Yhteisesti hallinnoitu varasto (Jmi)
Mikä on yhteisesti hallinnoitu varasto (JMI)?
Yhteisesti hallinnoitu varasto (JMI) on yhteistyöhön perustuva varastonhallintajärjestely, jossa toimittaja ja asiakas, kuten vähittäismyyjä tai jakelija, jakavat tietoja ja koordinoivat varastotasoihin ja täydennyksiin liittyviä päätöksiä. Sen sijaan, että osapuolet hallinnoisivat varastoa täysin itsenäisesti, ne työskentelevät yhdessä määrittääkseen, mitä varastoa tarvitaan, missä sitä tulisi säilyttää ja milloin sitä tulisi täydentää. JMI:tä käytetään toimitusketjun hallinnassa yhdistämään asiakaskysyntä toimitussuunnitteluun.
Keskeinen ominaisuus on yhteinen osallistuminen varastopäätöksiin. Tähän voi kuulua kysyntäennusteista sopiminen, varastotilanteiden tarkastelu, täydennysparametrien määrittäminen ja toimituspoikkeamien ratkaiseminen. Toimivallan tarkka jako riippuu sopimuksesta: yhteinen hallinta ei välttämättä tarkoita, että molemmat osapuolet hyväksyvät jokaisen ostotilauksen tai lähetyksen.
JMI on hallintamalli eikä yksi standardoitu toimintamenettely. Termiä käyttävien organisaatioiden tulisi määritellä päätösoikeutensa, tietovaatimuksensa ja kaupalliset vastuunsa. Erityisesti sana yhteinen viittaa yhteistyöhön varaston hallinnassa, ei automaattisesti tavaroiden yhteisomistukseen.
Asema toimitusketjussa
JMI yhdistää toimitusketjun kysyntäpuolen toimintoihin, jotka toimittavat ja täydentävät varastoa. Vähittäismyyjä voi toimittaa myyntitietoja, varaston saatavuustietoja, kampanjasuunnitelmia ja asiakaskysyntää koskevia signaaleja. Toimittaja voi toimittaa tietoja tuotannon saatavuudesta, täydennyksen läpimenoajoista, lähetysrajoituksista ja mahdollisista puutteista. Yhdessä nämä tiedot voivat tukea sovittua varastosuunnitelmaa.
Järjestely koskee varastoliikkeitä koskevien päätösten taustaa. Varastointi, tilausten käsittely, kuljetus ja vastaanotto ovat edelleen erillisiä operatiivisia toimintoja, vaikka niiden rajoitteet vaikuttavat suunnitelmaan. Yhdessä sovittu täydennysmäärä on silti tilattava tai muuten hyväksyttävä, valmisteltava, lähetettävä, vastaanotettava ja kirjattava sovellettavien toimintajärjestelyjen mukaisesti.
Verkkokaupassa JMI voi tukea verkko-ostoksiin tarkoitettujen tuotteiden saatavuutta. Esimerkiksi kauppias ja toimittaja voivat koordinoida täydennyksiä valituille tuotteille, joita säilytetään tilausten käsittelyyn tarkoitetussa varastossa. Yhteistyö ei itsessään määritä, miten kauppias jakaa varastoa myyntikanavien välillä, lupaa toimituspäiviä tai käsittelee asiakaspalautuksia; nämä vastuut on määriteltävä erikseen.
Miten yhteisesti hallinnoitu varasto toimii
JMI-järjestely voidaan ymmärtää toistuvana suunnittelu- ja tarkastusprosessina. Seuraavat vaiheet kuvaavat käytännöllistä toteutuskehystä eivätkä pakollista alan standardia.
- Määrittele laajuus. Osapuolet määrittelevät järjestelyyn kuuluvat tuotteet, varastopaikat, myyntikanavat ja liiketoimintatoiminnot. Ne määrittävät myös, mikä organisaatio vastaa kustakin päätöksestä.
- Muodosta yhteinen varastonäkymä. Asiaankuuluviin tietoihin voivat kuulua fyysinen varasto, saatavilla oleva varasto, asiakassitoumukset, avoimet täydennystilaukset, kuljetuksessa olevat tavarat sekä vaurioitunut tai muuten myyntiin kelpaamaton varasto.
- Tarkastele kysyntä- ja tarjontaoletuksia. Osapuolet vertaavat myyntiodotuksia toimitusten saatavuuteen. Kampanjat, kausittainen kysyntä, uusien tuotteiden lanseeraukset, tuotantorajoitteet ja tiedossa olevat häiriöt voivat edellyttää erityistä keskustelua.
- Sovi täydennysparametreista. Näihin voivat kuulua tavoitevarastotasot, varmuusvarastoa koskevat oletukset, tarkastelutiheys, täydennyksen läpimenoajat, tilausmäärät ja lähetyksen vähimmäisrajoitteet.
- Hyväksy ja toteuta täydennys. Yksi osapuoli voi laatia täydennysehdotuksia, kun taas toinen hyväksyy poikkeukset. Vaihtoehtoisesti täydennys voi edetä yhdessä sovituissa rajoissa ilman jokaisen tapahtuman erillistä hyväksyntää.
- Seuraa poikkeuksia ja päivitä suunnitelmaa. Varastoerot, viivästyneet vastaanotot, odottamaton myynti tai toimituspuutteet voivat käynnistää yhteisen tarkastelun. Muutokset tulisi kirjata suunnitelman toteuttamiseen käytettäviin järjestelmiin.
Pelkkä tietojen jakaminen ei riitä JMI:n perustamiseen. Tietojen on ohjattava koordinoitua päätöksentekoprosessia. Jos toimittaja vastaanottaa vähittäismyyjän myyntiraportit, mutta molemmat osapuolet jatkavat toisistaan riippumattomien varastopäätösten tekemistä, järjestely tarkoittaa tietojen jakamista eikä välttämättä yhteisesti hallinnoitua varastoa.
Tieto- ja päätösvastuut
Yhteisen varastosuunnitelman arvo riippuu osittain siitä, tulkitsevatko osallistujat sen tiedot yhdenmukaisesti. Esimerkiksi fyysinen varastolaskenta ei välttämättä vastaa uusille asiakastilauksille saatavilla olevaa määrää. Varatut yksiköt, laatupidätykset ja käsittelemättömät palautukset voivat aiheuttaa merkittäviä eroja.
| Suunnittelualue | Selvitettävät tiedot | Sopimista edellyttävä päätös |
|---|---|---|
| Varastotilanne | Varastossa oleva määrä, kohdistetut yksiköt, saatavilla olematon varasto ja saapuva toimitus | Mitkä määrät lasketaan mukaan täydennystarpeisiin |
| Kysynnän suunnittelu | Myyntihistoria, ennusteet, kampanjat ja poikkeuksellinen kysyntä | Mitkä kysyntäoletukset ohjaavat varastosuunnitelmaa |
| Toimitusten saatavuus | Tuotantokapasiteetti, toimittajan varasto, lähetysaikataulut ja rajoitteet | Miten puutteet tai rajallinen tarjonta jaetaan |
| Täydennys | Läpimenoajat, tilauskerrannaiset, varastotavoitteet ja lähetysrajat | Kuka voi vapauttaa tilauksia ja milloin hyväksyntä vaaditaan |
| Poikkeukset | Myöhästyneet vastaanotot, varastoerot, ylivarasto ja kysynnän muutokset | Kuka tutkii, hyväksyy muutokset ja päivittää tiedot |
Tietoja voidaan vaihtaa liiketoimintajärjestelmien, jäsenneltyjen tiedostojen tai muiden sovittujen menetelmien avulla. Mikään tietty ohjelmistotuote tai tekninen standardi ei määrittele JMI:tä. Kun tapahtumatason näkyvyydestä on hyötyä, GS1 EPCIS:n kaltaiset standardit voivat tukea tuoteliikkeitä ja tilaa koskevien tietojen vaihtoa. Tällaiset standardit tukevat näkyvyyttä; ne eivät määrittele varastojärjestelyn kaupallisia tai päätöksentekoon liittyviä sääntöjä.
JMI ja siihen liittyvät varastomallit
JMI:llä on yhtymäkohtia muihin toimitusketjuyhteistyön muotoihin. Rajat riippuvat todellisesta sopimuksesta, joten nimitykset eivät saa korvata sen tarkastelua, kuka tekee päätökset ja kuka kantaa taloudellisen vastuun.
| Malli | Pääpaino | Suhde JMI:hin |
|---|---|---|
| Yhteisesti hallinnoitu varasto | Toimittaja ja asiakas koordinoivat varaston suunnittelua ja täydennyspäätöksiä. | Yhteinen päätöksenteko on keskeinen ominaisuus. |
| Toimittajan hallinnoima varasto (VMI) | Toimittaja ottaa vastuun määritellyn asiakasvaraston tai täydennyksen hallinnasta sovittujen sääntöjen puitteissa. | JMI korostaa yhteistä osallistumista, kun taas VMI korostaa toimittajan hallinnointiroolia. Yksittäiset järjestelyt voivat olla päällekkäisiä. |
| Yhteistyöhön perustuva suunnittelu, ennustaminen ja täydennys (CPFR) | Kauppakumppanit koordinoivat suunnittelua, ennusteita ja täydennystoimia. | JMI voi olla päällekkäinen tämän laajemman yhteistyökehyksen kanssa, mutta termejä ei voi automaattisesti pitää toistensa synonyymeina. |
| Konsignaatiovarasto | Toimittaja säilyttää omistusoikeuden sopimuksessa määriteltyyn tapahtumaan asti. | Konsignaatio koskee omistusta ja kaupallisia ehtoja; JMI koskee varaston hallintatapaa. |
| Varaston näkyvyys | Osallistujat voivat käyttää tietoja varaston määristä, sijainneista tai tilasta. | Näkyvyys voi tukea JMI:tä, mutta se ei itsessään muodosta yhteistä päätösvaltaa. |
Nämä erot ovat erityisen tärkeitä arvioitaessa ehdotettua toimintamallia. Järjestelyn kutsuminen JMI:ksi ei määritä, ostetaanko varasto vastaanotettaessa, maksetaanko siitä kulutuksen jälkeen tai säilytetäänkö sitä muun kaupallisen rakenteen mukaisesti. Nämä ehdot on kirjattava sopimukseen.
Esimerkki verkkokaupasta ja rajat ylittävästä toiminnasta
Verkkokauppias voi esimerkiksi tehdä yhteistyötä ulkomaisen toimittajan kanssa hallinnoidakseen valikoitua tuotevalikoimaa, jota säilytetään kohdemaassa sijaitsevassa tilausten käsittelyyn tarkoitetussa varastossa. Vähittäismyyjä jakaa myyntitiedot, saatavilla olevan varaston ja suunnitellun kampanjan. Toimittaja jakaa tuotannon saatavuuden ja ehdotetut lähetyspäivät.
Osapuolet voivat sopia täydennystarpeiden säännöllisestä tarkastelusta ja edellyttää yhteistä hyväksyntää, kun ehdotus ylittää sovitut varastorajat. Jos myynti kasvaa odottamatta, ne voivat arvioida, kasvatetaanko seuraavaa täydennysmäärää, muutetaanko sen ajoitusta vai hyväksytäänkö tilapäinen saatavuusrajoite. Tämä on havainnollistava järjestely, ei raportti tietystä yrityksestä tai koko alan käytännöstä.
Rajat ylittävissä täydennyksissä suunnitelmassa tulisi erottaa tuotantoaika, vientivalmistelut, kansainvälinen kuljetus, tullikäsittely ja vastaanotto kohdemaassa. Lähetetyiksi kirjattujen tavaroiden saatavuus asiakastilausten täyttämiseen ei ole automaattisesti varmaa. Osapuolten on siksi sovittava saapuvan varaston määritelmästä ja menetelmästä, jolla odotettua saatavuutta päivitetään olosuhteiden muuttuessa.
JMI ei korvaa tullivelvoitteita eikä määritä tullin ilmoittajaa. Se ei myöskään itsessään jaa vastuuta tulleista, veroista, kuljetuskustannuksista tai vahinkoriskistä. Näihin asioihin sovelletaan edelleen asiaankuuluvia sopimuksia ja lakisääteisiä vaatimuksia.
Mahdolliset hyödyt ja käytännön rajoitteet
JMI:n tavoitteena on parantaa kysynnän, varaston ja täydennyksen yhteensovittamista. Yhteinen suunnittelu voi auttaa osallistujia tunnistamaan ristiriitaisia oletuksia, kuten tilanteen, jossa vähittäismyyjä odottaa nopeaa täydennystä mutta toimittaja suunnittelee pidempien tuotantosyklien perusteella. Se voi myös tarjota prosessin ylivaraston tai puutteiden käsittelyyn ennen kuin kumpikin osapuoli reagoi itsenäisesti.
Nämä ovat mahdollisia hyötyjä eivätkä taattuja tuloksia. Tulokset riippuvat tietojen laadusta, päätöksenteon nopeudesta, operatiivisesta kapasiteetista ja osapuolten halukkuudesta toimia yhteisen suunnitelman mukaisesti. Yhteistyö ei voi poistaa tuotantorajoitteita, kuljetushäiriöitä tai epävarmaa kysyntää.
Kaupallisilla kannustimilla on myös merkitystä. Toimittaja voi suosia suurempia tuotantoeriä, kun taas vähittäismyyjä voi suosia pienempiä ja useammin toimitettavia eriä. Ellei sopimuksessa käsitellä tästä aiheutuvia kustannuksia ja vastuita, yhteinen ennuste ei välttämättä johda molemmille sopivaan täydennyspäätökseen.
Hyödyllisiä toteutuksen tarkistuksia ovat:
- Päätösvalta: Määrittele, kuka asettaa varastotavoitteet, muuttaa ennusteita, vapauttaa täydennykset ja hyväksyy poikkeukset.
- Tietomääritelmät: Sopikaa tuotetunnisteista, mittayksiköistä, varaston tilasta, raportointiajoista ja korjausmenettelyistä.
- Taloudellinen vastuu: Määrittele omistus, maksuehdot sekä vastuu ylimääräisestä, vaurioituneesta tai vanhentuneesta varastosta.
- Palvelutavoitteet: Määrittele, miten saatavuutta, puutteita ja toimitusten suorituskykyä mitataan olettamatta, että yksi mittari kattaa kaikki tavoitteet.
- Poikkeamien käsittely: Laadi eskalointiyhteyshenkilöt ja menettelyt puutteita, viivästyksiä, eroja ja odottamatonta kysyntää varten.
- Tarkastelu- ja lopetusjärjestelyt: Määrittele, miten suunnitteluparametreja voidaan muuttaa ja miten jäljellä oleva varasto ja avoimet tilaukset käsitellään yhteistyön päättyessä.
UKK
Mikä ero on JMI:n ja VMI:n välillä?
JMI korostaa yhteistä osallistumista varastopäätöksiin. VMI antaa toimittajalle hallinnointiroolin määritellyn varaston tai täydennystoimien osalta. Järjestelyt voivat olla päällekkäisiä, joten päätösvallan jakaminen on tärkeämpää kuin pelkkä nimitys.
Tarkoittaako yhteisesti hallinnoitu varasto yhteisesti omistettua varastoa?
Ei. JMI kuvaa hallintajärjestelyä. Varaston omistus, maksuvelvoitteet ja vastuu tappioista määräytyvät erillisten kaupallisten ehtojen perusteella.
Edellyttääkö JMI yhteistä ohjelmistoalustaa?
Mikään tietty alusta ei määrittele JMI:tä. Osapuolet tarvitsevat riittävän luotettavan tiedonvaihdon ja sovitun päätöksentekoprosessin, joita voidaan tukea eri järjestelmillä tai tiedonvaihtomenetelmillä.
Voidaanko JMI:tä käyttää rajat ylittävässä verkkokaupassa?
Kyllä. Kauppias ja toimittaja voivat koordinoida varastoa kansainvälisten täydennysvirtojen yli. Suunnitelmassa on huomioitava asiaankuuluvat läpimenoajat ja varaston tila, kun taas tulliin liittyvät ja muut kaupalliset vastuut määritellään erikseen.
Lähteet
- Holweg, M., Disney, S., Holmström, J. ja Småros, J. — Supply Chain Collaboration: Making Sense of the Strategy Jungle. Akateeminen tausta yhteistyöhön perustuvalle varastonhallinnalle, tietojen jakamiselle ja toimitusketjun kumppaneiden väliselle koordinoinnille.
- Association for Supply Chain Management — ASCM Supply Chain Dictionary. Viiteterminologiaa liittyville varastonhallinnan ja toimitusketjun käsitteille.
- GS1 — EPCIS. Tukee standardoitua näkyvyystapahtumia koskevaa tietojenvaihtoa käsittelevää keskustelua eikä JMI:n määritelmää tai kaupallista rakennetta.
