Verkaufsstelle (Pos)

Was ist ein Point of Sale (POS)?

Ein Point of Sale (POS) ist der Ort oder die Phase einer kommerziellen Transaktion, an dem ein Kunde Waren oder Dienstleistungen kauft und der Verkäufer den Verkauf erfasst. Im Einzelhandel und im E-Commerce bezeichnet der Begriff auch häufig die Hardware und Software, die zur Eingabe von Käufen, Berechnung fälliger Beträge, Annahme oder Erfassung von Zahlungen und Ausstellung von Belegen verwendet wird. Die Kasse eines Ladengeschäfts ist ein physischer Point of Sale; ein Online-Checkout erfüllt eine vergleichbare Transaktionsfunktion, obwohl Händler den Begriff POS-System häufig speziell für ihre Technologie zum Verkauf vor Ort verwenden.

Die Unterscheidung zwischen dem Transaktionsort und dem unterstützenden System ist relevant. Ein Point of Sale ist nicht zwangsläufig ein bestimmtes Gerät, und ein POS-System ist nicht einfach nur ein Kartenlesegerät. Je nach Konfiguration kann das System auch Informationen mit Anwendungen für Bestandsverwaltung, Auftragsmanagement, Buchhaltung und Auftragsabwicklung austauschen. Diese Verbindungen positionieren POS-Daten an der Schnittstelle zwischen kundenorientierten Verkaufsaktivitäten und den operativen Prozessen, die Waren bereitstellen, liefern oder zurücknehmen.

Was ein POS-System umfasst

Ein POS-System kombiniert Transaktionssoftware mit der für eine bestimmte Verkaufssituation erforderlichen Ausstattung und den entsprechenden Diensten. Nicht jede Installation umfasst dieselben Komponenten, und eine über eine Integration verfügbare Funktion sollte nicht als Bestandteil des POS selbst angesehen werden.

• Verkaufsoberfläche: Software, über die Mitarbeiter Produkte auswählen, Mengen eingeben, autorisierte Rabatte anwenden und einen Transaktionsdatensatz erstellen.
• Produkt- und Preisdaten: Datensätze, die die zum Verkauf angebotenen Artikel sowie die auf sie angewendeten Preise oder Preisregeln identifizieren.
• Eingabegeräte: Geräte wie Barcodescanner, Tastaturen, Touchscreens oder, sofern erforderlich, Wiegeeinrichtungen.
• Zahlungsschnittstelle: Eine Verbindung zu Zahlungshardware oder Zahlungsdiensten sowie Funktionen zur Erfassung anderer unterstützter Zahlungsmethoden.
• Belegfunktionen: Gedruckte oder elektronische Aufzeichnungen mit den Transaktionsdetails.
• Operative Verbindungen: Schnittstellen, die Verkaufs-, Bestands-, Rückgabe- oder Buchhaltungsinformationen an andere Geschäftssysteme senden können.

Ein Barcodescanner erfasst eine Kennung; er bestimmt nicht selbstständig den korrekten Verkaufspreis oder die verfügbare Menge. Die zugehörige Software muss die Kennung interpretieren und die relevanten Datensätze abrufen. GS1-Barcode-Standards unterstützen eine standardisierte Identifizierung und Datenerfassung, doch die Verwendung eines standardisierten Barcodes garantiert allein nicht, dass separate Händlersysteme über konsistente Produktinformationen verfügen.

Wie eine POS-Transaktion funktioniert

Die folgende Abfolge beschreibt einen einfachen Einzelhandelskauf. Die tatsächlichen Abläufe unterscheiden sich je nach Zahlungsmethode, Systemkonfiguration und danach, ob die Waren sofort übergeben oder später bearbeitet und versendet werden.

1. Artikel identifizieren. Der Verkäufer scannt einen Barcode, sucht in einem Produktkatalog oder gibt einen Artikel manuell ein. Die Transaktion erfasst das ausgewählte Produkt und die Menge.
2. Fälligen Betrag berechnen. Das System wendet die konfigurierten Preise, zulässigen Rabatte und relevanten Steuerregeln an. Korrekte Ergebnisse hängen von einer präzisen Konfiguration und den geltenden Anforderungen ab.
3. Zahlung annehmen oder erfassen. Der Kunde bezahlt mit einer unterstützten Methode. Eine elektronische Zahlung kann separate Autorisierungs- und Verarbeitungsdienste umfassen; der POS ist nicht selbst das gesamte Zahlungsnetzwerk.
4. Verkauf erfassen. Das System speichert die Transaktionsdetails und erstellt einen Beleg oder eine andere Bestätigung. Eine erfolgreiche Zahlungsautorisierung darf nicht mit der endgültigen Abwicklung der Gelder verwechselt werden.
5. Verbundene Abläufe aktualisieren. Wenn Integrationen vorhanden sind, können Transaktionsinformationen Bestandsdaten, Finanzaufzeichnungen oder einen auf die Abwicklung wartenden Kundenauftrag aktualisieren.
6. Waren übergeben oder abwickeln. Der Kunde kann die Artikel sofort mitnehmen, später abholen oder eine Sendung erhalten. Die Erfassung des Verkaufs bestätigt nicht, dass eine Lieferung erfolgt ist.

Diese Ereignisse finden nicht immer gleichzeitig statt. Beispielsweise kann ein Händler eine Bestellung und Zahlung in einem Geschäft annehmen, den Versand jedoch aus einem Lager organisieren. Die kommerzielle Transaktion und die physische Bewegung der Waren folgen dann miteinander verbundenen, aber getrennten Abläufen.

Rolle im E-Commerce und bei Bestandsprozessen

Für ein Unternehmen, das sowohl über Geschäfte als auch über Websites verkauft, können POS-Aufzeichnungen zu einer gemeinsamen Sicht auf Verkäufe und Bestände beitragen. Dafür sind kompatible Produktkennungen, definierte Lagerstandorte und ein zuverlässiger Austausch von Transaktionsinformationen erforderlich. Eine Verbindung zwischen Systemen bedeutet nicht automatisch, dass jede Aktualisierung sofort erfolgt oder dass jedes System dieselbe Definition des verfügbaren Bestands verwendet.

Bestand vor Ort beschreibt den an einem Standort erfassten Bestand, während der zum Verkauf verfügbare Bestand Mengen ausschließen kann, die für bestehende Bestellungen reserviert oder anderweitig nicht verfügbar sind. Ein POS-Verkauf kann daher mehr als nur eine einzelne Bestandszahl beeinflussen. Das operative Ergebnis hängt davon ab, ob der Artikel mitgenommen, zur Abholung reserviert oder für einen späteren Versand zugewiesen wird.

Beispielsweise kann ein Händler eine Jacke an der Ladentheke verkaufen und die Lieferung aus einem Verteilzentrum organisieren. Der POS des Geschäfts erfasst den Kauf, während ein Auftragsmanagementprozess den Abwicklungsstandort bestimmt. Lagerpersonal stellt den Artikel anschließend zusammen und verpackt ihn, und Versandprozesse erstellen die Sendung sowie gegebenenfalls zugehörige Tracking-Informationen. Die POS-Transaktionsnummer, die Bestellnummer und die Trackingnummer identifizieren unterschiedliche Datensätze und sollten nicht als austauschbar behandelt werden.

POS-Verkaufsdaten können ebenfalls Entscheidungen zur Nachbestückung unterstützen. Verkaufsaufzeichnungen allein geben jedoch nicht den vollständigen Bestandsstatus wieder: Belege, Umlagerungen, Rückgaben, Beschädigungen und Bestandsanpassungen müssen möglicherweise ebenfalls berücksichtigt werden.

POS und verwandte Begriffe

Begriff	Hauptfunktion	Beziehung zum POS
Kasse	Erfasst Verkäufe und unterstützt Checkout-Aktivitäten, insbesondere die Bargeldabwicklung.	Funktionen können sich mit einem POS-System überschneiden; ein vernetzter POS kann den Checkout mit umfassenderen Geschäftsdaten verbinden.
Zahlungsterminal	Bietet eine Schnittstelle zur Annahme unterstützter elektronischer Zahlungen.	Kann in den POS integriert oder separat betrieben werden; es ist nicht unbedingt das vollständige Verkaufssystem.
Zahlungsgateway	Erleichtert den Austausch von Zahlungsinformationen mit Zahlungsabwicklungsdiensten.	Unterstützt den Zahlungsablauf und nicht die Bestandsverwaltung oder die physische Abwicklung.
Auftragsmanagementsystem	Koordiniert Auftragsdatensätze und Abwicklungsprozesse.	Kann Bestellungen empfangen, die an einem POS entstehen, und deren anschließende Bearbeitung koordinieren.
Lagerverwaltungssystem	Steuert Lageraktivitäten wie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Verpackung.	Kann einen über einen POS erstellten Auftrag abwickeln, erfüllt jedoch einen anderen operativen Zweck.
Sendungsverfolgung	Liefert Informationen zur Bewegung oder zum Lieferstatus einer Sendung.	Bezieht sich auf die Abwicklung nach Erstellung der Sendung und ist kein Nachweis dafür, dass ein Einzelhandelsverkauf erfasst wurde.

Diese Grenzen beschreiben Funktionen und keine zwingenden Produktkategorien. Eine einzelne Softwaresuite kann mehrere Funktionen kombinieren, während ein anderes Unternehmen für jede Funktion separate Anwendungen verwenden kann. Entscheidend ist, welches System welchen Datensatz kontrolliert und wie Änderungen übermittelt werden.

Rückgaben, Erstattungen und Bestandsgenauigkeit

Ein POS kann die Suche nach einer ursprünglichen Transaktion, die Erfassung einer Rückgabe, die Ausstellung einer Erstattung oder die Bearbeitung eines Umtauschs unterstützen. Diese Aktionen stehen miteinander in Beziehung, sind aber voneinander zu unterscheiden. Eine Rückgabe betrifft Waren, die wieder in die Kontrolle des Verkäufers gelangen; eine Erstattung betrifft Geld, das an den Kunden zurückgezahlt wird. Das eine beweist nicht automatisch, dass das andere erfolgt ist.

Zurückgegebene Waren erfordern außerdem eine Bestandsentscheidung. Ein zurückerhaltener Artikel kann für den Wiederverkauf geeignet sein, eine Prüfung erfordern oder aus dem verkaufsfähigen Bestand herausgehalten werden müssen. Die Erfassung einer Erstattung sollte daher nicht automatisch als Bestätigung interpretiert werden, dass der Artikel für einen anderen Kunden verfügbar ist.

Beispielsweise kann ein Kunde einen Onlinekauf in einem Ladengeschäft zurückgeben. Wenn der Händler diesen Ablauf unterstützt, benötigt das System des Geschäfts Zugriff auf ausreichende Bestell- und Zahlungsinformationen, um die Transaktion korrekt zu verarbeiten. Der zurückgegebene Artikel muss außerdem einem geeigneten Standort und Zustand zugeordnet werden. Ob dies zulässig ist, hängt von den Richtlinien und Systemfunktionen des Händlers ab; das Vorhandensein eines POS-Terminals allein begründet keine Berechtigung.

Aspekte des grenzüberschreitenden Handels

Im grenzüberschreitenden E-Commerce kann eine über einen POS erstellte Bestellung zusätzliche Informationen erfordern, bevor die internationale Abwicklung erfolgen kann. Ein Verkaufsbeleg kann die Einzelhandelstransaktion dokumentieren, sollte jedoch nicht als Erfüllung sämtlicher Anforderungen an eine Handelsrechnung, Zollanmeldung oder ein anderes Versanddokument angesehen werden. Die erforderlichen Informationen hängen von der Sendung und den geltenden Rechtsordnungen ab.

Auch Währungsfelder müssen eindeutig interpretiert werden. Die angezeigte Verkaufswährung, die für die Zahlung verwendete Währung und die Währung, in der der Händler die Abrechnung erhält, können voneinander abweichen. Dabei handelt es sich um getrennte Zahlungs- und Buchhaltungsattribute, nicht um austauschbare Größen. Ebenso bedeutet die beim Checkout erfasste Steuer allein nicht, dass alle Einfuhrzölle, Steuern oder Bestimmungsortgebühren berücksichtigt wurden.

Der POS liefert daher einen Teil des Geschäftsdatenaufzeichnungsprozesses, ersetzt jedoch keine Zoll-, Versand- oder Zahlungs-Compliance-Prozesse. Seine Bedeutung für die internationale Abwicklung liegt in der Genauigkeit und Vollständigkeit der nachgelagert übermittelten Informationen.

Operative Prüfungen und Einschränkungen

Bei der Bewertung, wie POS-Informationen die E-Commerce-Logistik unterstützen, helfen die folgenden Prüfungen dabei, das Systemverhalten zu klären, ohne davon auszugehen, dass jede Installation gleich funktioniert:

• Produktidentität: Bestätigen Sie, dass Produktvarianten und Verkaufseinheiten im POS, im Onlinekatalog und in den Lageraufzeichnungen korrekt zugeordnet sind.
• Bestandszeitpunkt: Legen Sie fest, welches Ereignis Bestand reserviert, verfügbare Mengen reduziert oder eine Reservierung nach einer Stornierung freigibt.
• Standortzuordnung: Unterscheiden Sie zwischen dem Standort, der den Verkauf erfasst, und dem Standort, der die Waren bereitstellt.
• Transaktionsreferenzen: Bewahren Sie die Verknüpfungen zwischen Verkäufen, Zahlungen, Bestellungen, Erstattungen und Sendungen, ohne deren separaten Kennungen zu ersetzen.
• Unterbrochene Verbindungen: Bestimmen Sie, welche Funktionen offline verfügbar bleiben und wie ausstehende Datensätze nach der Wiederherstellung der Verbindung abgeglichen werden. Die Fähigkeit zu Offline-Verkäufen bedeutet nicht zwangsläufig, dass elektronische Zahlungen offline angenommen werden können.
• Rückgabeabwicklung: Trennen Sie die finanzielle Erstattung vom Eingang, der Prüfung und der Wiedereinlagerung der Waren.
• Zahlungssicherheit: Ermitteln Sie, wo Zahlungskontodaten verarbeitet werden und welche Sicherheitsverantwortlichkeiten gelten. Die Terminologie des PCI Security Standards Council unterscheidet zahlungsbezogene Technologien und Umgebungen; die bloße Bezeichnung eines Produkts als POS weist keine Compliance nach.

FAQ

Bezeichnet POS den Checkout-Ort oder das Checkout-System?

Beides ist möglich. Point of Sale bezeichnet, wo oder wann eine Kauftransaktion stattfindet; POS-System bezeichnet die Technologie, die diese Transaktion unterstützt. Der Kontext bestimmt die beabsichtigte Bedeutung.

Ist ein POS-System dasselbe wie ein Kartenlesegerät?

Nein. Ein Kartenlesegerät übernimmt einen bestimmten Teil der Zahlungsannahme. Ein POS-System erfasst den Verkauf und kann außerdem Produkte, Belege und Verbindungen zu anderen Geschäftssystemen verwalten.

Bedeutet ein POS-Verkauf, dass eine Bestellung versendet wurde?

Nein. Waren können sofort übergeben, später abgeholt oder separat versendet werden. Verkaufs-, Zahlungs-, Abwicklungs- und Lieferstatus beschreiben unterschiedliche Ereignisse.

Können POS- und E-Commerce-Bestände synchronisiert werden?

Sie können über gemeinsame Software oder Integrationen verbunden werden. Die Genauigkeit hängt von konsistenten Produktaufzeichnungen, Bestandsregeln, dem Zeitpunkt der Aktualisierung sowie dem Umgang mit Rückgaben, Stornierungen und anderen Bestandsbewegungen ab.

Quellen

• Cambridge Dictionary: Point of Sale — Referenzdefinition und kommerzielle Verwendung des Begriffs.
• GS1: Barcodes — Standardisierte Produktidentifizierung und barcodebasierte Datenerfassung, die für Checkout-Prozesse relevant sind.
• PCI Security Standards Council: Glossar — Terminologie zur Zahlungssicherheit, einschließlich Konzepten zu Point of Sale und Zahlungsabwicklung.