ระบบการจัดการคลังสินค้า(Wms)

ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) คืออะไร

ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) คือซอฟต์แวร์ที่ใช้ประสานงานและบันทึกการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บ และการจัดการสินค้าในคลังสินค้าหรือศูนย์กระจายสินค้า ช่วยให้พนักงานและผู้จัดการกำหนดว่าสินค้าควรจัดเก็บที่ใด สินค้าคงคลังใดควรถูกหยิบสำหรับคำสั่งซื้อ และงานคลังสินค้าควรดำเนินการและยืนยันอย่างไร ในด้านโลจิสติกส์และอีคอมเมิร์ซ WMS เชื่อมโยงกิจกรรมทางกายภาพในคลังสินค้ากับข้อมูลดิจิทัลเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง สถานที่จัดเก็บ คำสั่งซื้อ และการจัดส่ง

WMS เป็นมากกว่ารายการจำนวนสินค้าในคลัง โดยจัดการความสัมพันธ์ระหว่างสินค้าคงคลังกับงานคลังสินค้า ได้แก่ การรับสินค้า การกำหนดสถานที่จัดเก็บ การเติมสินค้าในพื้นที่หยิบสินค้า การกำกับการหยิบสินค้า การยืนยันการบรรจุ และการเตรียมการจัดส่งขาออก ขอบเขตการทำงานที่แน่นอนขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ การกำหนดค่า อุปกรณ์ และระบบธุรกิจที่เชื่อมต่อกัน

บทบาทในโลจิสติกส์และอีคอมเมิร์ซ

WMS ทำงาน ณ จุดที่มีการจัดเก็บและจัดการสินค้าทางกายภาพ ในส่วนต้นทาง ระบบอาจรับข้อมูลการส่งมอบที่คาดการณ์ไว้จากระบบจัดซื้อหรือระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร ในส่วนปลายทาง ระบบจะรับคำขอจัดการคำสั่งซื้อและส่งคืนข้อมูลสถานะคลังสินค้าไปยังระบบจัดการคำสั่งซื้อ ระบบจัดส่ง หรือระบบอื่นที่เชื่อมต่อกัน

สำหรับอีคอมเมิร์ซ การเชื่อมต่อนี้ช่วยแยกแยะระหว่างคำสั่งซื้อของลูกค้าที่ได้รับการยอมรับ กับคำสั่งซื้อที่ถูกหยิบ บรรจุ หรือส่งมอบให้ผู้ให้บริการขนส่งแล้ว เหตุการณ์เหล่านี้เป็นคนละรายการกัน นอกจากนี้ การยืนยันการจัดส่งจากคลังสินค้าก็ไม่ใช่สิ่งเดียวกับการยืนยันการส่งมอบจากผู้ให้บริการขนส่ง

ผู้ค้าปลีก ผู้ผลิต ผู้ค้าส่ง และผู้ให้บริการโลจิสติกส์บุคคลที่สามอาจใช้ WMS ในศูนย์จัดการคำสั่งซื้อร่วม ระบบอาจต้องแยกแยะสินค้าคงคลังที่เป็นของลูกค้าแต่ละราย ใช้กฎการจัดการเฉพาะลูกค้า และบันทึกกิจกรรมในคลังสินค้าแยกจากกัน ความสามารถเหล่านี้ต้องได้รับการตรวจสอบ ไม่ควรสันนิษฐานจากคำว่า WMS เพียงอย่างเดียว

ฟังก์ชันหลักของคลังสินค้า

ฟังก์ชันต่อไปนี้อธิบายความสามารถทั่วไปของ WMS ไม่ใช่ข้อกำหนดบังคับ การใช้งานแต่ละรูปแบบอาจมีเพียงบางฟังก์ชัน หรือแบ่งความรับผิดชอบไปยังระบบที่เชื่อมต่อกัน

WMS ทำงานอย่างไร

1. การจัดทำข้อมูลคลังสินค้าและสินค้า

ระบบต้องมีตัวแทนดิจิทัลของสถานที่และสินค้าภายในคลัง บันทึกคลังสินค้าอาจอธิบายพื้นที่รับสินค้า โซนจัดเก็บ ช่องเก็บสินค้า สถานที่หยิบสินค้า สถานีบรรจุ และพื้นที่จัดส่ง บันทึกสินค้าอาจประกอบด้วยหน่วยเก็บรักษาสินค้า หน่วยวัด ขนาด ข้อจำกัดในการจัดการ และข้อกำหนดด้านการติดตาม

ข้อมูลเหล่านี้ส่งผลต่อการตัดสินใจในการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น ไม่ควรถือว่าลังหนึ่งใบกับสินค้ารายชิ้นเป็นจำนวนที่ใช้แทนกันได้ เว้นแต่จะมีการกำหนดการแปลงหน่วยอย่างถูกต้อง ในทำนองเดียวกัน สถานที่ที่บันทึกว่าว่างอาจยังไม่เหมาะสมสำหรับสินค้าบางรายการ เนื่องจากข้อจำกัดด้านความจุหรือการจัดการ

2. การรับและระบุตำแหน่งสินค้า

เมื่อการจัดส่งมาถึง พนักงานจะระบุสินค้าและบันทึกจำนวนที่ได้รับ ทั้งนี้ WMS อาจเปรียบเทียบการรับสินค้ากับใบสั่งซื้อ ใบสั่งโอนย้าย หรือการแจ้งการจัดส่งล่วงหน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า หากพบความคลาดเคลื่อน อาจต้องตรวจสอบแทนที่จะยอมรับโดยอัตโนมัติ

จากนั้นคำสั่งจัดเก็บจะเชื่อมโยงสินค้ากับสถานที่จัดเก็บ การยืนยันการเคลื่อนย้ายมีความสำคัญ เพราะสถานที่ที่ระบบแนะนำไม่ได้ยืนยันว่ามีการนำสินค้าไปวางไว้ที่นั่นจริง กระบวนการบางรูปแบบใช้การสแกนบาร์โค้ดเพื่อตรวจสอบสินค้าและปลายทาง

3. การปล่อยและดำเนินงานจัดการคำสั่งซื้อ

เมื่อคำสั่งซื้อมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการดำเนินการ สินค้าคงคลังอาจถูกสำรองหรือจัดสรรตามกฎที่กำหนดค่าไว้ WMS จะสร้างงานหยิบสินค้าโดยใช้ข้อจำกัดที่เกี่ยวข้อง เช่น สินค้าที่มีอยู่ สถานะสินค้าคงคลัง สถานที่ หรือล็อต ทั้งนี้คำสั่งซื้ออาจถูกรวมเป็นชุดหรือคลื่น หรือปล่อยผ่านวิธีวางแผนงานรูปแบบอื่น ขึ้นอยู่กับการใช้งาน

พนักงานยืนยันการหยิบสินค้าและเคลื่อนย้ายสินค้าไปยังพื้นที่บรรจุหรือจัดส่ง สินค้าขาด สินค้าเสียหาย หรือสถานที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดข้อยกเว้น ขั้นตอนถัดไปอาจเป็นการตรวจนับสินค้าใหม่ การเลือกสถานที่อื่นที่เหมาะสม หรือการรายงานว่าไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อได้

4. การยืนยันการจัดส่งและการกระทบยอดสินค้าคงคลัง

ในขั้นตอนการบรรจุและจัดส่ง ระบบจะบันทึกเหตุการณ์ที่เสร็จสมบูรณ์และสื่อสารข้อมูลอัปเดตที่เกี่ยวข้องไปยังแอปพลิเคชันที่เชื่อมต่อ การสร้างฉลากจัดส่ง การเลือกผู้ให้บริการขนส่ง และการจองการขนส่งอาจดำเนินการโดยซอฟต์แวร์แบบบูรณาการ ไม่ใช่ WMS โดยตรง

ความถูกต้องของสินค้าคงคลังยังต้องอาศัยการกระทบยอดอย่างต่อเนื่อง การตรวจนับแบบหมุนเวียนจะตรวจสอบสินค้า หรือสถานที่บางส่วนที่เลือกไว้ โดยไม่จำเป็นต้องตรวจนับทั้งคลังในครั้งเดียว การปรับยอดควรดำเนินการตามกระบวนการที่ได้รับอนุญาต เพื่อให้มีการตรวจสอบความคลาดเคลื่อน แทนที่จะซ่อนปัญหาด้วยการเปลี่ยนจำนวนที่บันทึกไว้

WMS และระบบที่เกี่ยวข้อง

หมวดหมู่ซอฟต์แวร์ธุรกิจมีขอบเขตที่ทับซ้อนกัน โดยเฉพาะเมื่อหลายฟังก์ชันอยู่ในชุดซอฟต์แวร์เดียวกัน ความแตกต่างต่อไปนี้อธิบายความรับผิดชอบหลัก ไม่ใช่ขอบเขตผลิตภัณฑ์ที่เป็นสากล

ดังนั้น WMS จึงไม่จำเป็นต้องเข้ามาแทนที่ OMS, ERP หรือ TMS คำถามในทางปฏิบัติคือระบบใดเป็นเจ้าของการตัดสินใจและบันทึกแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่น สินค้าคงคลังที่มีอยู่จริงในคลังสินค้าไม่จำเป็นต้องเท่ากับสินค้าคงคลังที่พร้อมขายทางออนไลน์ สินค้าบางส่วนอาจถูกสำรอง เสียหาย รอตรวจสอบ หรือไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลอื่น

การติดตั้งใช้งานและการผสานระบบ

WMS อาจจัดหาในรูปแบบแอปพลิเคชันแบบเดี่ยว หรือเป็นส่วนหนึ่งของชุดซอฟต์แวร์ธุรกิจที่กว้างขึ้น นอกจากนี้ ระบบอาจทำงานบนโครงสร้างพื้นฐานที่องค์กรดูแลเอง หรือผ่านบริการคลาวด์ ขอบเขตผลิตภัณฑ์และรูปแบบการโฮสต์เป็นคนละมิติ การพิจารณาเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งไม่สามารถยืนยันได้ว่ารองรับฟังก์ชันคลังสินค้าใดบ้าง

การผสานระบบสามารถแลกเปลี่ยนคำสั่งซื้อ การรับสินค้าที่คาดไว้ การอัปเดตสินค้าคงคลัง การยืนยันงาน และรายละเอียดการจัดส่งได้ อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชันเป็นหนึ่งในวิธีการผสานระบบ แต่ก็สามารถใช้การแลกเปลี่ยนไฟล์ตามกำหนดเวลาและการส่งข้อความรูปแบบอื่นได้เช่นกัน ประเด็นสำคัญในการดำเนินงาน ได้แก่ ความหมายของแต่ละข้อความ เวลาที่ส่ง และวิธีตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาด

การสแกนบาร์โค้ดเป็นวิธีบันทึกตัวระบุระหว่างการทำงานจริง มาตรฐาน GS1 กำหนดโครงสร้างการระบุและบาร์โค้ดที่ใช้ตลอดห่วงโซ่อุปทาน แต่การใช้บาร์โค้ดเพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันความถูกต้องของสินค้าคงคลัง ตัวระบุต้องได้รับการตีความอย่างถูกต้อง เชื่อมโยงกับบันทึกที่ถูกต้อง และสแกนในขั้นตอนที่เหมาะสม

อีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนและการคืนสินค้า

ในอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน WMS สามารถให้ข้อมูลระดับคลังสินค้าที่จำเป็นต่อการจัดการคำสั่งซื้อ เช่น จำนวนสินค้า รายการภายในบรรจุภัณฑ์ และน้ำหนักที่บันทึกไว้ หากระบบรองรับ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรสันนิษฐานว่า WMS เป็นผู้กำหนดพิกัดอัตราศุลกากร มูลค่าศุลกากร แหล่งกำเนิดสินค้า อากร หรือสิทธิ์ในการนำเข้า ความรับผิดชอบเหล่านี้อาจต้องใช้กระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการค้าและข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการตรวจสอบแยกต่างหาก

คลังสินค้าทัณฑ์บนยังมีข้อกำหนดทางกฎหมายและการควบคุมทางศุลกากรเพิ่มเติมนอกเหนือจากการจัดการพื้นที่จัดเก็บทั่วไป การที่ WMS จะรองรับบันทึกที่จำเป็นหรือไม่ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าและเขตอำนาจศาลที่เกี่ยวข้อง การมี WMS ไม่ได้ยืนยันว่าคลังสินค้าได้รับอนุญาตให้จัดเก็บสินค้าภายใต้การควบคุมของศุลกากร

ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจได้รับสินค้าที่ลูกค้าในต่างประเทศส่งคืนและบันทึกสินค้าไว้ในสถานที่ตรวจสอบ หลังจากประเมินแล้ว สินค้าอาจถูกนำกลับเข้าสู่สินค้าคงคลังที่พร้อมขาย หรือกำหนดแนวทางจัดการอื่น การบันทึกผลลัพธ์ของคลังสินค้านี้แตกต่างจากการอนุมัติคืนเงินให้ลูกค้า หรือการกำหนดสิทธิ์ในการได้รับยกเว้นทางศุลกากร

ข้อจำกัดและการตรวจสอบด้านการดำเนินงาน

WMS สามารถทำให้คำสั่งงานและบันทึกของคลังสินค้ามีความสอดคล้องมากขึ้น แต่ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับคุณภาพข้อมูลและการปฏิบัติงาน การเคลื่อนย้ายที่ไม่ได้บันทึก ตัวระบุสินค้าที่ไม่ถูกต้อง การพลาดการยืนยัน และการผสานระบบที่ล่าช้าอาจทำให้ข้อมูลดิจิทัลไม่ตรงกับสินค้าจริง การกล่าวอ้างว่ามองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์จึงควรพิจารณาควบคู่กับกระบวนการบันทึกและซิงโครไนซ์ที่เกิดขึ้นจริง

การตรวจสอบที่มีประโยชน์เมื่อประเมินกระบวนการคลังสินค้า ได้แก่:

• ตัวตนของสินค้าคงคลัง: ระบบสามารถแยกแยะสินค้า หน่วยวัด เจ้าของ ล็อต หรือหมายเลขซีเรียลที่จำเป็นได้หรือไม่
• สถานะสินค้าคงคลัง: สินค้าที่เสียหาย ถูกสำรอง กักกัน และพร้อมขายได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมหรือไม่
• การยืนยันการเคลื่อนย้าย: การเคลื่อนย้ายวัสดุแต่ละครั้งสร้างบันทึกแหล่งที่มาและปลายทางที่เชื่อถือได้หรือไม่
• การจัดการข้อยกเว้น: จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพนักงานพบสินค้าขาด รับสินค้าเกิน หรือพบสถานที่ไม่ถูกต้อง
• การกู้คืนการผสานระบบ: สามารถระบุและส่งข้อความที่ล้มเหลวอีกครั้งโดยไม่สร้างธุรกรรมซ้ำได้หรือไม่
• ความรับผิดชอบ: ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถตรวจสอบได้หรือไม่ว่าใครเป็นผู้บันทึกการปรับยอดและเพราะเหตุใด

การตรวจสอบเหล่านี้ไม่ถือเป็นมาตรฐานการรับรอง แต่เป็นวิธีปฏิบัติในการพิจารณาว่าระบบและขั้นตอนการทำงานรักษาบันทึกกิจกรรมในคลังสินค้าที่เข้าใจได้หรือไม่

คำถามที่พบบ่อย

WMS แตกต่างจากซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังอย่างไร

ซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังมุ่งเน้นไปที่บันทึกสินค้าและความพร้อมจำหน่าย ส่วน WMS ยังสั่งการและยืนยันกิจกรรมในคลังสินค้า เช่น การจัดเก็บเข้าที่ การเติมสินค้า และการหยิบสินค้า ความสามารถของผลิตภัณฑ์จริงอาจทับซ้อนกัน

WMS ติดตามพัสดุหลังออกจากคลังสินค้าได้หรือไม่

ไม่จำเป็นต้องทำได้ WMS บันทึกเหตุการณ์การจัดการคำสั่งซื้อและการจัดส่งจากคลังสินค้า การติดตามการเคลื่อนย้ายผ่านเครือข่ายของผู้ให้บริการขนส่งต้องใช้ข้อมูลเหตุการณ์จากผู้ให้บริการขนส่ง ซึ่งอาจแสดงผ่านระบบแยกต่างหากหรือระบบที่ผสานรวมกัน

WMS จัดการสินค้าคืนได้หรือไม่

สามารถรองรับการรับ ตรวจสอบ ระบุตำแหน่ง และกำหนดแนวทางจัดการสินค้าที่ส่งคืนได้ เมื่อมีการกำหนดค่าฟังก์ชันเหล่านั้น การอนุมัติคืนเงินและการประมวลผลการชำระเงินเป็นความรับผิดชอบแยกต่างหาก

WMS รับประกันความถูกต้องของสินค้าคงคลังหรือไม่

ไม่ ความถูกต้องขึ้นอยู่กับบันทึกที่ถูกต้อง การบันทึกธุรกรรมที่เชื่อถือได้ วินัยในการจัดการสินค้าจริง และการกระทบยอด ซอฟต์แวร์ช่วยสนับสนุนการควบคุมเหล่านี้ แต่ไม่สามารถกำจัดกิจกรรมทางกายภาพที่ไม่ได้บันทึกได้

แหล่งข้อมูล

• Wikipedia: Warehouse management system — คำจำกัดความทั่วไป ขอบเขตการดำเนินงาน และความสัมพันธ์กับระบบคลังสินค้าอื่น
• Microsoft Learn: Warehouse management overview — เอกสารผลิตภัณฑ์อย่างเป็นทางการที่แสดงขั้นตอนการทำงานในคลังสินค้า การควบคุมสินค้าคงคลัง และความสามารถในการผสานระบบ โดยฟังก์ชันเฉพาะขึ้นอยู่กับการใช้งาน
• GS1: Barcodes — ข้อมูลพื้นฐานตามมาตรฐานเกี่ยวกับการระบุด้วยบาร์โค้ดและการบันทึกข้อมูลในห่วงโซ่อุปทาน