Σύστημα Διαχείρισης Αποθήκης (Wms)
Τι είναι ένα Σύστημα Διαχείρισης Αποθήκης (WMS);
Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης (WMS) είναι λογισμικό που χρησιμοποιείται για τον συντονισμό και την καταγραφή της μετακίνησης, αποθήκευσης και διαχείρισης εμπορευμάτων μέσα σε μια αποθήκη ή ένα κέντρο διανομής. Βοηθά τους εργαζομένους και τους υπευθύνους να καθορίζουν πού πρέπει να αποθηκεύονται τα εμπορεύματα, ποιο απόθεμα πρέπει να συλλεχθεί για μια παραγγελία και πώς πρέπει να ολοκληρώνονται και να επιβεβαιώνονται οι εργασίες της αποθήκης. Στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο, ένα WMS συνδέει τις φυσικές δραστηριότητες της αποθήκης με ψηφιακά αρχεία αποθέματος, τοποθεσιών, παραγγελιών και αποστολών.
Ένα WMS είναι κάτι περισσότερο από μια λίστα ποσοτήτων αποθέματος. Διαχειρίζεται τη σχέση μεταξύ αποθέματος και εργασιών αποθήκης: παραλαβή εμπορευμάτων, ανάθεση θέσεων αποθήκευσης, αναπλήρωση των περιοχών συλλογής, καθοδήγηση της συλλογής παραγγελιών, επιβεβαίωση συσκευασίας και προετοιμασία εξερχόμενων αποστολών. Το ακριβές πεδίο εφαρμογής του εξαρτάται από το λογισμικό, τη διαμόρφωση, τον εξοπλισμό και τα συνδεδεμένα επιχειρηματικά συστήματα.
Ρόλος στα Logistics και το Ηλεκτρονικό Εμπόριο
Ένα WMS λειτουργεί στο σημείο όπου τα εμπορεύματα αποθηκεύονται και διαχειρίζονται φυσικά. Σε ανάντη επίπεδο, μπορεί να λαμβάνει πληροφορίες αναμενόμενων παραδόσεων από συστήματα προμηθειών ή προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων. Σε κατάντη επίπεδο, λαμβάνει αιτήματα εκτέλεσης παραγγελιών και επιστρέφει πληροφορίες για την κατάσταση της αποθήκης στη διαχείριση παραγγελιών, την αποστολή ή άλλα συνδεδεμένα συστήματα.
Για το ηλεκτρονικό εμπόριο, αυτή η σύνδεση βοηθά στη διάκριση μεταξύ μιας αποδεκτής παραγγελίας πελάτη και μιας παραγγελίας που έχει πράγματι συλλεχθεί, συσκευαστεί ή παραδοθεί για αποστολή. Πρόκειται για διαφορετικά γεγονότα. Η επιβεβαίωση αποστολής από την αποθήκη δεν είναι επίσης ίδια με την επιβεβαίωση παράδοσης από τον μεταφορέα.
Οι λιανοπωλητές, οι κατασκευαστές, οι χονδρέμποροι και οι πάροχοι logistics τρίτων μερών ενδέχεται να χρησιμοποιούν WMS. Σε μια κοινόχρηστη εγκατάσταση εκτέλεσης παραγγελιών, το σύστημα μπορεί να χρειάζεται να διακρίνει το απόθεμα που ανήκει σε διαφορετικούς πελάτες, να εφαρμόζει κανόνες διαχείρισης ανά πελάτη και να καταγράφει ξεχωριστά τις δραστηριότητες της αποθήκης. Αυτές οι δυνατότητες πρέπει να επαληθεύονται και όχι να θεωρούνται δεδομένες μόνο από την ένδειξη WMS.
Βασικές Λειτουργίες Αποθήκης
Οι παρακάτω λειτουργίες περιγράφουν συνήθεις δυνατότητες ενός WMS και όχι υποχρεωτική προδιαγραφή. Οι επιμέρους υλοποιήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν μόνο ορισμένες από αυτές ή να κατανέμουν τις ευθύνες σε συνδεδεμένα συστήματα.
| Λειτουργία | Τι υποστηρίζει το WMS | Λειτουργικός σκοπός |
|---|---|---|
| Παραλαβή | Καταγράφει τα εισερχόμενα είδη, τις ποσότητες και τα σχετικά αναγνωριστικά βάσει των αναμενόμενων παραδόσεων. | Καθορίζει τι έφτασε φυσικά και εντοπίζει αποκλίσεις. |
| Τοποθέτηση | Προτείνει ή αναθέτει θέσεις αποθήκευσης και επιβεβαιώνει την τοποθέτηση. | Συνδέει τα παραληφθέντα εμπορεύματα με αναγνωρίσιμες θέσεις αποθήκης. |
| Έλεγχος αποθέματος | Καταγράφει ποσότητες, θέσεις, κατάσταση αποθέματος και υποστηριζόμενα αναγνωριστικά παρτίδων ή σειριακούς αριθμούς. | Καθιστά το απόθεμα ανιχνεύσιμο εντός της εγκατάστασης. |
| Αναπλήρωση | Δημιουργεί εργασίες για τη μετακίνηση αποθέματος από την εφεδρική αποθήκευση στις θέσεις συλλογής. | Διατηρεί τις θέσεις συλλογής εφοδιασμένες για την προγραμματισμένη εργασία. |
| Συλλογή | Κατευθύνει τους εργαζομένους ή τον συνδεδεμένο εξοπλισμό για την ανάκτηση εμπορευμάτων για παραγγελίες. | Συνδέει την επιλογή φυσικών ειδών με τις απαιτήσεις εκτέλεσης παραγγελιών. |
| Συσκευασία και αποστολή | Υποστηρίζει την επαλήθευση ειδών, την καταγραφή δεμάτων και την επιβεβαίωση εξερχόμενων αποστολών. | Ελέγχει ότι η προετοιμασμένη αποστολή αντιστοιχεί στην οδηγία της αποθήκης. |
| Καταμέτρηση | Προγραμματίζει ή καταγράφει καταμετρήσεις αποθέματος και διερεύνηση αποκλίσεων. | Συμφωνεί τα αρχεία του συστήματος με το φυσικό απόθεμα. |
| Διαχείριση επιστροφών | Καταγράφει τα επιστρεφόμενα εμπορεύματα και κατευθύνει τα βήματα επιθεώρησης, αποθήκευσης ή άλλης διάθεσης. | Αποτρέπει την αυτόματη αντιμετώπιση μη αξιολογημένων επιστροφών ως διαθέσιμου προς πώληση αποθέματος. |
Πώς λειτουργεί ένα WMS
1. Δημιουργία δεδομένων αποθήκης και ειδών
Το σύστημα χρειάζεται μια ψηφιακή αναπαράσταση της εγκατάστασης και των εμπορευμάτων της. Τα αρχεία αποθήκης μπορεί να περιγράφουν περιοχές παραλαβής, ζώνες αποθήκευσης, θέσεις, θέσεις συλλογής, σταθμούς συσκευασίας και περιοχές αποστολής. Τα αρχεία ειδών μπορεί να περιλαμβάνουν μονάδες διατήρησης αποθέματος, μονάδες μέτρησης, διαστάσεις, περιορισμούς χειρισμού και απαιτήσεις παρακολούθησης.
Αυτά τα αρχεία επηρεάζουν τις λειτουργικές αποφάσεις. Για παράδειγμα, μια κιβωτιοποιημένη ποσότητα και μια μεμονωμένη μονάδα δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως εναλλάξιμες ποσότητες, εκτός αν η μετατροπή έχει οριστεί σωστά. Παρομοίως, μια θέση που έχει καταγραφεί ως διαθέσιμη μπορεί να είναι ακατάλληλη για ένα συγκεκριμένο προϊόν λόγω περιορισμών χωρητικότητας ή χειρισμού.
2. Παραλαβή και τοποθέτηση εμπορευμάτων
Όταν φτάνει μια παράδοση, οι εργαζόμενοι αναγνωρίζουν τα εμπορεύματα και καταγράφουν τις παραληφθείσες ποσότητες. Ανάλογα με τη διαμόρφωση, το WMS μπορεί να συγκρίνει την παραλαβή με μια εντολή αγοράς, εντολή μεταφοράς ή προκαταρκτική ειδοποίηση αποστολής. Μια απόκλιση μπορεί να απαιτεί διερεύνηση και όχι αυτόματη αποδοχή.
Στη συνέχεια, οι οδηγίες τοποθέτησης συνδέουν τα εμπορεύματα με τις θέσεις αποθήκευσης. Η επιβεβαίωση αυτής της μετακίνησης έχει σημασία: μια προτεινόμενη θέση δεν αποδεικνύει ότι τα εμπορεύματα τοποθετήθηκαν πράγματι εκεί. Ορισμένες ροές εργασίας χρησιμοποιούν σαρώσεις γραμμωτού κώδικα για την επικύρωση του είδους και του προορισμού.
3. Απελευθέρωση και εκτέλεση εργασιών εκπλήρωσης
Όταν μια παραγγελία καθίσταται επιλέξιμη για εκτέλεση, το απόθεμα μπορεί να δεσμευτεί ή να κατανεμηθεί σύμφωνα με τους διαμορφωμένους κανόνες. Το WMS δημιουργεί εργασίες συλλογής χρησιμοποιώντας σχετικούς περιορισμούς, όπως διαθεσιμότητα αποθέματος, κατάσταση αποθέματος, θέση ή απαιτήσεις παρτίδας. Ανάλογα με την υλοποίηση, οι παραγγελίες μπορεί να ομαδοποιούνται σε παρτίδες ή κύματα ή να απελευθερώνονται μέσω άλλων μεθόδων προγραμματισμού εργασιών.
Οι εργαζόμενοι επιβεβαιώνουν τις συλλογές και μετακινούν τα εμπορεύματα προς τη συσκευασία ή την αποστολή. Μια έλλειψη, ένα κατεστραμμένο είδος ή μια λανθασμένη θέση μπορεί να ενεργοποιήσει μια εξαίρεση. Η επόμενη ενέργεια μπορεί να περιλαμβάνει νέα καταμέτρηση αποθέματος, επιλογή άλλης κατάλληλης θέσης ή αναφορά ότι η παραγγελία δεν μπορεί να ολοκληρωθεί σύμφωνα με τις οδηγίες.
4. Επιβεβαίωση αποστολής και συμφωνία αποθέματος
Κατά τη συσκευασία και την αποστολή, το σύστημα καταγράφει τα γεγονότα ολοκλήρωσης και επικοινωνεί τις σχετικές ενημερώσεις στις συνδεδεμένες εφαρμογές. Η δημιουργία ετικετών αποστολής, η επιλογή μεταφορέα και η κράτηση μεταφοράς μπορεί να διεκπεραιώνονται από ενσωματωμένο λογισμικό και όχι από το ίδιο το WMS.
Η ακρίβεια του αποθέματος απαιτεί επίσης συνεχή συμφωνία. Η κυκλική καταμέτρηση ελέγχει επιλεγμένα αποθέματα ή θέσεις χωρίς να μετρά απαραίτητα ολόκληρη την εγκατάσταση ταυτόχρονα. Οι προσαρμογές πρέπει να ακολουθούν μια εγκεκριμένη διαδικασία, ώστε μια απόκλιση να διερευνάται αντί να αποκρύπτεται απλώς με αλλαγή της καταγεγραμμένης ποσότητας.
WMS και Σχετικά Συστήματα
Οι κατηγορίες επιχειρηματικού λογισμικού αλληλεπικαλύπτονται, ιδιαίτερα όταν πολλές λειτουργίες ανήκουν σε μία ενιαία σουίτα λογισμικού. Οι παρακάτω διακρίσεις περιγράφουν τις κύριες αρμοδιότητές τους και όχι καθολικά όρια προϊόντων.
| Σύστημα | Κύρια εστίαση | Σχέση με ένα WMS |
|---|---|---|
| Σύστημα διαχείρισης αποθέματος | Ποσότητες αποθέματος, διαθεσιμότητα και συναλλαγές αποθέματος. | Ένα WMS προσθέτει λεπτομερή έλεγχο θέσεων και εκτέλεση εργασιών αποθήκης, αν και οι δυνατότητες μπορεί να αλληλεπικαλύπτονται. |
| Σύστημα διαχείρισης παραγγελιών (OMS) | Κύκλος ζωής παραγγελίας, δρομολόγηση εκτέλεσης και κατάσταση παραγγελίας. | Καθορίζει ή συντονίζει τις απαιτήσεις εκτέλεσης που υλοποιεί η αποθήκη. |
| Προγραμματισμός επιχειρηματικών πόρων (ERP) | Συνδεδεμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως προμήθειες, οικονομικά και λογιστική αποθέματος. | Μπορεί να περιλαμβάνει λειτουργίες WMS ή να ανταλλάσσει συναλλαγές με ξεχωριστό WMS. |
| Σύστημα διαχείρισης μεταφορών (TMS) | Σχεδιασμός και εκτέλεση μεταφορών. | Συντονίζει τη μετακίνηση πέρα από τον χειρισμό στην αποθήκη, χρησιμοποιώντας σχετικές πληροφορίες αποστολής. |
| Σύστημα ελέγχου αποθήκης (WCS) | Λειτουργικός έλεγχος αυτοματοποιημένου εξοπλισμού διαχείρισης υλικών. | Μπορεί να μεταφράζει τις απαιτήσεις εργασίας της αποθήκης σε ενέργειες σε επίπεδο εξοπλισμού. |
Επομένως, ένα WMS δεν αντικαθιστά απαραίτητα ένα OMS, ERP ή TMS. Το πρακτικό ερώτημα είναι ποιο σύστημα έχει την ευθύνη για κάθε απόφαση και αρχείο. Για παράδειγμα, το απόθεμα που υπάρχει φυσικά σε μια αποθήκη δεν είναι απαραίτητα ίδιο με το απόθεμα που είναι διαθέσιμο για διαδικτυακή πώληση: κάποιο απόθεμα μπορεί να είναι δεσμευμένο, κατεστραμμένο, υπό επιθεώρηση ή διαφορετικά μη διαθέσιμο.
Ανάπτυξη και Ενοποίηση
Ένα WMS μπορεί να παρέχεται ως αυτόνομη εφαρμογή ή ως μέρος μιας ευρύτερης σουίτας επιχειρηματικού λογισμικού. Παράλληλα, μπορεί να λειτουργεί σε υποδομή που διαχειρίζεται ο οργανισμός ή μέσω υπηρεσίας cloud. Το πεδίο εφαρμογής του προϊόντος και το μοντέλο φιλοξενίας είναι διαφορετικές διαστάσεις· καμία από τις δύο δεν καθορίζει από μόνη της ποιες λειτουργίες αποθήκης υποστηρίζονται.
Οι ενοποιήσεις μπορούν να ανταλλάσσουν παραγγελίες, αναμενόμενες παραλαβές, ενημερώσεις αποθέματος, επιβεβαιώσεις εργασιών και λεπτομέρειες αποστολών. Μια διεπαφή προγραμματισμού εφαρμογών είναι μία μέθοδος ενοποίησης, αλλά είναι επίσης δυνατές οι προγραμματισμένες ανταλλαγές αρχείων και άλλες ρυθμίσεις ανταλλαγής μηνυμάτων. Τα σημαντικά λειτουργικά ζητήματα περιλαμβάνουν το τι σημαίνει κάθε μήνυμα, πότε αποστέλλεται και πώς εντοπίζονται και διορθώνονται οι αποτυχίες.
Η σάρωση γραμμωτών κωδίκων παρέχει έναν τρόπο καταγραφής αναγνωριστικών κατά τη διάρκεια της φυσικής εργασίας. Τα πρότυπα GS1 ορίζουν δομές αναγνώρισης και γραμμωτών κωδίκων που χρησιμοποιούνται σε ολόκληρες τις αλυσίδες εφοδιασμού, αλλά η χρήση γραμμωτού κώδικα δεν εγγυάται από μόνη της την ακρίβεια του αποθέματος. Το αναγνωριστικό πρέπει να ερμηνεύεται σωστά, να συσχετίζεται με τα σωστά αρχεία και να σαρώνεται στο κατάλληλο βήμα.
Διασυνοριακό Ηλεκτρονικό Εμπόριο και Επιστροφές
Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, ένα WMS μπορεί να παρέχει πληροφορίες σε επίπεδο αποθήκης που απαιτούνται για την εκτέλεση παραγγελιών, όπως ποσότητες ειδών, περιεχόμενα δεμάτων και καταγεγραμμένα βάρη όπου υποστηρίζεται. Ωστόσο, δεν πρέπει να θεωρείται ότι καθορίζει την τελωνειακή ταξινόμηση, την τελωνειακή αξία, την προέλευση, τους δασμούς ή την επιλεξιμότητα εισαγωγής. Αυτές οι αρμοδιότητες μπορεί να απαιτούν ξεχωριστές διαδικασίες συμμόρφωσης εμπορίου και επαληθευμένα δεδομένα προϊόντων.
Μια τελωνειακή αποθήκη έχει επίσης νομικές απαιτήσεις και απαιτήσεις τελωνειακού ελέγχου πέρα από τη συνήθη διαχείριση αποθήκευσης. Το αν ένα WMS μπορεί να υποστηρίξει τα απαραίτητα αρχεία εξαρτάται από τη διαμόρφωσή του και την ισχύουσα δικαιοδοσία. Η παρουσία ενός WMS δεν αποδεικνύει ότι μια εγκατάσταση είναι εξουσιοδοτημένη για αποθήκευση υπό τελωνειακό έλεγχο.
Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να παραλάβει ένα επιστρεφόμενο είδος από πελάτη του εξωτερικού και να το καταγράψει σε θέση επιθεώρησης. Μετά την αξιολόγηση, το είδος μπορεί να επιστραφεί στο διαθέσιμο προς πώληση απόθεμα ή να λάβει άλλη διάθεση. Η καταγραφή αυτού του αποτελέσματος στην αποθήκη διαφέρει από την έγκριση επιστροφής χρημάτων σε πελάτη ή την καθιέρωση δικαιώματος τελωνειακής απαλλαγής.
Λειτουργικοί Περιορισμοί και Έλεγχοι
Ένα WMS μπορεί να καταστήσει τις οδηγίες και τα αρχεία της αποθήκης πιο συνεπή, αλλά τα αποτελέσματα εξαρτώνται από την ποιότητα των δεδομένων και την εκτέλεση. Μη καταγεγραμμένες μετακινήσεις, λανθασμένα αναγνωριστικά ειδών, παραλείψεις επιβεβαιώσεων και καθυστερημένες ενοποιήσεις μπορούν να αφήσουν τα ψηφιακά αρχεία εκτός συγχρονισμού με το φυσικό απόθεμα. Επομένως, οι ισχυρισμοί για ορατότητα σε πραγματικό χρόνο πρέπει να εξετάζονται σε σχέση με τις πραγματικές διαδικασίες καταγραφής και συγχρονισμού.
Χρήσιμοι έλεγχοι κατά την αξιολόγηση μιας ροής εργασίας αποθήκης περιλαμβάνουν:
- Ταυτότητα αποθέματος: Μπορεί το σύστημα να διακρίνει το απαιτούμενο είδος, τη μονάδα μέτρησης, τον ιδιοκτήτη, την παρτίδα ή τον σειριακό αριθμό;
- Κατάσταση αποθέματος: Αντιμετωπίζονται σωστά οι κατεστραμμένες, δεσμευμένες, σε καραντίνα και διαθέσιμες προς πώληση ποσότητες;
- Επιβεβαίωση μετακίνησης: Παράγει κάθε μετακίνηση υλικού αξιόπιστο αρχείο της προέλευσης και του προορισμού της;
- Διαχείριση εξαιρέσεων: Τι συμβαίνει όταν οι εργαζόμενοι εντοπίζουν ελλείψεις, υπερβάλλουσες παραλαβές ή λανθασμένες θέσεις;
- Ανάκτηση ενοποίησης: Μπορούν τα αποτυχημένα μηνύματα να εντοπιστούν και να επαναληφθούν χωρίς τη δημιουργία διπλών συναλλαγών;
- Λογοδοσία: Μπορούν οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες να διερευνήσουν ποιος κατέγραψε μια προσαρμογή και γιατί;
Αυτοί οι έλεγχοι δεν αποτελούν πρότυπο πιστοποίησης. Είναι πρακτικοί τρόποι εξέτασης του κατά πόσον το σύστημα και οι λειτουργικές διαδικασίες διατηρούν ένα κατανοητό αρχείο της δραστηριότητας της αποθήκης.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός WMS και του λογισμικού διαχείρισης αποθέματος;
Το λογισμικό διαχείρισης αποθέματος επικεντρώνεται στα αρχεία αποθέματος και τη διαθεσιμότητα. Ένα WMS επίσης κατευθύνει και επιβεβαιώνει δραστηριότητες αποθήκης, όπως η τοποθέτηση, η αναπλήρωση και η συλλογή. Οι πραγματικές δυνατότητες των προϊόντων μπορεί να αλληλεπικαλύπτονται.
Παρακολουθεί ένα WMS τα δέματα αφού φύγουν από την αποθήκη;
Όχι απαραίτητα. Ένα WMS καταγράφει τα γεγονότα εκτέλεσης και αποστολής από την αποθήκη. Η παρακολούθηση της μετακίνησης μέσω δικτύου μεταφορέα απαιτεί δεδομένα γεγονότων από τον μεταφορέα, τα οποία μπορεί να εμφανίζονται μέσω ξεχωριστού ή ενοποιημένου συστήματος.
Μπορεί ένα WMS να διαχειριστεί επιστροφές;
Μπορεί να υποστηρίξει την παραλαβή, την επιθεώρηση, την τοποθέτηση και την ανάθεση διάθεσης επιστρεφόμενων εμπορευμάτων όταν αυτές οι λειτουργίες έχουν διαμορφωθεί. Η έγκριση επιστροφής χρημάτων και η επεξεργασία πληρωμών αποτελούν ξεχωριστές αρμοδιότητες.
Εγγυάται ένα WMS την ακρίβεια του αποθέματος;
Όχι. Η ακρίβεια εξαρτάται από τα σωστά αρχεία, την αξιόπιστη καταγραφή συναλλαγών, την πειθαρχία στον φυσικό χειρισμό και τη συμφωνία. Το λογισμικό υποστηρίζει αυτούς τους ελέγχους, αλλά δεν μπορεί να εξαλείψει τη μη καταγεγραμμένη φυσική δραστηριότητα.
Πηγές
- Wikipedia: Σύστημα διαχείρισης αποθήκης — Γενικός ορισμός, λειτουργικό πεδίο εφαρμογής και σχέσεις με άλλα συστήματα αποθήκης.
- Microsoft Learn: Επισκόπηση διαχείρισης αποθήκης — Επίσημη τεκμηρίωση προϊόντος που παρουσιάζει ροές εργασίας αποθήκης, ελέγχους αποθέματος και δυνατότητες ενοποίησης· η συγκεκριμένη λειτουργικότητα εξαρτάται από την υλοποίηση.
- GS1: Γραμμωτοί κώδικες — Υπόβαθρο βασισμένο σε πρότυπα σχετικά με την αναγνώριση γραμμωτών κωδίκων και την καταγραφή δεδομένων στις αλυσίδες εφοδιασμού.
