Faqja kryesoreBlogBurimetNdiqni porositë online dhe dërgesat në Excel: Shabllon, formula dhe kur të automatizoni

Ndiqni porositë online dhe dërgesat në Excel: Shabllon, formula dhe kur të automatizoni

17TRACK

Mund të gjurmoni porositë dhe dërgesat online në Excel me një rresht për çdo paketë, një listë të qëndrueshme statusesh dhe formula që sinjalizojnë dërgesat e vonuara dhe kontrollet e vjetruara. Shablloni më poshtë ju jep një pikënisje praktike. Excel mund të organizojë dhe të prioritizojë informacionin e dërgesave, por vetëm formulat nuk marrin ngjarje të drejtpërdrejta nga transportuesi; këto përditësime kërkojnë kontrolle manuale ose një burim të lidhur të dhënash.

Track Online Orders and Shipments in Excel Template Formulas When

Ky udhëzues është krijuar për ekipe të vogla të tregtisë elektronike dhe për këdo që menaxhon disa porosi hyrëse. Ai ndan regjistrin e dërgesës nga puna e ndjekjes, në mënyrë që fleta juaj e kalkulimit t’u përgjigjet dy pyetjeve të ndryshme: ku është paketa dhe kush duhet të bëjë diçka më pas?

Ndërtojeni gjurmuesin rreth paketave, jo vetëm rreth porosive

Numri i porosisë identifikon një blerje. Numri i gjurmimit identifikon një dërgesë brenda sistemit të transportuesit. Ato nuk janë të këmbyeshme. Një porosi mund të dërgohet në disa paketa dhe secila paketë mund të ketë një datë ose status të ndryshëm dorëzimi.

Përdorni një rresht për çdo paketë, duke përsëritur ID-në e porosisë kur është e nevojshme. Nëse një porosi nuk është dërguar, krijoni një rresht të përkohshëm pa numër gjurmimi, pastaj përditësojeni ose ndajeni atë rresht sapo të jenë të disponueshme hollësitë e dërgesës. Mos vendosni disa numra gjurmimi në një qelizë të vetme: kjo e vështirëson filtrimin, kontrollin e dublikatave dhe përditësimin e statuseve.

Për një gjurmues personal blerjesh, pronari mund të jeni thjesht ju. Për një gjurmues biznesi, caktoni një person përgjegjës që do të hetojë përjashtimet, do të kontaktojë transportuesin ose shitësin, apo do të komunikojë me klientin. Një status pa një person përgjegjës lihet lehtë pas dore.

Një shabllon Excel për gjurmimin e dërgesave, gati për kopjim dhe ngjitje

Kopjoni kokën e ndarë me tabulatorë më poshtë dhe ngjiteni në qelizën A1 të një flete pune bosh. Titujt duhet të zënë kolonat A deri në L. Ky është një strukturë fillestare, jo një skedar për shkarkim ose integrim i drejtpërdrejtë i gjurmimit.

Order ID	Tracking number	Carrier	Ship date	Promised delivery	Status	Last carrier event	Last checked	Tracking URL	Days open	Review flag	Owner

Para se të ngjisni të dhënat e porosive, formatoni kolonat A dhe B si Text. Numrat e gjurmimit janë identifikues, jo sasi. Trajtimi i tyre si numra mund të heqë zerot në fillim ose të ndryshojë vargjet e gjata numerike. Ndryshimi i formatit më pas nuk do të rikthejë në mënyrë të besueshme informacionin që ka humbur tashmë; riimportoni identifikuesit origjinalë nëse është e nevojshme.

KolonaÇfarë të vendosniRregulli i punës
A: Order IDReferenca e porosisë në dyqan ose e brendshmePërsëriteni për dërgesat e ndara.
B: Tracking numberIdentifikuesi i dhënë për paketënMbajeni si tekst dhe ruani saktësisht karakteret e tij.
C: CarrierTransportuesi i lidhur me atë numërPërdorni emra të qëndrueshëm në vend të disa shkurtimeve.
D: Ship dateData e përdorur për të nisur llogaritjen e vjetërsisë së dërgesësPërcaktoni nëse kjo nënkupton dërgimin apo pranimin e konfirmuar nga transportuesi.
E: Promised deliveryAngazhimi i zbatueshëm i dorëzimitLëreni bosh kur nuk ekziston një premtim; mos shpikni një afat.
F: StatusNjë kategori e standardizuar dërgeseZgjidhni nga një listë e kontrolluar.
G: Last carrier eventTeksti dhe ora e ngjarjes më të funditRuani hollësitë pas statusit të standardizuar.
H: Last checkedKur dikush verifikoi për herë të fundit informacionin e gjurmimitVendosni një vulë kohore fikse, jo një formulë që ndryshon vazhdimisht.
I: Tracking URLLidhja e verifikuar e faqes së gjurmimitMbajeni destinacionin të ndarë nga numri i gjurmimit.
J: Days openVjetërsia e llogaritur e dërgesësPërdorni ditët kalendarike, përveçse kur ndërtoni qëllimisht një rregull tjetër.
K: Review flagSinjalizim i llogaritur për ndjekjeKy është një rregull i brendshëm, jo një status i transportuesit.
L: OwnerPersoni përgjegjës për ndjekjenCaktoni përgjegjësinë para se të ndodhë një përjashtim.

Konfiguroni fletën para se të shtoni më shumë rreshta

  1. Shndërrojeni diapazonin në një Excel Table. Përdorni Insert > Table dhe konfirmoni se diapazoni ka koka. Tabelat e bëjnë filtrimin më të lehtë dhe mund të bartin formulat e kolonave të llogaritura në rreshta shtesë.
  2. Aplikoni formatet e datës. Formatoni D dhe E si data. Formatoni H me datë dhe orë. Konfirmoni se vlerat e importuara janë data reale të Excel-it dhe jo tekst që vetëm duket si datë.
  3. Krijoni një listë zbritëse statusesh. Përdorni Data Validation me një listë të tillë si Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception dhe Returned.
  4. Ngrini rreshtin e kokës. Mbajini të dukshëm etiketat e kolonave gjatë shqyrtimit të listave më të gjata.
  5. Shtoni një prag kontrolli. Vendosni “Recheck after days” në O1 dhe vendosni 2 në P1. Ky është një shembull intervali të brendshëm shqyrtimi, jo një standard shërbimi i transportuesit.

Mbajeni formulimin e ngjarjes së transportuesit në kolonën G edhe kur standardizoni kolonën F. Për shembull, “Label created” nuk duhet të bëhet automatikisht “In transit”: krijimi i etiketës nuk vërteton vetvetiu se transportuesi e ka marrë parcelën.

Formula që e bëjnë gjurmuesin të dobishëm

Formulat më poshtë përdorin strukturën e kolonave të mësipërme, emrat e funksioneve në anglisht dhe presjet si ndarës. Disa cilësime rajonale të Excel-it përdorin pikëpresje në vend të tyre. Vendosini në rreshtin 2 dhe plotësoni poshtë, ose lëreni Excel Table t’i aplikojë si kolona të llogaritura.

Llogaritni ditët kalendarike të hapura

Vendoseni këtë në J2:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

Kjo kthen numrin e ditëve kalendarike që nga data e dërgimit për një dërgesë të hapur. Dërgesat e përfunduara ose të kthyera lihen bosh në vend që të vazhdojnë të plaken pafundësisht. Formula nuk mat performancën e tranzitit kundrejt angazhimit të transportuesit për ditët e punës.

Nëse ju nevojitet kohëzgjatja historike e dorëzimit, shtoni një kolonë të veçantë Delivered at dhe llogaritni diferencën midis datës së regjistruar të dorëzimit dhe datës së dërgimit. Mos përdorni datën e sotme si zëvendësim për datën aktuale të dorëzimit.

Sinjalizoni dërgesat që kanë nevojë për shqyrtim

Vendoseni këtë në K2:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Renditja e këtyre kontrolleve ka rëndësi. Dërgesat e dorëzuara mbyllen së pari; kthimet dhe përjashtimet marrin sinjalizime specifike; dërgesat që kanë kaluar datën e premtuar kanë përparësi ndaj kontrolleve rutinë. Një paketë pa numër gjurmimi drejtohet për kontroll të dërgimit dhe nuk trajtohet si një përditësim i zakonshëm gjurmimi.

“Past promised date” do të thotë se data në fletën tuaj ka kaluar. Kjo nuk vërteton se një parcelë ka humbur, se detyrohet kompensim ose se transportuesi ka shkelur kushtet e tij. Kontrolloni burimin e premtimit dhe hollësitë më të fundit të dërgesës para përshkallëzimit.

Rregulli i kontrollit të vjetruar mat kohën e kaluar që nga H2. Me P1 të vendosur në 2, ai sinjalizon një regjistrim pas dy ditësh pa një kontroll të regjistruar. Përshtateni këtë interval me mënyrën tuaj të punës. TODAY() dhe NOW() përditësohen kur Excel rillogarit; ato nuk janë shërbime monitorimi në sfond.

Numëroni radhën e kontrolleve të hapura

Vendoseni këtë formulë përmbledhëse jashtë tabelës së gjurmimit:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

Kjo numëron rreshtat e paketave që kërkojnë vëmendje, jo porositë ose klientët unikë. Zgjeroni diapazonin kur është e nevojshme ose zëvendësojeni me referencën përkatëse të tabelës së strukturuar. Mbajeni të dukshëm këtë dallim në çdo panel: një porosi me tri paketa mund të kontribuojë me tri regjistrime dërgesash.

Shndërroni një URL të verifikuar gjurmimi në një lidhje të lexueshme

Në një kolonë shtesë opsionale, përdorni:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

Kjo hap adresën e ruajtur në I2. Nuk merr ngjarje të dërgesës dhe nuk konfirmon se adresa është e sigurt. Përdorni lidhje nga një shërbim i besueshëm gjurmimi ose nga transportuesi dhe shmangni ndërtimin e URL-ve specifike për transportuesin, përveçse kur e keni verifikuar formatin e tyre.

Përdorni formatimin për të mbështetur vendimet, jo për të zbukuruar fletën

Aplikoni formatimin e kushtëzuar te sinjalizimi i shqyrtimit ose te i gjithë rreshti. Përdorni një ngjyrë të fortë paralajmëruese për përjashtimet dhe regjistrimet pas datës së premtuar, një paralajmërim më të lehtë për rikontrollet rutinë dhe një stil të zbutur për dërgesat e mbyllura. Mbajeni të dukshme etiketën e tekstit që fleta e punës të mbetet e kuptueshme edhe pa ngjyra.

Për një rregull të të gjithë rreshtit të aplikuar në A2:L1000, një formulë si =$K2="Past promised date" thekson dërgesën përkatëse. Shenja e dollarit fikson kolonën e statusit, ndërsa lejon ndryshimin e numrit të rreshtit.

Kontrolloni gjithashtu për regjistrime të dyfishta para se të importoni një grup tjetër. Një ID porosie e përsëritur është normale për dërgesat e ndara; një kombinim i përsëritur transportuesi dhe numri gjurmimi kërkon hetim. Mund të jetë një dublikatë aksidentale, por mos e fshini automatikisht pa kontrolluar marrëdhënien me porosinë bazë.

Një rrjedhë ditore pune për ta mbajtur gjurmuesin të besueshëm

  1. Shtoni ose importoni dërgesa të reja. Ruajini identifikuesit si tekst dhe konfirmoni që çdo paketë ka rreshtin e vet.
  2. Filtroni sipas sinjalizimit të shqyrtimit. Filloni me përjashtimet dhe premtimet e vonuara, pastaj trajtoni hollësitë e munguara të gjurmimit dhe kontrollet e vjetruara.
  3. Verifikoni burimin e gjurmimit. Hapni faqen e transportuesit ose përdorni një shërbim me shumë transportues për të gjurmuar paketën. Krahasoni numrin e gjurmimit dhe transportuesin me fletën e kalkulimit.
  4. Përditësoni provat. Regjistroni ngjarjen më të fundit në G, zgjidhni statusin e përshtatshëm në F dhe vendosni një vulë kohore fikse kontrolli në H.
  5. Caktoni veprimin e radhës. Shtoni një kolonë për shënime veprimi nëse pronari duhet të regjistrojë një mesazh për klientin, një referencë hetimi ose një datë ndjekjeje.
  6. Pajtoni regjistrimet e mbyllura. Konfirmoni që statusi i dorëzuar zbatohet për paketën e saktë dhe jo automatikisht për çdo paketë të porosisë.

Mos vendosni =NOW() te “Last checked.” Ai ndryshon gjatë rillogaritjes dhe mund ta bëjë një regjistrim të paprekur të duket sikur është shqyrtuar së fundmi. Vula kohore duhet të përfaqësojë një kontroll real ose një përditësim të automatizuar të suksesshëm.

Mbajeni informacionin e klientit në minimumin e nevojshëm. Një gjurmues i përbashkët operacional rrallë ka nevojë për adresën e plotë të dorëzimit, numrin e telefonit dhe hollësitë e plota të porosisë në çdo rresht. Kufizoni aksesin dhe shmangni shpërndarjen e kopjeve të pakontrolluara që përmbajnë të dhëna personale.

Kur duhet të automatizoni gjurmimin e dërgesave

Automatizoni kur mbajtja e statuseve aktuale bëhet pengesa kryesore, jo thjesht kur fleta e punës bëhet e gjatë. Nuk ka një prag universal të numrit të dërgesave. Një fletë kalkulimi mund të mbetet funksionale për një listë më të madhe që ndryshon ngadalë, ndërsa një listë më e vogël me përjashtime urgjente mund të kërkojë përditësime më të shpeshta nga sa mund të kryejë në mënyrë të besueshme një person.

Problemi i vërejturHapi i ardhshëm praktikÇfarë të verifikoni
Kopjim i përsëritur nga eksportet e porosiveStandardizoni importet ose përdorni Power Query për burimet e mbështetura.Formatimin e identifikuesve, hartëzimin e kolonave dhe trajtimin e dublikatave.
Kontrolle manuale të përsëritura të transportuesitVlerësoni një lidhje të të dhënave të gjurmimit ose një rrjedhë pune të bazuar në API.Mbështetjen për transportuesit, shërbimet dhe rrugët tuaja reale të dërgesave.
Përjashtimet zbulohen shumë vonëShtoni përpunim të planifikuar ose sinjalizime të drejtuara nga ngjarjet.Përkufizimet e aktivizuesve, pronarët përgjegjës dhe trajtimin e sinjalizimeve të dështuara.
Disa persona mbishkruajnë të njëjtat regjistrimePërdorni një rrjedhë pune të përbashkët të kontrolluar ose një sistem operacional.Lejet e aksesit, historikun e ndryshimeve dhe pronësinë e regjistrimeve.
Klientët varen nga dikush që kontrollon një libër puneVlerësoni një rrjedhë pune për gjurmimin e porosive të lidhur me dyqanin.Hartëzimin e porosive, dërgesat e ndara dhe saktësinë e statusit të shfaqur për klientin.

Power Query mund të lidhet me burime të mbështetura të të dhënave, përfshirë burime uebi, por kjo nuk e bën çdo faqe publike gjurmimi një burim të besueshëm të dhënash. Autentikimi, struktura e faqes, kufizimet e aksesit dhe konfigurimi i rifreskimit mund të ndikojnë në funksionimin e lidhjes. Preferoni një ndërfaqe të dokumentuar në vend të gërmimit të një faqeje të krijuar për t’u lexuar nga njerëzit.

Për një integrim të personalizuar, 17TRACK Tracking API është një opsion për t’u vlerësuar. Kontrolloni dokumentacionin zyrtar kundrejt rrjedhës së synuar të të dhënave para zbatimit. Mos supozoni se një ofertë API-je është lidhës vendas i Excel-it ose se do të përditësojë një libër pune ekzistues pa punë shtesë integrimi.

Një arkitekturë praktike është të mblidhni përditësimet e gjurmimit në një shërbim ose depo të kontrolluar të të dhënave, t’i lidhni ato me regjistrimet e paketave dhe më pas ta ekspozoni tabelën rezultuese në Excel. Mbajini kredencialet jashtë librave të punës të shpërndarë gjerësisht. Ruani si vulën kohore të ngjarjes, ashtu edhe vulën kohore të marrjes, në mënyrë që një përditësim i vonuar të dallohet nga një ngjarje e re dërgese.

Testoni çdo rrjedhë pune të automatizuar me dorëzime të zakonshme, dërgesa të ndara, ngjarje të munguara, përjashtime dhe paketa të kthyera. Konfirmoni mënyrën si trajton riprovimet dhe përditësimet e përsëritura. Mbani të dukshëm një tregues “last successful refresh”: një panel i vjetër që duket sikur tregon dorëzime mund të jetë më çorientues se një fletë kalkulimi haptazi e paplotë.

Pyetje të shpeshta

A mund t’i përditësojë Excel automatikisht numrat e gjurmimit?

Excel mund të shfaqë të dhëna të rifreskuara të dërgesave kur ka një lidhje ose integrim të përshtatshëm. Një numër gjurmimi në një qelizë, një hiperlidhje ose një formulë TODAY() nuk merr ngjarje nga transportuesi. Ju nevojitet një burim i mbështetur dhe një proces i konfiguruar për importimin e përditësimeve të tij.

Pse Excel e ndryshoi numrin tim të gjurmimit?

Excel mund ta ketë interpretuar si numër dhe jo si tekst. Formatoni kolonën e destinacionit si Text para se të vendosni ose importoni identifikuesit. Nëse shifrat ose zerot në fillim kanë humbur tashmë, kopjojeni përsëri identifikuesin nga burimi i tij origjinal; vetëm formatimi vizual nuk mund të rindërtojë informacionin që mungon.

A duhet të përdor datën e parashikuar të dorëzimit apo datën e premtuar?

Mbajini në kolona të ndara nëse të dyja kanë rëndësi. Një parashikim i transportuesit mund të ndryshojë ndërsa dërgesa përparon, ndërsa premtimi ndaj klientit mund të vijë nga përfundimi i blerjes ose konfirmimi i shitësit. Formula e vonesës në këtë shabllon përdor datën e premtuar. Etiketoni në përputhje me rrethanat çdo formulë të bazuar në një parashikim të transportuesit.

Si ta gjurmoj një porosi me disa paketa?

Krijoni një rresht për çdo paketë dhe përsëritni ID-në e porosisë. Përditësoni secilën paketë në mënyrë të pavarur. Nëse ju nevojitet një përmbledhje në nivel porosie, shënojeni porosinë si të përfunduar vetëm pasi të gjitha paketat e nevojshme për përmbushjen e saj të kenë arritur rezultatin e përshtatshëm.

A do të thotë se një periudhë e gjatë pa skanime që paketa ka humbur?

Jo. Vetëm mungesa e përditësimeve nuk dëshmon humbjen. Verifikoni informacionin më të fundit të transportuesit, krahasoni dërgesën me pritshmëritë e dorëzimit dhe ndiqni procesin e zbatueshëm të hetimit. Një sinjalizim për të dhëna të vjetruara duhet të nxisë një kontroll dhe jo ta etiketojë automatikisht parcelën si të humbur.

Burimet