DomovBlogViriSledenje spletnim naročilom in pošiljkam v Excelu: predloga, formule in kdaj avtomatizirati

Sledenje spletnim naročilom in pošiljkam v Excelu: predloga, formule in kdaj avtomatizirati

17TRACK

Spletna naročila in pošiljke lahko spremljate v Excelu z eno vrstico za vsak paket, enotnim seznamom statusov in formulami, ki označijo zamujene dostave ter zastarele preverbe. Spodnja predloga je praktično izhodišče. Excel lahko organizira in razvršča informacije o pošiljkah, vendar same formule ne pridobivajo aktualnih dogodkov prevoznikov; za te posodobitve so potrebna ročna preverjanja ali povezan vir podatkov.

Sledenje spletnim naročilom in pošiljkam v Excelu – predloga in formule

Ta vodnik je namenjen majhnim ekipam za e-trgovino in vsem, ki upravljajo več prejetih naročil. Ločuje evidenco pošiljke od nadaljnjih opravil, tako da vaša preglednica odgovarja na dve različni vprašanji: kje je paket in kdo mora naslednji ukrepati?

Upravljalnik zasnujte okoli paketov, ne le naročil

Številka naročila identificira nakup. Številka za sledenje identificira pošiljko v sistemu prevoznika. Nista zamenljivi. Eno naročilo je lahko poslano v več paketih, vsak paket pa ima lahko drugačen datum dostave ali status.

Uporabite eno vrstico za vsak paket in po potrebi ponovite ID naročila. Če naročilo še ni bilo odposlano, ustvarite začasno vrstico brez številke za sledenje, nato pa jo posodobite ali razdelite, ko bodo podatki o pošiljki na voljo. V eno celico ne vpisujte več številk za sledenje: to oteži filtriranje, preverjanje dvojnikov in posodabljanje statusov.

Pri osebnem upravljalniku nakupov ste lahko lastnik preprosto vi. Pri poslovnem upravljalniku določite lastnika, ki bo preiskal izjeme, stopil v stik s prevoznikom ali prodajalcem oziroma komuniciral s stranko. Status brez odgovorne osebe je zlahka spregledati.

Predloga za sledenje pošiljkam v Excelu za kopiranje in lepljenje

Kopirajte spodnjo glavo, ločeno s tabulatorji, in jo prilepite v celico A1 praznega delovnega lista. Naslovi naj zasedajo stolpce od A do L. To je začetna postavitev, ne datoteka za prenos ali integracija za sledenje v živo.

ID naročila	Številka za sledenje	Prevoznik	Datum odpreme	Obljubljena dostava	Status	Zadnji dogodek prevoznika	Zadnje preverjanje	URL za sledenje	Število dni odprto	Oznaka za pregled	Lastnik

Pred lepljenjem podatkov o naročilih oblikujte stolpca A in B kot Besedilo. Številke za sledenje so identifikatorji, ne količine. Če jih obravnavate kot številke, se lahko začetne ničle odstranijo ali dolgi številčni nizi spremenijo. Naknadna sprememba oblike ne bo zanesljivo obnovila že izgubljenih podatkov; po potrebi znova uvozite izvirne identifikatorje.

StolpecKaj vnestiPravilo
A: ID naročilaReferenca naročila trgovine ali interna referencaPonovite jo pri razdeljenih pošiljkah.
B: Številka za sledenjeIdentifikator, dodeljen paketuOhranite ga kot besedilo in natančno ohranite vse znake.
C: PrevoznikPrevoznik, povezan s to številkoUporabljajte enotna imena namesto več okrajšav.
D: Datum odpremeDatum, s katerim se začne štetje starosti pošiljkeDoločite, ali pomeni odpremo ali potrjen prevzem pri prevozniku.
E: Obljubljena dostavaVeljavna zaveza glede dostavePustite prazno, če obljuba ne obstaja; roka si ne izmišljajte.
F: StatusStandardizirana kategorija pošiljkeIzberite s kontroliranega seznama.
G: Zadnji dogodek prevoznikaNajnovejše besedilo dogodka in čas dogodkaOhranite podrobnosti za standardiziranim statusom.
H: Zadnje preverjanjeKdaj je nekdo nazadnje preveril podatke o sledenjuVnesite nespremenljiv časovni žig, ne formule, ki se stalno spreminja.
I: URL za sledenjePreverjena povezava do strani za sledenjeCilj povezave hranite ločeno od številke za sledenje.
J: Število dni odprtoIzračunana starost pošiljkeUporabite koledarske dni, razen če namenoma določite drugo pravilo.
K: Oznaka za pregledIzračunan poziv za nadaljnje ukrepanjeTo je interno pravilo, ne status prevoznika.
L: LastnikOseba, odgovorna za nadaljnje ukrepanjeLastništvo določite, preden pride do izjeme.

Pred dodajanjem novih vrstic pripravite list

  1. Obseg pretvorite v Excelovo tabelo. Izberite Insert > Table in potrdite, da obseg vsebuje glave. Tabele olajšajo filtriranje in lahko formule izračunanih stolpcev prenesejo v dodatne vrstice.
  2. Uporabite oblikovanje datumov. Stolpca D in E oblikujte kot datuma. Stolpec H oblikujte z datumom in časom. Preverite, ali so uvožene vrednosti dejanski Excelovi datumi in ne besedilo, ki je le videti kot datum.
  3. Ustvarite spustni seznam statusov. Uporabite Data Validation s seznamom, kot je Not shipped, Label created, In transit, Out for delivery, Delivered, Exception in Returned.
  4. Zamrznite vrstico z glavo. Oznake stolpcev naj bodo vidne tudi pri pregledovanju daljših seznamov.
  5. Dodajte prag preverjanja. V O1 vnesite »Ponovno preveri po dnevih« in v P1 vnesite 2. To je primer internega intervala pregledovanja, ne standard storitve prevoznika.

Besedilo dogodka prevoznika ohranite v stolpcu G, tudi ko standardizirate stolpec F. Na primer, »Label created« naj se samodejno ne spremeni v »In transit«: ustvarjanje nalepke samo po sebi ne dokazuje, da je prevoznik paket prejel.

Formule, zaradi katerih je upravljalnik uporaben

Spodnje formule uporabljajo zgornjo razporeditev stolpcev, angleška imena funkcij in vejice kot ločila. Nekatere regionalne nastavitve Excela namesto tega uporabljajo podpičja. Vnesite jih v vrstico 2 in jih zapolnite navzdol ali dovolite, da jih Excelova tabela uporabi kot izračunane stolpce.

Izračun števila odprtih koledarskih dni

Vnesite v J2:

=IF(OR(D2="",F2="Delivered",F2="Returned"),"",MAX(0,TODAY()-INT(D2)))

To vrne število koledarskih dni od datuma odpreme za odprto pošiljko. Zaključene ali vrnjene pošiljke pusti prazne, namesto da bi jih staralo v nedogled. Formula ne meri uspešnosti tranzita glede na zavezo prevoznika v delovnih dneh.

Če potrebujete zgodovinsko trajanje dostave, dodajte ločen stolpec Dostavljeno ob in izračunajte razliko med tem zabeleženim datumom in datumom odpreme. Današnjega datuma ne uporabljajte kot nadomestilo za dejanski datum dostave.

Označite pošiljke, ki jih je treba pregledati

Vnesite v K2:

=IF(A2="","",IF(F2="Delivered","Closed",IF(F2="Returned","Review return",IF(F2="Exception","Review exception",IF(AND(E2<>"",TODAY()>INT(E2)),"Past promised date",IF(B2="","Check dispatch",IF(H2="","Check tracking",IF(NOW()-H2>=$P$1,"Recheck status","Monitor"))))))))

Vrstni red teh preverjanj je pomemben. Dostavljene pošiljke se najprej zaprejo; vračila in izjeme dobijo posebne pozive; pošiljke po preteku obljubljenega datuma imajo prednost pred rutinskimi preverjanji. Paket brez številke za sledenje je usmerjen v preverjanje odpreme in ne obravnavan kot običajna posodobitev sledenja.

»Past promised date« pomeni, da je datum v vaši preglednici pretekel. To ne dokazuje, da je paket izgubljen, da pripada nadomestilo ali da je prevoznik kršil svoje pogoje. Pred eskalacijo preverite vir obljube in najnovejše podatke o pošiljki.

Pravilo za zastarelo preverjanje meri pretečeni čas od H2. Če je P1 nastavljen na 2, označi zapis po dveh dneh brez zabeleženega preverjanja. Interval prilagodite svojemu načinu dela. TODAY() in NOW() se posodobita ob ponovnem izračunu Excela; nista storitvi za spremljanje v ozadju.

Preštejte odprto čakalno vrsto pregledov

To povzetno formulo postavite zunaj tabele za sledenje:

=COUNTIF(K2:K1000,"Review exception")+COUNTIF(K2:K1000,"Review return")+COUNTIF(K2:K1000,"Past promised date")+COUNTIF(K2:K1000,"Check dispatch")+COUNTIF(K2:K1000,"Check tracking")+COUNTIF(K2:K1000,"Recheck status")

To šteje vrstice paketov, ki zahtevajo pozornost, ne edinstvenih naročil ali strank. Po potrebi razširite obseg ali ga zamenjajte z ustreznim sklicem na strukturirano tabelo. Razliko jasno prikažite na kateri koli nadzorni plošči: eno naročilo s tremi paketi lahko prispeva tri zapise pošiljk.

Preverjeni URL za sledenje pretvorite v berljivo povezavo

V dodatnem neobveznem stolpcu uporabite:

=IF(I2="","",HYPERLINK(I2,"Track package"))

To odpre naslov, shranjen v I2. Ne pridobi dogodkov pošiljke in ne potrdi, da je naslov varen. Uporabljajte povezave zaupanja vredne storitve za sledenje ali prevoznika in se izogibajte ustvarjanju URL-jev, specifičnih za prevoznika, razen če ste preverili njihovo obliko.

Oblikovanje uporabljajte za podporo odločitvam, ne za okraševanje lista

Pogojno oblikovanje uporabite za oznako pregleda ali celotno vrstico. Za izjeme in zapise po preteku obljubljenega datuma uporabite izrazito opozorilno barvo, za rutinska ponovna preverjanja blažje opozorilo, za zaključene pošiljke pa umirjen slog. Besedilno oznako pustite vidno, da bo delovni list razumljiv tudi brez barv.

Pri pravilu za celotno vrstico, uporabljenem za A2:L1000, formula, kot je =$K2="Past promised date", označi ustrezno pošiljko. Znak za dolar zaklene stolpec s statusom, številki vrstice pa omogoči spreminjanje.

Pred uvozom nove serije preverite tudi podvojene zapise. Ponovljen ID naročila je pri razdeljenih pošiljkah normalen; ponovljena kombinacija prevoznika in številke za sledenje zahteva preiskavo. Morda gre za nenamerni dvojnik, vendar ga ne izbrišite samodejno, ne da bi preverili povezavo z osnovnim naročilom.

Dnevni potek dela za zanesljiv upravljalnik

  1. Dodajte ali uvozite nove pošiljke. Identifikatorje ohranite kot besedilo in preverite, ali ima vsak paket svojo vrstico.
  2. Filtrirajte po oznaki pregleda. Najprej obravnavajte izjeme in zamujene obljube, nato manjkajoče podatke o sledenju in zastarela preverjanja.
  3. Preverite vir sledenja. Odprite stran prevoznika ali uporabite storitev za več prevoznikov, da sledite paketu. Primerjajte številko za sledenje in prevoznika s preglednico.
  4. Posodobite dokaze. Najnovejši dogodek zabeležite v G, izberite ustrezen status v F in v H vnesite nespremenljiv časovni žig preverjanja.
  5. Določite naslednji ukrep. Če mora lastnik zabeležiti sporočilo stranki, sklic preiskave ali datum nadaljnjega ukrepanja, dodajte stolpec z opombo o ukrepu.
  6. Uskladite zaključene zapise. Potrdite, da se status dostavljeno nanaša na pravilen paket in ne samodejno na vsak paket v naročilu.

V polje »Last checked« ne vnesite =NOW(). Ob ponovnem izračunu se spremeni in lahko povzroči, da je videti, kot da je bil nespremenjen zapis nedavno pregledan. Časovni žig mora predstavljati dejansko preverjanje ali uspešno samodejno posodobitev.

Podatke o strankah omejite na najmanjši potrebni obseg. Skupni operativni upravljalnik običajno ne potrebuje celotnega naslova dostave, telefonske številke in vseh podrobnosti naročila v vsaki vrstici. Omejite dostop in se izogibajte razdeljevanju nenadzorovanih kopij z osebnimi podatki.

Kdaj avtomatizirati sledenje pošiljkam

Avtomatizirajte, ko postane ohranjanje aktualnih statusov ozko grlo, ne preprosto takrat, ko delovni list postane dolg. Univerzalnega praga števila pošiljk ni. Preglednica lahko ostane uporabna pri večjem, počasi spreminjajočem se seznamu, medtem ko lahko manjši seznam z nujnimi izjemami zahteva pogostejše posodobitve, kot jih lahko oseba zanesljivo izvaja.

Opažena težavaPraktični naslednji korakKaj preveriti
Ponavljajoče kopiranje iz izvozov naročilStandardizirajte uvoze ali uporabite Power Query za podprte vire.Oblikovanje identifikatorjev, preslikavo stolpcev in obravnavo dvojnikov.
Ponavljajoča ročna preverjanja prevoznikovOcenite povezavo s podatki o sledenju ali potek dela, podprt z API-jem.Podporo za dejanske prevoznike, storitve in poti pošiljk.
Izjeme so odkrite prepoznoDodajte načrtovano obdelavo ali opozorila, sprožena z dogodki.Opredelitve sprožilcev, odgovorne lastnike in obravnavo neuspelih opozoril.
Več oseb prepiše iste zapiseUporabite nadzorovan skupni potek dela ali operativni sistem.Dovoljenja za dostop, zgodovino sprememb in lastništvo zapisov.
Stranke so odvisne od tega, da nekdo preverja delovni zvezekOcenite potek sledenja naročilom, povezan s trgovino.Preslikavo naročil, razdeljene pošiljke in točnost statusa za stranke.

Power Query se lahko poveže s podprtimi viri podatkov, vključno s spletnimi viri, vendar to ne pomeni, da je vsaka javna stran za sledenje zanesljiv vir podatkov. Na delovanje povezave lahko vplivajo preverjanje pristnosti, struktura strani, omejitve dostopa in nastavitve osveževanja. Dajte prednost dokumentiranemu vmesniku pred strganjem strani, ki je bila zasnovana za branje ljudi.

Za integracijo po meri je 17TRACK Tracking API ustrezna možnost za oceno. Pred izvedbo preverite njegovo uradno dokumentacijo glede na predvideni tok podatkov. Ne predpostavljajte, da je ponudba API-ja izvorni povezovalnik za Excel ali da bo brez dodatnega integracijskega dela posodobila obstoječi delovni zvezek.

Praktična arhitektura je zbiranje posodobitev sledenja v nadzorovani storitvi ali shrambi podatkov, njihovo preslikanje v zapise paketov in nato izpostavitev nastale tabele Excelu. Poverilnic ne hranite v široko skupnih delovnih zvezkih. Shranite tako časovni žig dogodka kot časovni žig vnosa, da bo mogoče zakasnjeno posodobitev razlikovati od novega dogodka pošiljke.

Vsak avtomatiziran potek dela preizkusite na običajnih dostavah, razdeljenih pošiljkah, manjkajočih dogodkih, izjemah in vrnjenih paketih. Preverite njegovo obravnavo ponovnih poskusov in ponavljajočih se posodobitev. Ohranite vidni kazalnik »zadnje uspešno osveževanje«: stara nadzorna plošča, ki je videti kot aktualna, je lahko bolj zavajajoča kot odkrito nepopolna preglednica.

Pogosta vprašanja

Ali lahko Excel samodejno posodobi številke za sledenje?

Excel lahko prikaže osvežene podatke o pošiljkah, če ima ustrezno povezavo ali integracijo. Številka za sledenje v celici, hiperpovezava ali formula TODAY() ne pridobiva dogodkov prevoznika. Potrebujete podprt vir in konfiguriran postopek za uvoz njegovih posodobitev.

Zakaj je Excel spremenil mojo številko za sledenje?

Excel jo je morda obravnaval kot številko in ne kot besedilo. Pred vnosom ali uvozom identifikatorjev ciljni stolpec oblikujte kot Besedilo. Če so bile števke ali začetne ničle že izgubljene, identifikator znova kopirajte iz izvirnega vira; samo vizualno oblikovanje ne more obnoviti manjkajočih podatkov.

Ali naj uporabim predvideni datum dostave ali obljubljeni datum?

Če sta pomembna oba, ju hranite v ločenih stolpcih. Ocena prevoznika se lahko med potekom pošiljke spremeni, medtem ko lahko obljuba stranki izvira iz zaključka nakupa ali potrditve prodajalca. Formula za zamudo v tej predlogi uporablja obljubljeni datum. Vsako formulo, ki temelji na oceni prevoznika, ustrezno označite.

Kako sledim naročilu z več paketi?

Ustvarite eno vrstico za vsak paket in ponovite ID naročila. Vsak paket posodabljajte neodvisno. Če potrebujete povzetek na ravni naročila, označite naročilo kot zaključeno šele, ko vsi paketi, potrebni za njegovo izpolnitev, dosežejo ustrezen izid.

Ali dolgo obdobje brez skeniranj pomeni, da je paket izgubljen?

Ne. Samo manjkajoče posodobitve niso dokaz izgube. Preverite najnovejše podatke prevoznika, primerjajte pošiljko s pričakovanji glede dostave in sledite veljavnemu postopku preiskave. Oznaka zastarelih podatkov naj sproži preverjanje, ne pa samodejno označi paketa kot izgubljenega.

Viri