Onlayn Sifarişləri və Göndərişləri Excel-də İzləyin: Şablon, Düsturlar və Nə Vaxt Avtomatlaşdırmalı
Onlayn sifarişləri və göndərişləri Excel-də hər bağlama üçün bir sətir, ardıcıl status siyahısı və gecikmiş çatdırılmaları və köhnəlmiş yoxlamaları işarələyən düsturlarla izləyə bilərsiniz. Aşağıdakı şablon praktik başlanğıc imkanı verir. Excel göndəriş məlumatlarını təşkil edib prioritetləşdirə bilər, lakin yalnız düsturlar canlı daşıyıcı hadisələrini əldə etmir; bu yeniləmələr üçün əl ilə yoxlama və ya qoşulmuş məlumat mənbəyi tələb olunur.
Bu bələdçi kiçik e-ticarət komandaları və bir neçə daxil olan sifarişi idarə edən hər kəs üçün hazırlanıb. O, göndəriş qeydini sonrakı işlərdən ayırır ki, cədvəliniz iki fərqli suala cavab versin: bağlama haradadır və növbəti olaraq kim nə isə etməlidir?
İzləyicini yalnız sifarişlər deyil, bağlamalar ətrafında qurun
Sifariş nömrəsi alış-verişi müəyyən edir. İzləmə nömrəsi daşıyıcının sistemindəki göndərişi müəyyən edir. Bunlar bir-birini əvəz etmir. Bir sifariş bir neçə bağlama ilə göndərilə bilər və hər bağlamanın çatdırılma tarixi və ya statusu fərqli ola bilər.
Hər bağlama üçün bir sətirdən istifadə edin və lazım olduqda sifariş ID-sini təkrarlayın. Sifariş göndərilməyibsə, izləmə nömrəsi olmayan ilkin sətir yaradın, sonra göndəriş məlumatları mövcud olduqda həmin sətri yeniləyin və ya bölün. Bir xanaya bir neçə izləmə nömrəsi daxil etməyin: bu, filtrləməyi, dublikatları yoxlamağı və statusları yeniləməyi çətinləşdirir.
Şəxsi alış izləyicisində məsul şəxs sadəcə siz ola bilərsiniz. Biznes izləyicisində istisnaları araşdıracaq, daşıyıcı və ya satıcı ilə əlaqə saxlayacaq və ya müştəri ilə ünsiyyət quracaq məsul şəxs təyin edin. Məsul şəxsi olmayan status asanlıqla nəzərdən qaça bilər.
Kopyalayıb yapışdırmaq üçün Excel göndəriş izləmə şablonu
Aşağıdakı tabulyasiya ilə ayrılmış başlığı kopyalayın və boş iş vərəqində A1 xanasına yapışdırın. Başlıqlar A-dan L-ə qədər sütunları tutmalıdır. Bu, yüklənə bilən fayl və ya canlı izləmə inteqrasiyası deyil, başlanğıc quruluşudur.
Sifariş ID-si İzləmə nömrəsi Daşıyıcı Göndərilmə tarixi Vəd edilən çatdırılma Status Daşıyıcının son hadisəsi Son yoxlama İzləmə URL-i Açıq günlərin sayı Yoxlama işarəsi Məsul şəxsSifariş məlumatlarını yapışdırmazdan əvvəl A və B sütunlarını Mətn kimi formatlayın. İzləmə nömrələri miqdar deyil, identifikatorlardır. Onları rəqəm kimi qəbul etmək əvvəlki sıfırları silə və ya uzun rəqəm sətirlərini dəyişə bilər. Formatın sonradan dəyişdirilməsi artıq itirilmiş məlumatı etibarlı şəkildə bərpa etmir; lazım olduqda ilkin identifikatorları yenidən idxal edin.
| Sütun | Daxil ediləcək məlumat | İş qaydası |
|---|---|---|
| A: Sifariş ID-si | Mağazanın və ya daxili sifariş istinadı | Bölünmüş göndərişlər üçün təkrarlayın. |
| B: İzləmə nömrəsi | Bağlama üçün verilmiş identifikator | Mətn kimi saxlayın və simvollarını olduğu kimi qoruyun. |
| C: Daşıyıcı | Həmin nömrə ilə əlaqəli daşıyıcı | Bir neçə qısaltma əvəzinə ardıcıl adlardan istifadə edin. |
| D: Göndərilmə tarixi | Göndəriş müddətinin hesablanmasına başlanılan tarix | Bunun göndəriş və ya daşıyıcının təsdiqlənmiş qəbulu olduğunu müəyyənləşdirin. |
| E: Vəd edilən çatdırılma | Tətbiq olunan çatdırılma öhdəliyi | Vəd yoxdursa boş saxlayın; son tarix uydurmayın. |
| F: Status | Standartlaşdırılmış göndəriş kateqoriyası | Nəzarət olunan siyahıdan seçin. |
| G: Daşıyıcının son hadisəsi | Son hadisənin mətni və vaxtı | Standartlaşdırılmış statusun arxasındakı təfərrüatı qoruyun. |
| H: Son yoxlama | Kimsə izləmə məlumatını sonuncu dəfə yoxladıqda | Davamlı dəyişən düstur deyil, sabit vaxt möhürü daxil edin. |
| I: İzləmə URL-i | Təsdiqlənmiş izləmə səhifəsi linki | Təyinatı izləmə nömrəsindən ayrı saxlayın. |
| J: Açıq günlərin sayı | Hesablanmış göndəriş müddəti | Başqa qayda yaratmadığınız halda təqvim günlərindən istifadə edin. |
| K: Yoxlama işarəsi | Hesablanmış sonrakı əməl bildirişi | Bu daxili qaydadır, daşıyıcı statusu deyil. |
| L: Məsul şəxs | Sonrakı əmələ cavabdeh şəxs | İstisna yaranmazdan əvvəl məsuliyyət təyin edin. |
Daha çox sətir əlavə etməzdən əvvəl vərəqi qurun
- Aralığı Excel cədvəlinə çevirin. Insert > Table seçin və aralığın başlıqlara malik olduğunu təsdiqləyin. Cədvəllər filtrləməni asanlaşdırır və hesablanmış sütun düsturlarını əlavə sətirlərə tətbiq edə bilər.
- Tarix formatlarını tətbiq edin. D və E sütunlarını tarix kimi formatlayın. H sütununu həm tarix, həm də vaxtla formatlayın. İdxal edilmiş dəyərlərin sadəcə tarixə bənzəyən mətn deyil, həqiqi Excel tarixləri olduğunu təsdiqləyin.
- Status açılan siyahısı yaradın. Data Validation bölməsində Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception və Returned kimi siyahıdan istifadə edin.
- Başlıq sətrini dondurun. Uzun siyahıları nəzərdən keçirərkən sütun adlarını görünən saxlayın.
- Yoxlama həddi əlavə edin. O1 xanasına “Günlərdən sonra yenidən yoxla” yazın və P1 xanasına 2 daxil edin. Bu, daşıyıcı xidmət standartı deyil, nümunə daxili yoxlama intervalıdır.
F sütununu normallaşdırdığınız zaman belə daşıyıcı hadisəsinin ifadəsini G sütununda saxlayın. Məsələn, “Label created” avtomatik olaraq “In transit” olmamalıdır: etiketin yaradılması daşıyıcının bağlamanı qəbul etdiyini özü-özlüyündə göstərmir.
İzləyicini faydalı edən düsturlar
Aşağıdakı düsturlar yuxarıdakı sütun quruluşundan, ingiliscə funksiya adlarından və vergül ayırıcılarından istifadə edir. Bəzi regional Excel parametrlərində bunun əvəzinə nöqtəli vergüllərdən istifadə olunur. Onları 2-ci sətirdə daxil edib aşağıya doldurun və ya Excel cədvəlinin onları hesablanmış sütunlar kimi tətbiq etməsinə icazə verin.
Açıq təqvim günlərini hesablayın
Bunu J2 xanasına daxil edin:
=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))Bu, açıq göndəriş üçün göndərilmə tarixindən keçən təqvim günlərini qaytarır. Tamamlanmış və ya qaytarılmış göndərişləri müddətsiz yaşlandırmaq əvəzinə boş saxlayır. Düstur daşıyıcının iş günü öhdəliyinə əsasən tranzit performansını ölçmür.
Tarixi çatdırılma müddətinə ehtiyacınız varsa, ayrıca Delivered at sütunu əlavə edin və qeydə alınmış tarixlə göndərilmə tarixi arasındakı fərqi hesablayın. Həqiqi çatdırılma tarixini əvəz etmək üçün bugünkü tarixdən istifadə etməyin.
Yoxlanmalı göndərişləri işarələyin
Bunu K2 xanasına daxil edin:
=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))Bu yoxlamaların ardıcıllığı vacibdir. Çatdırılmış göndərişlər əvvəlcə bağlanır; qaytarılmalar və istisnalar xüsusi bildirişlər alır; vəd edilən tarixi keçmiş göndərişlər adi yoxlamalardan üstün tutulur. İzləmə nömrəsi olmayan bağlama adi izləmə yeniləməsi kimi deyil, göndəriş yoxlamasına yönləndirilir.
“Past promised date” cədvəlinizdəki tarixin keçdiyini bildirir. Bu, bağlamanın itməsi, kompensasiyanın ödənilməli olması və ya daşıyıcının şərtləri pozması demək deyil. Eskalasiya etməzdən əvvəl vədin mənbəyini və ən son göndəriş məlumatlarını yoxlayın.
Köhnə yoxlama qaydası H2-dən keçən vaxtı ölçür. P1 2 olaraq təyin edildikdə, qeydə alınmış yoxlama olmadan iki gündən sonra qeydi işarələyir. Bu intervalı iş axınınıza uyğunlaşdırın. TODAY() və NOW() Excel yenidən hesabladıqda yenilənir; bunlar arxa planda monitorinq xidmətləri deyil.
Açıq yoxlama növbəsini hesablayın
Bu xülasə düsturunu izləmə cədvəlindən kənarda yerləşdirin:
=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")Bu, unikal sifarişləri və ya müştəriləri deyil, diqqət tələb edən bağlama sətirlərini sayır. Lazım olduqda aralığı genişləndirin və ya onu müvafiq strukturlaşdırılmış cədvəl istinadı ilə əvəz edin. İstənilən paneldə bu fərqi görünən saxlayın: üç bağlaması olan bir sifariş üç göndəriş qeydinə töhfə verə bilər.
Təsdiqlənmiş izləmə URL-ini oxunaqlı linkə çevirin
Əlavə seçim sütununda bundan istifadə edin:
=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))Bu, I2-də saxlanılan ünvanı açır. O, göndəriş hadisələrini əldə etmir və ünvanın təhlükəsiz olduğunu təsdiqləmir. Etibarlı izləmə xidmətindən və ya daşıyıcıdan olan linklərdən istifadə edin və formatını yoxlamadığınız halda daşıyıcıya xas URL-lər yaratmaqdan çəkinin.
Formatlaşdırmadan qərarları dəstəkləmək üçün istifadə edin, vərəqi bəzəmək üçün yox
Şərti formatlaşdırmanı yoxlama işarəsinə və ya bütün sətrə tətbiq edin. İstisnalar və vəd edilən tarixi keçmiş qeydlər üçün güclü xəbərdarlıq rəngi, adi yenidən yoxlamalar üçün daha açıq xəbərdarlıq, bağlanmış göndərişlər üçün isə neytral üslub istifadə edin. Mətn etiketini görünən saxlayın ki, iş vərəqi rəngsiz də anlaşıqlı olsun.
A2:L1000 aralığında bütün sətrə tətbiq olunan qayda üçün =$K2="Past promised date" kimi düstur müvafiq göndərişi vurğulayır. Dollar işarəsi status sütununu sabitləyir, sətir nömrəsinin isə dəyişməsinə imkan verir.
Başqa partiyanı idxal etməzdən əvvəl dublikat qeydləri də yoxlayın. Təkrarlanan sifariş ID-si bölünmüş göndərişlər üçün normaldır; təkrarlanan daşıyıcı və izləmə nömrəsi kombinasiyası araşdırılmalıdır. Bu, təsadüfi dublikat ola bilər, lakin əsas sifariş əlaqəsini yoxlamadan onu avtomatik silməyin.
İzləyicini etibarlı saxlamaq üçün gündəlik iş axını
- Yeni göndərişləri əlavə edin və ya idxal edin. İdentifikatorları mətn kimi qoruyun və hər bağlamanın öz sətrinin olduğunu təsdiqləyin.
- Yoxlama işarəsinə görə filtrləyin. İstisnalar və vaxtı keçmiş vədlərlə başlayın, sonra çatışmayan izləmə məlumatlarını və köhnə yoxlamaları nəzərdən keçirin.
- İzləmə mənbəyini təsdiqləyin. Daşıyıcının səhifəsini açın və ya bağlamanı izləmək üçün çoxdaşıyıcılı xidmətdən istifadə edin. İzləmə nömrəsini və daşıyıcını cədvəllə müqayisə edin.
- Sübutu yeniləyin. Ən son hadisəni G sütununda qeyd edin, F sütununda uyğun statusu seçin və H sütununa sabit yoxlama vaxt möhürü daxil edin.
- Növbəti əməli təyin edin. Məsul şəxs müştəri mesajını, araşdırma istinadını və ya sonrakı əməl tarixini qeyd etməlidirsə, əməl qeydi sütunu əlavə edin.
- Bağlanmış qeydləri uzlaşdırın. Çatdırılmış statusun sifarişdəki hər bağlamaya avtomatik deyil, düzgün bağlamaya aid olduğunu təsdiqləyin.
“Last checked” xanasına =NOW() daxil etməyin. Bu, yenidən hesablanarkən dəyişir və toxunulmamış qeydin yaxın zamanda nəzərdən keçirildiyi təəssüratı yarada bilər. Vaxt möhürü real yoxlamanı və ya uğurlu avtomatik yeniləməni əks etdirməlidir.
Müştəri məlumatlarını zəruri minimumda saxlayın. Paylaşılan əməliyyat izləyicisinə adətən hər sətirdə tam çatdırılma ünvanı, telefon nömrəsi və bütün sifariş məlumatları lazım olmur. Girişi məhdudlaşdırın və şəxsi məlumatlar olan nəzarətsiz nüsxələri yaymaqdan çəkinin.
Göndəriş izləməsini nə vaxt avtomatlaşdırmalı
Avtomatlaşdırmanı iş vərəqi uzandığı üçün deyil, statusları aktual saxlamaq darboğaza çevrildiyi üçün tətbiq edin. Universal göndəriş sayı həddi yoxdur. Böyük, yavaş dəyişən siyahı cədvəldə idarəolunan qala bilər, təcili istisnaları olan daha kiçik siyahı isə insanın etibarlı şəkildə edə biləcəyindən daha tez-tez yeniləmə tələb edə bilər.
| Müşahidə olunan problem | Praktik növbəti addım | Nəyi yoxlamaq lazımdır |
|---|---|---|
| Sifariş ixraclarından təkrar-təkrar kopyalama | İdxalları standartlaşdırın və ya dəstəklənən mənbələr üçün Power Query istifadə edin. | İdentifikator formatı, sütun uyğunlaşdırılması və dublikatların işlənməsi. |
| Daşıyıcıların təkrar əl ilə yoxlanması | İzləmə məlumatı bağlantısını və ya API əsaslı iş axınını qiymətləndirin. | Faktiki daşıyıcılarınız, xidmətləriniz və göndəriş marşrutlarınız üçün dəstək. |
| İstisnalar çox gec aşkarlanır | Planlaşdırılmış emal və ya hadisə əsaslı xəbərdarlıqlar əlavə edin. | Tətik tərifləri, məsul şəxslər və uğursuz xəbərdarlıqların işlənməsi. |
| Bir neçə nəfər eyni qeydlərin üzərinə yazır | Nəzarət olunan paylaşılan iş axınından və ya əməliyyat sistemindən istifadə edin. | Giriş icazələri, dəyişiklik tarixçəsi və qeyd sahibliyi. |
| Müştərilər iş kitabını yoxlayan şəxsdən asılıdır | Mağazaya qoşulmuş sifariş izləmə iş axınını qiymətləndirin. | Sifariş uyğunlaşdırılması, bölünmüş göndərişlər və müştəriyə göstərilən statusun dəqiqliyi. |
Power Query veb mənbələr də daxil olmaqla dəstəklənən məlumat mənbələrinə qoşula bilər, lakin bu, hər açıq izləmə səhifəsini etibarlı məlumat lenti etmir. Doğrulama, səhifə strukturu, giriş məhdudiyyətləri və yeniləmə konfiqurasiyası bağlantının işləyib-işləməsinə təsir göstərə bilər. İnsanların oxuması üçün hazırlanmış səhifəni analiz etmək əvəzinə sənədləşdirilmiş interfeysə üstünlük verin.
Fərdi inteqrasiya üçün 17TRACK Tracking API qiymətləndirilə bilən uyğun seçimdir. Tətbiqdən əvvəl onun rəsmi sənədlərini nəzərdə tutduğunuz məlumat axını ilə müqayisə edin. API təklifinin yerli Excel konnektoru olduğunu və ya əlavə inteqrasiya işi olmadan mövcud iş kitabını yeniləyəcəyini düşünməyin.
Praktik arxitektura izləmə yeniləmələrini nəzarət olunan xidmət və ya məlumat anbarında toplamaq, onları bağlama qeydlərinizlə uyğunlaşdırmaq və nəticə cədvəlini Excel-ə təqdim etməkdir. Giriş məlumatlarını geniş paylaşılan iş kitablarından kənarda saxlayın. Gecikmiş yeniləməni yeni göndəriş hadisəsindən fərqləndirmək üçün həm hadisə vaxt möhürünü, həm də qəbul vaxt möhürünü saxlayın.
İstənilən avtomatlaşdırılmış iş axınını adi çatdırılmalar, bölünmüş göndərişlər, çatışmayan hadisələr, istisnalar və qaytarılmış bağlamalar üzərində test edin. Onun təkrar cəhdləri və təkrarlanan yeniləmələri necə idarə etdiyini təsdiqləyin. Görünən “son uğurlu yeniləmə” göstəricisi saxlayın: köhnə, çatdırılmış kimi görünən panel açıq şəkildə tamamlanmamış cədvəldən daha yanıltıcı ola bilər.
Tez-tez verilən suallar
Excel izləmə nömrələrini avtomatik yeniləyə bilərmi?
Excel uyğun bağlantı və ya inteqrasiyaya malik olduqda yenilənmiş göndəriş məlumatlarını göstərə bilər. Xanadakı izləmə nömrəsi, hiperlink və ya TODAY() düsturu daşıyıcı hadisələrini əldə etmir. Yeniləmələri idxal etmək üçün dəstəklənən mənbə və konfiqurasiya edilmiş proses lazımdır.
Excel izləmə nömrəmi niyə dəyişdi?
Excel onu mətn əvəzinə rəqəm kimi şərh etmiş ola bilər. İdentifikatorları daxil etməzdən və ya idxal etməzdən əvvəl təyinat sütununu Mətn kimi formatlayın. Rəqəmlər və ya əvvəlki sıfırlar artıq itibsə, identifikatoru ilkin mənbədən yenidən köçürün; yalnız vizual formatlaşdırma itmiş məlumatı bərpa edə bilməz.
Təxmini çatdırılma tarixindən, yoxsa vəd edilən tarixdən istifadə etməliyəm?
Hər ikisi vacibdirsə, onları ayrı sütunlarda saxlayın. Daşıyıcının təxmini tarixi göndəriş irəlilədikcə dəyişə bilər, müştəriyə verilən vəd isə satıcının ödəniş səhifəsindən və ya təsdiqindən gələ bilər. Bu şablondakı gecikmə düsturu vəd edilən tarixdən istifadə edir. Daşıyıcının təxmininə əsaslanan istənilən düsturu müvafiq şəkildə etiketləyin.
Bir neçə bağlaması olan sifarişi necə izləyim?
Hər bağlama üçün bir sətir yaradın və sifariş ID-sini təkrarlayın. Hər bağlamanı müstəqil şəkildə yeniləyin. Sifariş səviyyəsində xülasəyə ehtiyacınız varsa, yalnız onu yerinə yetirmək üçün tələb olunan bütün bağlamalar uyğun nəticəyə çatdıqdan sonra sifarişi tamamlanmış kimi işarələyin.
Uzun müddət skan edilməməsi bağlamanın itdiyi anlamına gəlirmi?
Xeyr. Təkcə yeniləmələrin olmaması itkinliyi sübut etmir. Daşıyıcının ən son məlumatlarını yoxlayın, göndərişi çatdırılma gözləntiləri ilə müqayisə edin və tətbiq olunan araşdırma prosesini izləyin. Köhnə məlumat işarəsi yoxlamaya səbəb olmalıdır, bağlamanı avtomatik olaraq itmiş kimi etiketləməməlidir.
Mənbələr
- Microsoft Support: COUNTIF function — yoxlama xülasəsində istifadə olunan sintaksis və meyarlara əsaslanan sayma.
- Microsoft Support: TODAY function — cari tarix hesablamaları və yenidən hesablama davranışı.
- Microsoft Learn: Power Query Web connector — veb məlumat bağlantıları və autentifikasiya məsələləri.
- 17TRACK tracking — bağlamaların əl ilə izlənməsi üçün başlanğıc nöqtəsi.
- 17TRACK Tracking API və API documentation — fərdi izləmə inteqrasiyasının qiymətləndirilməsi üçün istinadlar.
