ДомаБлогРесурсиСледење на онлајн нарачки и пратки во Excel: шаблон, формули и кога да се автоматизира

Следење на онлајн нарачки и пратки во Excel: шаблон, формули и кога да се автоматизира

17TRACK

Можете да ги следите онлајн нарачките и пратките во Excel со еден ред за секој пакет, конзистентна листа на статуси и формули што ги означуваат задоцнетите испораки и застарените проверки. Шаблонот подолу ви дава практична почетна точка. Excel може да ги организира и приоритизира информациите за пратките, но само формулите не преземаат настани од превозниците во реално време; за тие ажурирања се потребни рачни проверки или поврзан извор на податоци.

Шаблон и формули за следење онлајн нарачки и пратки во Excel

Овој водич е наменет за мали тимови во е-трговијата и за секој што управува со повеќе пристигнати нарачки. Тој го одвојува записот за пратката од задачите за следење, така што вашата табела одговара на две различни прашања: каде е пакетот и кој треба да преземе нешто следно?

Изградете го следењето околу пакетите, а не само околу нарачките

Бројот на нарачката идентификува купување. Бројот за следење идентификува пратка во системот на превозникот. Тие не се заменливи. Една нарачка може да биде испратена во неколку пакети, а секој пакет може да има различен датум на испорака или статус.

Распоред за следење на брендирани нарачки
Овозможете подобро корисничко искуство и поттикнете повеќе повторни купувања со брендирано следење и автоматски известувања. Обидете се бесплатно →

Користете еден ред за секој пакет, повторувајќи го ID-то на нарачката кога е потребно. Ако нарачката не е испратена, создадете привремен ред без број за следење, а потоа ажурирајте го или поделете го редот кога ќе бидат достапни деталите за пратката. Не ставајте неколку броеви за следење во една ќелија: тоа го отежнува филтрирањето, проверката на дупликати и ажурирањето на статусите.

Дополнително читање: Поделено следење на пратки: како да следите една нарачка испратена во повеќе пакети

За личен следач на набавки, сопственикот едноставно можете да бидете вие. За деловен следач, назначете сопственик кој ќе ги истражува исклучоците, ќе контактира со превозникот или продавачот или ќе комуницира со клиентот. Статусот без одговорно лице лесно може да биде занемарен.

Шаблон за следење пратки во Excel за копирање и залепување

Копирајте го заглавието одвоено со табулатори подолу и залепете го во ќелијата A1 во празен работен лист. Заглавијата треба да ги зафаќаат колоните A до L. Ова е почетен распоред, а не датотека за преземање или интеграција за следење во живо.

17TRACK API
Поедноставете го глобалното следење на пакети со ажурирања на пратките од повеќе од 3.500 превозници. Дознајте повеќе →

Order ID	Tracking number	Carrier	Ship date	Promised delivery	Status	Last carrier event	Last checked	Tracking URL	Days open	Review flag	Owner

Пред да ги залепите податоците за нарачките, форматирајте ги колоните A и B како Текст. Броевите за следење се идентификатори, а не количини. Ако ги третирате како броеви, може да се отстранат почетните нули или да се изменат долгите нумерички низи. Промената на форматот подоцна нема сигурно да ги врати веќе изгубените информации; доколку е потребно, повторно внесете ги оригиналните идентификатори.

КолонаШто да внесетеПравило за работа
A: ID на нарачкаРеференцата на нарачката во продавницата или интерниот системПовторете го при поделени пратки.
B: Број за следењеИдентификаторот доставен за пакетотЧувајте го како текст и зачувајте ги точните знаци.
C: ПревозникПревозникот поврзан со тој бројКористете конзистентни имиња наместо повеќе кратенки.
D: Датум на испраќањеДатумот што се користи за почеток на стареењето на праткатаОдредете дали ова значи испраќање или потврдена прифатеност од превозникот.
E: Ветрен датум на испоракаПрименливото ветување за испоракаОставете празно кога нема ветување; не измислувајте рок.
F: СтатусСтандардизирана категорија на праткатаИзберете од контролирана листа.
G: Последен настан од превозникотНајновиот текст и време на настанотЗачувајте ги деталите зад стандардизираниот статус.
H: Последна проверкаКога последен пат некој ги проверил информациите за следењеВнесете фиксна временска ознака, а не формула што постојано се менува.
I: URL за следењеПотврдена врска до страницата за следењеЧувајте ја дестинацијата одделно од бројот за следење.
J: Отворени деновиПресметана старост на праткатаКористете календарски денови освен ако намерно не изградите друго правило.
K: Ознака за проверкаПресметан потсетник за следењеОва е интерно правило, а не статус на превозникот.
L: СопственикЛицето одговорно за следењетоДоделете сопственик пред да се појави исклучок.

Поставете го листот пред да додадете повеќе редови

  1. Претворете го опсегот во Excel табела. Изберете Insert > Table и потврдете дека опсегот има заглавија. Табелите го олеснуваат филтрирањето и можат да ги пренесат формулите на пресметаните колони во дополнителните редови.
  2. Применете формати за датуми. Форматирајте ги D и E како датуми. Форматирајте го H со датум и време. Потврдете дека увезените вредности се вистински Excel датуми, а не текст што само изгледа како датум.
  3. Создајте паѓачко мени за статус. Користете Data Validation со листа како што се Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception и Returned.
  4. Замрзнете го редот со заглавијата. Оставете ги ознаките на колоните видливи при прегледување подолги листи.
  5. Додадете праг за проверка. Во O1 внесете „Recheck after days“, а во P1 внесете 2. Ова е пример за интервал на интерна проверка, а не стандард на услугата на превозникот.

Чувајте го текстот на настанот од превозникот во колоната G дури и кога ја нормализирате колоната F. На пример, „Label created“ не треба автоматски да стане „In transit“: создавањето етикета само по себе не потврдува дека превозникот го примил пакетот.

Формули што го прават следачот корисен

Формулите подолу го користат распоредот на колоните погоре, англиски имиња на функции и запирки како разделувачи. Некои регионални поставки на Excel користат точка-запирка. Внесете ги во ред 2 и пополнете надолу или оставете Excel табелата да ги примени како пресметани колони.

Пресметајте ги отворените календарски денови

Внесете го ова во J2:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

Ова ги враќа календарските денови од датумот на испраќање за отворена пратка. Завршените или вратените пратки ги остава празни наместо да продолжи да ги брои неограничено. Формулата не ги мери перформансите на транзитот во однос на обврската на превозникот заснована на работни денови.

Ако ви е потребно историско времетраење на испораката, додадете посебна колона Delivered at и пресметајте ја разликата меѓу запишаниот датум и датумот на испраќање. Не користете го денешниот датум како замена за вистинскиот датум на испорака.

Означете ги пратките што треба да се проверат

Внесете го ова во K2:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Редоследот на овие проверки е важен. Испорачаните пратки прво се затвораат; враќањата и исклучоците добиваат специфични потсетници; пратките со поминат ветен датум имаат приоритет пред рутинските проверки. Пакетот без број за следење се упатува на проверка на испраќањето, наместо да се третира како обично ажурирање на следењето.

„Past promised date“ значи дека датумот во вашата табела поминал. Тоа не потврдува дека пакетот е изгубен, дека се должи надомест или дека превозникот ги прекршил своите услови. Проверете го изворот на ветувањето и најновите детали за пратката пред да ескалирате.

Правилото за застарена проверка го мери изминатото време од H2. Со P1 поставено на 2, го означува записот по два дена без евидентирана проверка. Прилагодете го интервалот на вашиот работен тек. TODAY() и NOW() се ажурираат кога Excel повторно пресметува; тие не се услуги за следење во заднина.

Пребројте ја отворената редица за проверки

Поставете ја оваа сумарна формула надвор од табелата за следење:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

Ова ги брои редовите на пакети што бараат внимание, а не уникатните нарачки или клиенти. Проширете го опсегот кога е потребно или заменете го со соодветната структурирана референца на табелата. Чувајте ја разликата видлива во секоја контролна табла: една нарачка со три пакети може да придонесе со три записи за пратки.

Претворете го потврдениот URL за следење во читлива врска

Во изборна дополнителна колона користете:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

Ова ја отвора адресата зачувана во I2. Не презема настани за пратката и не потврдува дека адресата е безбедна. Користете врски од доверлива услуга за следење или од превозникот и избегнувајте создавање URL-адреси специфични за превозникот освен ако не сте го потврдиле нивниот формат.

Користете форматирање за поддршка на одлуките, а не за украсување на листот

Применете условно форматирање на ознаката за проверка или на целиот ред. Користете силна предупредувачка боја за исклучоци и записи со поминат ветен датум, послабо предупредување за рутински повторни проверки и пригушен стил за затворени пратки. Оставете ја текстуалната ознака видлива за работниот лист да остане разбирлив без боја.

За правило за целиот ред применето на A2:L1000, формула како =$K2="Past promised date" ја означува соодветната пратка. Знакот за долар ја фиксира колоната за статус, додека овозможува промена на бројот на редот.

Исто така проверете ги дупликатите пред да увезете нова серија. Повторен ID на нарачка е нормален кај поделени пратки; повторена комбинација од превозник и број за следење заслужува истрага. Може да биде случаен дупликат, но не бришете го автоматски без да ја проверите основната поврзаност со нарачката.

Секојдневен работен тек за доверливо одржување на следачот

  1. Додајте или увезете нови пратки. Зачувајте ги идентификаторите како текст и потврдете дека секој пакет има сопствен ред.
  2. Филтрирајте според ознаката за проверка. Започнете со исклучоците и задоцнетите ветувања, а потоа обработете ги податоците за следење што недостигаат и застарените проверки.
  3. Потврдете го изворот за следење. Отворете ја страницата на превозникот или користете услуга за повеќе превозници за следење на пакетот. Споредете ги бројот за следење и превозникот со табелата.
  4. Ажурирајте ги доказите. Запишете го најновиот настан во G, изберете го соодветниот статус во F и внесете фиксна временска ознака за проверка во H.
  5. Доделете ја следната активност. Додадете колона за белешка за активност ако сопственикот треба да запише порака до клиентот, референца за истрага или датум за следење.
  6. Усогласете ги затворените записи. Потврдете дека статусот „испорачано“ се однесува на точниот пакет, а не автоматски на секој пакет во нарачката.

Не внесувајте =NOW() во „Last checked“. Тој се менува при повторна пресметка и може да направи непрегледан запис да изгледа неодамна проверен. Временската ознака мора да претставува вистинска проверка или успешно автоматско ажурирање.

Чувајте ги информациите за клиентите на неопходниот минимум. Заедничкиот оперативен следач ретко има потреба од целосна адреса за испорака, телефонски број и целосни детали за нарачката во секој ред. Ограничете го пристапот и избегнувајте дистрибуирање неконтролирани копии што содржат лични информации.

Кога да го автоматизирате следењето на пратките

Автоматизирајте кога одржувањето на статусите во тек станува тесно грло, а не едноставно кога работниот лист станува долг. Не постои универзален праг на бројот на пратки. Табелата може да остане употреблива за поголема листа што бавно се менува, додека помала листа со итни исклучоци може да бара почести ажурирања отколку што едно лице може сигурно да извршува.

Забележан проблемПрактичен следен чекорШто да проверите
Повторено копирање од извози на нарачкиСтандардизирајте ги увозите или користете Power Query за поддржани извори.Форматирање на идентификаторите, мапирање на колоните и обработка на дупликати.
Повторени рачни проверки кај превозницитеПроценете поврзување со податоци за следење или работен тек базиран на API.Поддршка за вашите конкретни превозници, услуги и маршрути на пратки.
Исклучоците се откриваат предоцнаДодадете закажана обработка или предупредувања активирани од настани.Дефиниции на активирачите, одговорни сопственици и обработка на неуспешни предупредувања.
Неколку лица ги пребришуваат истите записиКористете контролиран заеднички работен тек или оперативен систем.Дозволи за пристап, историја на промени и сопственост на записите.
Клиентите зависат од тоа некој да проверува работна книгаПроценете работен тек за следење на нарачки поврзан со продавницата.Мапирање на нарачките, поделени пратки и точност на статусот видлив за клиентите.

Power Query може да се поврзе со поддржани извори на податоци, вклучително и веб-извори, но тоа не ја прави секоја јавна страница за следење сигурен извор на податоци. Автентикацијата, структурата на страницата, ограничувањата на пристапот и конфигурацијата за освежување можат да влијаат врз тоа дали врската ќе функционира. Претпочитајте документиран интерфејс наместо преземање податоци од страница создадена за читање од луѓе.

За сопствена интеграција, 17TRACK Tracking API е релевантна опција за проценка. Проверете ја неговата официјална документација во однос на планираниот тек на податоци пред имплементацијата. Не претпоставувајте дека API понудата е природен Excel конектор или дека ќе ја ажурира постојната работна книга без дополнителна интеграција.

Продолжете со читање: Како да изберете API за следење пратки за е-трговија?

Практична архитектура е да ги собирате ажурирањата за следење во контролиран сервис или складиште на податоци, да ги мапирате со записите за пакетите, а потоа резултатната табела да ја изложите во Excel. Чувајте ги акредитивите надвор од широко споделуваните работни книги. Зачувајте ги и временската ознака на настанот и временската ознака на внесувањето, за задоцнетото ажурирање да може да се разликува од нов настан на пратката.

Тестирајте го секој автоматизиран работен тек со обични испораки, поделени пратки, настани што недостигаат, исклучоци и вратени пакети. Потврдете како се справува со повторувања и повторени ажурирања. Чувајте видлив индикатор „последно успешно освежување“: стара контролна табла што изгледа како да е испорачана може да биде пом misleading од отворено нецелосна табела.

ЧПП

Може ли Excel автоматски да ги ажурира броевите за следење?

Excel може да прикажува освежени податоци за пратките кога има соодветна врска или интеграција. Бројот за следење во ќелија, хиперврска или формула TODAY() не презема настани од превозникот. Потребни се поддржан извор и конфигуриран процес за увоз на неговите ажурирања.

Зошто Excel го промени мојот број за следење?

Excel можеби го протолкувал како број наместо како текст. Форматирајте ја целната колона како Text пред внесување или увоз на идентификаторите. Ако цифрите или почетните нули веќе се изгубени, повторно копирајте го идентификаторот од неговиот оригинален извор; само визуелното форматирање не може да ги реконструира исчезнатите информации.

Дали треба да го користам проценетиот датум на испорака или ветениот датум?

Чувајте ги во одделни колони ако и двата се важни. Проценката на превозникот може да се промени како што напредува пратката, додека ветувањето кон клиентот може да потекнува од наплатата или потврдата на продавачот. Формулата за задоцнување во овој шаблон го користи ветениот датум. Соодветно означете ја секоја формула заснована на проценка на превозникот.

Како да следам нарачка со повеќе пакети?

Создајте еден ред за секој пакет и повторете го ID-то на нарачката. Ажурирајте го секој пакет независно. Ако ви е потребен преглед на ниво на нарачка, означете ја нарачката како завршена дури откако сите пакети потребни за нејзино исполнување ќе го постигнат соодветниот исход.

Дали долг период без скенирања значи дека пакетот е изгубен?

Не. Самото отсуство на ажурирања не докажува загуба. Потврдете ги најновите информации од превозникот, споредете ја пратката со очекувањата за испорака и следете го применливиот процес на истрага. Ознаката за застарени податоци треба да поттикне проверка, а не автоматски да го означи пакетот како изгубен.

Извори