Σημείο πώλησης (Pos)
Τι είναι ένα σημείο πώλησης (POS);
Ένα σημείο πώλησης (POS) είναι ο τόπος ή το στάδιο μιας εμπορικής συναλλαγής όπου ο πελάτης αγοράζει αγαθά ή υπηρεσίες και ο πωλητής καταγράφει την πώληση. Στις λειτουργίες λιανικής και ηλεκτρονικού εμπορίου, ο όρος αναφέρεται επίσης συνήθως στο υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιούνται για την καταχώριση αγορών, τον υπολογισμό των οφειλόμενων ποσών, την αποδοχή ή καταγραφή πληρωμών και την έκδοση αποδείξεων. Το ταμείο ενός καταστήματος είναι ένα φυσικό σημείο πώλησης· το ηλεκτρονικό ταμείο εκτελεί συγκρίσιμη λειτουργία συναλλαγής, παρόλο που οι έμποροι συχνά χρησιμοποιούν ειδικά τον όρο σύστημα POS για την τεχνολογία πώλησης με φυσική παρουσία.
Η διάκριση μεταξύ του τόπου της συναλλαγής και του υποστηρικτικού συστήματος έχει σημασία. Ένα σημείο πώλησης δεν είναι απαραίτητα μια συγκεκριμένη συσκευή και ένα σύστημα POS δεν είναι απλώς ένας αναγνώστης καρτών. Ανάλογα με τη διαμόρφωσή του, το σύστημα μπορεί επίσης να ανταλλάσσει πληροφορίες με εφαρμογές αποθέματος, διαχείρισης παραγγελιών, λογιστικής και εκτέλεσης παραγγελιών. Αυτές οι συνδέσεις τοποθετούν τα δεδομένα POS στο όριο μεταξύ της δραστηριότητας πωλήσεων που απευθύνεται στον πελάτη και των λειτουργικών διαδικασιών που προμηθεύουν, παραδίδουν ή παραλαμβάνουν επιστρεφόμενα εμπορεύματα.
Τι περιλαμβάνει ένα σύστημα POS
Ένα σύστημα POS συνδυάζει λογισμικό συναλλαγών με τον εξοπλισμό και τις υπηρεσίες που απαιτούνται για ένα συγκεκριμένο περιβάλλον πώλησης. Δεν περιλαμβάνουν όλες οι εγκαταστάσεις τα ίδια στοιχεία και μια λειτουργία που είναι διαθέσιμη μέσω μιας διασύνδεσης δεν πρέπει να θεωρείται ότι είναι ενσωματωμένη στο ίδιο το POS.
- Διεπαφή πωλήσεων: Λογισμικό μέσω του οποίου το προσωπικό επιλέγει προϊόντα, καταχωρίζει ποσότητες, εφαρμόζει εγκεκριμένες εκπτώσεις και δημιουργεί ένα αρχείο συναλλαγής.
- Δεδομένα προϊόντων και τιμολόγησης: Εγγραφές που προσδιορίζουν τα είδη που προσφέρονται προς πώληση και τις τιμές ή τους κανόνες τιμολόγησης που εφαρμόζονται σε αυτά.
- Εξοπλισμός εισαγωγής: Συσκευές όπως σαρωτές γραμμωτού κώδικα, πληκτρολόγια, οθόνες αφής ή εξοπλισμός ζύγισης, όπου απαιτείται.
- Διεπαφή πληρωμών: Σύνδεση με εξοπλισμό ή υπηρεσίες πληρωμών, μαζί με δυνατότητες καταγραφής άλλων υποστηριζόμενων μεθόδων πληρωμής.
- Δυνατότητες αποδείξεων: Έντυπες ή ηλεκτρονικές εγγραφές που εμφανίζουν τα στοιχεία της συναλλαγής.
- Λειτουργικές συνδέσεις: Διασυνδέσεις που μπορεί να αποστέλλουν πληροφορίες πωλήσεων, αποθέματος, επιστροφών ή λογιστικής σε άλλα επιχειρηματικά συστήματα.
Ένας σαρωτής γραμμωτού κώδικα καταγράφει ένα αναγνωριστικό· δεν καθορίζει ανεξάρτητα τη σωστή τιμή πώλησης ή τη διαθέσιμη ποσότητα. Το σχετικό λογισμικό πρέπει να ερμηνεύσει το αναγνωριστικό και να ανακτήσει τις αντίστοιχες εγγραφές. Τα πρότυπα γραμμωτών κωδίκων GS1 υποστηρίζουν την τυποποιημένη αναγνώριση και καταγραφή δεδομένων, όμως η χρήση ενός τυποποιημένου γραμμωτού κώδικα δεν εγγυάται από μόνη της ότι τα ξεχωριστά συστήματα των εμπόρων διαθέτουν συνεπείς πληροφορίες προϊόντων.
Πώς λειτουργεί μια συναλλαγή POS
Η παρακάτω ακολουθία περιγράφει μια απλή αγορά λιανικής. Οι πραγματικές ροές εργασίας διαφέρουν ανάλογα με τη μέθοδο πληρωμής, τη διαμόρφωση του συστήματος και το αν τα αγαθά παραδίδονται αμέσως ή εκτελούνται αργότερα.
- Αναγνώριση των ειδών. Ο πωλητής σαρώνει έναν γραμμωτό κώδικα, αναζητά έναν κατάλογο προϊόντων ή καταχωρίζει χειροκίνητα ένα είδος. Η συναλλαγή καταγράφει το επιλεγμένο προϊόν και την ποσότητα.
- Υπολογισμός του οφειλόμενου ποσού. Το σύστημα εφαρμόζει τις διαμορφωμένες τιμές, τις επιλέξιμες εκπτώσεις και τους σχετικούς φορολογικούς κανόνες. Τα σωστά αποτελέσματα εξαρτώνται από την ακριβή διαμόρφωση και τις ισχύουσες απαιτήσεις.
- Αποδοχή ή καταγραφή της πληρωμής. Ο πελάτης πληρώνει χρησιμοποιώντας μια υποστηριζόμενη μέθοδο. Μια ηλεκτρονική πληρωμή μπορεί να περιλαμβάνει ξεχωριστές υπηρεσίες έγκρισης και επεξεργασίας· το POS δεν αποτελεί από μόνο του ολόκληρο το δίκτυο πληρωμών.
- Καταγραφή της πώλησης. Το σύστημα αποθηκεύει τα στοιχεία της συναλλαγής και παράγει απόδειξη ή άλλη επιβεβαίωση. Η επιτυχής έγκριση πληρωμής δεν πρέπει να συγχέεται με την τελική εκκαθάριση των χρημάτων.
- Ενημέρωση των συνδεδεμένων λειτουργιών. Όπου υπάρχουν διασυνδέσεις, οι πληροφορίες της συναλλαγής μπορεί να ενημερώνουν τα αρχεία αποθέματος, τα οικονομικά αρχεία ή μια παραγγελία πελάτη που αναμένει εκτέλεση.
- Παράδοση ή εκτέλεση των αγαθών. Ο πελάτης μπορεί να πάρει τα είδη αμέσως, να τα παραλάβει αργότερα ή να λάβει αποστολή. Η καταγραφή της πώλησης δεν αποδεικνύει ότι έχει πραγματοποιηθεί η παράδοση.
Αυτά τα γεγονότα δεν συμβαίνουν πάντα ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να αποδεχτεί μια παραγγελία και την πληρωμή σε ένα κατάστημα, αλλά να κανονίσει την αποστολή από μια αποθήκη. Η εμπορική συναλλαγή και η φυσική μετακίνηση των αγαθών ακολουθούν τότε σχετικές αλλά ξεχωριστές ροές εργασίας.
Ρόλος στο ηλεκτρονικό εμπόριο και στις λειτουργίες αποθέματος
Για μια επιχείρηση που πουλά τόσο μέσω καταστημάτων όσο και μέσω ιστοτόπων, τα αρχεία POS μπορούν να συμβάλλουν σε μια κοινή εικόνα των πωλήσεων και του αποθέματος. Αυτό απαιτεί συμβατά αναγνωριστικά προϊόντων, καθορισμένες τοποθεσίες αποθέματος και αξιόπιστη ανταλλαγή πληροφοριών συναλλαγών. Μια σύνδεση μεταξύ συστημάτων δεν σημαίνει αυτόματα ότι κάθε ενημέρωση πραγματοποιείται αμέσως ή ότι κάθε σύστημα χρησιμοποιεί τον ίδιο ορισμό για το διαθέσιμο απόθεμα.
Το απόθεμα σε απόθεμα περιγράφει το απόθεμα που έχει καταγραφεί σε μια τοποθεσία, ενώ το απόθεμα που είναι διαθέσιμο προς πώληση μπορεί να εξαιρεί ποσότητες που έχουν δεσμευτεί για υπάρχουσες παραγγελίες ή δεν είναι διαθέσιμες για άλλους λόγους. Επομένως, μια πώληση POS μπορεί να επηρεάσει περισσότερους από έναν αριθμούς αποθέματος. Το λειτουργικό αποτέλεσμα εξαρτάται από το αν το είδος παραλαμβάνεται, δεσμεύεται για παραλαβή ή καταχωρίζεται για μεταγενέστερη αποστολή.
Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να πουλήσει ένα μπουφάν στον πάγκο ενός καταστήματος και να κανονίσει την παράδοση από ένα κέντρο διανομής. Το POS του καταστήματος καταγράφει την αγορά, ενώ μια διαδικασία διαχείρισης παραγγελιών καθορίζει την τοποθεσία εκτέλεσης. Στη συνέχεια, το προσωπικό της αποθήκης συλλέγει και συσκευάζει το είδος και οι διαδικασίες αποστολής δημιουργούν την αποστολή και τυχόν σχετικές πληροφορίες παρακολούθησης. Ο αριθμός συναλλαγής POS, ο αριθμός παραγγελίας και ο αριθμός παρακολούθησης προσδιορίζουν διαφορετικές εγγραφές και δεν πρέπει να θεωρούνται εναλλάξιμοι.
Τα δεδομένα πωλήσεων POS μπορούν επίσης να καθοδηγήσουν τις αποφάσεις αναπλήρωσης. Ωστόσο, τα αρχεία πωλήσεων από μόνα τους δεν αποτυπώνουν την πλήρη κατάσταση του αποθέματος: οι παραλαβές, οι μεταφορές, οι επιστροφές, οι ζημιές και οι προσαρμογές αποθέματος μπορεί επίσης να πρέπει να ληφθούν υπόψη.
POS και σχετικοί όροι
| Όρος | Κύρια λειτουργία | Σχέση με το POS |
|---|---|---|
| Ταμειακή μηχανή | Καταγράφει τις πωλήσεις και υποστηρίζει τις δραστηριότητες ολοκλήρωσης αγοράς, ιδιαίτερα τη διαχείριση μετρητών. | Οι λειτουργίες μπορεί να αλληλεπικαλύπτονται με ένα σύστημα POS· ένα δικτυωμένο POS μπορεί να συνδέει το ταμείο με ευρύτερα επιχειρηματικά αρχεία. |
| Τερματικό πληρωμών | Παρέχει διεπαφή για την αποδοχή υποστηριζόμενων ηλεκτρονικών πληρωμών. | Μπορεί να είναι ενσωματωμένο στο POS ή να λειτουργεί ξεχωριστά· δεν αποτελεί απαραίτητα το πλήρες σύστημα πωλήσεων. |
| Πύλη πληρωμών | Διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών πληρωμών με υπηρεσίες επεξεργασίας πληρωμών. | Υποστηρίζει τη ροή εργασίας πληρωμών και όχι τη διαχείριση αποθέματος ή τη φυσική εκτέλεση παραγγελιών. |
| Σύστημα διαχείρισης παραγγελιών | Συντονίζει τα αρχεία παραγγελιών και τις ροές εργασίας εκτέλεσης. | Μπορεί να λαμβάνει παραγγελίες που προέρχονται από ένα POS και να συντονίζει την επακόλουθη επεξεργασία τους. |
| Σύστημα διαχείρισης αποθήκης | Ελέγχει δραστηριότητες αποθήκης όπως παραλαβή, τοποθέτηση, συλλογή και συσκευασία. | Μπορεί να εκτελεί μια παραγγελία που δημιουργήθηκε μέσω POS, αλλά εξυπηρετεί διαφορετικό λειτουργικό σκοπό. |
| Παρακολούθηση αποστολής | Παρέχει πληροφορίες σχετικά με την κίνηση ή την κατάσταση παράδοσης μιας αποστολής. | Σχετίζεται με την εκτέλεση μετά τη δημιουργία της αποστολής και όχι με την απόδειξη ότι καταγράφηκε μια λιανική πώληση. |
Αυτά τα όρια περιγράφουν λειτουργίες και όχι υποχρεωτικές κατηγορίες προϊόντων. Μια ενιαία σουίτα λογισμικού μπορεί να συνδυάζει αρκετές λειτουργίες, ενώ μια άλλη επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιεί ξεχωριστές εφαρμογές για καθεμία. Το σημαντικό ερώτημα είναι ποιο σύστημα ελέγχει κάθε εγγραφή και πώς κοινοποιούνται οι αλλαγές.
Επιστροφές, επιστροφές χρημάτων και ακρίβεια αποθέματος
Ένα POS μπορεί να υποστηρίζει την αναζήτηση μιας αρχικής συναλλαγής, την καταγραφή μιας επιστροφής, την έκδοση επιστροφής χρημάτων ή την επεξεργασία μιας ανταλλαγής. Αυτές οι ενέργειες σχετίζονται μεταξύ τους αλλά είναι διαφορετικές. Μια επιστροφή αφορά αγαθά που επιστρέφουν στον έλεγχο του πωλητή· μια επιστροφή χρημάτων αφορά χρήματα που επιστρέφονται στον πελάτη. Η μία δεν αποδεικνύει αυτόματα ότι έχει πραγματοποιηθεί η άλλη.
Τα επιστρεφόμενα εμπορεύματα απαιτούν επίσης απόφαση σχετικά με το απόθεμα. Ένα είδος που παραλαμβάνεται πίσω μπορεί να είναι κατάλληλο για μεταπώληση, να απαιτεί επιθεώρηση ή να πρέπει να παραμείνει εκτός του διαθέσιμου προς πώληση αποθέματος. Επομένως, η καταγραφή μιας επιστροφής χρημάτων δεν πρέπει να ερμηνεύεται αυτόματα ως επιβεβαίωση ότι το είδος είναι διαθέσιμο για άλλον πελάτη.
Για παράδειγμα, ένας πελάτης μπορεί να επιστρέψει μια ηλεκτρονική αγορά σε ένα φυσικό κατάστημα. Εάν ο έμπορος υποστηρίζει αυτή τη ροή εργασίας, το σύστημα του καταστήματος χρειάζεται πρόσβαση σε επαρκείς πληροφορίες παραγγελίας και πληρωμής για να επεξεργαστεί σωστά τη συναλλαγή. Το επιστρεφόμενο είδος πρέπει επίσης να αντιστοιχιστεί σε κατάλληλη τοποθεσία και κατάσταση. Το αν αυτό επιτρέπεται εξαρτάται από τις πολιτικές και τις δυνατότητες του συστήματος του εμπόρου· η παρουσία ενός τερματικού POS από μόνη της δεν αποδεικνύει την επιλεξιμότητα.
Παράγοντες διασυνοριακού εμπορίου
Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, μια παραγγελία που προέρχεται από POS μπορεί να απαιτεί πρόσθετες πληροφορίες πριν προχωρήσει η διεθνής εκτέλεση. Μια απόδειξη πώλησης μπορεί να τεκμηριώνει τη λιανική συναλλαγή, αλλά δεν πρέπει να θεωρείται ότι πληροί κάθε απαίτηση για εμπορικό τιμολόγιο, τελωνειακή δήλωση ή άλλο έγγραφο αποστολής. Οι απαιτούμενες πληροφορίες εξαρτώνται από την αποστολή και τις ισχύουσες δικαιοδοσίες.
Τα πεδία νομίσματος χρειάζονται επίσης σαφή ερμηνεία. Το εμφανιζόμενο νόμισμα πώλησης, το νόμισμα που χρησιμοποιείται για την πληρωμή και το νόμισμα στο οποίο ο έμπορος λαμβάνει την εκκαθάριση μπορεί να διαφέρουν. Πρόκειται για ξεχωριστά χαρακτηριστικά πληρωμής και λογιστικής και όχι για εναλλάξιμες μετρήσεις. Ομοίως, ο φόρος που καταγράφεται κατά την ολοκλήρωση της αγοράς δεν αποδεικνύει από μόνος του ότι έχουν καλυφθεί όλοι οι εισαγωγικοί δασμοί, οι φόροι ή οι χρεώσεις προορισμού.
Επομένως, το POS παρέχει μέρος του εμπορικού αρχείου και δεν αντικαθιστά τις διαδικασίες τελωνείου, αποστολής ή συμμόρφωσης πληρωμών. Η σημασία του για τη διεθνή εκτέλεση έγκειται στην ακρίβεια και την πληρότητα των πληροφοριών που διαβιβάζονται στα επόμενα συστήματα.
Λειτουργικοί έλεγχοι και περιορισμοί
Κατά την αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο οι πληροφορίες POS υποστηρίζουν τα logistics ηλεκτρονικού εμπορίου, οι παρακάτω έλεγχοι βοηθούν στην αποσαφήνιση της συμπεριφοράς του συστήματος χωρίς να θεωρείται ότι κάθε εγκατάσταση λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο:
- Ταυτότητα προϊόντος: Επιβεβαιώστε ότι οι παραλλαγές προϊόντων και οι μονάδες πώλησης αντιστοιχίζονται σωστά μεταξύ του POS, του ηλεκτρονικού καταλόγου και των αρχείων της αποθήκης.
- Χρονισμός αποθέματος: Καθορίστε ποιο γεγονός δεσμεύει το απόθεμα, μειώνει τις διαθέσιμες ποσότητες ή αποδεσμεύει μια κράτηση μετά την ακύρωση.
- Αντιστοίχιση τοποθεσίας: Διακρίνετε την τοποθεσία που καταγράφει την πώληση από την τοποθεσία που προμηθεύει τα αγαθά.
- Αναφορές συναλλαγών: Διατηρήστε τις συνδέσεις μεταξύ πωλήσεων, πληρωμών, παραγγελιών, επιστροφών χρημάτων και αποστολών χωρίς να αντικαθιστάτε τα ξεχωριστά αναγνωριστικά τους.
- Διακοπές συνδέσεων: Καθορίστε ποιες λειτουργίες παραμένουν διαθέσιμες εκτός σύνδεσης και πώς εναρμονίζονται οι εκκρεμείς εγγραφές μετά την επανασύνδεση. Η δυνατότητα πωλήσεων εκτός σύνδεσης δεν συνεπάγεται απαραίτητα αποδοχή ηλεκτρονικών πληρωμών εκτός σύνδεσης.
- Διαχείριση επιστροφών: Διαχωρίστε την οικονομική αποζημίωση από την παραλαβή, την επιθεώρηση και την επανατοποθέτηση των εμπορευμάτων στο απόθεμα.
- Ασφάλεια πληρωμών: Προσδιορίστε πού διαχειρίζονται τα δεδομένα λογαριασμών πληρωμών και ποιες ευθύνες ασφάλειας ισχύουν. Η ορολογία του PCI Security Standards Council διακρίνει τις τεχνολογίες και τα περιβάλλοντα που σχετίζονται με τις πληρωμές· το να αποκαλείται απλώς ένα προϊόν POS δεν αποδεικνύει τη συμμόρφωση.
Συχνές ερωτήσεις
Το POS σημαίνει την τοποθεσία του ταμείου ή το σύστημα του ταμείου;
Μπορεί να σημαίνει και τα δύο. Το point of sale προσδιορίζει πού ή πότε πραγματοποιείται μια συναλλαγή αγοράς· το σύστημα POS αναφέρεται στην τεχνολογία που υποστηρίζει αυτή τη συναλλαγή. Το πλαίσιο καθορίζει την intended σημασία.
Είναι ένα σύστημα POS το ίδιο με έναν αναγνώστη καρτών;
Όχι. Ένας αναγνώστης καρτών χειρίζεται ένα συγκεκριμένο μέρος της αποδοχής πληρωμών. Ένα σύστημα POS καταγράφει την πώληση και μπορεί επίσης να διαχειρίζεται προϊόντα, αποδείξεις και συνδέσεις με άλλα επιχειρηματικά συστήματα.
Σημαίνει μια πώληση POS ότι μια παραγγελία έχει αποσταλεί;
Όχι. Τα αγαθά μπορεί να παραδοθούν αμέσως, να παραληφθούν αργότερα ή να αποσταλούν ξεχωριστά. Η πώληση, η πληρωμή, η εκτέλεση και η παράδοση περιγράφουν διαφορετικά γεγονότα.
Μπορούν να συγχρονιστούν το POS και το απόθεμα του ηλεκτρονικού εμπορίου;
Μπορούν να συνδεθούν μέσω κοινόχρηστου λογισμικού ή διασυνδέσεων. Η ακρίβεια εξαρτάται από τη συνέπεια των αρχείων προϊόντων, τους κανόνες αποθέματος, τον χρονισμό των ενημερώσεων και τον χειρισμό επιστροφών, ακυρώσεων και άλλων μετακινήσεων αποθέματος.
Πηγές
- Cambridge Dictionary: Point of sale — Ορισμός αναφοράς και εμπορική χρήση του όρου.
- GS1: Barcodes — Τυποποιημένη αναγνώριση προϊόντων και καταγραφή δεδομένων βάσει γραμμωτών κωδίκων που σχετίζονται με τις λειτουργίες ολοκλήρωσης αγοράς.
- PCI Security Standards Council: Glossary — Ορολογία ασφάλειας πληρωμών, συμπεριλαμβανομένων των εννοιών point-of-sale και επεξεργασίας πληρωμών.
