Kuinka valita pakettien seurantaohjelmisto verkkokauppayrityksellesi?
Valitse pakettien seurantajärjestelmä aloittamalla toimitusprosessistasi, ei ominaisuusluettelosta. Oikean järjestelmän pitäisi tunnistaa lähetykset luotettavasti käyttämiesi kuljetusliikkeiden kautta, yhdistyä kauppaasi tai operatiivisiin järjestelmiisi, tarjota asiakkaille hyödyllisiä toimituspäivityksiä ja antaa selkeä toimintatapa poikkeustilanteiden käsittelyyn. Pienelle kaupalle isännöity seurantàsivu voi riittää; kasvavalle tai kansainväliselle yritykselle kuljetusliikkeiden kattavuus, automaatio, integraatiot, tietojen laatu ja API-käyttöoikeus voivat olla tärkeämpiä kuin näkyvien ominaisuuksien määrä.
Tässä oppaassa kerrotaan, kuinka seurantatyökaluja verrataan, mitä kannattaa testata ennen ostamista ja mitkä ominaisuudet kannattaa asettaa etusijalle erilaisissa verkkokaupan toimintamalleissa.
Mitä pakettien seurantajärjestelmä tekee
Pakettien seurantajärjestelmä kerää lähetyksiä koskevia tapahtumia kuljetusliikkeiltä ja esittää ne kauppiaille, tukitiimeille ja asiakkaille. Tuotteesta riippuen se voi myös yhdistää seurantanumerot tilauksiin, lähettää toimitusilmoituksia, näyttää brändätyn seurantàsivun, tunnistaa viivästyneet lähetykset tai tarjota seurantatiedot API:n kautta.
Kaikkia näitä tuotteita ei ole suunniteltu samaan tehtävään. Kuluttajille tarkoitettu seurantàsivusto, Shopify-seurantasovellus, oston jälkeisen asiakaskokemuksen alusta ja kehittäjille suunnattu seuranta-API voivat kaikki käyttää nimitystä seurantajärjestelmä palvellessaan kuitenkin eri käyttäjiä.
- Kauppiaille suunnatut seurantatyökalut: Hyödyllisiä lähetysten tilan tarkasteluun, poikkeamien seurantaan ja asiakaspalvelutiimien auttamiseen toimituksia koskevissa kysymyksissä.
- Asiakkaille suunnatut seurantatyökalut: Suunniteltu tarjoamaan ostajille tilaus- ja lähetyspäivityksiä seurantàsivun, sähköpostin, tekstiviestin tai muun kanavan kautta.
- Oston jälkeiset alustat: Yhdistävät seurannan brändättyihin tilaussivuihin, ilmoituksiin, analytiikkaan tai muihin asiakaskokemuksen toimintoihin.
- Seuranta-API:t: Suunniteltu yrityksille, jotka tarvitsevat lähetyksiä koskevat tapahtumat verkkokauppa-alustaan, tilaustenhallintajärjestelmään, varastojärjestelmään, asiakasportaaliin tai sisäiseen sovellukseen.
Aloita todellisesta toimitusprosessistasi
Dokumentoi ennen toimittajien vertailua, kuinka tilaus etenee kassalta toimitukseen. Näin vältät maksamasta ominaisuuksista, jotka eivät ratkaise operatiivista ongelmaa.
Luettele kuljetusliikkeet ja toimitusalueet
Kirjaa kaikki yrityksesi käyttämät kuljetusliikkeet ja palvelutyypit, mukaan lukien alueelliset, postipalvelut, pikakuljetukset, rahti- ja viimeisen kilometrin toimittajat. Jos myyt kansainvälisesti, sisällytä myös kuljetusliikkeet, jotka ottavat lähetykset vastuulleen tulliselvityksen jälkeen tai luovuttavat paketit kohdemaassa.
Älä arvioi kuljetusliikkeiden kattavuutta pelkän yleisen logoluettelon perusteella. Kysy, tukeeko ohjelmisto juuri lähetyksillesi tärkeitä kuljetusliikkeiden tilejä, palveluita, seurantanumeromuotoja, tapahtumatyyppejä ja maita. Työkalu voi olla hyödyllinen yhdellä toimitusreitillä mutta sopimaton toisella.
Kartoita järjestelmät, jotka tarvitsevat seurantatietoja
Tunnista, missä lähetyksiä koskevat tiedot tällä hetkellä sijaitsevat ja minne niiden on päädyttävä. Yleisiä yhteyspisteitä ovat verkkokauppa-alustat, markkinapaikat, tilaustenhallintajärjestelmät, varastojärjestelmät, asiakaspalvelutyökalut, sähköposti- tai tekstiviestipalveluntarjoajat, analytiikka-alustat ja sisäiset sovellukset.
Pienelle kaupalle natiivisovellus voi vähentää käyttöönottoon tarvittavaa työtä. Suuremmassa toiminnassa API- tai webhook-pohjainen yhteys voi tarjota enemmän hallintaa, mutta se vaatii yleensä kehitystyötä ja jatkuvaa ylläpitoa.
Määritä asiakas- ja operatiiviset ongelmat
Seurantajärjestelmä voi ratkaista erilaisia ongelmia, kuten asiakkaiden kyselyt tilauksen sijainnista, tukihenkilöiden tarpeen etsiä tietoja useilta kuljetusliikkeiden sivustoilta, kauppiaiden huomaamatta jäävät toimituspoikkeamat tai tiimien puuttuvan yhdenmukaisen lähetysstatuksen tietosyötteen. Kirjaa ongelmat, joita haluat vähentää, sekä prosessi, jolla ne pitäisi korvata.
Ominaisuudet, jotka ansaitsevat tarkimman arvioinnin
Kuljetusliikkeiden ja maantieteellinen kattavuus
Kuljetusliikkeiden kattavuus on usein ensimmäinen arviointikriteeri, mutta sen ei pitäisi olla ainoa. Tarkista, tukeeko palveluntarjoaja nykyisiä kuljetusliikkeitäsi, suunniteltuja kasvumarkkinoita, olennaisia palvelutasoja ja käsittelemiäsi lähetystyyppejä.
Kysy, kuinka palveluntarjoaja käsittelee tilanteen, jossa kuljetusliike muuttaa tapahtumien nimikkeitä, paketti saa useita seurantanumeroita tai lähetys siirtyy kuljetusliikkeeltä toiselle. Jos toimittaja ei julkaise riittävästi tietoja, pyydä kirjallinen vahvistus tai testaa asiaankuuluvat seurantanumerot kokeilujakson aikana.
Seurantatietojen laatu ja päivityskäytännöt
Seurantatyökalu on vain niin hyödyllinen kuin sen vastaanottamat ja tulkitsemat lähetyksiä koskevat tapahtumat. Tarkista, kuinka se esittää tilat, kuten osoitetarran luotu, kuljetusliikkeen vastaanottama, kuljetuksessa, jakelussa, toimitettu, poikkeama, palautettu ja osoitteeseen liittyvä viivästys.
Etsi selkeä ero ennen lähetystä luodun tarran ja kuljetusliikkeen fyysisen skannauksen välillä. Tarkista myös, kuinka nopeasti uudet tapahtumat normaalisti näkyvät, miten päällekkäiset tapahtumat käsitellään ja säilyttääkö järjestelmä kuljetusliikkeen alkuperäisen viestin tarkastuksia tai tukityötä varten. Älä pidä reaaliaikaista seurantaa koskevaa markkinointiväittämää takuuna, ellei päivityskäytäntöä määritellä sopimuksessa tai dokumentaatiossa.
Tilausten yhdistäminen ja lähetyksen näkyvyys
Seurantanumerot on yhdistettävä oikeaan tilaukseen, asiakkaaseen ja lähetykseen. Tämä on entistä tärkeämpää, kun tilaus jaetaan useisiin paketteihin, täytetään osittain, lähetetään uudelleen tai toimitetaan useassa vaiheessa.
Testaa, voiko ohjelmisto näyttää jokaisen paketin tilan sekä koko tilauksen tilanteen. Asiakas voi pitää tilausta keskeneräisenä, vaikka yksi paketti olisi jo toimitettu.
Asiakasilmoitukset ja seurantàsivut
Asiakkaille suunnatut ominaisuudet voivat vähentää toistuvia ”Missä tilaukseni on?” -yhteydenottoja, mutta vain jos viestit ovat tarkkoja ja ajoitettu oikein. Tarkista käytettävissä olevat ilmoituskanavat, tilalaukaisimet, lokalisointivaihtoehdot, brändäyksen hallinta sekä markkinoillasi sovellettavat peruutus- ja suostumusasetukset.
Brändätty seurantàsivu voi myös tarjota asiakkaille selkeämmän kohteen kuin kuljetusliikkeen linkki. Tarkista, toimiiko se hyvin mobiililaitteilla, näyttääkö se useita lähetyksiä, selittääkö se poikkeamat ymmärrettävällä kielellä ja välttääkö se lupaamasta toimituspäivää, jota kuljetusliike ei ole vahvistanut.
Integraatiot ja käyttöönottoon tarvittava työ
Vertaa natiivi-integraatioita, tiedostopohjaisia työnkulkuja, API:ja, webhookeja ja middleware-vaihtoehtoja. Natiivi-integraatio voi olla nopeampi tavalliselle kaupalle, kun taas API voi olla sopivampi, kun seurantatiedot on yhdistettävä tilaus-, varasto- tai asiakaspalvelutietoihin.
Pyydä dokumentaatio ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tärkeitä yksityiskohtia ovat todennus, nopeusrajoitukset, tuetut tapahtumat, virheenkäsittely, uudelleenyrityskäytännöt, testiympäristöt, versiointi sekä tapa, jolla järjestelmä ilmoittaa kuljetusliikettä tai seurantanumeroa koskevista virheistä.
Poikkeamien hallinta
Toimituspoikkeamat ovat kohta, jossa seurantatiedoista tulee operatiivisesti arvokkaita. Tarkista, voiko ohjelmisto tunnistaa esimerkiksi epäonnistuneet toimitusyritykset, viivästykset, tulliongelmat, osoiteongelmat, lähettäjälle palautukset tai epätavallisen pitkät ajanjaksot ilman skannausta.
Jotkin yritykset tarvitsevat vain näkyvyyttä. Toiset tarvitsevat sääntöjä, jotka luovat tukipyyntöjä, ilmoittavat logistiikkatiimille tai käynnistävät asiakasviestin. Valitse automaatio vain, kun pystyt määrittämään vastuutiimin ja poikkeamaa seuraavan toimenpiteen.
Turvallisuus, yksityisyys ja käyttöoikeuksien hallinta
Seurantatiedot voivat sisältää tilaustunnisteita, toimitusosoitteita, asiakkaan yhteystietoja tai linkkejä asiakkaille näkyville sivuille. Tutustu palveluntarjoajan dokumentaatioon ja sopimukseen tietojen käsittelystä, käyttäjäoikeuksista, säilytyksestä, poistamisesta, todentamisesta ja häiriötilanteisiin vastaamista koskevista vastuista.
Älä oleta, että julkisella seurantàsivulla on sama tietosuojamalli kuin sisäisellä operatiivisella hallintapaneelilla. Varmista, mitkä tiedot näkyvät asiakkaille ja mitkä voidaan rajoittaa valtuutetuille käyttäjille.
Sovita ohjelmistotyyppi yrityksesi kehitysvaiheeseen
| Yrityksen tilanne | Yleensä etusijalle asetettavat asiat | Mahdollinen huolenaihe |
|---|---|---|
| Yhden kaupan yritys, jolla on pieni määrä kuljetusliikkeitä | Nopea käyttöönotto, tilausten yhdistäminen, perusseuranta asiakkaille ja selkeä tuki | Maksaminen yritystason automaatiosta, jota ei käytetä |
| Shopify- tai suoraan kuluttajille myyvä brändi | Kaupan integraatio, brändätty seuranta, ilmoitukset ja mobiilikäytettävyys | Rajallinen hallinta mukautetuissa tilaus- tai toimitusprosesseissa |
| Kansainvälinen myyjä | Kansainvälisten kuljetusliikkeiden kattavuus, luovutusten näkyvyys, lokalisoitu viestintä ja poikkeamien käsittely | Oletus, että yksi kuljetusliikeintegraatio tarjoaa yhdenmukaisen näkyvyyden kaikissa maissa |
| Markkinapaikka- tai monikanavakauppias | Tilaustason yhdistäminen, useat myyntikanavayhteydet ja keskitetyt toiminnot | Päällekkäiset tilaukset tai epäjohdonmukaiset tilakuvaukset kanavien välillä |
| Suurivolyyminen tai monimutkainen toiminta | API-käyttöoikeus, webhookit, valvonta, käyttöoikeudet, palvelutuki ja skaalautuva tietojen käsittely | Integraatioiden omistajuuden ja ylläpitotyön aliarviointi |
Kuinka arvioida 17TRACKia verkkokaupan seurantatarpeisiin
17TRACK on relevantti, kun tarvitaan monen kuljetusliikkeen lähetysseurantaa, asiakkaille suunnattua pakettien seurantaa tai ohjelmallista pääsyä seurantatietoihin. Sen virallisissa tuotemateriaaleissa käsitellään erillisiä käyttötapauksia sen sijaan, että jokaiselle yritykselle esitettäisiin samaa tuotetta.
- Monen kuljetusliikkeen seuranta: 17TRACK-seurantapalvelu on tarkoitettu pakettien seurantaan eri kuljetusliikkeiden kautta, mikä voi olla hyödyllistä kauppiaille ja asiakkaille, jotka käyttävät useita toimitusverkostoja.
- Shopify-tilausten seuranta: 17TRACK Shopify -sovellus on suorempi paikka arvioida kauppapohjaisen seurannan ja oston jälkeisiä ominaisuuksia Shopify-kauppiaille. Tutustu nykyiseen sovelluslistaukseen ja testaa kauppasi kannalta tärkeät työnkulut ennen käyttöönottoa.
- Seuranta-API:n integraatio: Yritykset, jotka tarvitsevat lähetyksiä koskevat tiedot omiin järjestelmiinsä, voivat tutustua 17TRACK Tracking API -ratkaisuun ja sen viralliseen dokumentaatioon. Vahvista käyttötapaustasi varten tuetut kuljetusliikkeet, pyyntörajoitukset, tapahtumien käsittely ja käyttöönoton vaatimukset.
- Palautusprosessit: Palautukset ovat eri operatiivinen ongelma kuin lähtevien lähetysten seuranta. Jos käänteinen logistiikka kuuluu projektiin, tutustu 17RETURNS-ratkaisuun erillisenä tuotteena sen sijaan, että olettaisit lähtevän lähetyksen seurannan hallitsevan myös palautukset.
Näitä tuotteita tulee arvioida samoilla kriteereillä kuin muitakin vaihtoehtoja: kuljetusliikkeiden sopivuus, tilausten yhdistäminen, tietojen toiminta, integraatiot, asiakaskokemus, tuki, turvallisuus ja toiminnan kokonaisvaatimus. Tuotesivuilla kuvataan suunnitellut ominaisuudet; kokeilu tai tekninen arviointi tarvitaan silti sen varmistamiseksi, että ne sopivat lähetysvalikoimaasi.
Käytännöllinen toimittajan arviointiprosessi
1. Laadi vaatimuslista
Jaa vaatimukset kolmeen ryhmään: välttämättömät, hyödylliset ja tällä hetkellä tarpeettomat. Sisällytä kuljetusliikkeet, maat, tilausalustat, ilmoituskanavat, API-vaatimukset, tietojen säilytys, käyttäjäroolit ja poikkeamaprosessit.
2. Käytä todellisia seurantanumeroita
Testaa toimitettuja, kuljetuksessa olevia, viivästyneitä, palautettuja, moniosaisia ja äskettäin luotuja lähetyksiä. Sisällytä esimerkkejä kaikilta tärkeiltä kuljetusliikkeiltä ja kaikista tärkeistä maista. Keinotekoiset esittelyt eivät välttämättä paljasta luovutuksiin, tulliin tai puuttuviin skannauksiin liittyviä ongelmia.
3. Testaa koko asiakaspolku
Tee testitilaus, käynnistä seurantaviesti, avaa seurantàsivu puhelimella ja tarkista, mitä tapahtuu tilan muuttuessa. Varmista, että tilaus-, lähetys-, kuljetusliike- ja asiakastiedot pysyvät yhdistettyinä koko prosessin ajan.
4. Testaa poikkeamaprosessi
Kysy, kuka vastaanottaa hälytyksen, mitä tietoja se sisältää, estetäänkö päällekkäiset hälytykset ja kuinka ongelma suljetaan. Ilman vastuuhenkilöä lähetetty ilmoitus voi lisätä hälyä parantamatta toimitustukea.
5. Laske kokonaiskustannukset
Vertaa muutakin kuin tilausmaksua. Ota huomioon käyttöönotto, integraatiotyö, viesti- tai käyttömaksut, lisäkäyttäjät, API:n käyttö, tuki, migraatio ja sisäinen aika, joka tarvitaan sääntöjen ja yhteyksien ylläpitoon. Jos hinnoittelu riippuu lähetysmäärästä tai ominaisuuksista, pyydä kirjallinen tarjous odotetulle toimintavolyymille.
6. Määritä onnistumisen mittarit
Hyödyllisiä mittareita voivat olla oikeaan tilaukseen yhdistettyjen lähetysten osuus, seurantàsivun käyttö, toimituksen tilaa koskevien asiakasyhteydenottojen määrä, tukihenkilöiden käyttämä aika, poikkeamiin vastaamisen aika ja käyttökelpoisia kuljetusliikkeen tapahtumia sisältävien lähetysten osuus. Luo lähtötaso ennen järjestelmien vaihtamista, jotta tulosta voidaan arvioida realistisesti.
Yleiset vältettävät virheet
- Valinta pelkän kuljetusliikkeiden määrän perusteella: Laaja kattavuusväite ei vahvista, että palvelusi, alueesi, tapahtumatyypit tai luovutukset toimivat odotetusti.
- Seurannan sekoittaminen toimitusten hallintaan: Seurantajärjestelmä raportoi tai jakaa lähetyksiä koskevia tapahtumia. Se ei välttämättä korvaa kuljetusten hankintaa, varaston toteutusta, reklamaatioiden hallintaa tai palautustoimintoja.
- Jaettujen lähetysten sivuuttaminen: Tilaustason seuranta voi johtaa harhaan, kun yksi tilaus sisältää useita paketteja, joilla on eri toimituspäivät.
- Ostaminen ennen integraation omistajuuden tarkistamista: API voi ratkaista tieto-ongelman mutta samalla luoda kehitys- ja ylläpitoprojektin.
- Kaikkien tapahtumien lähettäminen asiakkaille: Kuljetusliikkeen raakapäivitykset voivat olla hämmentäviä. Asiakasviestien tulee olla tarkkoja, ymmärrettäviä ja liittyä hyödylliseen toimenpiteeseen, jos sellainen on olemassa.
- Oletus julkisten tietojen täydellisyydestä: Jos ominaisuutta, hintaa, palvelurajaa tai kuljetusliikkeen toimintaa ei ole dokumentoitu selkeästi, pyydä toimittajaa vahvistamaan se tai tarkista asia hallitussa testissä.
Lopullinen päätöskehys
Paras pakettien seurantajärjestelmä sopii lähetysverkostoosi ja toimintamalliisi mahdollisimman vähäisellä vältettävissä olevalla monimutkaisuudella. Pienempi yritys voi perustellusti asettaa etusijalle nopean käyttöönoton ja luotettavan asiakkaille suunnatun seurantàsivun. Kansainvälinen kauppias voi tarvita paremman kuljetusliikkeiden ja luovutusten kattavuuden. Suurempi toiminta voi asettaa API:n toiminnan, valvonnan, käyttöoikeudet ja tuen visuaalisten ominaisuuksien edelle.
Valitse lyhyt lista tuotteista vasta tarkistettuasi todelliset kuljetusliikkeesi ja työnkulkusi. Käytä sen jälkeen todellisia lähetyksiä tietojen laadun, tilausten yhdistämisen, ilmoitusten, poikkeamien käsittelyn ja integraatiotyön varmistamiseen. Näin saat luotettavamman päätöksen kuin valitsemalla työkalun ominaisuuksien määrän tai yleisen kuljetusliikeluettelon perusteella.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on pakettien seurantajärjestelmällä ja tilaustenhallintajärjestelmällä?
Pakettien seurantajärjestelmä keskittyy lähetyksiä koskeviin tapahtumiin ja toimitusten näkyvyyteen. Tilaustenhallintajärjestelmä hallitsee yleensä laajempia tilausprosesseja, kuten allokointia, toimitusten toteutusta, varaston koordinointia ja kanavien hallintaa. Jotkin alustat yhdistyvät molempiin, mutta ne eivät ole automaattisesti keskenään vaihdettavissa.
Tarvitsevatko pienet verkkokauppayritykset seuranta-API:n?
Eivät välttämättä. Natiivi kauppasovellus tai isännöity seurantatyökalu voi riittää, kun työnkulku on vakiomuotoinen. API on merkityksellisempi, kun seurantatiedot on upotettava mukautettuun ohjelmistoon tai synkronoitava useiden sisäisten järjestelmien kanssa.
Kuinka montaa kuljetusliikettä seurantapalvelun pitäisi tukea?
Yhtä hyödyllistä yleispätevää lukua ei ole. Alustan tulee tukea kuljetusliikkeitä, palveluita, maita ja luovutusmalleja, joita yrityksesi todella käyttää. Myös suunniteltu laajentuminen tulee huomioida, jos alustan vaihtaminen myöhemmin olisi kallista.
Voiko seurantajärjestelmä estää toimitusviivästyksiä?
Seurantajärjestelmä ei yleensä voi hallita kuljetusliikkeen toimitussuoritusta. Se voi tehdä lähetyksen tilan ja poikkeamien tarkastelusta helpompaa, mikä voi auttaa tiimiä viestimään asiakkaiden kanssa tai reagoimaan ongelmiin nopeammin.
Mitä minun pitäisi testata seurantajärjestelmän kokeilujakson aikana?
Käytä todellisia esimerkkejä eri kuljetusliikkeiltä ja eri lähetys- ja tilavaihtoehdoista. Testaa tilausten yhdistäminen, jaetut lähetykset, seurantàsivun toiminta, ilmoitukset, viivästyneet tai palautetut paketit, mobiilikäytettävyys, viennit tai API-vastaukset sekä ratkaisemattomia seurantatapahtumia koskeva tukiprosessi.
