Reengineering av logistikkprosesser
Hva er reengineering av logistikkprosesser?
Reengineering av logistikkprosesser er en grunnleggende revurdering og omfattende redesign av hvordan varer, informasjon og relaterte aktiviteter beveger seg gjennom en logistikkoperasjon. Det anvender reengineering av forretningsprosesser på aktiviteter som ordreoppfyllelse, lagerhold, transport, levering og returer. I stedet for å forbedre individuelle oppgaver isolert undersøker man om den overordnede prosessen bør organiseres annerledes for å løse problemer knyttet til kostnad, hastighet, pålitelighet, service eller kontroll.
Begrepet beskriver en ledelsestilnærming, ikke et bestemt programvareprodukt eller en universelt foreskrevet implementeringsmetode. Det som kjennetegner tilnærmingen, er viljen til å stille spørsmål ved eksisterende arbeidsflyter, ansvarsområder, beslutningsregler og overleveringer. Installering av et lagersystem, bytte av transportør eller utsetting av transport kan inngå i et redesign, men ingen av disse handlingene utgjør nødvendigvis reengineering av prosesser alene.
Omfang innen logistikk og netthandel
Logistikk knytter kundekrav sammen med flytting og lagring av varer samt informasjonen som trengs for å håndtere disse aktivitetene. Council of Supply Chain Management Professionals plasserer logistikkstyring innenfor det bredere området supply chain management. Derfor kan reengineering av logistikkprosesser krysse avdelings- og organisasjonsgrenser uten nødvendigvis å redesigne hele forsyningskjeden.
I netthandel kan en relevant prosess begynne når en ordre blir kvalifisert for oppfyllelse og slutte når leveringen er bekreftet eller et avvik er løst. En returprosess kan begynne med en returforespørsel og fortsette gjennom mottak, inspeksjon, lagerhåndtering og kommunikasjonen som trengs for å beslutte en refusjon. Omfanget må være tydelig: forbedring av en lageroppgave forbedrer ikke automatisk kundens komplette ordreopplevelse.
Organisasjoner kan møte begrepet i transformasjonsplaner, driftsvurderinger, prosjekter for redesign av lager, evalueringer av utsetting eller forslag til systemimplementering. Et meningsfullt forslag bør identifisere hvilken prosess som skal endres, hvorfor den nåværende strukturen er utilstrekkelig, og hvordan den redesignede prosessen skal evalueres.
Hva skiller reengineering fra relaterte tilnærminger?
Reengineering og andre forbedringsmetoder kan overlappe. Forskjellen avhenger mer av endringens art og omfang enn av merkelappen som er knyttet til et prosjekt.
| Tilnærming | Hovedfokus | Illustrerende logistikkbruk |
|---|---|---|
| Reengineering av logistikkprosesser | Revurdering av strukturen og logikken i en ende-til-ende-prosess. | Erstatte separate køer for ordrefrigivelse med en koordinert oppfyllelsesprosess og tydelig ansvar for avvik. |
| Kontinuerlig forbedring | Gjentatte forbedringer av en eksisterende prosess. | Justere utformingen av pakkestasjoner for å redusere unødvendig bevegelse. |
| Prosessautomatisering | Bruk av teknologi til å utføre oppgaver eller beslutninger med mindre manuell involvering. | Generere fraktetiketter automatisk etter validering av forsendelsen. |
| Prosessstandardisering | Etablering av ensartede metoder, definisjoner eller kontroller. | Bruke de samme kodene for mottaksavvik på tvers av lagre. |
| Utforming av logistikknettverk | Fastsettelse av konfigurasjonen for anlegg, lagerlokasjoner og transportforbindelser. | Vurdere om ordre skal oppfylles fra ett lager eller flere regionale lokasjoner. |
Disse tilnærmingene utelukker ikke hverandre. En redesignet prosess kan kreve standardisering og automatisering, etterfulgt av kontinuerlig forbedring. Endringer i nettverket kan også kreve redesign av prosesser. Automatisering av en unødvendig godkjenning eller flytting av en ineffektiv arbeidsflyt til ny programvare bevarer imidlertid den underliggende logikken i stedet for å endre den grunnleggende. Dette skillet gjenspeiler det bredere prinsippet for reengineering av forretningsprosesser som forbindes med Michael Hammers arbeid: Teknologi bør støtte revurdert arbeid, ikke bare gjenskape eksisterende prosedyrer.
Hvordan en logistikkprosess kan redesignes
Følgende sekvens er et praktisk rammeverk, ikke en obligatorisk bransjestandard. Analysens dybde og implementeringskontrollene bør gjenspeile operasjonens kompleksitet, kontraktsforpliktelser og eksponering for forstyrrelser.
1. Definer prosessgrensen og målet
Spesifiser hendelsen som starter prosessen, resultatet som avslutter den, og partene som er involvert. For ordreoppfyllelse må ordre mottak skilles fra frigivelse til lageret, utsending av forsendelsen og levering. Dette er ulike milepæler og bør ikke behandles som om de var utskiftbare.
Sett et mål som identifiserer det operative problemet uten å anta løsningen. For eksempel er det mer nyttig å redusere unngåelige forsinkelser mellom lagerallokering og utsending av forsendelsen enn å erklære at et nytt system må installeres. Identifiser også begrensninger, inkludert sikkerhetskrav, serviceforpliktelser, tilgjengelig kapasitet og regulatoriske forpliktelser.
2. Kartlegg den nåværende flyten av varer og informasjon
Dokumenter fysiske bevegelser sammen med informasjonsflyter. Registrer hvor ordre venter, hvor data legges inn på nytt, hvem som godkjenner avvik, og hvilket system som anses som autoritativt for hver hendelse. Ta med aktiviteter som utføres av lagre, transportører, speditører og andre eksterne parter når de påvirker den valgte prosessen.
Et prosesskart bør skille aktivt arbeid fra venting. En ordre kan bruke kort tid på plukking, men likevel være blokkert mye lenger fordi lageroppføringene ikke stemmer overens eller en godkjenning mangler en tydelig eier. Hvis man bare undersøker håndteringstid, overser man dette strukturelle problemet.
3. Etabler en referanseverdi og undersøk årsakene
Bruk transaksjonsoppføringer, observasjoner og utvalgte avvik for å teste forklaringer. Tilsynelatende transportørforsinkelser kan ha oppstått før overleveringen til transportøren; tilsynelatende lagermangel kan skyldes unøyaktige lageroppføringer. Skill observert dokumentasjon fra antakelser før du bestemmer hvilke ansvarsområder eller systemer som skal endres.
Undersøk ulike ordretyper, destinasjoner, produktegenskaper og servicenivåer separat der det er relevant. Et gjennomsnitt kan skjule en arbeidsflyt som håndterer ukompliserte innenlandsordrer tilfredsstillende, men som svikter når en ordre krever ytterligere eksportinformasjon eller særskilt håndtering.
4. Utform den fremtidige prosessen
Still spørsmål ved om hver aktivitet er nødvendig, om den skjer på riktig tidspunkt, og om ansvaret ligger hos den parten som kan handle. Mulige endringer omfatter tidligere validering av nødvendig informasjon, fjerning av overflødige godkjenninger, deling av en konsistent statusoppføring eller tildeling av én eier som koordinerer en tidligere fragmentert avviksprosess.
Teknologivalg bør følge den nødvendige arbeidsflyten og utformingen av kontrollene. Den fremtidige prosessen må forklare ikke bare hvordan normale transaksjoner gjennomføres, men også hvordan mangel, avviste data, utilgjengelige tjenester, skadde varer og mislykkede leveringer håndteres.
5. Test, gå over til den nye prosessen og gjennomgå resultatene
En begrenset pilot kan teste antakelser før en bredere utrulling. Omfanget bør omfatte representative avvik, ikke bare ukompliserte ordre. Definer akseptansekriterier, opplæring av ansatte, eskaleringsruter og reserveordninger før operasjonelt volum flyttes til den nye prosessen.
Etter implementeringen bør resultatene sammenlignes med referanseverdien, og utilsiktede virkninger undersøkes. En kortere lagersyklus viser ikke samlet suksess hvis kundeleveringene blir mindre pålitelige, håndteringsfeilene øker eller arbeidet bare overføres til et annet team.
Illustrerende bruksområder
Følgende scenarier er hypotetiske eksempler på redesign av prosesser, ikke rapporterte virksomhetstilfeller eller påstander om typiske bransjeresultater.
| Prosess | Eksisterende problem | Mulig redesign | Viktig kontroll |
|---|---|---|---|
| Ordreoppfyllelse | Ordre går gjennom separate køer for lager, lagerdrift og fraktgodkjenning. | Validere ordreberedskap tidligere og etablere koordinerte frigivelsesregler med en felles avvikskø. | Bekrefte at raskere frigivelse ikke øker allokeringsfeil eller fører til at krav til utsending ikke oppfylles. |
| Forberedelse av grensekryssende forsendelser | Manglende produktinformasjon oppdages etter pakking. | Samle inn og validere nødvendig forsendelsesinformasjon før frigivelse, med tydelig ansvar for uavklarte felt. | Sikre at gjeldende krav til destinasjon og produkt fortsatt oppfylles. |
| Håndtering av leveringsavvik | Flere team undersøker den samme mislykkede leveringen uten tydelig ansvar. | Tildele en sakseier og definere utløsere for transportørundersøkelse, kundekommunikasjon og løsning. | Skille mellom forsendelseshendelser og antakelser om årsaken til feilen. |
| Returbehandling | Returnerte varer blir liggende fordi inspeksjon, disponering og refusjonsbeslutninger ikke er koblet sammen. | Koble sammen identifisering av retur, inspeksjonsresultater, regler for disponering og økonomiske varsler. | Opprettholde skillet mellom å motta en retur og å godkjenne en refusjon. |
Grensekryssende begrensninger
Grensekryssende logistikk medfører avhengigheter knyttet til tollinformasjon, produktrestriksjoner, transportordninger og parter som opererer i ulike jurisdiksjoner. Reengineering kan endre når informasjon samles inn og hvem som kontrollerer den, men fjerner ikke gjeldende juridiske forpliktelser eller gir en virksomhet kontroll over beslutninger som tas av tollmyndigheter.
En forhandler kan for eksempel flytte kontrollen av produktdata tidligere i prosessen slik at ufullstendige oppføringer identifiseres før frigivelse fra lageret. Denne endringen kan løse en intern kilde til forsinkelser. Den bør ikke beskrives som en garanti for klarering, fordi klarering også avhenger av faktorer utenfor forhandlerens redesignede arbeidsflyt.
Ansvarsområdene bør fortsatt være tydelige når arbeid overføres til en speditør, transportør eller leverandør av oppfyllelsestjenester. Det å endre hvem som utfører en aktivitet, fastslår ikke i seg selv hvem som har det relevante juridiske eller kontraktsmessige ansvaret.
Ytelsesmålinger og avveininger
Ytelsesvurderingen bør dekke hele prosessgrensen og bruke konsistente definisjoner. Referanserammeverk for forsyningskjeder, inkludert ASCMs SCOR Digital Standard, gir et grunnlag for å knytte prosesser til ytelsesmålinger. De gjør ikke alle måltall relevante for alle redesign.
- Forløpt tid: Mål tydelig definerte intervaller, for eksempel fra ordrefrigivelse til overlevering til transportør, og skill behandlingstid fra ventetid.
- Pålitelighet: Kontroller om prosessen oppfyller definerte forpliktelser, inkludert fullstendighet, nøyaktighet og avtalt tidspunkt.
- Kostnad: Ta hensyn til kostnaden for den relevante prosessen, inkludert omarbeiding, avvikshåndtering og implementering, i stedet for bare arbeidskostnadene i én avdeling.
- Lagerpåvirkning: Undersøk om raskere bevegelse skaper ytterligere lagerbehov, ubalanser eller avvik andre steder.
- Kontroll og etterlevelse: Kontroller at nødvendige kontroller, sporbarhet og underliggende oppføringer fortsatt er effektive.
- Avviksresultater: Vurder hvordan uavklarte saker identifiseres, tildeles og avsluttes, ikke bare hvor raskt rutinemessige transaksjoner beveger seg.
Målereglene er like viktige som navnene på måltallene. Endring av startpunktet for et mål på syklustid kan skape en tilsynelatende forbedring uten å endre den underliggende driften. Sammenligninger bør også ta hensyn til vesentlige forskjeller i ordresammensetning, forsendelsesegenskaper og driftsforhold.
Vanlige misforståelser og begrensninger
Reengineering er ikke synonymt med reduksjon av bemanningen. Temaet er prosessutforming. Bemanningsendringer kan forekomme, men lavere antall ansatte alene viser ikke bedre logistikkytelse.
Digitalisering innebærer ikke automatisk redesign. Å erstatte et papirskjema med et elektronisk skjema kan være nyttig, samtidig som ansvarsområder, køer og doble kontroller forblir uendret.
Det er ikke nødvendigvis ønskelig å fjerne alle overleveringer. Noen overleveringer gir spesialistkompetanse, uavhengig verifisering eller nødvendig arbeidsdeling. Det relevante spørsmålet er om hver overlevering har et berettiget formål og en fungerende kontrollmekanisme.
Et redesign garanterer ikke forbedring. Unøyaktige data, svak avvikshåndtering, utilstrekkelig opplæring, urealistiske kapasitetsforutsetninger eller dårlig koordinerte endringer hos partnere kan undergrave de ønskede resultatene. Noen problemer håndteres bedre gjennom målrettede forbedringer enn gjennom omfattende omstrukturering.
Vanlige spørsmål
Hva er hovedformålet med reengineering av logistikkprosesser?
Formålet er å løse strukturelle svakheter i hvordan logistikkarbeid organiseres, i stedet for bare å gjøre eksisterende oppgaver raskere. De ønskede resultatene bør spesifiseres og måles på tvers av den valgte prosessen.
Er reengineering av logistikkprosesser det samme som lagerautomatisering?
Nei. Lagerautomatisering gjelder teknologi som brukes til å utføre lageraktiviteter. Reengineering vurderer den bredere arbeidsflyten, inkludert beslutningsregler, ansvarsområder, informasjonsflyter og avvik. Automatisering kan støtte dette redesignet.
Når bør en virksomhet vurdere reengineering i stedet for trinnvis forbedring?
Det kan være hensiktsmessig når tilbakevendende problemer skyldes fragmenterte ansvarsområder, overflødige godkjenninger, frakoblet informasjon eller en driftsmodell som ikke lenger passer kravene. Et lokalt problem med en tydelig årsak kan kreve bare en målrettet forbedring.
Kan reengineering eliminere tollforsinkelser?
Nei. Det kan løse interne problemer som sen eller ufullstendig informasjon, men kan ikke eliminere tollkontroller eller garantere resultater for klarering.
Kilder
- Michael Hammer, Harvard Business Review: Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate — Konseptuelt grunnlag for grunnleggende redesign av prosesser og skillet fra automatisering av eksisterende arbeid.
- Council of Supply Chain Management Professionals: Supply Chain Management Definitions and Glossary — Omfanget av logistikkstyring og forholdet til supply chain management.
- Association for Supply Chain Management: SCOR Digital Standard — Referanserammeverk som knytter sammen prosesser i forsyningskjeden og ytelsesvurdering.
