Logistiikan näkyvyys vs. lähetysten seuranta: mitä verkkokauppiaat todella tarvitsevat
Lähetysseuranta kertoo verkkokauppiaalle, mitä paketille on tapahtunut. Logistiikan näkyvyys yhdistää lähetyksen tapahtumat tilauksiin, varastoon, toimitusten käsittelyyn ja operatiivisiin päätöksiin. Myyjien, joiden pääongelma on toimituksia koskeviin kysymyksiin vastaaminen, kannattaa yleensä parantaa seurantaa ensin. Myyjät, jotka eivät pysty selvittämään, miksi tilaukset ovat myöhässä, mikä varasto on vaarassa tai kenen pitäisi puuttua tilanteeseen, tarvitsevat laajempaa näkyvyyttä hallitsemiinsa vaiheisiin.
Nämä eivät ole kilpailevia ominaisuuksia. Seuranta on näkyvyyden lähtötieto. Käytännön päätös koskee sitä, kuinka paljon asiayhteyttä tiimisi tarvitsee lähetyksen tapahtuman ympärille voidakseen toimia hyödyllisesti, ei sitä, kuinka monta ominaisuutta alusta kutsuu ”näkyvyydeksi”.
Mikä ero on logistiikan näkyvyydellä ja lähetysseurannalla?
Lähetysseuranta seuraa yksittäistä lähetystä raportoitujen tapahtumien, kuten kuljetusliikkeen vastaanoton, kuljetuksen, toimitusyritysten ja toimituksen, kautta. Se vastaa ensisijaisesti kysymykseen: ”Mitä tälle paketille tapahtuu?” Saatavilla olevat tiedot riippuvat kuljetusliikkeestä, palvelusta, integraatioista ja tosiasiassa tallennetuista tapahtumista.
Logistiikan näkyvyys on laajempi operatiivinen näkymä tavaroihin ja niitä liikuttaviin prosesseihin. Verkkokauppiaalle se voi sisältää toimittajan lähetyksen, saapuvan kuljetuksen, varaston vastaanoton, tilauksen allokoinnin, toimitusten käsittelyn, lähtevän toimituksen ja palautukset. Se vastaa kysymyksiin: ”Mitä tapahtuu, mihin se vaikuttaa ja mitä voimme tehdä asialle?”
Kahden tuoteryhmän välillä ei ole yleispätevää rajaa. Seurantapalvelu voi sisältää poikkeusjonoja ja toimitusanalytiikkaa, kun taas näkyvyysalusta voi keskittyä vain yhteen kuljetusosuuteen. Arvioi todellista työnkulkua, älä luokittelua.
| Päätöksen ulottuvuus | Lähetysseuranta | Laajempi logistiikan näkyvyys |
|---|---|---|
| Pääpaino | Lähetyksen eteneminen | Liike ja operatiiviset riippuvuudet yhdistettyjen vaiheiden välillä |
| Tyypilliset lähtötiedot | Seurantanumerot, kuljetusliikkeen tapahtumat ja lähetysviitteet | Lähetyksen tapahtumat sekä tilaus-, varasto-, varastokeskus- ja muut olennaiset tiedot |
| Tyypillinen käyttäjän kysymys | Onko tämä paketti liikkunut tai saapunut? | Mihin tilauksiin tämä vaikuttaa ja mikä tiimi voi ratkaista ongelman? |
| Yleinen toimenpiteen omistaja | Asiakastuki tai lähetysoperaatiot | Operatiivinen toiminta, toimitusten käsittely, varastosuunnittelu tai logistiikkatiimit |
| Päärajoitus | Pelkkä paketin tapahtuma ei välttämättä selitä liiketoimintavaikutusta tai perimmäistä syytä | Näkymä jää puutteelliseksi, jos lähdejärjestelmiä tai operatiivisia tapahtumia puuttuu |
Tämä on toiminnallinen vertailu, ei takuu mistään tietystä tuotteesta. Myyjä voi rakentaa hyödyllisen näkyvyyden pienellä määrällä yhdistettyjä järjestelmiä, kun taas suuri hallintapaneeli voi silti jättää tärkeitä aukkoja.
Valitse sen perusteella, mikä ongelma tiimisi on ratkaistava
Aloita seurannasta, kun ongelma alkaa lähetyksen jälkeen
Jos toimitusprosessisi toimii luotettavasti, mutta asiakkaiden on vaikea löytää toimituspäivityksiä, lähetysseuranta on sopiva lähtökohta. Välittömiä tarpeita ovat luotettava tilauksen ja lähetyksen yhdistäminen, ymmärrettävät tilat sekä selkeä tapa, jolla tukihenkilöstö voi tutkia poikkeuksia.
Seuranta on järkevä ensimmäinen askel myös silloin, kun työntekijät avaavat toistuvasti yksittäisten kuljetusliikkeiden verkkosivustoja, kopioivat tilapäivityksiä tukipyyntöihin tai eivät pysty erottamaan aktiivisia toimituksia huomiota vaativista lähetyksistä. Työn keskittäminen voi parantaa prosessia ilman laajempaa toimitusketjuprojektia.
Älä oleta, että tämä tarkoittaa vain asiakkaille suunnatun seurantatavan hankkimista. Myös operatiivinen näkymä on tärkeä: henkilöstön on löydettävä lähetykset, tunnistettava poikkeukset ja nähtävä taustalla oleva tapahtumahistoria.
Lisää laajempaa näkyvyyttä, kun ongelma ylittää järjestelmien rajat
Pelkkä seuranta ei riitä, kun toimitusta koskeva reklamaatio voi olla peräisin ajalta ennen luovutusta kuljetusliikkeelle. Esimerkkejä ovat tilaus, jota ei koskaan vapautettu varastolle, ennen pakkaamista luotu lähetysetiketti tai luvattu mutta saatavilla olematon varasto.
Seuranta ei riitä myöskään silloin, kun saapuvien toimitusten viivästykset vaikuttavat lähtevien toimitusten lupauksiin. On hyödyllistä tietää, että täydennyslähetys on myöhässä; sen yhdistäminen vaikutuksen alaisiin tuotteisiin, varaston saatavuuteen ja avoimiin tilauksiin tekee tiedosta toimintaan johtavaa.
Näissä tilanteissa operatiivinen vastuuhenkilö tarvitsee muutakin kuin uuden lähetyksen tilan. Puuttuva tieto on yleensä tietueiden välinen yhteys tai prosessista puuttuva virstanpylväs.
Älä laajenna kokonaisuutta ilman toimenpiteen omistajaa
Yhtä toimituspaikkaa ja suoraviivaista toimitusprosessia käyttävä myyjä ei välttämättä tarvitse laajaa näkyvyystoteutusta. Toisaalta suhteellisen pieni myyjä, jolla on monimutkaisia toimittajaluovutuksia, voi tarvita sellaisen. Operatiivinen monimutkaisuus on parempi ohjenuora kuin tilausmäärä yksin.
Ennen tietolähteen tai hallintapaneelin lisäämistä nimeä henkilö, joka käyttää sitä, sekä päätös, jota se muuttaa. Jos kukaan ei voi toimia hälytyksen perusteella, hälytysten lisääminen tuskin ratkaisee taustalla olevaa ongelmaa.
Viivästyneen tilauksen esimerkki osoittaa, miksi erolla on merkitystä
Oletetaan esimerkiksi tilanne, jossa asiakas kysyy, miksi tilaus ei ole saapunut, ja seurantatietue näyttää vain, että etiketti on luotu.
Seurantatyönkulku kertoo tuelle, ettei kuljetusliikkeen liikkeestä ole vielä raportoitu. Se on hyödyllistä, mutta ei kerro, missä paketti fyysisesti on. Vastaanottotapahtuman puuttuminen voi johtua luovutusongelmasta, ilmoittamatta jääneestä skannauksesta tai muusta aukosta. Sitä ei pidä automaattisesti pitää todisteena siitä, ettei myyjä koskaan lähettänyt pakettia.
Yhdistetty operatiivinen työnkulku voi tutkia asiaa tarkemmin:
- Tilaustietue: Hyväksyttiinkö tilaus ja vapautettiinko se toimitusten käsittelyyn?
- Varastotietue: Poimittiinko, pakattiinko ja kirjattiinko se lähetetyksi?
- Luovutuksen todisteet: Onko olemassa manifestia, noutotietuetta tai muuta siirron todistetta?
- Kuljetusliikkeen tapahtumat: Onko vastaanotosta tai myöhemmästä liikkeestä raportoitu?
- Asiakkaalle annettu lupaus: Lähestyykö tilaus ostajalle ilmoitetun toimitusajan loppua tai onko se jo ylittänyt sen?
Sopiva vastaus muuttuu vastauksen mukaan. Vapauttamaton tilaus kuuluu tilaustoiminnoille. Pakattu ja noutoa odottava paketti kuuluu varastolle tai lähetysryhmälle. Lähetys, josta on luovutustodiste mutta jonka kuljetusliikkeen tapahtumat puuttuvat, voi vaatia kuljetusliikkeen selvitystä.
Laajemman näkyvyyden arvo ei ole vain useampien tilojen näkeminen. Se on ongelman rajaamista ja osoittamista henkilölle, joka voi toimia.
Verkkokauppiaan vähimmäishyödyllinen kokoonpano
Sen sijaan, että hankkisit laajimman saatavilla olevan järjestelmän, rakenna luotettava perusta ja laajenna vain silloin, kun päätökset tarvitsevat enemmän asiayhteyttä.
1. Yhdistä tilaukset kaikkiin olennaisiin lähetyksiin
Yhdestä tilauksesta voi syntyä useita paketteja, ja paketti voi saada uuden tunnisteen toimituksen luovutuksen aikana. Työnkulkusi pitäisi säilyttää nämä suhteet silloin, kun olennaiset tunnisteet ovat saatavilla. Muuten yksi toimitettu paketti voi antaa harhaanjohtavan vaikutelman, että koko tilaus on saapunut.
Tarkista, miten järjestelmä käsittelee jaetun toimituksen, korvaavat lähetykset, peruutukset ja palautukset. Nämä ovat normaaleja operatiivisia tapauksia, eivät käyttöönoton jälkeiseen aikaan siirrettäviä poikkeustapauksia.
2. Säilytä tapahtumien merkitys ja ajoitus
Yksinkertaistettu tila on hyödyllinen asiakkaille, mutta operatiivinen henkilöstö voi tarvita alkuperäisen tapahtumakuvauksen ja aikaleiman. Tallenna tapahtuman tapahtumisajan ja järjestelmäsi vastaanottoajan ero aina, kun nämä kentät ovat saatavilla.
”Reaaliaikaista” ei pidä tulkita jatkuvaksi tiedoksi paketin sijainnista. Integraatio voi toimittaa päivityksen nopeasti julkaisemisen jälkeen, vaikka taustalla oleva fyysinen tapahtuma olisi vanha. Kysy erikseen lähdetapahtumien saatavuudesta ja integraation toimituksesta.
3. Muuta poikkeukset omistetuiksi tehtäviksi
Määrittele huomiota vaativat tilanteet, kuten toimituspoikkeama, ratkaisematon osoiteongelma tai poikkeuksellisen pitkä päivityksetön ajanjakso. Kynnysarvojen tulisi huomioida kuljetusliikkeen palvelu, reitti, toimintakalenteri ja toimituslupaus. Yksi yleinen toimettomuussääntö voi aiheuttaa tarpeettomia hälytyksiä.
Jokaisella poikkeuksella tulisi olla omistaja, seuraava vaihe ja ratkaisutietue. Asiakasviestien tulee perustua näyttöön: ”Tarkistamme lähetystä” on tarkempi kuin toimituksen lupaaminen päivälle, jota ei voida perustella.
4. Lisää ylävirran asiayhteyttä, kun se muuttaa vastausta
Jos henkilöstö tarvitsee säännöllisesti varastotietoja toimitustapausten ratkaisemiseen, yhdistä toimitusten käsittelyn virstanpylväät. Jos täydennystoimitusten viivästyminen vaikuttaa asiakaslupauksiin, yhdistä saapuvat lähetykset varastoon ja tilausallokointiin. Älä kerää kaikkia saatavilla olevia kenttiä vain siksi, että integraatio sallii sen.
GS1:n EPCIS-standardi tarjoaa viitekehyksen toimitusketjun tapahtumatietojen jakamiseen. Se on hyödyllinen viite, kun halutaan ymmärtää tapahtumien asiayhteyden ja yhdenmukaisten tunnisteiden merkitys, vaikka EPCIS:n käyttöönotto ei ole jokaiselle verkkokauppiaalle välttämätöntä.
Missä 17TRACK sopii tähän päätökseen
17TRACK liittyy lähetysseurannan tasoon. Myyjät voivat arvioida sen pakettien seurantapalvelua seurantatyönkulkuihin, 17TRACK Shopify -sovellusta Shopify-pohjaiseen oston jälkeiseen työnkulkuun tai Tracking API -rajapintaa arvioidessaan integraatiota omiin järjestelmiinsä.
Ero on edelleen tärkeä: lähetyksen tapahtumien käyttö ei itsessään yhdistä varaston saatavuutta, varaston toteutusta, toimittajien suorituskykyä ja asiakaslupauksia. Nämä yhteydet edellyttävät sopivia lähdetietueita ja integraatiosuunnittelua.
Arvioi ehdotettua kokoonpanoa todellisten kuljetusliikkeidesi, reittiesi, tilausrakenteidesi ja poikkeustapaustesi perusteella. API-pohjaisessa työssä käytä virallista dokumentaatiota toteutusvaatimusten vahvistamiseen sen sijaan, että olettaisit seurantaintegraation tarjoavan kaikki tiimisi tarvitsemat operatiiviset kentät. Vahvista suunnitelmakohtaiset ominaisuudet ja kaupalliset ehdot erikseen ennen ostamista.
