Stebėkite internetinius užsakymus ir siuntas programoje „Excel“: šablonas, formulės ir kada automatizuoti

Internetinius užsakymus ir siuntas programoje Excel galite stebėti naudodami po vieną eilutę kiekvienam paketui, nuoseklų būsenų sąrašą ir formules, kurios pažymi vėluojančius pristatymus bei pasenusius patikrinimus. Toliau pateiktas šablonas suteikia praktišką pradžią. Excel gali tvarkyti ir nustatyti siuntų informacijos prioritetus, tačiau vien formulės negauna naujausių vežėjo įvykių; šiuos atnaujinimus reikia tikrinti rankiniu būdu arba naudoti prijungtą duomenų šaltinį.

Šis vadovas skirtas mažoms elektroninės prekybos komandoms ir visiems, valdantiems kelis gaunamus užsakymus. Jame siuntos įrašas atskiriamas nuo tolesnių veiksmų, todėl skaičiuoklė atsako į du skirtingus klausimus: kur yra paketas ir kas turi atlikti kitą veiksmą?

Kurti stebėjimo lentelę pagal paketus, o ne tik pagal užsakymus

Užsakymo numeris identifikuoja pirkimą. Sekimo numeris identifikuoja siuntą vežėjo sistemoje. Tai nėra tas pats. Vienas užsakymas gali būti išsiųstas keliais paketais, o kiekvieno paketo pristatymo data arba būsena gali skirtis.

Firminis užsakymų stebėjimo sprendimas – užtikrinkite geresnę klientų patirtį ir skatinkite pakartotinius pirkimus naudodami firminį stebėjimą ir automatinius pranešimus. Pamėginkite nemokamai →

Naudokite po vieną eilutę kiekvienam paketui, prireikus pakartodami užsakymo ID. Jei užsakymas dar neišsiųstas, sukurkite laikiną eilutę be sekimo numerio, o gavę siuntos informaciją ją atnaujinkite arba išskaidykite. Nedėkite kelių sekimo numerių į vieną langelį: dėl to sunkiau filtruoti, tikrinti dublikatus ir atnaujinti būsenas.

Papildoma informacija: Padalytų siuntų stebėjimas: kaip sekti vieną užsakymą, išsiųstą keliais paketais

Asmeninio pirkinių stebėjimo atveju atsakingas asmuo gali būti tiesiog jūs. Verslo stebėjimo lentelėje priskirkite atsakingą asmenį, kuris tirs išimtis, susisieks su vežėju ar pardavėju arba informuos klientą. Būseną be atsakingo asmens lengva pamiršti.

Įklijuojamas „Excel“ siuntų stebėjimo šablonas

Nukopijuokite toliau pateiktą tabuliacija atskirtą antraštę ir įklijuokite ją į tuščio darbalapio langelį A1. Antraštės turėtų užimti A–L stulpelius. Tai pradinis išdėstymas, o ne atsisiunčiamas failas ar tiesioginė stebėjimo integracija.

17TRACK API – supaprastinkite pasaulinį paketų stebėjimą naudodami daugiau nei 3 500 vežėjų siuntų atnaujinimus. Sužinoti daugiau →

Order ID	Tracking number	Carrier	Ship date	Promised delivery	Status	Last carrier event	Last checked	Tracking URL	Days open	Review flag	Owner

Prieš įklijuodami užsakymų duomenis, suformatuokite A ir B stulpelius kaip Text. Sekimo numeriai yra identifikatoriai, o ne kiekiai. Traktuojant juos kaip skaičius gali būti pašalinti pradžios nuliai arba pakeistos ilgos skaitmenų sekos. Vėliau pakeitus formatą ne visada galima patikimai atkurti jau prarastą informaciją; prireikus iš naujo importuokite originalius identifikatorius.

Stulpelis	Ką įvesti	Darbo taisyklė
A: Order ID	Parduotuvės arba vidinė užsakymo nuoroda	Pakartokite ją padalytoms siuntoms.
B: Tracking number	Paketui suteiktas identifikatorius	Laikykite kaip tekstą ir išsaugokite tikslius simbolius.
C: Carrier	Su šiuo numeriu susijęs vežėjas	Naudokite nuoseklius pavadinimus, o ne kelias santrumpas.
D: Ship date	Data, nuo kurios pradedamas siuntos senėjimo skaičiavimas	Apibrėžkite, ar tai išsiuntimo, ar patvirtinto vežėjo priėmimo data.
E: Promised delivery	Taikomas pristatymo įsipareigojimas	Jei pažado nėra, palikite tuščią; nesugalvokite termino.
F: Status	Standartizuota siuntos kategorija	Rinkitės iš kontroliuojamo sąrašo.
G: Last carrier event	Naujausias įvykio tekstas ir laikas	Išsaugokite išsamią informaciją, kuria pagrįsta standartizuota būsena.
H: Last checked	Kada paskutinį kartą patikrinta sekimo informacija	Įveskite fiksuotą laiko žymą, o ne nuolat kintančią formulę.
I: Tracking URL	Patvirtinta sekimo puslapio nuoroda	Kelionės tikslą laikykite atskirai nuo sekimo numerio.
J: Days open	Apskaičiuotas siuntos amžius	Naudokite kalendorines dienas, nebent sąmoningai kuriate kitą taisyklę.
K: Review flag	Apskaičiuotas tolesnio veiksmo priminimas	Tai vidinė taisyklė, o ne vežėjo būsena.
L: Owner	Už tolesnius veiksmus atsakingas asmuo	Atsakomybę priskirkite prieš atsirandant išimčiai.

Paruoškite lapą prieš pridėdami daugiau eilučių

1. Paverskite diapazoną „Excel“ lentele. Pasirinkite Insert > Table ir patvirtinkite, kad diapazone yra antraštės. Lentelės palengvina filtravimą ir gali perkelti apskaičiuotų stulpelių formules į papildomas eilutes.
2. Taikykite datų formatus. D ir E suformatuokite kaip datas, o H – su data ir laiku. Įsitikinkite, kad importuotos reikšmės yra tikros „Excel“ datos, o ne tik į datą panašus tekstas.
3. Sukurkite būsenos išskleidžiamąjį sąrašą. Naudokite Data Validation su tokiu sąrašu kaip Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception ir Returned.
4. Užfiksuokite antraštės eilutę. Peržiūrint ilgesnius sąrašus stulpelių pavadinimai liks matomi.
5. Pridėkite tikrinimo slenkstį. O1 įrašykite „Recheck after days“, o P1 – 2. Tai pavyzdinis vidinio tikrinimo intervalas, o ne vežėjo paslaugos standartas.

Vežėjo įvykio formuluotę laikykite G stulpelyje, net jei F stulpelyje normalizuojate būseną. Pavyzdžiui, „Label created“ neturėtų automatiškai tapti „In transit“: etiketės sukūrimas savaime nereiškia, kad vežėjas gavo siuntą.

Formulės, dėl kurių stebėjimo lentelė tampa naudinga

Toliau pateiktose formulėse naudojamas nurodytas stulpelių išdėstymas, angliški funkcijų pavadinimai ir kableliai. Kai kuriuose regioniniuose „Excel“ nustatymuose vietoj jų naudojami kabliataškiai. Įveskite jas 2 eilutėje ir nukopijuokite žemyn arba leiskite „Excel“ lentelei taikyti jas kaip apskaičiuojamus stulpelius.

Apskaičiuoti atviras kalendorines dienas

Įveskite į J2:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

Tai grąžina nuo išsiuntimo datos praėjusių kalendorinių dienų skaičių atvirai siuntai. Užbaigtoms arba grąžintoms siuntoms paliekamas tuščias langelis, todėl jų amžius neribotai nedidėja. Formulė nematuoja pristatymo rezultatų pagal vežėjo darbo dienomis nustatytą terminą.

17RETURNS – supaprastinkite grąžinimus ir keitimus, kad sumažintumėte DTC pagalbos tarnybos darbo krūvį ir pajamų praradimą. Sužinoti daugiau →

Jei reikia ankstesnės pristatymo trukmės istorijos, pridėkite atskirą Delivered at stulpelį ir apskaičiuokite skirtumą tarp jame įrašytos datos ir išsiuntimo datos. Nenaudokite šiandienos datos kaip tikrosios pristatymo datos pakaitalo.

Pažymėti siuntas, kurias reikia peržiūrėti

Įveskite į K2:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Šių patikrinimų tvarka svarbi. Pristatytos siuntos pirmiausia uždaromos; grąžinimams ir išimtims pateikiami konkretūs priminimai; siuntos, kurių pažadėta data praėjo, turi pirmenybę prieš įprastus patikrinimus. Paketas be sekimo numerio nukreipiamas į išsiuntimo patikrinimą, o ne laikomas įprastu sekimo atnaujinimu.

„Past promised date“ reiškia, kad lape nurodyta data praėjo. Tai nereiškia, kad siunta prarasta, priklauso kompensacija arba vežėjas pažeidė sąlygas. Prieš eskaluodami patikrinkite pažado šaltinį ir naujausią siuntos informaciją.

Pasenusio patikrinimo taisyklė matuoja nuo H2 praėjusį laiką. Kai P1 nustatytas į 2, įrašas pažymimas po dviejų dienų be užregistruoto patikrinimo. Pritaikykite intervalą savo darbo eigai. TODAY() ir NOW() atnaujinami „Excel“ perskaičiavimo metu; tai nėra foninio stebėjimo paslaugos.

Suskaičiuoti atvirų peržiūrų eilę

Šią suvestinės formulę įdėkite už stebėjimo lentelės ribų:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

Taip suskaičiuojamos dėmesio reikalaujančių paketų eilutės, o ne unikalūs užsakymai ar klientai. Prireikus išplėskite diapazoną arba pakeiskite jį atitinkama struktūrinės lentelės nuoroda. Skirtumą aiškiai parodykite prietaisų skydelyje: vienas užsakymas su trimis paketais gali sudaryti tris siuntų įrašus.

Patvirtintą sekimo URL paversti skaitoma nuoroda

Pasirinktiniame papildomame stulpelyje naudokite:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

Taip atidaromas I2 saugomas adresas. Tai negauna siuntos įvykių ir nepatvirtina, kad adresas saugus. Naudokite patikimos sekimo paslaugos arba vežėjo nuorodas ir nekurkite konkretaus vežėjo URL, nebent patikrinote jų formatą.

Naudokite formatavimą sprendimams paremti, o ne lapui papuošti

Taikykite sąlyginį formatavimą peržiūros vėliavai arba visai eilutei. Išimtims ir įrašams, kurių pažadėta data praėjo, naudokite ryškią įspėjimo spalvą, įprastiems pakartotiniams patikrinimams – švelnesnį įspėjimą, o uždarytoms siuntoms – prislopintą stilių. Teksto etiketę palikite matomą, kad darbalapis būtų suprantamas ir be spalvų.

Visai A2:L1000 eilutei taikoma tokia formulė kaip =$K2="Past promised date" paryškina atitinkamą siuntą. Dolerio ženklas fiksuoja būsenos stulpelį, o eilutės numeriui leidžia keistis.

Prieš importuodami kitą paketą taip pat patikrinkite pasikartojančius įrašus. Pasikartojantis užsakymo ID yra įprastas padalytoms siuntoms; pasikartojanti vežėjo ir sekimo numerio pora reikalauja tyrimo. Tai gali būti atsitiktinis dublikatas, tačiau automatiškai jo nešalinkite nepatikrinę pagrindinio užsakymo ryšio.

Kasdienė darbo eiga, padedanti išlaikyti patikimą stebėjimo lentelę

1. Pridėkite arba importuokite naujas siuntas. Išsaugokite identifikatorius kaip tekstą ir patvirtinkite, kad kiekvienas paketas turi atskirą eilutę.
2. Filtruokite pagal peržiūros vėliavą. Pradėkite nuo išimčių ir pradelstų pažadų, tada tikrinkite trūkstamą sekimo informaciją ir pasenusius patikrinimus.
3. Patikrinkite sekimo šaltinį. Atidarykite vežėjo puslapį arba naudokite kelių vežėjų paslaugą paketui sekti. Palyginkite sekimo numerį ir vežėją su skaičiuokle.
4. Atnaujinkite įrodymus. Naujausią įvykį įrašykite į G, F pasirinkite tinkamą būseną, o H įrašykite fiksuotą patikrinimo laiko žymą.
5. Priskirkite kitą veiksmą. Jei atsakingam asmeniui reikia registruoti žinutę klientui, tyrimo nuorodą arba tolesnio veiksmo datą, pridėkite veiksmo pastabų stulpelį.
6. Suderinkite uždarytus įrašus. Patvirtinkite, kad pristatymo būsena taikoma teisingam paketui, o ne automatiškai kiekvienam užsakymo paketui.

Į „Last checked“ neįveskite =NOW(). Perskaičiuojant ji pasikeičia, todėl nepaliestas įrašas gali atrodyti neseniai peržiūrėtas. Laiko žyma turi reikšti tikrą patikrinimą arba sėkmingą automatinį atnaujinimą.

Klientų informaciją laikykite tik tiek, kiek būtina. Bendrai naudojamai veiklos stebėjimo lentelei retai reikia kiekvienoje eilutėje nurodyti visą pristatymo adresą, telefono numerį ir išsamią užsakymo informaciją. Apribokite prieigą ir venkite platinti nekontroliuojamas kopijas su asmens duomenimis.

Kada automatizuoti siuntų stebėjimą

Automatizuokite tada, kai būsenų atnaujinimas tampa kliūtimi, o ne vien tada, kai darbalapis tampa ilgas. Universalaus siuntų skaičiaus slenksčio nėra. Skaičiuoklė gali būti tinkama didesniam, lėtai besikeičiančiam sąrašui, o mažesniam sąrašui su skubiomis išimtimis gali reikėti dažnesnių atnaujinimų, nei žmogus gali patikimai atlikti.

Pastebėta problema	Praktiškas kitas žingsnis	Ką patikrinti
Pakartotinis kopijavimas iš užsakymų eksportų	Standartizuokite importą arba palaikomiems šaltiniams naudokite Power Query.	Identifikatorių formatavimą, stulpelių susiejimą ir dublikatų tvarkymą.
Pakartotiniai rankiniai vežėjo patikrinimai	Įvertinkite sekimo duomenų ryšį arba API pagrįstą darbo eigą.	Realių vežėjų, paslaugų ir siuntimo maršrutų palaikymą.
Išimtys aptinkamos per vėlai	Pridėkite suplanuotą apdorojimą arba įvykiais pagrįstus įspėjimus.	Paleidimo apibrėžimus, atsakingus asmenis ir nesėkmingų įspėjimų tvarkymą.
Keli žmonės perrašo tuos pačius įrašus	Naudokite kontroliuojamą bendrą darbo eigą arba veiklos sistemą.	Prieigos leidimus, pakeitimų istoriją ir įrašų nuosavybę.
Klientai priklauso nuo to, ar kas nors tikrina darbaknygę	Įvertinkite su parduotuve susietą užsakymų stebėjimo darbo eigą.	Užsakymų susiejimą, padalytas siuntas ir klientams rodomos būsenos tikslumą.

Power Query gali prisijungti prie palaikomų duomenų šaltinių, įskaitant žiniatinklio šaltinius, tačiau dėl to ne kiekvienas viešas sekimo puslapis tampa patikimu duomenų srautu. Autentifikavimas, puslapio struktūra, prieigos apribojimai ir atnaujinimo konfigūracija gali turėti įtakos ryšio veikimui. Pirmenybę teikite dokumentuotai sąsajai, o ne žmonėms skaityti skirtam puslapiui nuskaityti.

Individualiai integracijai verta įvertinti 17TRACK Tracking API. Prieš diegdami palyginkite jos oficialią dokumentaciją su numatomu duomenų srautu. Nemanykite, kad API pasiūlymas yra vietinė „Excel“ jungtis arba kad ji atnaujins esamą darbaknygę be papildomo integravimo darbo.

Skaityti toliau: Kaip pasirinkti siuntų stebėjimo API elektroninei prekybai?

Praktiška architektūra – rinkti sekimo atnaujinimus kontroliuojamoje paslaugoje arba duomenų saugykloje, susieti juos su paketų įrašais ir gautą lentelę pateikti „Excel“. Kredencialų nelaikykite plačiai bendrinamose darbaknygėse. Saugokite ir įvykio laiko žymą, ir gavimo laiko žymą, kad vėluojantis atnaujinimas būtų atskiriamas nuo naujo siuntos įvykio.

Išbandykite bet kokią automatinę darbo eigą su įprastais pristatymais, padalytomis siuntomis, trūkstamais įvykiais, išimtimis ir grąžintais paketais. Patvirtinkite, kaip ji tvarko pakartotinius bandymus ir pasikartojančius atnaujinimus. Palikite matomą „paskutinio sėkmingo atnaujinimo“ indikatorių: senas, pristatytas atrodantis prietaisų skydelis gali būti klaidinantis labiau nei atvirai neišsami skaičiuoklė.

DUK

Ar „Excel“ gali automatiškai atnaujinti sekimo numerius?

„Excel“ gali rodyti atnaujintus siuntų duomenis, kai turi tinkamą ryšį arba integraciją. Langelyje esantis sekimo numeris, hipersaitas ar TODAY() formulė negauna vežėjo įvykių. Reikia palaikomo šaltinio ir sukonfigūruoto proceso jo atnaujinimams importuoti.

Kodėl „Excel“ pakeitė mano sekimo numerį?

„Excel“ galėjo jį suprasti kaip skaičių, o ne tekstą. Prieš įvesdami arba importuodami identifikatorius paskirties stulpelį suformatuokite kaip Text. Jei skaitmenys arba pradžios nuliai jau prarasti, dar kartą nukopijuokite identifikatorių iš originalaus šaltinio; vien vaizdinis formatavimas negali atkurti trūkstamos informacijos.

Ar naudoti numatomą, ar pažadėtą pristatymo datą?

Jei svarbios abi, laikykite jas atskiruose stulpeliuose. Vežėjo prognozė siuntai judant gali keistis, o klientui skirtas pažadas gali būti pateiktas pardavėjo atsiskaitymo lange arba patvirtinime. Šio šablono pradelstos datos formulė naudoja pažadėtą datą. Bet kurią formulę, pagrįstą vežėjo prognoze, atitinkamai pažymėkite.

Kaip sekti užsakymą su keliais paketais?

Sukurkite po vieną eilutę kiekvienam paketui ir pakartokite užsakymo ID. Atnaujinkite kiekvieną paketą atskirai. Jei reikia užsakymo lygio suvestinės, pažymėkite užsakymą kaip užbaigtą tik tada, kai visi jam įvykdyti reikalingi paketai pasiekė tinkamą rezultatą.

Ar ilgas laikotarpis be nuskaitymų reiškia, kad paketas prarastas?

Ne. Vien trūkstami atnaujinimai neįrodo praradimo. Patikrinkite naujausią vežėjo informaciją, palyginkite siuntą su pristatymo lūkesčiais ir laikykitės taikomo tyrimo proceso. Pasenusių duomenų vėliava turėtų paskatinti patikrinimą, o ne automatiškai pažymėti paketą kaip prarastą.

Šaltiniai

• Microsoft Support: COUNTIF function — apžvalgoje naudojama sintaksė ir skaičiavimas pagal kriterijus.
• Microsoft Support: TODAY function — dabartinės datos skaičiavimai ir perskaičiavimo veikimas.
• Microsoft Learn: Power Query Web connector — žiniatinklio duomenų ryšiai ir autentifikavimo aplinkybės.
• 17TRACK tracking — rankinio paketų sekimo pradžios taškas.
• 17TRACK Tracking API ir API documentation — nuorodos individualiai sekimo integracijai įvertinti.