Varastonhallinta

Mitä varastonhallinta on?

Varastonhallinta on niiden toimintojen suunnittelua, koordinointia ja valvontaa, joita käytetään tavaroiden vastaanottamiseen, varastointiin, käsittelyyn ja lähettämiseen varastossa. Logistiikassa ja verkkokaupassa se yhdistää tavaroiden fyysisen liikkumisen varastotietueisiin, asiakastilauksiin ja lähtevään kuljetukseen. Sen tarkoituksena on pitää tavarat tunnistettavina, asianmukaisesti varastoituina ja valtuutettuihin siirtoihin saatavilla sekä hallita tilaa, työvoimaa, laitteita, turvallisuutta ja käyttökustannuksia.

Termiä käytetään yleisesti vaihdellen termin varastonhallinta kanssa. Se kuvaa toiminnallista toimintakokonaisuutta eikä tiettyä ohjelmistotuotetta. Varastonhallintajärjestelmä eli WMS voi tukea tätä toimintaa, mutta menettelyt, koulutettu henkilöstö, fyysinen infrastruktuuri ja luotettavat tietueet ovat edelleen tarpeen riippumatta siitä, ovatko toiminnot manuaalisia vai automatisoituja.

Rooli logistiikassa ja verkkokaupassa

Varasto tarjoaa valvotun sijainnin toimitusketjun vaiheiden välillä. Tavaroita voi saapua valmistajilta, toimittajilta, satamista tai muista varastoista, ja niitä voi lähteä myymälöihin, tuotantolaitoksiin, yritysasiakkaille tai yksittäisille kuluttajille. Varastonhallinta ohjaa saapumisen ja lähtemisen välisiä tapahtumia, mukaan lukien tiedot, joita tarvitaan tavaroiden sijainnin ja käyttökelpoisuuden selvittämiseen.

Verkkokaupassa tämä työ yhdistää myyntiin saatavilla olevan varaston tilausten toimitukseen. Verkkokaupassa saatavilla olevaksi ilmoitetun tuotteen on vastattava varastoa, joka voidaan todella paikantaa, kerätä ja lähettää. Tarkastusta odottavat tavarat, vahingoittuneet yksiköt ja toiselle tilaukselle jo varattu varasto voivat olla fyysisesti olemassa ilman, että ne ovat saatavilla uutta myyntiä varten.

Yritykset kohtaavat termin varaston toimintamenettelyissä, toimituspalvelusopimuksissa, varastoraporteissa, ohjelmistodokumentaatiossa ja logistiikan työpaikkailmoituksissa. Se koskee sekä yrityksen suoraan ylläpitämiä varastoja että kolmannen osapuolen logistiikkapalveluntarjoajan hallinnoimia tiloja. Ulkoistaminen muuttaa sitä, kuka toiminnot suorittaa, mutta ei poista niiden hallinnan tarvetta.

Varaston keskeiset prosessit

Seuraavat toiminnot kuvaavat yleistä toimintavirtaa eivätkä pakollista järjestystä jokaiselle tilalle. Ristiintelakointi, massavarastointi, tuotannon tukeminen ja verkkokaupan tilausten toimitus voivat edellyttää erilaisia järjestelyjä.

Vastaanotto ja hyllytys

Vastaanotto muodostaa varaston alkuperäisen tietueen toimituksesta. Tärkeisiin tarkistuksiin voivat kuulua tuotetunnisteet, määrät, pakkauksen kunto ja vaaditut mukana toimitettavat asiakirjat. Tarvittaessa työntekijät kirjaavat myös eränumerot, sarjanumerot, viimeiset käyttöpäivät tai lämpötilaan liittyvät tiedot. Toimituspoikkeaman on oltava erotettavissa normaalisti vastaanotetusta varastosta, jotta puutteet tai vahingot eivät peity myöhempien tapahtumien alle.

Hyllytyspäätöksissä huomioidaan muutakin kuin vapaa tila. Tärkeitä tekijöitä ovat kantavuus, mitat, pääsyvaatimukset, tuotteiden yhteensopivuus, ympäristöolosuhteet ja odotettu keräilytoiminta. Yhdelle tuotteelle sopiva sijainti voi olla toiselle sopimaton painon, saastumisriskin, turvallisuustarpeiden tai käsittelyrajoitusten vuoksi.

Varastointi, täydennys ja keräily

Varastoinnin aikana esihenkilöt hallitsevat sekä sijaintia että kuntoa. Varaston kierto voi noudattaa FIFO-periaatetta eli first-in, first-out -periaatetta, jossa aiemmin vastaanotetut tuotteet luovutetaan ensin. Vanheneville tuotteille FEFO-periaate eli first-expired, first-out priorisoi lähimmän viimeisen käyttöpäivän. Sopiva sääntö riippuu tavaroista ja sovellettavista vaatimuksista; FIFO ja FEFO eivät ole keskenään vaihdettavissa.

Keräilyjärjestelyt riippuvat tilausten ominaisuuksista ja varaston suunnittelusta. Työntekijä voi kerätä yhden tilauksen kerrallaan, kerätä tuotteita useille tilauksille samanaikaisesti tai työskennellä määritetyllä vyöhykkeellä. Nämä ovat toimintatapoja eivätkä yleispäteviä kehittyneisyyden mittareita. Niiden soveltuvuus riippuu esimerkiksi tilauksen koosta, tuotevalikoimasta, kuljetusta matkasta ja tarpeesta erottaa samankaltaiset tuotteet tarkasti.

Lähetykset ja palautukset

Lähetys edellyttää vahvistusta siitä, että oikeat tavarat lähtevät oikeiden ohjeiden mukaisesti. Varastokäsittelyn valmistuminen ja toimituksen valmistuminen ovat eri tapahtumia: tilauksen pakkaaminen tai sijoittaminen lähetysalueelle ei osoita, että kuljetusliike on noutanut sen tai että vastaanottaja on vastaanottanut sen. Luovutuksen kirjaaminen auttaa erottamaan varaston toiminnan myöhemmistä kuljetustapahtumista.

Palautetut tavarat edellyttävät erillistä arviointia. Tuote voi soveltua jälleenmyyntiin, vaatia uudelleenpakkaamista tai korjausta, edellyttää palauttamista toimittajalle tai hävittämistä sovellettavien sääntöjen mukaisesti. Asiakkaan hyvitys on taloudellinen toimenpide, eikä se yksinään määritä palautetun tuotteen fyysistä kuntoa tai varastotilaa.

Tiedot, järjestelmät ja jäljitettävyys

Varastonhallinta perustuu tuotteiden, varastopaikkojen ja varastoliikkeiden yhdenmukaisiin tunnisteisiin. Hyödylliset tietueet yhdistävät tuotteen ja määrän sen sijaintiin, kuntoon tai tilaan sekä tapahtumahistoriaan. Jos jäljitettävyysvaatimuksia sovelletaan, tietueiden on ehkä säilytettävä myös erä-, tuotantoerä- tai sarjanumeroyhteydet vastaanotosta sisäisiin siirtoihin, keräilyyn ja lähetykseen asti.

WMS voi ohjata tehtäviä, ylläpitää sijaintitason tietueita ja tallentaa vahvistuksia skannauksen tai muiden käyttöliittymien avulla. Se voi vaihtaa tietoja tilaustenhallinta-, toiminnanohjaus- ja kuljetusjärjestelmien kanssa. Vastuiden tarkka jako vaihtelee toteutuksen mukaan; mikään yksittäinen ohjelmistoarkkitehtuuri ei määritä varastonhallintaa.

Ohjelmistotietueet eivät todista, että fyysinen toiminta on oikein. Kirjaamatta jäänyt siirto, virheellinen mittayksikkö, päällekkäinen tunniste tai ennenaikainen lähetyksen vahvistus voi aiheuttaa ristiriidan järjestelmän ja varaston välille. Valvonnan on siksi katettava sekä tietojen syöttäminen että todellinen käsittely.

Liittyvät termit ja rajaukset

Nämä rajat ovat toiminnallisia eivätkä ehdottomia. Yksi työntekijä, palveluntarjoaja tai ohjelmistoalusta voi kattaa useita toimintoja. Erottelu auttaa tunnistamaan, mikä prosessi on vastuussa esimerkiksi varastopuutteen, keräilyvirheen tai kuljetusviiveen sattuessa.

Kansainvälisen verkkokaupan näkökohdat

Kansainvälisessä verkkokaupassa varastotoimintojen on oltava linjassa kansainvälisen kuljetuksen ja tullitietojen kanssa. Tuotteen identiteetin, määrien, pakkaussisällön ja lähetysviitteiden on pysyttävä yhdenmukaisina fyysisen käsittelyn ja asiaankuuluvien asiakirjojen välillä. Tavaroista ja määrämaasta riippuen ilmoituksia tai viranomaistarkastuksia varten voidaan tarvita lisätietoja.

Tavalliseen varastoon varastointi ei sellaisenaan osoita, että tuontitavarat on tulliselvitetty tai että sovellettavat tullit on maksettu. Jos tavaroita säilytetään tullivalvonnan alaisessa järjestelyssä, luovutuksessa ja siirrossa on noudatettava kyseisen lainkäyttöalueen sääntöjä. Tulliasemaa ja fyysistä varastosaatavuutta ei siksi pidä käsitellä vastaavina asioina.

Esimerkiksi jälleenmyyjä voi vastaanottaa sekalaisen vaatelähetyksen, varastoida sen tuotteen ja koon mukaan ja myöhemmin toimittaa yksittäisiä ulkomaisia tilauksia. Varaston on säilytettävä tuotetason tarkkuus, kun massavastaanotot muunnetaan erillisiksi paketeiksi. Jos yksi palautettu vaate saapuu vaurioituneessa pakkauksessa, sen palautuksen vastaanottaminen ei saa automaattisesti tehdä sitä saatavilla olevaksi toiseen asiakastilaukseen.

Operatiivinen valvonta ja suorituskykymittarit

Varaston suorituskykyyn liittyy palvelun, tarkkuuden, kapasiteetin, turvallisuuden ja kustannusten välisiä kompromisseja. Suuri varastointitiheys voi heikentää saavutettavuutta, kun taas keräilynopeuden lisääminen ilman riittävää tarkistusta voi aiheuttaa virheitä. Hyödyllisessä arvioinnissa huomioidaan toimintaolosuhteet sen sijaan, että yhtä mittaria pidettäisiin laadun täydellisenä mittana.

• Varaston tarkkuus: Vertaa fyysisiä laskentoja kirjattuun varastoon määritellyn perusteen, kuten yksiköiden tai tuote-sijaintitietueiden, avulla.
• Keräilyn tarkkuus: Tarkista, vastaavatko valitut tuotteet ja määrät tilausta, ja määrittele selkeästi, mikä lasketaan virheeksi.
• Vastaanotosta saatavuuteen kuluva aika: Mittaa nimenomaisesti määritellyn vastaanottotapahtuman ja tuotteen käyttötarkoituksen mukaisen saataville tulon välinen aika.
• Lähetysten suorituskyky: Vertaa todellisia luovutuksia sovittuihin lähetyksen määräaikoihin ja erota varaston luovutus kuljetusliikkeen noudosta.
• Kapasiteetin ja resurssien käyttö: Arvioi käytettävissä olevat varastopaikat, työvoimatarpeet, laitteiden saatavuus ja ruuhkautuminen pelkän lattiapinta-alan sijaan.

Mittarivertailut edellyttävät yhdenmukaisia määritelmiä, ajanjaksoja ja toiminnan laajuutta. Kahta eri tuotteita tai tilausprofiileja käsittelevää toimipaikkaa ei voida mielekkäästi verrata selittämättömän tarkkuusprosentin tai tuottavuusluvun perusteella. Kaikille varastoille ei ole yhtä sopivaa suorituskykyrajaa.

Käytännön valvontatarkistukset

• Varmista, että varastopaikoilla ja varastotiloilla on yksiselitteiset tunnisteet.
• Selvitä laskentapoikkeamat sen sijaan, että saldoja korjataan toistuvasti ilman syiden tunnistamista.
• Erota vaurioituneet, karanteenissa olevat, palautetut ja muutoin saatavilla olemattomat tavarat normaalista keräilyvarastosta fyysisesti tai tehokkaiden valvottujen järjestelyjen avulla.
• Tarkista, kirjataanko sisäiset siirrot ja lähetykset toimintamenettelyn edellyttämässä vaiheessa.
• Arvioi laitteiden käyttö, jalankulkureitit, varastoinnin vakaus, manuaalinen käsittely ja hätäkäyntien saavutettavuus operatiivisen turvallisuuden näkökulmasta.

Turvallisuus on osa varastonhallintaa, ei erillinen seikka, jonka voisi korvata tuottavuustavoitteilla. Merkittäviä vaaroja ovat moottoroidut teollisuusajoneuvot, epävakaat kuormat, nostotyöt, liukastumiset ja kaatumiset sekä ihmisten ja laitteiden väliset vuorovaikutustilanteet. Valvonnan on vastattava tilaa ja sovellettavia työpaikkavaatimuksia.

UKK

Ovatko varastonhallinta ja warehouse management eri asioita?

Niitä käytetään yleisesti kuvaamaan samaa operatiivista toimintakokonaisuutta. Warehouse management -termiä käytetään myös varastonhallintaohjelmiston nimessä, mutta hallintatoiminto on ohjelmistoa laajempi.

Miten varastonhallinta eroaa varastonhallinnasta?

Varastonhallinta keskittyy varastossa tapahtuviin toimintoihin ja valvontaan. Varastonhallinta keskittyy varastomääriin, saatavuuteen ja täydennykseen koko yrityksessä. Ne ovat osittain päällekkäisiä varastotietueiden ja fyysisen varaston valvonnan osalta.

Edellyttääkö varastonhallinta WMS-järjestelmää?

Ei. Toiminnoissa voidaan käyttää manuaalisia tietueita ja menettelyjä, vaikka WMS voi tukea tehtävien koordinointia ja jäljitettävyyttä. Olennaista on tavaroiden, sijaintien, tilojen ja liikkeiden luotettava hallinta.

Tarkoittaako lähetetty tilaus, että asiakas on vastaanottanut sen?

Ei. Lähetys kirjaa lähtevän varastotapahtuman. Kuljetusliikkeen nouto, kuljetus ja lopullinen toimitus ovat erillisiä tapahtumia, jotka edellyttävät omaa vahvistustaan.

Lähteet

• Bartholdi ja Hackman, Warehouse & Distribution Science — Akateeminen lähde, joka tukee varastoprosessien, layoutin, varastoinnin, keräilyn ja operatiivisten kompromissien käsittelyä.
• Logistics Cluster, Logistics Operational Guide: Warehousing and Physical Stock Management — Operatiivinen ohjeistus, joka tukee vastaanottoa, varastointia, varastotietueita, varaston kiertoa ja lähetysvalvontaa.
• Occupational Safety and Health Administration: Warehousing — Virallinen ohjeistus, joka tukee varastovaarojen ja työpaikan turvallisuusvalvonnan käsittelyä.