се изпълняват по-късно.

1. Идентифициране на артикулите. Продавачът сканира баркод, търси в продуктов каталог или въвежда артикула ръчно. В транзакцията се записват избраният продукт и количеството.
2. Изчисляване на дължимата сума. Системата прилага конфигурираните цени, допустимите отстъпки и съответните данъчни правила. Правилните резултати зависят от точната конфигурация и приложимите изисквания.
3. Приемане или регистриране на плащането. Клиентът плаща чрез поддържан метод. Електронното плащане може да включва отделни услуги за оторизация и обработка; POS системата сама по себе си не представлява цялата платежна мрежа.
4. Регистриране на продажбата. Системата съхранява подробностите за транзакцията и издава касова бележка или друго потвърждение. Успешната оторизация на плащането не трябва да се бърка с окончателното сетълментоване на средствата.
5. Актуализиране на свързаните операции. Когато съществуват интеграции, информацията за транзакцията може да актуализира записите за наличности, финансовите записи или клиентска поръчка, очакваща изпълнение.
6. Предаване или изпълнение на поръчката. Клиентът може да вземе артикулите незабавно, да ги получи по-късно или да получи пратка. Регистрирането на продажбата не доказва, че доставката е извършена.

Тези събития не винаги се случват едновременно. Например търговец може да приеме поръчка и плащане в магазин, но да организира изпращането от склад. Търговската транзакция и физическото движение на стоките следват свързани, но отделни работни процеси.

Роля в електронната търговия и операциите с наличности

За бизнес, който продава както чрез магазини, така и чрез уебсайтове, POS записите могат да допринесат за общ изглед върху продажбите и наличностите. Това изисква съвместими идентификатори на продуктите, определени складови местоположения и надежден обмен на информация за транзакциите. Връзката между системите не означава автоматично, че всяка актуализация се извършва незабавно или че всички системи използват едно и също определение за наличен запас.

Наличността на склад описва инвентара, регистриран на дадено място, докато наличността за продажба може да изключва количества, резервирани за съществуващи поръчки или недостъпни по друга причина. Следователно една POS продажба може да повлияе на повече от една стойност на наличностите. Оперативният резултат зависи от това дали артикулът се взема веднага, резервира се за получаване или се разпределя за по-късна доставка.

Например търговец може да продаде яке на касата в магазин и да организира доставката му от дистрибуционен център. POS системата на магазина регистрира покупката, докато процесът за управление на поръчките определя мястото на изпълнение. След това складовите служители комплектоват и опаковат артикула, а процесите по изпращане създават пратката и свързаната с нея информация за проследяване. Номерът на POS транзакцията, номерът на поръчката и номерът за проследяване идентифицират различни записи и не трябва да се считат за взаимозаменяеми.

Данните за POS продажбите могат също да подпомогнат решенията за попълване на наличностите. Самите записи за продажби обаче не показват пълното състояние на запасите: може да е необходимо да се вземат предвид и получените стоки, прехвърлянията, връщанията, повредите и корекциите на инвентара.

POS и свързани термини

Тези граници описват функции, а не задължителни продуктови категории. Един софтуерен пакет може да комбинира няколко функции, докато друг бизнес може да използва отделни приложения за всяка от тях. Важният въпрос е коя система контролира всеки запис и как се съобщават промените.

Връщания, възстановявания на суми и точност на наличностите

POS системата може да поддържа намиране на оригинална транзакция, регистриране на връщане, издаване на възстановяване на сума или обработване на замяна. Тези действия са свързани, но различни. Връщането се отнася до стоки, които се връщат под контрола на продавача; възстановяването на сума се отнася до връщането на пари на клиента. Едното не доказва автоматично, че е извършено и другото.

Върнатите стоки също изискват решение относно наличностите. Получен обратно артикул може да е подходящ за препродажба, да изисква проверка или да трябва да бъде изключен от наличностите за продажба. Следователно регистрирането на възстановяване на сума не трябва автоматично да се тълкува като потвърждение, че артикулът е наличен за друг клиент.

Например клиент може да върне онлайн покупка във физически магазин. Ако търговецът поддържа този работен процес, системата на магазина трябва да има достъп до достатъчно информация за поръчката и плащането, за да обработи транзакцията правилно. Върнатият артикул също трябва да бъде причислен към подходящо местоположение и състояние. Дали това е разрешено зависи от политиките на търговеца и възможностите на системата; самото наличие на POS терминал не доказва, че операцията е допустима.

Съображения при трансграничната търговия

При трансграничната електронна търговия поръчка, създадена чрез POS, може да изисква допълнителна информация, преди да може да започне международното изпълнение. Касовата бележка може да документира търговската транзакция, но не трябва да се приема, че отговаря на всички изисквания за търговска фактура, митническа декларация или друг документ за доставка. Необходимата информация зависи от пратката и приложимите юрисдикции.

Валутните полета също трябва да се тълкуват ясно. Показваната валута на продажбата, валутата, използвана за плащане, и валутата, в която търговецът получава сетълмента, може да се различават. Това са отделни платежни и счетоводни характеристики, а не взаимозаменяеми показатели. По същия начин данъкът, регистриран при плащането, сам по себе си не доказва, че всички вносни мита, данъци или такси в местоназначението са уредени.

Следователно POS системата предоставя част от търговския запис, вместо да замества митническите, транспортните или процесите за съответствие при плащанията. Значението ѝ за международното изпълнение се състои в точността и пълнотата на информацията, предавана към следващите системи.

Оперативни проверки и ограничения

При оценяване на начина, по който POS информацията подпомага логистиката на електронната търговия, следните проверки помагат да се изясни поведението на системата, без да се приема, че всяка инсталация работи по един и същи начин:

• Идентичност на продукта: Потвърдете, че продуктовите варианти и единиците за продажба се съпоставят правилно между POS системата, онлайн каталога и складовите записи.
• Време на актуализиране на наличностите: Определете кое събитие резервира наличност, намалява наличното количество или освобождава резервация след анулиране.
• Определяне на местоположението: Разграничете местоположението, което регистрира продажбата, от местоположението, което доставя стоките.
• Препратки към транзакциите: Запазете връзките между продажби, плащания, поръчки, възстановявания и пратки, без да заменяте отделните им идентификатори.
• Прекъснати връзки: Определете кои функции остават достъпни офлайн и как чакащите записи се съгласуват след възстановяване на връзката. Възможността за офлайн продажби не означава непременно възможност за приемане на електронни плащания офлайн.
• Обработка на връщания: Разделете финансовото възстановяване от приемането, проверката и повторното въвеждане на стоките в наличност.
• Сигурност на плащанията: Определете къде се обработват данните за платежните сметки и кои отговорности за сигурността се прилагат. Терминологията на PCI Security Standards Council разграничава технологиите и средите, свързани с плащанията; самото обозначаване на даден продукт като POS не доказва съответствие.

Въпроси и отговори

Означава ли POS мястото на касата или системата на касата?

Може да означава и двете. Търговската точка посочва къде или кога се извършва покупката; POS системата се отнася до технологията, поддържаща тази транзакция. Контекстът определя конкретното значение.

Едно и също ли са POS системата и четецът на карти?

Не. Четецът на карти обработва конкретна част от приемането на плащането. POS системата регистрира продажбата и може също да управлява продукти, касови бележки и връзки с други бизнес системи.

Означава ли POS продажбата, че поръчката е изпратена?

Не. Стоките може да бъдат предадени незабавно, получени по-късно или изпратени отделно. Статусите на продажба, плащане, изпълнение и доставка описват различни събития.

Могат ли POS наличностите и наличностите в електронната търговия да се синхронизират?

Те могат да бъдат свързани чрез споделен софтуер или интеграции. Точността зависи от съгласуваните записи на продуктите, правилата за наличностите, времето на актуализациите и обработката на връщания, анулирания и други движения на запасите.

Източници

• Cambridge Dictionary: Point of sale — Референтна дефиниция и търговска употреба на термина.
• GS1: Barcodes — Стандартизирана идентификация на продукти и улавяне на данни чрез баркодове, свързани с операциите на касата.
• PCI Security Standards Council: Glossary — Терминология, свързана със сигурността на плащанията, включително концепциите за търговска точка и обработка на плащания.