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倉庫管理系統(Wms)

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什麼是倉庫管理系統（WMS）？

倉庫管理系統（WMS）是一種用於協調及記錄倉庫或配送中心內貨物移動、儲存及處理的軟件。它協助工人及管理人員決定貨物應儲存的位置、應為訂單揀選哪些庫存，以及應如何完成及確認倉庫工作。在物流及電子商務中，WMS 將實體倉庫活動與庫存、位置、訂單及貨運的數碼記錄連接起來。

倉庫管理系統 WMS

WMS 不只是一份庫存數量清單。它管理庫存與倉庫工作的關係，包括收貨、分配儲存位置、補充揀貨區、指引訂單揀選、確認包裝，以及準備出庫貨運。其確切範圍取決於軟件、配置、設備及所連接的業務系統。

在物流及電子商務中的作用

WMS 在貨物實際儲存及處理的位置運作。在上游，它可能從採購或企業資源規劃系統接收預計送貨資料。在下游，它接收履行要求，並將倉庫狀態資料返回訂單管理、運輸或其他已連接的系統。

對電子商務而言，這種連接有助於區分已接受的客戶訂單，以及實際上已完成揀貨、包裝或交予運輸的訂單。這些是不同的事件。倉庫出貨確認亦不等同於承運商送貨確認。

零售商、製造商、批發商及第三方物流服務供應商均可能使用 WMS。在共用履行設施中，系統可能需要區分不同客戶擁有的庫存、套用特定於客戶的處理規則，並分別記錄倉庫活動。這些功能必須經過核實，不應僅根據 WMS 標籤作出假設。

倉庫核心功能

以下功能說明常見的 WMS 能力，並非強制性規格。個別實施方案可能只包括其中部分功能，或將職責分配至不同的已連接系統。

功能WMS 支援的內容營運目的
收貨根據預計送貨記錄到貨物品、數量及相關識別資料。確定實際到貨內容並識別差異。
上架建議或分配儲存位置，並確認貨物已放置。將已收貨物與可識別的倉庫位置連接。
庫存控制記錄數量、位置、庫存狀態，以及支援的批次或序號識別資料。令庫存在設施內可追溯。
補貨建立將庫存從後備儲存區移至揀貨位置的工作。為計劃中的工作持續供應揀貨位置。
揀貨指示工人或已連接的設備為訂單取出貨物。將實體貨品選取與履行要求連接。
包裝及出庫支援貨品核對、包裹記錄及出庫貨運確認。檢查已準備的貨運是否符合倉庫指示。
盤點安排或記錄庫存盤點及差異調查。調整系統記錄，使其與實際庫存一致。
退貨處理記錄退回貨物，並指示檢查、儲存或其他處置步驟。避免未經評估的退貨被自動視為可銷售庫存。

WMS 如何運作

1. 建立倉庫及貨品資料

系統需要以數碼方式呈現設施及其貨物。倉庫記錄可能描述收貨區、儲存區、貨格、揀貨位置、包裝工作站及出庫區。貨品記錄可能包括庫存單位、計量單位、尺寸、處理限制及追蹤要求。

這些記錄會影響營運決策。例如，除非正確定義換算關係，否則不能將一箱貨物及單件貨品視為可互換的數量。同樣，記錄為可用的庫存位置，仍可能因容量或處理限制而不適合存放某一特定產品。

2. 收貨及定位貨物

貨物到達時，工人會識別貨物並記錄收貨數量。視乎配置而定，WMS 可能會將收貨與採購訂單、轉移訂單或預先發貨通知進行比較。出現差異時，可能需要調查，而不是自動接受。

之後，上架指示會將貨物與儲存位置連接。確認移動情況十分重要：建議的位置並不能證明貨物已實際放置在該處。部分工作流程會使用條碼掃描，驗證貨品及目的地。

3. 發放及執行履行工作

當訂單符合履行條件時，庫存可能會根據已配置的規則進行預留或分配。WMS 會根據庫存可用性、庫存狀態、位置或批次要求等相關限制，建立揀貨工作。視乎實施方案而定，訂單可能會分組成批次或波次，或透過其他工作規劃方法發放。

工人確認揀貨，並將貨物移至包裝或出庫區。短缺、貨品損壞或位置錯誤均可能觸發例外情況。下一步可能包括重新盤點庫存、選擇另一個符合條件的位置，或報告訂單無法按指示完成。

4. 確認出貨及核對庫存

在包裝及出庫時，系統會記錄完成事件，並向已連接的應用程式傳送相關更新。運輸標籤生成、承運商選擇及運輸預訂，可能由整合軟件而非 WMS 本身處理。

庫存準確性亦需要持續核對。循環盤點會檢查選定的庫存或位置，而不一定一次過盤點整個設施。調整應遵循獲授權的流程，讓差異得到調查，而不是僅僅透過更改記錄數量來掩蓋。

WMS 及相關系統

業務軟件類別之間存在重疊，尤其是多項功能屬於同一套軟件時。以下區分說明的是各系統的主要職責，而非普遍適用的產品界線。

系統主要重點與 WMS 的關係
庫存管理系統庫存數量、可用性及庫存交易。WMS 增加詳細的位置控制及倉庫工作執行功能，但兩者的能力可能重疊。
訂單管理系統（OMS）訂單生命週期、履行路由及訂單狀態。決定或協調由倉庫執行的履行要求。
企業資源規劃（ERP）採購、財務及庫存會計等已連接的業務流程。可能包含 WMS 功能，或與獨立的 WMS 交換交易資料。
運輸管理系統（TMS）運輸規劃及執行。使用相關貨運資料，協調超出倉庫處理範圍的貨物移動。
倉庫控制系統（WCS）自動化物料處理設備的營運控制。可將倉庫工作要求轉換為設備層面的操作。

因此，WMS 不一定會取代 OMS、ERP 或 TMS。實際問題在於哪個系統負責每項決策及記錄。例如，實際存放在倉庫內的庫存，不一定等同於可供網上銷售的庫存：部分庫存可能已預留、損壞、等待檢查，或因其他原因而不可用。

部署及整合

WMS 可以作為獨立應用程式提供，亦可以作為更廣泛業務軟件套件的一部分。此外，它可以在由組織管理的基礎設施上運行，或透過雲端服務運行。產品範圍及託管模式是兩個不同層面；單靠其中任何一項，都不能確定系統支援哪些倉庫功能。

整合系統可以交換訂單、預計收貨、庫存更新、工作確認及貨運詳情。應用程式介面是其中一種整合方法，但定期檔案交換及其他訊息安排亦可行。重要的營運考慮因素包括每則訊息的含義、發送時間，以及如何偵測及修正故障。

條碼掃描提供了在實體工作期間擷取識別資料的方法。GS1 標準定義了供供應鏈使用的識別及條碼結構，但使用條碼本身並不能保證庫存準確。識別資料必須正確解讀、與正確記錄關聯，並在適當步驟進行掃描。

跨境電子商務及退貨

在跨境電子商務中，WMS 可以提供履行所需的倉庫層面資料，包括貨品數量、包裹內容，以及在支援的情況下記錄的重量。然而，不應假設 WMS 會決定關稅分類、海關價值、原產地、關稅或進口資格。這些職責可能需要獨立的貿易合規流程及經核實的產品資料。

保稅倉庫亦有超出一般儲存管理範圍的法律及海關管控要求。WMS 能否支援所需記錄，取決於其配置及適用司法管轄區。設有 WMS 並不能證明某設施獲授權進行海關監管下的儲存。

例如，零售商可能從海外客戶收到退回貨品，並將其記錄在檢查位置。評估後，貨品可能重新投入可銷售庫存，或被分配至其他處置方式。記錄該倉庫結果，與批准客戶退款或確定是否有權享有海關減免，是不同的事項。

營運限制及檢查

WMS 可以令倉庫指示及記錄更加一致，但結果取決於資料質素及執行方式。未記錄的移動、錯誤的貨品識別資料、遺漏的確認及延遲的整合，均可能令數碼記錄與實體庫存不一致。因此，對即時可視性的說法，應根據實際擷取及同步流程來理解。

評估倉庫工作流程時，可進行以下有用檢查：

  • 庫存識別：系統能否區分所需的貨品、計量單位、擁有人、批次或序號？
  • 庫存狀態：損壞、預留、隔離及可銷售數量是否獲得適當處理？
  • 移動確認：每次物料移動是否都會產生可靠的來源及目的地記錄？
  • 例外處理：當工人發現短缺、超額收貨或位置錯誤時，會如何處理？
  • 整合恢復：能否識別失敗訊息並重新嘗試，而不會產生重複交易？
  • 問責：獲授權使用者能否調查誰記錄了調整，以及調整原因？

這些檢查並不構成認證標準，而是檢視系統及操作程序能否保存易於理解的倉庫活動記錄的實用方法。

常見問題

WMS 與庫存管理軟件有何不同？

庫存管理軟件專注於庫存記錄及可用性。WMS 還會指示及確認上架、補貨及揀貨等倉庫活動。實際產品功能可能存在重疊。

貨物離開倉庫後，WMS 會追蹤包裹嗎？

不一定。WMS 會記錄倉庫履行及出庫事件。要追蹤貨物在承運商網絡中的移動，則需要承運商事件資料，這些資料可能會透過獨立或整合系統顯示。

WMS 可以管理退貨嗎？

如果已配置相關功能，WMS 可以支援接收、檢查、定位退回貨品，以及為其分配處置方式。退款授權及付款處理則屬於獨立職責。

WMS 能保證庫存準確嗎？

不能。準確性取決於正確的記錄、可靠的交易擷取、嚴謹的實體處理及核對。軟件支援這些控制措施，但不能消除未記錄的實體活動。

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