Punct de vânzare (POS)
Ce este un punct de vânzare (POS)?
Un punct de vânzare (POS) este locul sau etapa unei tranzacții comerciale în care un client achiziționează bunuri sau servicii, iar vânzătorul înregistrează vânzarea. În operațiunile de retail și comerț electronic, termenul se referă în mod obișnuit și la hardware-ul și software-ul utilizate pentru introducerea achizițiilor, calcularea sumelor datorate, acceptarea sau înregistrarea plății și emiterea chitanțelor. Casa de marcat a unui magazin este un punct de vânzare fizic; procesul de checkout online îndeplinește o funcție tranzacțională comparabilă, deși comercianții folosesc adesea în mod specific termenul sistem POS pentru tehnologia lor de vânzare în persoană.
Distincția dintre locul tranzacției și sistemul de suport este importantă. Un punct de vânzare nu este neapărat un anumit dispozitiv, iar un sistem POS nu este pur și simplu un cititor de carduri. În funcție de configurație, sistemul poate face schimb de informații și cu aplicațiile de gestionare a stocurilor, de gestionare a comenzilor, de contabilitate și de onorare a comenzilor. Aceste conexiuni plasează datele POS la granița dintre activitatea de vânzare orientată către client și procesele operaționale care furnizează, livrează sau primesc mărfurile returnate.
Ce include un sistem POS
Un sistem POS combină software-ul pentru tranzacții cu echipamentele și serviciile necesare unui anumit mediu de vânzare. Nu toate instalările includ aceleași componente, iar o funcție disponibilă printr-o integrare nu trebuie considerată ca fiind încorporată în POS-ul propriu-zis.
- Interfața de vânzare: Software-ul prin care personalul selectează produsele, introduce cantități, aplică reduceri autorizate și creează o înregistrare a tranzacției.
- Date despre produse și prețuri: Înregistrări care identifică articolele oferite spre vânzare și prețurile sau regulile de tarifare aplicate acestora.
- Echipamente de introducere: Dispozitive precum scanere de coduri de bare, tastaturi, ecrane tactile sau echipamente de cântărire, după caz.
- Interfața de plată: O conexiune la echipamente sau servicii de plată, împreună cu funcții pentru înregistrarea altor metode de plată acceptate.
- Funcții pentru chitanțe: Înregistrări tipărite sau electronice care prezintă detaliile tranzacției.
- Conexiuni operaționale: Interfețe care pot transmite informații despre vânzări, stocuri, retururi sau contabilitate către alte sisteme de business.
Un scaner de coduri de bare capturează un identificator; acesta nu stabilește independent prețul corect de vânzare sau cantitatea disponibilă. Software-ul asociat trebuie să interpreteze identificatorul și să recupereze înregistrările relevante. Standardele pentru coduri de bare GS1 susțin identificarea și capturarea standardizată a datelor, însă utilizarea unui cod de bare standardizat nu garantează prin ea însăși că sistemele separate ale comercianților dețin informații consecvente despre produse.
Cum funcționează o tranzacție POS
Secvența de mai jos descrie o achiziție simplă din retail. Fluxurile reale diferă în funcție de metoda de plată, configurația sistemului și dacă bunurile sunt predate imediat sau onorate ulterior.
- Identificarea articolelor. Vânzătorul scanează un cod de bare, caută într-un catalog de produse sau introduce manual un articol. Tranzacția înregistrează produsul și cantitatea selectate.
- Calcularea sumei datorate. Sistemul aplică prețurile configurate, reducerile eligibile și regulile fiscale relevante. Rezultatele corecte depind de o configurare exactă și de cerințele aplicabile.
- Acceptarea sau înregistrarea plății. Clientul plătește folosind o metodă acceptată. O plată electronică poate implica servicii separate de autorizare și procesare; POS-ul nu reprezintă în sine întreaga rețea de plăți.
- Înregistrarea vânzării. Sistemul stochează detaliile tranzacției și produce o chitanță sau o altă confirmare. O autorizare reușită a plății nu trebuie confundată cu decontarea finală a fondurilor.
- Actualizarea operațiunilor conectate. Atunci când există integrări, informațiile despre tranzacție pot actualiza înregistrările stocurilor, înregistrările financiare sau o comandă a clientului care așteaptă onorarea.
- Predarea sau onorarea bunurilor. Clientul poate lua articolele imediat, le poate ridica ulterior sau poate primi o expediere. Înregistrarea vânzării nu stabilește că livrarea a avut loc.
Aceste evenimente nu au loc întotdeauna simultan. De exemplu, un comerciant poate accepta o comandă și plata într-un magazin, dar poate organiza expedierea dintr-un depozit. Tranzacția comercială și deplasarea fizică a bunurilor urmează apoi fluxuri de lucru asociate, dar separate.
Rolul în comerțul electronic și operațiunile de inventar
Pentru o companie care vinde atât prin magazine, cât și prin site-uri web, înregistrările POS pot contribui la o vizualizare comună a vânzărilor și stocurilor. Acest lucru necesită identificatori de produse compatibili, locații de stoc definite și un schimb fiabil de informații despre tranzacții. O conexiune între sisteme nu înseamnă automat că fiecare actualizare are loc imediat sau că toate sistemele folosesc aceeași definiție pentru stocul disponibil.
Stocul disponibil fizic descrie inventarul înregistrat într-o locație, în timp ce stocul disponibil pentru vânzare poate exclude cantitățile rezervate pentru comenzile existente sau indisponibile din alte motive. Prin urmare, o vânzare POS poate afecta mai mult decât o singură valoare a stocului. Rezultatul operațional depinde de faptul că articolul este luat de client, rezervat pentru ridicare sau alocat unei expedieri ulterioare.
De exemplu, un comerciant poate vinde o jachetă la tejgheaua unui magazin și poate organiza livrarea dintr-un centru de distribuție. POS-ul magazinului înregistrează achiziția, în timp ce un proces de gestionare a comenzilor determină locația de onorare. Personalul depozitului colectează și ambalează apoi articolul, iar procesele de expediere creează transportul și orice informații de urmărire asociate. Numărul tranzacției POS, numărul comenzii și numărul de urmărire identifică înregistrări diferite și nu trebuie tratate ca fiind interschimbabile.
Datele privind vânzările POS pot contribui și la deciziile de reaprovizionare. Totuși, înregistrările vânzărilor nu stabilesc singure poziția completă a stocului: poate fi necesar să fie luate în considerare și chitanțele, transferurile, retururile, deteriorările și ajustările de inventar.
POS și termeni asociați
| Termen | Funcția principală | Relația cu POS |
|---|---|---|
| Casă de marcat | Înregistrează vânzările și susține activitățile de checkout, în special gestionarea numerarului. | Funcțiile se pot suprapune cu cele ale unui sistem POS; un POS conectat la rețea poate lega checkout-ul de înregistrări de business mai ample. |
| Terminal de plată | Oferă o interfață pentru acceptarea plăților electronice acceptate. | Poate fi integrat cu POS-ul sau poate funcționa separat; nu este neapărat sistemul complet de vânzare. |
| Gateway de plată | Facilitează schimbul de informații despre plăți cu serviciile de procesare a plăților. | Susține fluxul de plată, nu gestionarea stocurilor sau onorarea fizică. |
| Sistem de gestionare a comenzilor | Coordonează înregistrările comenzilor și fluxurile de onorare. | Poate primi comenzi inițiate la un POS și poate coordona procesarea ulterioară a acestora. |
| Sistem de gestionare a depozitului | Controlează activitățile din depozit, precum recepția, depozitarea, colectarea și ambalarea. | Poate onora o comandă creată printr-un POS, dar are un scop operațional diferit. |
| Urmărirea expedierii | Oferă informații despre deplasarea sau starea livrării unei expedieri. | Are legătură cu onorarea după crearea expedierii, nu reprezintă dovada că o vânzare cu amănuntul a fost înregistrată. |
Aceste limite descriu funcții, nu categorii obligatorii de produse. O singură suită software poate combina mai multe funcții, în timp ce o altă companie poate folosi aplicații separate pentru fiecare. Întrebarea importantă este ce sistem controlează fiecare înregistrare și cum sunt comunicate modificările.
Retururi, rambursări și acuratețea inventarului
Un POS poate permite căutarea unei tranzacții originale, înregistrarea unui retur, emiterea unei rambursări sau procesarea unui schimb. Aceste acțiuni sunt asociate, dar distincte. Un retur se referă la bunurile care revin sub controlul vânzătorului; o rambursare se referă la banii returnați clientului. Una nu dovedește automat că cealaltă a avut loc.
Mărfurile returnate necesită și o decizie privind inventarul. Un articol primit înapoi poate fi potrivit pentru revânzare, poate necesita inspecție sau poate trebui ținut în afara inventarului vandabil. Prin urmare, înregistrarea unei rambursări nu trebuie interpretată automat ca o confirmare că articolul este disponibil pentru un alt client.
De exemplu, un client poate returna o achiziție online într-un magazin fizic. Dacă comerciantul acceptă acest flux de lucru, sistemul magazinului trebuie să aibă acces la suficiente informații despre comandă și plată pentru a procesa corect tranzacția. Articolului returnat trebuie să i se atribuie și o locație și o stare corespunzătoare. Permisiunea depinde de politicile și capacitățile sistemului comerciantului; simpla existență a unui terminal POS nu stabilește eligibilitatea.
Considerații privind comerțul transfrontalier
În comerțul electronic transfrontalier, o comandă inițiată prin POS poate necesita informații suplimentare înainte ca onorarea internațională să poată începe. O chitanță de vânzare poate documenta tranzacția cu amănuntul, dar nu trebuie presupus că îndeplinește toate cerințele pentru o factură comercială, o declarație vamală sau un alt document de expediere. Informațiile necesare depind de expediere și de jurisdicțiile aplicabile.
Câmpurile pentru monedă necesită, de asemenea, o interpretare clară. Moneda de vânzare afișată, moneda utilizată pentru plată și moneda în care comerciantul primește decontarea pot fi diferite. Acestea sunt atribute separate de plată și contabilitate, nu valori interschimbabile. În mod similar, taxa înregistrată în timpul checkout-ului nu stabilește prin ea însăși că toate taxele vamale, impozitele sau costurile la destinație au fost soluționate.
Prin urmare, POS-ul furnizează o parte a evidenței comerciale, în loc să înlocuiască procesele vamale, de expediere sau de conformitate a plăților. Relevanța sa pentru onorarea internațională constă în acuratețea și completitudinea informațiilor transmise în etapele ulterioare.
Verificări operaționale și limitări
Atunci când evaluați modul în care informațiile POS susțin logistica comerțului electronic, următoarele verificări ajută la clarificarea comportamentului sistemului fără a presupune că fiecare instalare funcționează la fel:
- Identitatea produsului: Confirmați că variantele produsului și unitățile de vânzare sunt asociate corect în POS, catalogul online și înregistrările depozitului.
- Momentul actualizării inventarului: Stabiliți ce eveniment rezervă stocul, reduce cantitățile disponibile sau eliberează o rezervare după anulare.
- Atribuirea locației: Deosebiți locația care înregistrează vânzarea de locația care furnizează bunurile.
- Referințe ale tranzacției: Păstrați legăturile dintre vânzări, plăți, comenzi, rambursări și expedieri fără a înlocui identificatorii lor separați.
- Conexiuni întrerupte: Determinați ce funcții rămân disponibile offline și cum sunt reconciliate înregistrările în așteptare după reconectare. Capacitatea de a efectua vânzări offline nu implică neapărat acceptarea offline a plăților electronice.
- Gestionarea retururilor: Separați rambursarea financiară de recepția, inspecția și reintroducerea mărfurilor în stoc.
- Securitatea plăților: Identificați locul în care sunt gestionate datele contului de plată și responsabilitățile de securitate aplicabile. Terminologia PCI Security Standards Council face distincția între tehnologiile și mediile asociate plăților; simpla denumire a unui produs ca POS nu demonstrează conformitatea.
Întrebări și răspunsuri
POS înseamnă locația checkout-ului sau sistemul de checkout?
Poate însemna oricare dintre acestea. Punctul de vânzare identifică locul sau momentul în care are loc o tranzacție de achiziție; sistemul POS se referă la tehnologia care susține tranzacția. Contextul determină sensul dorit.
Este un sistem POS același lucru cu un cititor de carduri?
Nu. Un cititor de carduri gestionează o anumită parte a acceptării plății. Un sistem POS înregistrează vânzarea și poate gestiona, de asemenea, produse, chitanțe și conexiuni cu alte sisteme de business.
O vânzare POS înseamnă că o comandă a fost expediată?
Nu. Bunurile pot fi predate imediat, ridicate ulterior sau expediate separat. Stările vânzării, plății, onorării și livrării descriu evenimente diferite.
Pot fi sincronizate inventarul POS și cel al comerțului electronic?
Acestea pot fi conectate prin software comun sau integrări. Acuratețea depinde de înregistrări consecvente ale produselor, reguli de inventar, momentul actualizărilor și gestionarea retururilor, anulărilor și altor mișcări ale stocului.
Surse
- Cambridge Dictionary: Point of sale — Definiție de referință și utilizarea comercială a termenului.
- GS1: Barcodes — Identificarea standardizată a produselor și capturarea datelor pe baza codurilor de bare, relevante pentru operațiunile de checkout.
- PCI Security Standards Council: Glossary — Terminologie privind securitatea plăților, inclusiv conceptele de punct de vânzare și procesare a plăților.
