Logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu
Mitä on logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu?
Logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu tarkoittaa perusteellista uudelleenarviointia ja merkittävää uudelleensuunnittelua siinä, miten tavarat, tiedot ja niihin liittyvät toiminnot liikkuvat logistiikkaoperaatiossa. Siinä sovelletaan liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelua esimerkiksi tilausten käsittelyyn, varastointiin, kuljetukseen, toimituksiin ja palautuksiin. Sen sijaan, että yksittäisiä tehtäviä parannettaisiin toisistaan erillään, tarkastellaan, pitäisikö kokonaisprosessi järjestää eri tavalla kustannuksiin, nopeuteen, luotettavuuteen, palveluun tai hallintaan liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi.
Termi kuvaa johtamisen lähestymistapaa, ei tiettyä ohjelmistotuotetta tai yleisesti määrättyä toteutustapaa. Sen tunnusomainen piirre on halukkuus kyseenalaistaa nykyiset työnkulut, vastuut, päätössäännöt ja siirtymät. Varastojärjestelmän käyttöönotto, kuljetusliikkeen vaihtaminen tai kuljetusten ulkoistaminen voi olla osa uudelleensuunnittelua, mutta mikään näistä toimista yksinään ei välttämättä tarkoita prosessin uudelleensuunnittelua.
Laajuus logistiikassa ja verkkokaupassa
Logistiikka yhdistää asiakkaiden vaatimukset tavaroiden liikkumiseen ja varastointiin sekä näiden toimintojen hallintaan tarvittaviin tietoihin. Council of Supply Chain Management Professionals sijoittaa logistiikan hallinnan toimitusketjun hallinnan laajempaan kokonaisuuteen. Näin ollen logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu voi ylittää osastojen ja organisaatioiden rajat ilman, että koko toimitusketjua tarvitsee suunnitella uudelleen.
Verkkokaupassa relevantti prosessi voi alkaa, kun tilaus tulee toimituskelpoiseksi, ja päättyä, kun toimitus vahvistetaan tai poikkeama ratkaistaan. Palautusprosessi voi alkaa palautuspyynnöstä ja jatkua vastaanoton, tarkastuksen, varastokäsittelyn ja hyvityspäätöstä varten tarvittavan viestinnän kautta. Laajuuden on oltava selkeä: varastotehtävän parantaminen ei automaattisesti paranna asiakkaan koko tilauskokemusta.
Organisaatiot voivat kohdata termin muutosohjelmissa, toiminnan arvioinneissa, varastojen uudelleensuunnitteluprojekteissa, ulkoistamisen arvioinneissa tai järjestelmien käyttöönottosuunnitelmissa. Merkityksellisessä ehdotuksessa tulisi yksilöidä, mikä prosessi muuttuu, miksi sen nykyinen rakenne on riittämätön ja miten uudelleensuunniteltua prosessia arvioidaan.
Mikä erottaa uudelleensuunnittelun siihen liittyvistä lähestymistavoista?
Uudelleensuunnittelu ja muut parannusmenetelmät voivat olla osittain päällekkäisiä. Ero riippuu enemmän muutoksen luonteesta ja laajuudesta kuin projektille annetusta nimestä.
| Lähestymistapa | Pääpaino | Esimerkki logistiikkasovelluksesta |
|---|---|---|
| Logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu | Päästä päähän ulottuvan prosessin rakenteen ja logiikan uudelleenarviointi. | Erillisten tilauksen vapautusjonojen korvaaminen koordinoidulla toimitusprosessilla ja määritellyllä poikkeamien omistajuudella. |
| Jatkuva parantaminen | Nykyisen prosessin toistuva parantaminen. | Pakkauspisteiden layoutien muuttaminen tarpeettoman liikkumisen vähentämiseksi. |
| Prosessiautomaatio | Teknologian käyttäminen tehtävien tai päätösten suorittamiseen vähäisemmällä manuaalisella puuttumisella. | Rahtikirjojen luominen automaattisesti lähetyksen validoinnin jälkeen. |
| Prosessin standardointi | Yhdenmukaisten menetelmien, määritelmien tai valvontakeinojen käyttöönotto. | Samojen vastaanoton poikkeamakoodien käyttäminen kaikissa varastoissa. |
| Logistiikkaverkoston suunnittelu | Tilojen, varastopaikkojen ja kuljetusyhteyksien kokoonpanon määrittäminen. | Arviointi siitä, toimitetaanko tilaukset yhdestä varastosta vai useista alueellisista sijainneista. |
Nämä lähestymistavat eivät sulje toisiaan pois. Uudelleensuunniteltu prosessi voi edellyttää standardointia ja automaatiota, joita seuraa jatkuva parantaminen. Verkoston muutokset voivat myös edellyttää prosessin uudelleensuunnittelua. Tarpeettoman hyväksynnän automatisointi tai tehottoman työnkulun siirtäminen uuteen ohjelmistoon säilyttää kuitenkin sen taustalla olevan logiikan sen sijaan, että sitä muutettaisiin perustavanlaatuisesti. Tämä ero heijastaa Michael Hammerin työhön liittyvää laajempaa liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelun periaatetta: teknologian tulisi tukea uudelleenarvioitua työtä eikä vain toistaa olemassa olevia menettelyjä.
Miten logistiikkaprosessi voidaan suunnitella uudelleen
Seuraava järjestys on käytännöllinen viitekehys, ei pakollinen alan standardi. Analyysin syvyyden ja käyttöönoton valvonnan tulisi vastata toiminnan monimutkaisuutta, sopimusvelvoitteita ja häiriöalttiutta.
1. Määritä prosessin rajat ja tavoite
Määritä prosessin aloittava tapahtuma, sen päättävä lopputulos ja osapuolet. Tilausten käsittelyssä on erotettava tilauksen vastaanotto, vapauttaminen varastolle, lähetyksen lähettäminen ja toimitus. Nämä ovat eri vaiheita, eikä niitä pidä käsitellä keskenään vaihdettavina.
Aseta tavoite, joka yksilöi toiminnallisen ongelman olettamatta ratkaisua etukäteen. Esimerkiksi vältettävissä olevien viivästysten vähentäminen varaston allokoinnin ja lähetyksen lähettämisen välillä on hyödyllisempää kuin ilmoitus, että uusi järjestelmä on asennettava. Tunnista myös rajoitteet, kuten turvallisuusvaatimukset, palvelusitoumukset, käytettävissä oleva kapasiteetti ja sääntelyvelvoitteet.
2. Kuvaa tavaroiden ja tietojen nykyinen kulku
Dokumentoi fyysiset liikkeet tietovirtojen rinnalla. Kirjaa, missä tilaukset odottavat, missä tiedot syötetään uudelleen, kuka hyväksyy poikkeamat ja mitä järjestelmää pidetään kunkin tapahtuman ensisijaisena tietolähteenä. Sisällytä varastojen, kuljetusliikkeiden, välittäjien ja muiden ulkoisten osapuolten suorittamat toiminnot, jos ne vaikuttavat valittuun prosessiin.
Prosessikuvauksessa aktiivinen työ on erotettava odottamisesta. Tilausta voidaan kerätä vain vähän aikaa, mutta se voi jäädä paljon pidemmäksi aikaa estyneeksi, koska varastotiedot eivät täsmää tai hyväksynnällä ei ole selkeää omistajaa. Pelkän käsittelyajan tarkastelu jättäisi tämän rakenteellisen ongelman huomaamatta.
3. Määritä lähtötaso ja selvitä syyt
Käytä tapahtumatietoja, havaintoja ja poikkeamaotoksia selitysten testaamiseen. Näennäiset kuljetusliikkeen viivästykset voivat alkaa jo ennen luovutusta kuljetusliikkeelle; näennäiset varastopuutteet voivat johtua epätarkoista varastotiedoista. Erota havaitut todisteet oletuksista ennen kuin päätät, mitä vastuita tai järjestelmiä muutetaan.
Tarkastele tarvittaessa eri tilaustyyppejä, määränpäitä, tuotteiden ominaisuuksia ja palvelutasoja erikseen. Keskiarvo voi peittää alleen työnkulun, joka palvelee mutkattomia kotimaan tilauksia riittävästi mutta epäonnistuu, kun tilaus edellyttää lisätietoja vientiä varten tai erityiskäsittelyä.
4. Suunnittele tuleva prosessi
Kyseenalaista, onko jokainen toiminto tarpeellinen, tapahtuuko se oikeassa kohdassa ja kuuluuko vastuu osapuolelle, jolla on mahdollisuus toimia. Mahdollisia muutoksia ovat vaadittujen tietojen validointi aiemmin, päällekkäisten hyväksyntöjen poistaminen, yhdenmukaisen tilatiedon jakaminen tai yhden omistajan nimeäminen aiemmin pirstoutuneen poikkeamaprosessin koordinointiin.
Teknologian valinnan tulisi seurata vaadittua työnkulkua ja valvonnan suunnittelua. Tulevan prosessin on selitettävä paitsi normaalien tapahtumien eteneminen myös se, miten puutteet, hylätyt tiedot, palvelujen saatavuusongelmat, vahingoittuneet tavarat ja epäonnistuneet toimitukset käsitellään.
5. Testaa, siirry uuteen prosessiin ja arvioi
Rajattu pilotti voi testata oletuksia ennen laajempaa käyttöönottoa. Sen laajuuden tulisi sisältää edustavia poikkeamia eikä vain mutkattomia tilauksia. Määritä hyväksymiskriteerit, henkilöstön koulutus, eskalointireitit ja varajärjestelyt ennen toimintavolyymin siirtämistä uuteen prosessiin.
Käyttöönoton jälkeen vertaa tuloksia lähtötasoon ja selvitä tahattomat vaikutukset. Lyhyempi varastokierto ei osoita kokonaisonnistumista, jos asiakastoimituksista tulee epäluotettavampia, käsittelyvirheet lisääntyvät tai työ vain siirtyy toiselle tiimille.
Esimerkkisovellukset
Seuraavat tilanteet ovat hypoteettisia esimerkkejä prosessin uudelleensuunnittelusta eivätkä raportoituja yritystapauksia tai väitteitä tyypillisistä alan tuloksista.
| Prosessi | Nykyinen vaikeus | Mahdollinen uudelleensuunnittelu | Tärkeä tarkistus |
|---|---|---|---|
| Tilausten käsittely | Tilaukset kulkevat erillisten varasto-, varastotoiminto- ja lähetyshyväksyntäjonojen kautta. | Vahvistetaan tilauksen valmius aiemmin ja määritetään koordinoidut vapautussäännöt yhteisellä poikkeamajonolla. | Varmistetaan, ettei nopeampi vapautus lisää allokointivirheitä tai aiheuta lähetysvaatimusten laiminlyöntejä. |
| Rajanylittävän lähetyksen valmistelu | Puuttuvat tuotetiedot havaitaan vasta pakkaamisen jälkeen. | Kerätään ja validoidaan vaaditut lähetystiedot ennen vapautusta ja määritetään omistajuus ratkaisemattomille kentille. | Varmistetaan, että sovellettavat määränpää- ja tuotevaatimukset täyttyvät edelleen. |
| Toimituspoikkeamien käsittely | Useat tiimit tutkivat samaa epäonnistunutta toimitusta ilman selkeää vastuunkantoa. | Nimetään tapauksen omistaja ja määritetään käynnistimet kuljetusliikkeen tutkimukselle, asiakasviestinnälle ja ratkaisulle. | Erottetaan lähetystapahtumat epäonnistumisen syytä koskevista oletuksista. |
| Palautusten käsittely | Palautetut tavarat odottavat, koska tarkastus, käsittelypäätös ja hyvityspäätökset eivät ole yhteydessä toisiinsa. | Yhdistetään palautuksen tunnistaminen, tarkastustulokset, käsittelysäännöt ja taloudelliset ilmoitukset. | Säilytetään ero palautuksen vastaanottamisen ja hyvityksen hyväksymisen välillä. |
Rajanylittävän toiminnan rajoitteet
Rajanylittävä logistiikka lisää riippuvuuksia, jotka liittyvät tullitietoihin, tuoterajoituksiin, kuljetusjärjestelyihin ja eri lainkäyttöalueilla toimiviin osapuoliin. Uudelleensuunnittelu voi muuttaa sitä, milloin tietoja kerätään ja kuka ne tarkistaa, mutta se ei poista sovellettavia lakisääteisiä velvoitteita eikä anna yritykselle määräysvaltaa tulliviranomaisten päätöksiin.
Esimerkiksi myyjä voi siirtää tuotetietojen tarkistukset aikaisemmaksi, jotta puutteelliset tiedot havaitaan ennen varastolle vapauttamista. Tämä muutos voi ratkaista sisäisen viivästyksen lähteen. Sitä ei kuitenkaan pidä kuvata tullauksen takaamisena, koska tullaukseen vaikuttavat myös tekijät, jotka eivät kuulu myyjän uudelleensuunniteltuun työnkulkuun.
Vastuiden tulee säilyä selkeinä, kun työ siirretään välittäjälle, kuljetusliikkeelle tai toimituspalveluntarjoajalle. Toiminnon suorittajan vaihtaminen ei itsessään määritä sitä, kenellä on siihen liittyvä lakisääteinen tai sopimuksellinen vastuu.
Suorituskyvyn mittarit ja kompromissit
Suorituskyvyn arvioinnin tulisi kattaa koko prosessin rajaus ja käyttää yhdenmukaisia määritelmiä. Toimitusketjun viitekehykset, kuten ASCM:n SCOR Digital Standard, tarjoavat perustan prosessien yhdistämiselle suorituskykymittareihin. Ne eivät tee jokaisesta mittarista sopivaa jokaiseen uudelleensuunnitteluun.
- Kulunut aika: Mittaa selkeästi määriteltyjä aikavälejä, kuten tilauksen vapautuksesta kuljetusliikkeelle luovutukseen, ja erottele käsittelyaika odotusajasta.
- Luotettavuus: Tarkista, täyttääkö prosessi määritellyt sitoumukset, mukaan lukien täydellisyys, tarkkuus ja sovittu ajoitus.
- Kustannukset: Huomioi asiaankuuluvan prosessin kustannukset, mukaan lukien uudelleentyö, poikkeamien käsittely ja käyttöönotto, eikä vain yhden osaston työvoimakustannuksia.
- Vaikutukset varastoon: Tarkastele, aiheuttaako nopeampi liikkuminen lisävarastotarpeita, epätasapainoa tai poikkeamia muualla.
- Valvonta ja vaatimustenmukaisuus: Varmista, että vaaditut tarkistukset, jäljitettävyys ja tukevat asiakirjat säilyvät tehokkaina.
- Poikkeamien lopputulokset: Arvioi, miten ratkaisemattomat tapaukset tunnistetaan, osoitetaan vastuuhenkilöille ja suljetaan, eikä vain sitä, kuinka nopeasti rutiinitapahtumat etenevät.
Mittausäännöt ovat yhtä tärkeitä kuin mittareiden nimet. Syklin kestoa mittaavan ajanjakson aloituskohdan muuttaminen voi luoda näennäisen parannuksen muuttamatta taustalla olevaa toimintaa. Vertailuissa tulee huomioida myös tilausten koostumuksen, lähetysten ominaisuuksien ja toimintaolosuhteiden olennaiset erot.
Yleiset väärinkäsitykset ja rajoitukset
Uudelleensuunnittelu ei ole sama asia kuin henkilöstön vähentäminen. Sen kohteena on prosessin suunnittelu. Henkilöstömuutoksia voi tapahtua, mutta pienempi henkilöstömäärä ei yksin osoita logistiikan suorituskyvyn parantuneen.
Digitalisointi ei automaattisesti tarkoita uudelleensuunnittelua. Paperilomakkeen korvaaminen sähköisellä lomakkeella voi olla hyödyllistä, vaikka vastuut, jonot ja päällekkäiset tarkistukset pysyisivät ennallaan.
Jokaisen siirtymän poistaminen ei ole välttämättä toivottavaa. Jotkin siirtymät tarjoavat erikoisosaamista, riippumatonta varmistusta tai vaaditun tehtävien eriyttämisen. Olennaista on, onko jokaisella siirtymällä perusteltu tarkoitus ja toimiva valvontamekanismi.
Uudelleensuunnittelu ei takaa parannusta. Epätarkat tiedot, heikko poikkeamien käsittely, riittämätön koulutus, epärealistiset kapasiteettioletukset tai kumppanien huonosti koordinoidut muutokset voivat heikentää tavoiteltuja tuloksia. Jotkin ongelmat ratkaistaan paremmin kohdennetuilla parannuksilla kuin laajalla rakenneuudistuksella.
UKK
Mikä on logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelun päätarkoitus?
Tarkoituksena on puuttua logistiikkatyön järjestämisen rakenteellisiin heikkouksiin eikä vain nopeuttaa nykyisiä tehtäviä. Tavoitellut tulokset tulee määritellä ja mitata valitun prosessin laajuudelta.
Onko logistiikkaprosessin uudelleensuunnittelu sama asia kuin varastoautomaatio?
Ei. Varastoautomaatio koskee teknologiaa, jota käytetään varastotoimintojen suorittamiseen. Uudelleensuunnittelu tarkastelee laajempaa työnkulkua, mukaan lukien päätössäännöt, vastuut, tietovirrat ja poikkeamat. Automaatio voi tukea tätä uudelleensuunnittelua.
Milloin yrityksen tulisi harkita uudelleensuunnittelua asteittaisen parantamisen sijaan?
Se voi olla tarkoituksenmukaista, kun toistuvat ongelmat johtuvat pirstoutuneista vastuista, päällekkäisistä hyväksynnöistä, irrallisista tiedoista tai toimintamallista, joka ei enää vastaa vaatimuksia. Paikallinen ongelma, jolla on selkeä syy, voi edellyttää vain kohdennettua parannusta.
Voiko uudelleensuunnittelu poistaa tulliviivästykset?
Ei. Se voi ratkaista sisäisiä ongelmia, kuten myöhästyneitä tai puutteellisia tietoja, mutta se ei voi poistaa tullivalvontaa tai taata tullauksen lopputulosta.
Lähteet
- Michael Hammer, Harvard Business Review: Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate — Käsitteellinen perusta prosessien perusteelliselle uudelleensuunnittelulle ja sen erolle olemassa olevan työn automatisointiin.
- Council of Supply Chain Management Professionals: Supply Chain Management Definitions and Glossary — Logistiikan hallinnan laajuus ja sen suhde toimitusketjun hallintaan.
- Association for Supply Chain Management: SCOR Digital Standard — Viitekehys toimitusketjun prosessien ja suorituskyvyn arvioinnin yhdistämiseen.
