Varastonhallintajärjestelmä(Wms)
Mikä on varastonhallintajärjestelmä (WMS)?
Varastonhallintajärjestelmä (WMS) on ohjelmisto, jota käytetään koordinoimaan ja kirjaamaan tavaroiden liikkeitä, varastointia ja käsittelyä varastossa tai jakelukeskuksessa. Se auttaa työntekijöitä ja johtajia määrittämään, minne tavarat tulisi varastoida, mikä varasto tulee kerätä tilausta varten ja miten varastotehtävät tulisi suorittaa ja vahvistaa. Logistiikassa ja verkkokaupassa WMS yhdistää fyysiset varastotoiminnot varaston, sijaintien, tilausten ja lähetysten digitaalisiin tietoihin.
WMS on enemmän kuin luettelo varastomääristä. Se hallinnoi varaston ja varastotyön välistä suhdetta: tavaroiden vastaanottoa, varastointipaikkojen määrittämistä, keräilyalueiden täydentämistä, tilausten keräilyn ohjaamista, pakkaamisen vahvistamista ja lähtevien lähetysten valmistelua. Sen tarkka laajuus riippuu ohjelmistosta, määrityksistä, laitteista ja yhdistetyistä liiketoimintajärjestelmistä.
Rooli logistiikassa ja verkkokaupassa
WMS toimii paikassa, jossa tavaroita fyysisesti varastoidaan ja käsitellään. Ylävirrasta se voi vastaanottaa odotettuihin toimituksiin liittyviä tietoja hankinta- tai toiminnanohjausjärjestelmistä. Alavirtaan se vastaanottaa toimituspyyntöjä ja palauttaa varaston tilatietoja tilaustenhallinta-, toimitus- tai muille yhdistetyille järjestelmille.
Verkkokaupassa tämä yhteys auttaa erottamaan hyväksytyn asiakastilauksen tilauksesta, joka on todella kerätty, pakattu tai luovutettu toimitettavaksi. Nämä ovat erillisiä tapahtumia. Varaston lähetysvahvistus ei myöskään ole sama asia kuin kuljetusyhtiön toimitusvahvistus.
Jälleenmyyjät, valmistajat, tukkukauppiaat ja kolmannen osapuolen logistiikkapalveluntarjoajat voivat käyttää WMS-järjestelmää. Yhteisessä toimituskeskuksessa järjestelmän on ehkä erotettava eri asiakkaiden omistama varasto, sovellettava asiakaskohtaisia käsittelysääntöjä ja kirjattava varastotoiminnot erikseen. Nämä ominaisuudet on varmistettava, eikä niitä pidä olettaa pelkän WMS-nimikkeen perusteella.
Varaston keskeiset toiminnot
Seuraavat toiminnot kuvaavat yleisiä WMS-ominaisuuksia eivätkä pakollista määrittelyä. Yksittäiset toteutukset voivat sisältää vain osan niistä tai jakaa vastuut yhdistettyjen järjestelmien kesken.
| Toiminto | WMS:n tukema toiminta | Operatiivinen tarkoitus |
|---|---|---|
| Vastaanotto | Kirjaa saapuvat nimikkeet, määrät ja asiaankuuluvat tunnisteet odotettuja toimituksia vastaan. | Vahvistaa fyysisesti saapuneet tavarat ja tunnistaa poikkeamat. |
| Hyllytys | Ehdottaa tai määrittää varastointipaikat ja vahvistaa sijoittamisen. | Yhdistää vastaanotetut tavarat tunnistettaviin varastopaikkoihin. |
| Varastonhallinta | Kirjaa määrät, sijainnit, varaston tilan sekä tuetut erä- tai sarjanumerot. | Tekee varastosta jäljitettävän laitoksen sisällä. |
| Täydennys | Luo työtehtäviä varaston siirtämiseksi varastopaikoista keräilypaikkoihin. | Varmistaa keräilypaikkojen riittävän varaston suunniteltua työtä varten. |
| Keräily | Ohjaa työntekijöitä tai yhdistettyjä laitteita noutamaan tavarat tilauksia varten. | Yhdistää fyysisen nimikkeiden valinnan toimitusvaatimuksiin. |
| Pakkaaminen ja lähettäminen | Tukee nimikkeiden tarkistamista, pakettien kirjaamista ja lähtevän lähetyksen vahvistamista. | Tarkistaa, että valmisteltu lähetys vastaa varaston ohjetta. |
| Laskenta | Aikatauluttaa tai kirjaa varastolaskennat ja poikkeamien tutkimisen. | Täsmäyttää järjestelmän tiedot fyysiseen varastoon. |
| Palautusten käsittely | Kirjaa palautetut tavarat ja ohjaa tarkastukseen, varastointiin tai muihin käsittelyvaiheisiin. | Estää arvioimattomien palautusten automaattisen käsittelyn myyntikelpoisena varastona. |
Miten WMS toimii
1. Varasto- ja nimiketietojen määrittäminen
Järjestelmä tarvitsee digitaalisen esityksen laitoksesta ja sen tavaroista. Varastotietueet voivat kuvata vastaanottoalueita, varastointivyöhykkeitä, lokeroita, keräilypaikkoja, pakkausasemia ja lähetysalueita. Nimiketietueet voivat sisältää varastoyksiköitä, mittayksiköitä, mittoja, käsittelyrajoituksia ja seurantavaatimuksia.
Nämä tietueet vaikuttavat operatiivisiin päätöksiin. Esimerkiksi pakkausta ja yksittäistä yksikköä ei saa käsitellä keskenään vaihdettavina määrinä, ellei muunnosta ole määritetty oikein. Samoin käytettävissä olevaksi kirjattu paikka voi silti olla sopimaton tietylle tuotteelle kapasiteetti- tai käsittelyrajoitusten vuoksi.
2. Tavaroiden vastaanotto ja sijoittaminen
Kun toimitus saapuu, työntekijät tunnistavat tavarat ja kirjaavat vastaanotetut määrät. Määrityksistä riippuen WMS voi verrata vastaanottoa ostotilaukseen, siirtotilaukseen tai ennakkoilmoitukseen lähetyksestä. Poikkeama voi vaatia tutkimista automaattisen hyväksynnän sijaan.
Hyllytysohjeet yhdistävät tavarat varastopaikkoihin. Liikkeen vahvistaminen on tärkeää: ehdotettu sijainti ei osoita, että tavarat olisi fyysisesti sijoitettu sinne. Joissakin työnkuluissa nimike ja määränpää vahvistetaan viivakoodiskannauksilla.
3. Toimitustyön vapauttaminen ja suorittaminen
Kun tilaus tulee toimituskelpoiseksi, varasto voidaan varata tai kohdentaa määritettyjen sääntöjen mukaisesti. WMS luo keräilytyön asiaankuuluvien rajoitteiden, kuten varaston saatavuuden, varaston tilan, sijainnin tai erävaatimusten perusteella. Toteutuksesta riippuen tilaukset voidaan ryhmitellä eriksi tai aalloiksi tai vapauttaa muilla työnsuunnittelumenetelmillä.
Työntekijät vahvistavat keräilyt ja siirtävät tavarat pakkaamiseen tai lähettämiseen. Puute, vahingoittunut nimike tai virheellinen sijainti voi käynnistää poikkeamakäsittelyn. Seuraava toimenpide voi olla varaston uudelleenlaskenta, toisen kelvollisen sijainnin valitseminen tai ilmoittaminen, ettei tilausta voida suorittaa ohjeiden mukaisesti.
4. Lähetyksen vahvistaminen ja varaston täsmäyttäminen
Pakkaamisen ja lähettämisen yhteydessä järjestelmä kirjaa valmistumistapahtumat ja välittää asiaankuuluvat päivitykset yhdistetyille sovelluksille. Lähetystarrojen luominen, kuljetusyhtiön valinta ja kuljetuksen varaaminen voidaan käsitellä integroidulla ohjelmistolla WMS:n sijaan.
Varaston tarkkuus edellyttää myös jatkuvaa täsmäytystä. Kiertolaskennassa tarkistetaan valittu varasto tai sijainnit ilman, että koko laitosta välttämättä lasketaan kerralla. Muutosten tulisi noudattaa valtuutettua prosessia, jotta poikkeama tutkitaan sen sijaan, että se yksinkertaisesti piilotetaan muuttamalla kirjattua määrää.
WMS ja siihen liittyvät järjestelmät
Liiketoimintaohjelmistojen luokat ovat osittain päällekkäisiä, erityisesti kun useat toiminnot kuuluvat samaan ohjelmistopakettiin. Alla kuvatut erot koskevat niiden ensisijaisia vastuita eivätkä yleispäteviä tuoterajoja.
| Järjestelmä | Ensisijainen painopiste | Suhde WMS-järjestelmään |
|---|---|---|
| Varastonhallintajärjestelmä | Varastomäärät, saatavuus ja varastotapahtumat. | WMS lisää yksityiskohtaisen sijainninhallinnan ja varastotehtävien suorittamisen, vaikka ominaisuudet voivat olla päällekkäisiä. |
| Tilaustenhallintajärjestelmä (OMS) | Tilauksen elinkaari, toimitusreittien määritys ja tilauksen tila. | Määrittää tai koordinoi toimitusvaatimukset, jotka varasto toteuttaa. |
| Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) | Yhdistetyt liiketoimintaprosessit, kuten hankinta, talous ja varastokirjanpito. | Voi sisältää WMS-toimintoja tai vaihtaa tapahtumia erillisen WMS-järjestelmän kanssa. |
| Kuljetustenhallintajärjestelmä (TMS) | Kuljetusten suunnittelu ja toteutus. | Koordinoi liikkeitä varastokäsittelyn ulkopuolella käyttäen asiaankuuluvia lähetystietoja. |
| Varaston ohjausjärjestelmä (WCS) | Automatisoitujen materiaalinkäsittelylaitteiden operatiivinen ohjaus. | Voi muuntaa varastotyön vaatimukset laitetason toiminnoiksi. |
WMS ei siis välttämättä korvaa OMS-, ERP- tai TMS-järjestelmää. Käytännön kysymys on, mikä järjestelmä omistaa kunkin päätöksen ja tietueen. Esimerkiksi varastossa fyysisesti oleva varasto ei välttämättä ole sama kuin verkkomyyntiin saatavilla oleva varasto: osa varastosta voi olla varattu, vahingoittunut, tarkastusta odottava tai muuten poissa käytöstä.
Käyttöönotto ja integrointi
WMS voidaan toimittaa erillisenä sovelluksena tai osana laajempaa liiketoimintaohjelmistopakettia. Se voi myös toimia organisaation hallinnoimalla infrastruktuurilla tai pilvipalvelussa. Tuotteen laajuus ja isännöintimalli ovat eri ulottuvuuksia; kumpikaan ei yksin osoita, mitä varastotoimintoja tuetaan.
Integraatiot voivat vaihtaa tilauksia, odotettuja vastaanottoja, varastopäivityksiä, tehtävien vahvistuksia ja lähetystietoja. Ohjelmointirajapinta on yksi integrointimenetelmä, mutta myös ajoitetut tiedostojen vaihdot ja muut viestintäjärjestelyt ovat mahdollisia. Tärkeitä operatiivisia näkökohtia ovat kunkin viestin merkitys, lähetysajankohta sekä se, miten virheet havaitaan ja korjataan.
Viivakoodiskannaus tarjoaa tavan tallentaa tunnisteita fyysisen työn aikana. GS1-standardit määrittelevät toimitusketjuissa käytettävät tunniste- ja viivakoodirakenteet, mutta viivakoodin käyttö ei yksin takaa varaston tarkkuutta. Tunniste on tulkittava oikein, yhdistettävä oikeisiin tietueisiin ja skannattava oikeassa vaiheessa.
Rajaton verkkokauppa ja palautukset
Kansainvälisessä verkkokaupassa WMS voi toimittaa toimitukseen tarvittavia varastotason tietoja, kuten nimikemäärät, pakettien sisällöt ja tuetut kirjatut painot. Sen ei kuitenkaan pidä olettaa määrittävän tullitariffiluokitusta, tullausarvoa, alkuperää, tullimaksuja tai tuonnin kelpoisuutta. Nämä vastuut voivat edellyttää erillisiä kaupan vaatimustenmukaisuuden prosesseja ja varmennettuja tuotetietoja.
Tullivarastoon liittyy tavallisen varastonhallinnan lisäksi oikeudellisia ja tullivalvonnan vaatimuksia. Se, pystyykö WMS tukemaan tarvittavia tietueita, riippuu sen määrityksistä ja sovellettavasta lainkäyttöalueesta. WMS-järjestelmän olemassaolo ei osoita, että laitos olisi hyväksytty tullivalvonnan alaiseen varastointiin.
Esimerkiksi jälleenmyyjä voi vastaanottaa ulkomaiselta asiakkaalta palautetun nimikkeen ja kirjata sen tarkastuspaikkaan. Arvioinnin jälkeen nimike voidaan palauttaa myyntikelpoiseen varastoon tai sille voidaan määrittää muu käsittely. Tämän varastotuloksen kirjaaminen on eri asia kuin asiakaspalautuksen hyväksyminen tai tullihuojennukseen oikeuttamisen määrittäminen.
Operatiiviset rajoitukset ja tarkistukset
WMS voi tehdä varasto-ohjeista ja tietueista yhdenmukaisempia, mutta tulokset riippuvat tietojen laadusta ja toteutuksesta. Kirjaamattomat liikkeet, virheelliset nimiketunnisteet, puuttuvat vahvistukset ja viivästyneet integraatiot voivat saada digitaaliset tietueet poikkeamaan fyysisestä varastosta. Väitteet reaaliaikaisesta näkyvyydestä tulisi siksi ymmärtää todellisten tallennus- ja synkronointiprosessien yhteydessä.
Hyödyllisiä tarkistuksia varastotyönkulkua arvioitaessa ovat:
- Varaston tunnistetiedot: Pystyykö järjestelmä erottamaan vaaditun nimikkeen, mittayksikön, omistajan, erän tai sarjanumeron?
- Varaston tila: Käsitelläänkö vahingoittuneet, varatut, karanteenissa olevat ja myyntikelpoiset määrät asianmukaisesti?
- Liikkeen vahvistaminen: Tuottaako jokainen materiaalin liike luotettavan tietueen sen lähtö- ja määränpäästä?
- Poikkeamien käsittely: Mitä tapahtuu, kun työntekijät havaitsevat puutteita, ylimääräisiä vastaanottoja tai virheellisiä sijainteja?
- Integraation palautuminen: Voidaanko epäonnistuneet viestit tunnistaa ja yrittää uudelleen ilman päällekkäisiä tapahtumia?
- Vastuu: Voivatko valtuutetut käyttäjät selvittää, kuka kirjasi muutoksen ja miksi?
Nämä tarkistukset eivät muodosta sertifiointistandardia. Ne ovat käytännön tapoja tutkia, säilyttävätkö järjestelmä ja toimintamenettelyt ymmärrettävän tietueen varastotoiminnasta.
UKK
Mitä eroa on WMS-järjestelmällä ja varastonhallintaohjelmistolla?
Varastonhallintaohjelmisto keskittyy varastotietueisiin ja saatavuuteen. WMS ohjaa ja vahvistaa lisäksi varastotoimintoja, kuten hyllytystä, täydennystä ja keräilyä. Todelliset tuoteominaisuudet voivat olla päällekkäisiä.
Seuraako WMS paketteja niiden lähdettyä varastosta?
Ei välttämättä. WMS kirjaa varaston toimitus- ja lähettämistapahtumat. Liikkeen seuraaminen kuljetusyhtiön verkostossa edellyttää kuljetusyhtiön tapahtumatietoja, jotka voidaan näyttää erillisessä tai integroidussa järjestelmässä.
Voiko WMS hallita palautuksia?
Se voi tukea palautettujen tavaroiden vastaanottoa, tarkastamista, sijoittamista ja käsittelytavan määrittämistä, kun nämä toiminnot on määritetty. Hyvityksen hyväksyminen ja maksujen käsittely ovat erillisiä vastuita.
takaako WMS varaston tarkkuuden?
Ei. Tarkkuus riippuu oikeista tietueista, luotettavasta tapahtumien tallentamisesta, fyysisen käsittelyn kurinalaisuudesta ja täsmäytyksestä. Ohjelmisto tukee näitä valvontatoimia, mutta ei voi poistaa kirjaamatonta fyysistä toimintaa.
Lähteet
- Wikipedia: Warehouse management system — Yleinen määritelmä, operatiivinen laajuus ja suhteet muihin varastojärjestelmiin.
- Microsoft Learn: Warehouse management overview — Virallinen tuotedokumentaatio, joka havainnollistaa varastotyönkulkuja, varastonhallintaa ja integraatio-ominaisuuksia; tietty toiminnallisuus riippuu toteutuksesta.
- GS1: Barcodes — Standardipohjaista taustatietoa viivakooditunnistuksesta ja tietojen tallentamisesta toimitusketjuissa.
