Басты бетБлогРесурстарExcel-де онлайн тапсырыстар мен жөнелтілімдерді қадағалау: үлгі, формулалар және автоматтандыру керек кездер

Excel-де онлайн тапсырыстар мен жөнелтілімдерді қадағалау: үлгі, формулалар және автоматтандыру керек кездер

17TRACK

Онлайн тапсырыстар мен жөнелтілімдерді Excel бағдарламасында әр пакетке бір жолдан, бірізді мәртебелер тізімімен және мерзімі өткен жеткізілімдер мен ескірген тексерулерді белгілейтін формулалармен қадағалай аласыз. Төмендегі үлгі сізге практикалық бастапқы нұсқа ұсынады. Excel жөнелтілім туралы ақпаратты ұйымдастырып, басымдық бере алады, бірақ формулалардың өзі тасымалдаушының нақты уақыттағы оқиғаларын алмайды; мұндай жаңартулар қолмен тексеруді немесе қосылған дерек көзін қажет етеді.

Track Online Orders and Shipments in Excel Template Formulas When

Бұл нұсқаулық шағын электрондық коммерция топтарына және бірнеше кіріс тапсырысты басқаратын кез келген адамға арналған. Ол жөнелтілім жазбасын кейінгі әрекеттерден бөледі, сондықтан электрондық кестеңіз екі түрлі сұраққа жауап береді: пакет қайда және келесі әрекетті кім орындауы керек?

Бақылау кестесін тек тапсырыстарға емес, пакеттерге негіздеңіз

Тапсырыс нөмірі сатып алуды анықтайды. Бақылау нөмірі тасымалдаушы жүйесіндегі жөнелтілімді анықтайды. Олар бір-бірін алмастырмайды. Бір тапсырыс бірнеше пакетпен жөнелтілуі мүмкін және әр пакеттің жеткізу күні немесе мәртебесі әртүрлі болуы мүмкін.

Брендтелген тапсырысты қадағалау шешімі

Брендтелген бақылау және автоматтандырылған хабарландырулар арқылы тұтынушы тәжірибесін жақсартып, қайталама сатып алуларды көбейтіңіз. Тегін қолданып көріңіз →

Әр пакетке бір жолдан пайдаланыңыз, қажет болса тапсырыс ID кодын қайталаңыз. Егер тапсырыс әлі жөнелтілмесе, бақылау нөмірінсіз уақытша жол жасаңыз, кейін жөнелтілім мәліметтері қолжетімді болғанда сол жолды жаңартыңыз немесе бөліңіз. Бір ұяшыққа бірнеше бақылау нөмірін енгізбеңіз: бұл сүзгілеуді, қайталанатын жазбаларды тексеруді және мәртебелерді жаңартуды қиындатады.

Қосымша оқу: Split Shipment Tracking: How to Track One Order Sent in Multiple Packages

Жеке сатып алуларды бақылау кестесінде жауапты адам жай ғана өзіңіз болуыңыз мүмкін. Бизнеске арналған кестеде ерекшеліктерді зерттейтін, тасымалдаушыға немесе сатушыға хабарласатын не тұтынушымен байланысатын жауапты адамды тағайындаңыз. Жауапты адамы көрсетілмеген мәртебені байқамай өткізіп алу оңай.

Көшіріп қоюға болатын Excel жөнелтілімдерін қадағалау үлгісі

Төмендегі қойындымен бөлінген тақырып жолын көшіріп, бос жұмыс парағындағы A1 ұяшығына қойыңыз. Тақырыптар A-дан L-ге дейінгі бағандарды алуы керек. Бұл жүктеп алуға болатын файл немесе нақты уақыттағы бақылау интеграциясы емес, бастапқы орналасу үлгісі.

17TRACK API

3 500-ден астам тасымалдаушыдан жөнелтілім жаңартуларын алып, жаһандық пакеттерді қадағалауды жеңілдетіңіз. Толығырақ →

Order ID	Tracking number	Carrier	Ship date	Promised delivery	Status	Last carrier event	Last checked	Tracking URL	Days open	Review flag	Owner

Тапсырыс деректерін қоймас бұрын A және B бағандарын Text ретінде пішімдеңіз. Бақылау нөмірлері — сан емес, идентификаторлар. Оларды сан ретінде қарастыру бастапқы нөлдердің жойылуына немесе ұзын сандық жолдардың өзгеруіне әкелуі мүмкін. Пішімді кейін өзгерту бұрын жоғалған ақпаратты сенімді түрде қалпына келтірмейді; қажет болса, бастапқы идентификаторларды қайта импорттаңыз.

БағанНе енгізу керекЖұмыс ережесі
A: Order IDДүкендегі немесе ішкі тапсырыс сілтемесіБөлінген жөнелтілімдер үшін оны қайталаңыз.
B: Tracking numberПакет үшін берілген идентификаторОны мәтін ретінде сақтап, таңбаларын дәл күйінде қалдырыңыз.
C: CarrierОсы нөмірмен байланысты тасымалдаушыБірнеше қысқартудың орнына бірізді атауларды қолданыңыз.
D: Ship dateЖөнелтілім мерзімін есептеуді бастауға пайдаланылатын күнБұл жөнелту күнін бе, әлде тасымалдаушының қабылдағанын растау күнін бе білдіретінін анықтаңыз.
E: Promised deliveryҚолданылатын жеткізу міндеттемесіУәде берілмесе, бос қалдырыңыз; мерзімді ойдан шығармаңыз.
F: StatusСтандартталған жөнелтілім санатыБақыланатын тізімнен таңдаңыз.
G: Last carrier eventСоңғы оқиға мәтіні және оқиға уақытыСтандартталған мәртебенің негізіндегі толық мәліметті сақтаңыз.
H: Last checkedБақылау ақпаратының соңғы рет тексерілген уақытыҮнемі өзгеріп тұратын формуланың орнына тұрақты уақыт белгісін енгізіңіз.
I: Tracking URLТексерілген бақылау бетінің сілтемесіМақсатты сілтемені бақылау нөмірінен бөлек сақтаңыз.
J: Days openЕсептелген жөнелтілім жасыБасқа ережені әдейі құрмасаңыз, күнтізбелік күндерді пайдаланыңыз.
K: Review flagЕсептелген кейінгі әрекет ескертуіБұл ішкі ереже, тасымалдаушы мәртебесі емес.
L: OwnerКейінгі әрекетке жауапты адамЕрекшелік пайда болғанға дейін жауапты адамды тағайындаңыз.

Қосымша жолдар қоспас бұрын парақты реттеңіз

  1. Ауқымды Excel кестесіне түрлендіріңіз. Insert > Table тармағын пайдаланып, ауқымда тақырыптар бар екенін растаңыз. Кестелер сүзгілеуді жеңілдетеді және есептелген баған формулаларын қосымша жолдарға қолдана алады.
  2. Күн пішімдерін қолданыңыз. D және E бағандарын күн ретінде пішімдеңіз. H бағанын күн мен уақытты бірге көрсететіндей пішімдеңіз. Импортталған мәндердің күнге ұқсайтын мәтін емес, нақты Excel күндері екенін растаңыз.
  3. Мәртебе ашылмалы тізімін жасаңыз. Data Validation арқылы Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception және Returned сияқты тізімді пайдаланыңыз.
  4. Тақырып жолын бекітіңіз. Ұзын тізімдерді қараған кезде баған атаулары көрініп тұсын.
  5. Тексеру шегін қосыңыз. O1 ұяшығына “Recheck after days” деп жазып, P1 ұяшығына 2 енгізіңіз. Бұл тасымалдаушы қызметінің стандарты емес, ішкі тексеру аралығының мысалы.

F бағанын қалыпқа келтірсеңіз де, тасымалдаушы оқиғасының мәтінін G бағанында сақтаңыз. Мысалы, “Label created” мәртебесі автоматты түрде “In transit” болмауы керек: жапсырманың жасалуы тасымалдаушының пакетті алғанын өздігінен білдірмейді.

Бақылау кестесін пайдалы ететін формулалар

Төмендегі формулалар жоғарыдағы баған орналасуын, ағылшын тіліндегі функция атауларын және үтір арқылы бөлгіштерді пайдаланады. Кейбір аймақтық Excel параметрлерінде нүктелі үтір қолданылады. Оларды 2-жолға енгізіп, төменге толтырыңыз немесе Excel кестесіне есептелген бағандар ретінде қолдануға рұқсат беріңіз.

Ашық тұрған күнтізбелік күндерді есептеу

Мұны J2 ұяшығына енгізіңіз:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

Бұл ашық жөнелтілім үшін жөнелту күнінен бері өткен күнтізбелік күндер санын қайтарады. Аяқталған немесе қайтарылған жөнелтілімдерді шексіз есептей бермей, бос қалдырады. Формула тасымалдаушының жұмыс күндеріндегі міндеттемесімен салыстырғандағы транзит тиімділігін өлшемейді.

17RETURNS

DTC қолдау жүктемесі мен кіріс жоғалуын азайту үшін қайтарымдар мен айырбастауды оңтайландырыңыз. Толығырақ →

Егер тарихи жеткізу ұзақтығы қажет болса, бөлек Delivered at бағанын қосып, нақты тіркелген жеткізу күні мен жөнелту күні арасындағы айырманы есептеңіз. Бүгінгі күнді нақты жеткізу күнінің орнына пайдаланбаңыз.

Тексеруді қажет ететін жөнелтілімдерді белгілеу

Мұны K2 ұяшығына енгізіңіз:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Бұл тексерулердің реті маңызды. Жеткізілген жөнелтілімдер алдымен жабылады; қайтарымдар мен ерекшеліктерге арнайы ескертулер беріледі; уәде етілген мерзімі өткен жөнелтілімдер әдеттегі тексерулерден басым болады. Бақылау нөмірі жоқ пакет кәдімгі бақылау жаңартуы ретінде емес, жөнелтуді тексеруге жіберіледі.

“Past promised date” кестеңіздегі күннің өтіп кеткенін білдіреді. Бұл пакеттің жоғалғанын, өтемақы төленуі керектігін немесе тасымалдаушының шарттарын бұзғанын білдірмейді. Мәселені ушықтырмас бұрын уәденің қайнар көзін және соңғы жөнелтілім мәліметтерін тексеріңіз.

Ескірген тексеру ережесі H2 ұяшығындағы соңғы тексеруден бері өткен уақытты өлшейді. P1 мәні 2 болса, жазба тексеру тіркелмеген екі күннен кейін белгіленеді. Бұл аралықты жұмыс тәртібіңізге сәйкес өзгертіңіз. TODAY() және NOW() Excel қайта есептеген кезде жаңартылады; олар фондық бақылау қызметтері емес.

Ашық тексеру кезегін санау

Бұл қорытынды формуласын бақылау кестесінен тыс орналастырыңыз:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

Бұл бірегей тапсырыстарды немесе тұтынушыларды емес, назар аударуды қажет ететін пакет жолдарын санайды. Қажет болса, ауқымды кеңейтіңіз немесе оны тиісті құрылымдалған кесте сілтемесімен ауыстырыңыз. Кез келген бақылау тақтасында осы айырмашылықты көрсетіп отырыңыз: үш пакеті бар бір тапсырыс үш жөнелтілім жазбасын құрауы мүмкін.

Тексерілген бақылау URL мекенжайын оқуға ыңғайлы сілтемеге айналдыру

Қосымша бағанда мынаны пайдаланыңыз:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

Бұл I2 ұяшығында сақталған мекенжайды ашады. Ол жөнелтілім оқиғаларын алмайды және мекенжайдың қауіпсіз екенін растамайды. Сенімді бақылау қызметінен немесе тасымалдаушыдан алынған сілтемелерді пайдаланыңыз және пішімі тексерілмеген тасымалдаушыға тән URL мекенжайларын өзіңіз құрастырмаңыз.

Пішімдеуді парақты безендіру үшін емес, шешім қабылдауды қолдау үшін пайдаланыңыз

Шартты пішімдеуді тексеру ескертуіне немесе бүкіл жолға қолданыңыз. Ерекшеліктер мен мерзімі өткен жазбаларға қанық ескерту түсін, әдеттегі қайта тексерулерге ашықтау ескерту түсін, ал жабылған жөнелтілімдерге бәсеңдетілген стильді пайдаланыңыз. Мәтін белгісін көрінетін күйде қалдырыңыз, сонда жұмыс парағы түстерсіз де түсінікті болады.

A2:L1000 ауқымындағы бүкіл жол ережесі үшін =$K2="Past promised date" сияқты формула сәйкес жөнелтілімді ерекшелейді. Доллар белгісі мәртебе бағанын бекітеді, ал жол нөмірінің өзгеруіне мүмкіндік береді.

Тағы бір топтаманы импорттамас бұрын қайталанатын жазбаларды да тексеріңіз. Бөлінген жөнелтілімдер үшін қайталанатын тапсырыс ID қалыпты жағдай; тасымалдаушы мен бақылау нөмірінің қайталанған тіркесімі зерттеуді қажет етеді. Бұл кездейсоқ қайталану болуы мүмкін, бірақ негізгі тапсырыс байланысын тексермей тұрып оны автоматты түрде жоймаңыз.

Бақылау кестесін сенімді ұстауға арналған күнделікті жұмыс тәртібі

  1. Жаңа жөнелтілімдерді қосыңыз немесе импорттаңыз. Идентификаторларды мәтін ретінде сақтап, әр пакетке жеке жол берілгенін растаңыз.
  2. Тексеру ескертуі бойынша сүзгілеңіз. Алдымен ерекшеліктер мен мерзімі өткен уәделерден бастаңыз, кейін бақылау мәліметтері жетіспейтін және ескірген тексерулері бар жазбаларды қараңыз.
  3. Бақылау көзін тексеріңіз. Тасымалдаушы бетін ашыңыз немесе пакетті қадағалау үшін бірнеше тасымалдаушыны қолдайтын қызметті пайдаланыңыз. Бақылау нөмірі мен тасымалдаушыны электрондық кестемен салыстырыңыз.
  4. Дәлелді жаңартыңыз. Соңғы оқиғаны G бағанына жазыңыз, F бағанынан тиісті мәртебені таңдаңыз және H бағанына тұрақты тексеру уақыт белгісін енгізіңіз.
  5. Келесі әрекетті тағайындаңыз. Жауапты адамға тұтынушыға жіберілген хабарламаны, зерттеу сілтемесін немесе кейінгі әрекет күнін тіркеу қажет болса, әрекет ескертпесі бағанын қосыңыз.
  6. Жабылған жазбаларды салыстырып тексеріңіз. Жеткізілді мәртебесінің тапсырыстағы барлық пакетке автоматты түрде емес, дұрыс пакетке қатысты екенін растаңыз.

“Last checked” бағанына =NOW() енгізбеңіз. Ол қайта есептеу кезінде өзгеріп, қаралмаған жазбаны жақында тексерілгендей көрсетуі мүмкін. Уақыт белгісі нақты тексеруді немесе сәтті автоматтандырылған жаңартуды білдіруі керек.

Тұтынушы туралы ақпаратты қажетті ең аз мөлшерде сақтаңыз. Ортақ операциялық бақылау кестесіне әдетте әр жолда толық жеткізу мекенжайы, телефон нөмірі және тапсырыс мәліметтері қажет емес. Қолжетімділікті шектеп, жеке ақпарат бар бақылаусыз көшірмелерді таратпаңыз.

Жөнелтілімдерді қадағалауды қашан автоматтандыру керек

Автоматтандыруды жұмыс парағы ұзарып кеткенде ғана емес, мәртебелерді өзекті күйде ұстау негізгі қиындыққа айналғанда қолданыңыз. Жөнелтілімдер санының әмбебап шегі жоқ. Баяу өзгеретін үлкен тізімді электрондық кестемен басқаруға болады, ал шұғыл ерекшеліктері бар шағын тізімге адам сенімді орындай алатыннан жиірек жаңартулар қажет болуы мүмкін.

Байқалған мәселеПрактикалық келесі қадамНені тексеру керек
Тапсырыс экспорттарынан деректерді қайта-қайта көшіруИмпорттарды стандарттаңыз немесе қолдау көрсетілетін дерек көздері үшін Power Query пайдаланыңыз.Идентификатор пішімі, бағандарды сәйкестендіру және қайталанатын жазбаларды өңдеу.
Тасымалдаушыларды қайта-қайта қолмен тексеруБақылау деректерінің қосылымын немесе API негізіндегі жұмыс тәртібін бағалаңыз.Нақты тасымалдаушыларыңызға, қызметтеріңізге және бағыттарыңызға қолдау көрсетуі.
Ерекшеліктер тым кеш анықталадыЖоспарланған өңдеуді немесе оқиғаға негізделген ескертулерді қосыңыз.Триггер анықтамалары, жауапты адамдар және сәтсіз ескертулерді өңдеу.
Бірнеше адам бір жазбаларды қайта жазадыБасқарылатын ортақ жұмыс тәртібін немесе операциялық жүйені пайдаланыңыз.Қолжетімділік рұқсаттары, өзгерістер журналы және жазба иелігі.
Тұтынушылар жұмыс кітабын тексеретін адамға тәуелдіДүкенге қосылған тапсырысты қадағалау жұмыс тәртібін бағалаңыз.Тапсырыстарды сәйкестендіру, бөлінген жөнелтілімдер және тұтынушыға көрсетілетін мәртебенің дәлдігі.

Power Query қолдау көрсетілетін дерек көздеріне, соның ішінде веб көздеріне қосыла алады, бірақ бұл кез келген ашық бақылау бетін сенімді деректер арнасына айналдырмайды. Аутентификация, бет құрылымы, қолжетімділік шектеулері және жаңарту конфигурациясы қосылымның жұмыс істеуіне әсер етуі мүмкін. Адамдар оқуға арналған бетті қырнап алудың орнына құжатталған интерфейсті таңдаңыз.

Арнайы интеграция үшін 17TRACK Tracking API бағалауға болатын тиісті нұсқа. Іске асырудан бұрын оның ресми құжаттамасын жоспарланған деректер ағынымен салыстырыңыз. API ұсынысы Excel-ге арналған жергілікті қосқыш деп немесе қосымша интеграциялық жұмысты қажет етпей бұрыннан бар жұмыс кітабын жаңартады деп ойламаңыз.

Оқуды жалғастырыңыз: Электрондық коммерция үшін жөнелтілімдерді қадағалау API интерфейсін қалай таңдауға болады?

Практикалық архитектура — бақылау жаңартуларын басқарылатын қызметке немесе деректер қоймасына жинау, оларды пакет жазбаларымен сәйкестендіру, содан кейін алынған кестені Excel бағдарламасына ұсыну. Тіркелгі деректерін кеңінен ортақ пайдаланылатын жұмыс кітаптарында сақтамаңыз. Кешіктірілген жаңартуды жаңа жөнелтілім оқиғасынан ажырату үшін оқиға уақыт белгісін де, деректерді қабылдау уақыт белгісін де сақтаңыз.

Кез келген автоматтандырылған жұмыс тәртібін әдеттегі жеткізілімдерде, бөлінген жөнелтілімдерде, оқиғалар жетіспегенде, ерекшеліктерде және қайтарылған пакеттерде сынаңыз. Оның қайталап орындау мен қайталанатын жаңартуларды қалай өңдейтінін растаңыз. “last successful refresh” көрсеткішін көрінетін жерде сақтаңыз: жеткізілгендей көрінетін ескі бақылау тақтасы ашық түрде толық емес электрондық кестеден де жаңылыстыруы мүмкін.

Жиі қойылатын сұрақтар

Excel бақылау нөмірлерін автоматты түрде жаңарта ала ма?

Excel қолайлы қосылымы немесе интеграциясы болған кезде жаңартылған жөнелтілім деректерін көрсете алады. Ұяшықтағы бақылау нөмірі, гиперсілтеме немесе TODAY() формуласы тасымалдаушы оқиғаларын алмайды. Оның жаңартуларын импорттау үшін қолдау көрсетілетін дерек көзі және конфигурацияланған процесс қажет.

Excel бақылау нөмірімді неге өзгертті?

Excel оны мәтін емес, сан ретінде түсіндіруі мүмкін. Идентификаторларды енгізбес немесе импорттамас бұрын мақсатты бағанды Text ретінде пішімдеңіз. Егер цифрлар немесе бастапқы нөлдер жоғалып кетсе, идентификаторды бастапқы көзінен қайта көшіріңіз; тек көрнекі пішімдеу жоғалған ақпаратты қалпына келтіре алмайды.

Болжамды жеткізу күнін бе, әлде уәде етілген күнді пайдалануым керек пе?

Екеуі де маңызды болса, оларды бөлек бағандарда сақтаңыз. Тасымалдаушының болжамы жөнелтілім жүріп жатқанда өзгеруі мүмкін, ал тұтынушыға берілген уәде сатушының төлем жасау бетінен немесе растауынан келуі мүмкін. Бұл үлгідегі мерзімі өткен күн формуласы уәде етілген күнді пайдаланады. Тасымалдаушы болжамына негізделген кез келген формуланы соған сәйкес белгілеңіз.

Бірнеше пакеті бар тапсырысты қалай қадағалаймын?

Әр пакетке бір жол жасап, тапсырыс ID кодын қайталаңыз. Әр пакетті жеке жаңартыңыз. Тапсырыс деңгейіндегі қорытынды қажет болса, оны орындауға қажетті барлық пакет тиісті нәтижеге жеткеннен кейін ғана тапсырысты аяқталды деп белгілеңіз.

Сканерлеусіз ұзақ уақыт өтуі пакет жоғалды дегенді білдіре ме?

Жоқ. Жаңартулардың болмауы өздігінен жоғалғанын дәлелдемейді. Тасымалдаушының соңғы ақпаратын тексеріңіз, жөнелтілімді күтілетін жеткізу мерзімімен салыстырыңыз және қолданылатын зерттеу процесін орындаңыз. Ескірген деректер ескертуі тексеруге түрткі болуы керек, пакетті автоматты түрде жоғалған деп белгілемеуі керек.

Дереккөздер