ПочетакБлогResursiPratite onlajn porudžbine i pošiljke u Excelu: predložak, formule i kada automatizovati

Pratite onlajn porudžbine i pošiljke u Excelu: predložak, formule i kada automatizovati

17TRACK

Možete pratiti onlajn porudžbine i pošiljke u programu Excel tako što ćete koristiti jedan red po paketu, doslednu listu statusa i formule koje označavaju prekoračene rokove isporuke i zastarele provere. Predložak u nastavku pruža praktičnu početnu tačku. Excel može da organizuje i odredi prioritete informacija o pošiljkama, ali same formule ne preuzimaju aktuelne događaje prevoznika; ta ažuriranja zahtevaju ručne provere ili povezani izvor podataka.

Track Online Orders and Shipments in Excel Template Formulas When

Ovaj vodič je namenjen malim timovima u e-trgovini i svima koji upravljaju većim brojem pristiglih porudžbina. On razdvaja evidenciju pošiljke od naknadnih aktivnosti, tako da vaša tabela odgovara na dva različita pitanja: gde se paket nalazi i ko treba sledeći nešto da uradi?

Izgradite alat za praćenje oko paketa, a ne samo oko porudžbina

Broj porudžbine identifikuje kupovinu. Broj za praćenje identifikuje pošiljku unutar sistema prevoznika. Ta dva broja nisu međusobno zamenljiva. Jedna porudžbina može biti poslata u nekoliko paketa, a svaki paket može imati drugačiji datum isporuke ili status.

Koristite jedan red po paketu, po potrebi ponavljajući ID porudžbine. Ako porudžbina još nije poslata, napravite privremeni red bez broja za praćenje, a zatim ga ažurirajte ili podelite kada detalji o pošiljci budu dostupni. Nemojte unositi više brojeva za praćenje u jednu ćeliju: to otežava filtriranje, proveru duplikata i ažuriranje statusa.

Kod ličnog alata za praćenje porudžbina, vlasnik jednostavno možete biti vi. Kod poslovnog alata, dodelite vlasnika koji će istraživati izuzetke, kontaktirati prevoznika ili prodavca ili komunicirati sa kupcem. Status bez odgovorne osobe lako može biti zanemaren.

Excel predložak za praćenje pošiljki koji možete kopirati i nalepiti

Kopirajte zaglavlje razdvojeno tabulatorima u nastavku i nalepite ga u ćeliju A1 praznog radnog lista. Naslovi bi trebalo da zauzmu kolone od A do L. Ovo je početni raspored, a ne datoteka za preuzimanje ili aktivna integracija za praćenje.

Order ID	Tracking number	Carrier	Ship date	Promised delivery	Status	Last carrier event	Last checked	Tracking URL	Days open	Review flag	Owner

Pre nego što nalepite podatke o porudžbinama, formatirajte kolone A i B kao Text. Brojevi za praćenje su identifikatori, a ne količine. Ako ih tretirate kao brojeve, početne nule mogu biti uklonjene ili dugi numerički nizovi izmenjeni. Naknadna promena formata neće pouzdano vratiti informacije koje su već izgubljene; po potrebi ponovo uvezite originalne identifikatore.

KolonaŠta unetiPravilo rada
A: Order IDReferenca porudžbine iz prodavnice ili interna referencaPonovite je za podeljene pošiljke.
B: Tracking numberIdentifikator dostavljen za paketZadržite ga kao tekst i sačuvajte njegove tačne znakove.
C: CarrierPrevoznik povezan sa tim brojemKoristite dosledne nazive umesto više skraćenica.
D: Ship dateDatum koji se koristi za početak računanja starosti pošiljkeDefinišite da li označava otpremu ili potvrđeno preuzimanje od strane prevoznika.
E: Promised deliveryVažeće obećanje o isporuciOstavite prazno kada obećanje ne postoji; nemojte izmišljati rok.
F: StatusStandardizovana kategorija pošiljkeIzaberite je sa kontrolisane liste.
G: Last carrier eventNajnoviji tekst događaja i vreme događajaSačuvajte detalje na osnovu kojih je određen standardizovani status.
H: Last checkedVreme kada je neko poslednji put proverio informacije o praćenjuUnesite fiksnu vremensku oznaku, a ne formulu koja se neprekidno menja.
I: Tracking URLProveren link ka stranici za praćenjeOdredište držite odvojeno od broja za praćenje.
J: Days openIzračunata starost pošiljkeKoristite kalendarske dane osim ako namerno ne napravite drugo pravilo.
K: Review flagIzračunati podsetnik za naknadnu proveruOvo je interno pravilo, a ne status prevoznika.
L: OwnerOsoba odgovorna za naknadne aktivnostiDodelite odgovornost pre nego što dođe do izuzetka.

Podesite radni list pre dodavanja novih redova

  1. Pretvorite opseg u Excel tabelu. Izaberite Insert > Table i potvrdite da opseg ima zaglavlja. Tabele olakšavaju filtriranje i mogu preneti formule izračunatih kolona u dodatne redove.
  2. Prim enite formate datuma. Formatirajte D i E kao datume. Formatirajte H tako da prikazuje datum i vreme. Proverite da li su uvezene vrednosti stvarni Excel datumi, a ne tekst koji samo izgleda kao datum.
  3. Napravite padajuću listu statusa. Koristite Data Validation sa listom kao što su Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception i Returned.
  4. Zamrznite red zaglavlja. Neka oznake kolona budu vidljive tokom pregleda dužih lista.
  5. Dodajte prag za proveru. U O1 unesite „Recheck after days“, a u P1 unesite 2. Ovo je primer internog intervala za proveru, a ne standard usluge prevoznika.

Zadržite formulaciju događaja prevoznika u koloni G čak i kada normalizujete kolonu F. Na primer, „Label created“ ne bi trebalo automatski pretvoriti u „In transit“: kreiranje nalepnice samo po sebi ne potvrđuje da je prevoznik primio paket.

Formule koje alat za praćenje čine korisnim

Formule u nastavku koriste navedeni raspored kolona, engleske nazive funkcija i zareze kao separatore. Neke regionalne postavke programa Excel umesto toga koriste tačke-zareze. Unesite ih u red 2 i popunite naniže ili dozvolite da ih Excel tabela primeni kao izračunate kolone.

Izračunavanje broja kalendarskih dana

Unesite ovo u J2:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

Ovo vraća broj kalendarskih dana od datuma slanja za otvorenu pošiljku. Završene ili vraćene pošiljke ostavlja praznim umesto da nastavi da ih uvećava bez ograničenja. Formula ne meri performanse tranzita u odnosu na obavezu prevoznika izraženu u radnim danima.

Ako su vam potrebni istorijski podaci o trajanju isporuke, dodajte zasebnu kolonu Delivered at i izračunajte razliku između tog zabeleženog datuma i datuma slanja. Nemojte koristiti današnji datum kao zamenu za stvarni datum isporuke.

Označite pošiljke koje zahtevaju proveru

Unesite ovo u K2:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Redosled ovih provera je važan. Isporučene pošiljke se prvo zatvaraju; povrati i izuzeci dobijaju posebne upite; pošiljke kojima je prošao obećani datum imaju prednost u odnosu na rutinske provere. Paket bez broja za praćenje usmerava se na proveru otpreme, a ne tretira kao uobičajeno ažuriranje praćenja.

„Past promised date“ znači da je datum u vašoj tabeli prošao. To ne dokazuje da je paket izgubljen, da pripada naknada ili da je prevoznik prekršio svoje uslove. Pre eskalacije proverite izvor obećanja i najnovije detalje o pošiljci.

Pravilo zastarele provere meri proteklo vreme od H2. Kada je P1 podešen na 2, označava zapis nakon dva dana bez zabeležene provere. Prilagodite taj interval svom toku rada. TODAY() i NOW() se ažuriraju kada Excel ponovo izračuna vrednosti; oni nisu pozadinske usluge za nadzor.

Prebrojavanje otvorenog reda za proveru

Postavite ovu zbirnu formulu izvan tabele za praćenje:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

Ovo prebrojava redove paketa koji zahtevaju pažnju, a ne jedinstvene porudžbine ili kupce. Po potrebi proširite opseg ili ga zamenite odgovarajućom struktuiranom referencom tabele. Razlika treba da bude vidljiva na svakoj kontrolnoj tabli: jedna porudžbina sa tri paketa može doprineti sa tri zapisa o pošiljkama.

Pretvaranje proverenog URL-a za praćenje u čitljiv link

U opcionoj dodatnoj koloni koristite:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

Ovo otvara adresu sačuvanu u I2. Ne preuzima događaje pošiljke niti potvrđuje da je adresa bezbedna. Koristite linkove pouzdane usluge za praćenje ili prevoznika i izbegavajte konstruisanje URL-ova specifičnih za prevoznika osim ako niste proverili njihov format.

Koristite formatiranje za podršku odlukama, a ne za ukrašavanje radnog lista

Prim enite uslovno formatiranje na oznaku za proveru ili na ceo red. Koristite izraženu boju upozorenja za izuzetke i zapise kojima je prošao obećani datum, blaže upozorenje za rutinske ponovne provere i prigušen stil za zatvorene pošiljke. Tekstualnu oznaku ostavite vidljivom kako bi radni list ostao razumljiv i bez boje.

Za pravilo koje se primenjuje na ceo red A2:L1000, formula kao što je =$K2="Past promised date" označava odgovarajuću pošiljku. Znak dolara fiksira kolonu statusa, dok omogućava promenu broja reda.

Takođe proverite duplikate zapisa pre uvoza nove serije. Ponavljanje ID-a porudžbine normalno je kod podeljenih pošiljki; kombinacija ponovljenog prevoznika i broja za praćenje zahteva proveru. Možda je reč o slučajnom duplikatu, ali nemojte ga automatski brisati bez provere odnosa sa osnovnom porudžbinom.

Dnevni tok rada za pouzdan alat za praćenje

  1. Dodajte ili uvezite nove pošiljke. Sačuvajte identifikatore kao tekst i potvrdite da svaki paket ima sopstveni red.
  2. Filtrirajte prema oznaci za proveru. Počnite sa izuzecima i prekoračenim obećanim rokovima, a zatim obradite nedostajuće podatke za praćenje i zastarele provere.
  3. Proverite izvor praćenja. Otvorite stranicu prevoznika ili koristite uslugu za više prevoznika da biste pratili paket. Uporedite broj za praćenje i prevoznika sa tabelom.
  4. Ažurirajte dokaze. Zabeležite najnoviji događaj u G, izaberite odgovarajući status u F i unesite fiksnu vremensku oznaku provere u H.
  5. Dodelite sledeću aktivnost. Dodajte kolonu za beleške o aktivnosti ako vlasnik treba da zabeleži poruku kupcu, referencu istrage ili datum naknadne provere.
  6. Uskladite zatvorene zapise. Potvrdite da se status isporuke odnosi na odgovarajući paket, a ne automatski na svaki paket u porudžbini.

Nemojte unositi =NOW() u „Last checked“. Menja se pri ponovnom izračunavanju i može učiniti da se čini da je nedirnut zapis nedavno proveren. Vremenska oznaka mora predstavljati stvarnu proveru ili uspešno automatizovano ažuriranje.

Podatke o kupcima svedite na najmanju neophodnu meru. Deljena operativna evidencija retko zahteva punu adresu isporuke, broj telefona i kompletne podatke o porudžbini u svakom redu. Ograničite pristup i izbegavajte distribuciju nekontrolisanih kopija koje sadrže lične podatke.

Kada automatizovati praćenje pošiljki

Automatizujte kada održavanje aktuelnih statusa postane usko grlo, a ne samo kada radni list postane dug. Ne postoji univerzalni prag broja pošiljki. Tabela može ostati upotrebljiva za veću listu koja se sporo menja, dok manja lista sa hitnim izuzecima može zahtevati češća ažuriranja nego što osoba može pouzdano da obavlja.

Uočeni problemPraktičan sledeći korakŠta proveriti
Ponavljano kopiranje izvoznih podataka o porudžbinamaStandardizujte uvoz ili koristite Power Query za podržane izvore.Formatiranje identifikatora, mapiranje kolona i obradu duplikata.
Ponavljane ručne provere prevoznikaProc enite vezu za podatke o praćenju ili tok rada zasnovan na API-ju.Podršku za stvarne prevoznike, usluge i rute vaših pošiljki.
Izuzeci se otkrivaju prekasnoDodajte zakazanu obradu ili upozorenja pokrenuta događajima.Definicije okidača, odgovorne vlasnike i postupanje sa neuspešnim upozorenjima.
Više ljudi prepisuje iste zapiseKoristite kontrolisani deljeni tok rada ili operativni sistem.Dozvole pristupa, istoriju izmena i vlasništvo nad zapisima.
Kupci zavise od toga da neko proverava radnu sveskuRazmotrite tok rada za praćenje porudžbina povezan sa prodavnicom.Mapiranje porudžbina, podeljene pošiljke i tačnost statusa vidljivog kupcima.

Power Query može da se poveže sa podržanim izvorima podataka, uključujući veb-izvore, ali to ne čini svaku javnu stranicu za praćenje pouzdanim izvorom podataka. Autentifikacija, struktura stranice, ograničenja pristupa i konfiguracija osvežavanja mogu uticati na to da li veza funkcioniše. Prednost dajte dokumentovanom interfejsu u odnosu na preuzimanje podataka sa stranice koja je namenjena ljudskom čitanju.

Za prilagođenu integraciju, 17TRACK Tracking API je relevantna opcija za procenu. Pre implementacije uporedite njegovu zvaničnu dokumentaciju sa planiranim tokom podataka. Nemojte pretpostaviti da je ponuda API-ja izvorni Excel konektor ili da će ažurirati postojeću radnu svesku bez dodatnog rada na integraciji.

Praktična arhitektura podrazumeva prikupljanje ažuriranja praćenja u kontrolisanoj usluzi ili skladištu podataka, njihovo mapiranje na zapise o paketima, a zatim izlaganje dobijene tabele programu Excel. Akreditive držite izvan široko deljenih radnih svezaka. Čuvajte i vremensku oznaku događaja i vremensku oznaku unosa kako biste mogli da razlikujete odloženo ažuriranje od novog događaja pošiljke.

Testirajte svaki automatizovani tok rada na uobičajenim isporukama, podeljenim pošiljkama, nedostajućim događajima, izuzecima i vraćenim paketima. Potvrdite način na koji obrađuje ponovne pokušaje i ponovljena ažuriranja. Ostavite vidljiv indikator „last successful refresh“: stara kontrolna tabla koja izgleda kao da je ažurna može biti obmanjujuća od otvoreno nepotpune tabele.

Česta pitanja

Može li Excel automatski da ažurira brojeve za praćenje?

Excel može prikazati osvežene podatke o pošiljci kada ima odgovarajuću vezu ili integraciju. Broj za praćenje u ćeliji, hiperveza ili formula TODAY() ne preuzimaju događaje prevoznika. Potreban vam je podržani izvor i konfigurisan proces za uvoz njegovih ažuriranja.

Zašto je Excel promenio moj broj za praćenje?

Excel ga je možda protumačio kao broj, a ne kao tekst. Formatirajte odredišnu kolonu kao Text pre unosa ili uvoza identifikatora. Ako su cifre ili početne nule već izgubljene, ponovo kopirajte identifikator iz originalnog izvora; samo vizuelno formatiranje ne može da obnovi nedostajuće informacije.

Da li treba da koristim procenjeni datum isporuke ili obećani datum?

Ako su oba podatka važna, čuvajte ih u odvojenim kolonama. Procena prevoznika može da se menja kako pošiljka napreduje, dok obećanje kupcu može poticati od prodavčevog procesa plaćanja ili potvrde. Formula za prekoračenje roka u ovom predlošku koristi obećani datum. Svaku formulu zasnovanu na proceni prevoznika označite u skladu s tim.

Kako da pratim porudžbinu sa više paketa?

Napravite jedan red za svaki paket i ponovite ID porudžbine. Ažurirajte svaki paket nezavisno. Ako vam je potreban pregled na nivou porudžbine, označite porudžbinu kao završenu tek kada svi paketi potrebni za njeno ispunjenje dostignu odgovarajući ishod.

Da li dug period bez skeniranja znači da je paket izgubljen?

Ne. Sam nedostatak ažuriranja ne dokazuje gubitak. Proverite najnovije informacije prevoznika, uporedite pošiljku sa očekivanjima u pogledu isporuke i pratite odgovarajući postupak istrage. Oznaka zastarelih podataka treba da pokrene proveru, a ne da automatski označi paket kao izgubljen.

Izvori