Επεξήγηση αποστολών από πολλαπλές προελεύσεις: Αποθήκες, εκτιμήσεις παράδοσης και παρακολούθηση

Η αποστολή από πολλαπλές προελεύσεις σημαίνει την εκτέλεση παραγγελιών από περισσότερες από μία τοποθεσίες αποστολής, όπως αποθήκες, καταστήματα ή εγκαταστάσεις προμηθευτών. Για τους λιανοπωλητές, δημιουργεί αποφάσεις σχετικά με το από πού πρέπει να αποσταλεί κάθε προϊόν, ποια εκτίμηση παράδοσης πρέπει να εμφανίζεται και πώς θα παρακολουθούνται τα πακέτα που προκύπτουν. Για τους πελάτες, η κύρια συνέπεια είναι ότι μία παραγγελία μπορεί να φτάσει σε ξεχωριστές παραδόσεις, καθεμία με τον δικό της αριθμό παρακολούθησης και την εκτιμώμενη ημερομηνία άφιξης.

Ο πρακτικός κανόνας είναι απλός: διαχειριστείτε την παραγγελία ως αγορά, αλλά διαχειριστείτε τις υποσχέσεις παράδοσης και την παρακολούθηση σε επίπεδο αποστολής. Μία ενιαία κατάσταση παραγγελίας δεν μπορεί να εξηγήσει αξιόπιστα πολλά πακέτα που κινούνται μέσω διαφορετικών τοποθεσιών εκτέλεσης και δικτύων μεταφορέων.

Τι θεωρείται προέλευση αποστολής;

Η προέλευση αποστολής είναι η τοποθεσία από την οποία μια αποστολή εισέρχεται στη διαδικασία παράδοσης. Μπορεί να είναι το κέντρο διανομής ενός λιανοπωλητή, μια αποθήκη εκτέλεσης τρίτου μέρους, ένα κατάστημα λιανικής που εκτελεί διαδικτυακές αγορές ή ένας προμηθευτής που αποστέλλει απευθείας στον αγοραστή.

Η αποστολή από πολλαπλές προελεύσεις περιγράφει τη ρύθμιση εκτέλεσης και όχι απαραίτητα ό,τι συμβαίνει με κάθε παραγγελία. Ένας λιανοπωλητής μπορεί να λειτουργεί αρκετές αποθήκες, αλλά να εκτελεί μια συγκεκριμένη παραγγελία εξ ολοκλήρου από μία τοποθεσία. Μια άλλη παραγγελία μπορεί να χρειάζεται προϊόντα από δύο τοποθεσίες και να μετατρέπεται σε δύο ξεχωριστές αποστολές.

• Εκτέλεση από πολλαπλές προελεύσεις: Οι παραγγελίες μπορούν να ανατίθενται σε διαφορετικές τοποθεσίες αποστολής.
• Διαχωρισμένη αποστολή: Μία παραγγελία χωρίζεται σε πολλαπλές αποστολές. Αυτό μπορεί να συμβεί ακόμη και όταν όλα τα προϊόντα φεύγουν από την ίδια αποθήκη.
• Αποστολή με πολλαπλούς μεταφορείς: Χρησιμοποιούνται περισσότεροι από ένας μεταφορείς στις αποστολές. Αυτές οι αποστολές δεν χρειάζεται να ξεκινούν από διαφορετικές αποθήκες.

Αυτές οι διακρίσεις έχουν σημασία κατά τη διάγνωση ενός προβλήματος. Ένας διαχωρισμός που προκλήθηκε από μη διαθέσιμο απόθεμα απαιτεί διαφορετική επιχειρησιακή αντιμετώπιση από μια καθυστέρηση παρακολούθησης αφού ένας μεταφορέας έχει παραλάβει ένα πακέτο.

Πώς επιλέγονται οι αποθήκες για μια παραγγελία

Η επιλογή προέλευσης ξεκινά με την καταλληλότητα του αποθέματος. Μια αποθήκη πρέπει να διαθέτει απόθεμα που μπορεί πράγματι να κατανεμηθεί και όχι απλώς μονάδες καταγεγραμμένες κάπου στην επιχείρηση. Το δεσμευμένο απόθεμα, τα κατεστραμμένα προϊόντα και τα είδη που αναμένουν ελέγχους παραλαβής ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμα για την εκτέλεση μιας νέας παραγγελίας.

Αφού εντοπίσει τις κατάλληλες τοποθεσίες, ο λιανοπωλητής εφαρμόζει τους κανόνες δρομολόγησής του. Αυτοί μπορεί να λαμβάνουν υπόψη τον προορισμό, τον φόρτο εργασίας της αποθήκης, τη διαθεσιμότητα υπηρεσίας αποστολής, τις απαιτήσεις χειρισμού και το αν η παραγγελία μπορεί να παραμείνει ενιαία.

Η πλησιέστερη αποθήκη δεν είναι πάντα η σωστή προέλευση

Η γεωγραφική απόσταση είναι μόνο μία παράμετρος. Μια κοντινή εγκατάσταση μπορεί να έχει χάσει την παραλαβή από τον μεταφορέα, να μην διαθέτει κάποιο προϊόν ή να μην μπορεί να χειριστεί ένα συγκεκριμένο προϊόν. Μια πιο απομακρυσμένη εγκατάσταση μπορεί να είναι σε θέση να αποστείλει ολόκληρη την παραγγελία νωρίτερα.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι ένας πελάτης παραγγέλνει ένα μπουφάν και ένα ζευγάρι παπούτσια. Η αποθήκη A είναι πιο κοντά, αλλά διαθέτει μόνο το μπουφάν. Η αποθήκη B διαθέτει και τα δύο προϊόντα. Η αποστολή όλων από την B μπορεί να αποφύγει ένα δεύτερο δέμα, ενώ ο διαχωρισμός μεταξύ A και B μπορεί να επιτρέψει στο μπουφάν να φτάσει νωρίτερα. Καμία επιλογή δεν είναι καθολικά καλύτερη: η απόφαση πρέπει να αντικατοπτρίζει την υπόσχεση παράδοσης, τις πραγματικές επιλογές αποστολής και το συνολικό κόστος εκτέλεσης.

Πότε έχει νόημα ο διαχωρισμός μιας παραγγελίας

Ο διαχωρισμός μπορεί να δικαιολογείται όταν καμία μεμονωμένη τοποθεσία δεν διαθέτει όλα τα προϊόντα, όταν τα προϊόντα απαιτούν διαφορετικό χειρισμό ή όταν η αναμονή για ενοποίηση θα οδηγούσε σε μη τήρηση μιας σημαντικής δέσμευσης παράδοσης. Είναι λιγότερο ελκυστικός όταν ένα δεύτερο πακέτο αυξάνει το κόστος χωρίς να βελτιώνει ουσιαστικά το αποτέλεσμα για τον πελάτη.

Οι λιανοπωλητές πρέπει να συγκρίνουν ολόκληρη τη διαδρομή εκτέλεσης και όχι μόνο τις χρεώσεις μεταφοράς. Η πρόσθετη συσκευασία, ο χειρισμός στην αποθήκη, οι ειδοποιήσεις πελατών και οι πιθανές επιστροφές επηρεάζουν όλα την απόφαση. Η αποστολή από πολλαπλές προελεύσεις δημιουργεί επιλογές· δεν κάνει αυτόματα κάθε παραγγελία φθηνότερη ή ταχύτερη.

Πώς να δημιουργείτε ρεαλιστικές εκτιμήσεις παράδοσης

Μια εκτίμηση παράδοσης πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον χρόνο που απαιτείται για την προετοιμασία της αποστολής, καθώς και τον αναμενόμενο χρόνο μεταφοράς από τον μεταφορέα. Για μια παραγγελία από πολλαπλές προελεύσεις, αυτά τα δεδομένα μπορεί να διαφέρουν ανά πακέτο.

Ένα χρήσιμο μοντέλο προγραμματισμού είναι: εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης = αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης στον μεταφορέα + αναμενόμενος χρόνος μεταφοράς, προσαρμοσμένο στα ισχύοντα ημερολόγια λειτουργίας. Αυτό είναι ένα πλαίσιο προγραμματισμού και όχι εγγύηση ή υποκατάστατο των όρων υπηρεσίας του επιλεγμένου μεταφορέα.

• Χρόνος προετοιμασίας: Κατανομή, συλλογή, συσκευασία και κάθε ειδικός χειρισμός προϊόντος.
• Πρόγραμμα προέλευσης: Εργάσιμες ημέρες της αποθήκης, τοπικές ώρες λήξης και ρυθμίσεις παραλαβής από τον μεταφορέα.
• Υπηρεσία αποστολής: Η διαθέσιμη υπηρεσία για τη συγκεκριμένη διαδρομή προέλευσης–προορισμού.
• Συνθήκες προορισμού: Περιορισμοί διεύθυνσης, χειρισμός απομακρυσμένων περιοχών και άλλοι περιορισμοί που αφορούν τη συγκεκριμένη διαδρομή, όπου ισχύουν.
• Διασυνοριακή επεξεργασία: Τελωνειακή εκκαθάριση και παραδόσεις μεταξύ φορέων που μπορεί να εισάγουν αβεβαιότητα στις διεθνείς αποστολές.

Μια εκτίμηση που βασίζεται σε λάθος προέλευση μπορεί να είναι παραπλανητική, ακόμη και αν ο υπολογισμός του χρόνου μεταφοράς από τον μεταφορέα είναι κατά τα άλλα σωστός. Επομένως, η ανάθεση μιας παραγγελίας σε άλλη αποθήκη πρέπει να ενεργοποιεί επανεξέταση της υπόσχεσης παράδοσης.

Εμφανίζετε ξεχωριστές ημερομηνίες όταν η παραγγελία θα φτάσει ξεχωριστά

Αν δύο πακέτα έχουν διαφορετικά αναμενόμενα χρονικά παράθυρα άφιξης, εμφανίστε και τα δύο και προσδιορίστε τα προϊόντα που περιέχει το καθένα. Αν το ηλεκτρονικό κατάστημα μπορεί να εμφανίσει μόνο μία ημερομηνία σε επίπεδο παραγγελίας, εξηγήστε αν αντιπροσωπεύει την πρώτη αναμενόμενη παράδοση ή την ολοκλήρωση ολόκληρης της παραγγελίας. Μην χρησιμοποιείτε σιωπηρά την ημερομηνία του νωρίτερου πακέτου ως υπόσχεση για τα πάντα.

Παρακολούθηση παραγγελίας που αποστέλλεται από πολλές τοποθεσίες

Η πιο χρήσιμη δομή παρακολούθησης συνδέει τρία επίπεδα: την παραγγελία, τις αποστολές και τα προϊόντα που έχουν αντιστοιχιστεί σε κάθε αποστολή. Ο πελάτης πρέπει να μπορεί να βλέπει τι έχει φτάσει, τι βρίσκεται ακόμη σε μεταφορά και τι δεν έχει παραδοθεί ακόμη σε μεταφορέα.

Για κάθε αποστολή, διατηρήστε τα συνδεδεμένα προϊόντα και τις ποσότητές τους, την προέλευση αποστολής, τον μεταφορέα, τον αριθμό παρακολούθησης, τις πληροφορίες αποστολής και την κατάσταση παράδοσης. Διατηρήστε αυτή τη σχέση αν μια παραγγελία διαχωριστεί ξανά ή σταλεί αντικατάσταση.

Μην συγχέετε τη δημιουργία ετικέτας με την κατοχή από τον μεταφορέα

Ένας αριθμός παρακολούθησης μπορεί να υπάρχει πριν ο μεταφορέας παραλάβει το πακέτο. Για παράδειγμα, η UPS διακρίνει την κατάσταση “Label Created” από την μεταγενέστερη κίνηση της αποστολής στις οδηγίες της για τις καταστάσεις παρακολούθησης. Η αντιμετώπιση της δημιουργίας ετικέτας ως απόδειξης φυσικής αποστολής μπορεί να οδηγήσει σε πρόωρες ειδοποιήσεις αποστολής και περιττά αιτήματα υποστήριξης.

Αν η παρακολούθηση εμφανίζει μόνο ηλεκτρονικές πληροφορίες αποστολής, ο λιανοπωλητής ή η τοποθεσία εκτέλεσης πρέπει να ελέγξει αν το δέμα παραδόθηκε πράγματι. Μόλις καταγραφεί η αποδοχή ή η κίνηση από τον μεταφορέα, η παρακολούθηση του μεταφορέα γίνεται πιο χρήσιμη για τη διερεύνηση της προόδου μεταφοράς. Οι ελλιπείς ή καθυστερημένες σαρώσεις μπορεί να εξακολουθούν να αφήνουν αβεβαιότητα, επομένως αποφύγετε να διαγνώσετε την απώλεια ενός δέματος με βάση μία μόνο κατάσταση.

Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία παρακολούθησης για ορατότητα και όχι για δρομολόγηση αποθήκης

Οι πελάτες που λαμβάνουν πακέτα μέσω διαφορετικών μεταφορέων μπορούν να χρησιμοποιήσουν το 17TRACK για να αναζητούν αριθμούς παρακολούθησης σε ένα σημείο. Κάθε αριθμός πρέπει και πάλι να αντιστοιχίζεται στη σωστή αποστολή και στα σωστά προϊόντα· η παρακολούθηση ενός δέματος δεν αποδεικνύει ότι περιέχει ολόκληρη την παραγγελία.

Η ορατότητα παρακολούθησης έχει επίσης όρια. Δεν αποφασίζει ποια αποθήκη πρέπει να εκτελέσει μια παραγγελία, δεν επαληθεύει τη διαθεσιμότητα αποθέματος και δεν ελέγχει την κίνηση του μεταφορέα. Αυτές οι αρμοδιότητες παραμένουν στα συστήματα εκτέλεσης του λιανοπωλητή, στις ομάδες αποθήκης και στους παρόχους παράδοσης. Αν ένα αποτέλεσμα παρακολούθησης δεν επιλύει μια ασυμφωνία, ελέγξτε τη σελίδα παρακολούθησης του ίδιου του μεταφορέα και επικοινωνήστε με τον πωλητή παρέχοντας τα στοιχεία της παραγγελίας και της αποστολής.

Τι πρέπει να βλέπουν οι πελάτες μετά την ολοκλήρωση της αγοράς

Οι πελάτες δεν χρειάζονται έναν χάρτη του δικτύου αποθηκών του λιανοπωλητή. Χρειάζονται μια σαφή εξήγηση για το τι έρχεται και αν πρέπει να κάνουν κάτι.

Ένα χρήσιμο μήνυμα αποστολής προσδιορίζει τα προϊόντα που περιλαμβάνονται, εξηγεί ότι τα υπόλοιπα προϊόντα θα φτάσουν ξεχωριστά και παρέχει τον σχετικό σύνδεσμο παρακολούθησης και την εκτίμηση παράδοσης. Αποφύγετε την αποστολή πολλών σχεδόν πανομοιότυπων μηνυμάτων «Η παραγγελία σας απεστάλη» χωρίς να εξηγείτε ποιο μέρος της παραγγελίας καλύπτει το καθένα.

Σε επίπεδο παραγγελίας, χρησιμοποιήστε μια κατάσταση όπως «Μερικώς παραδόθηκε» όταν μία αποστολή έχει φτάσει αλλά άλλες παραμένουν σε εκκρεμότητα. Η επισήμανση ολόκληρης της παραγγελίας ως παραδοθείσας μετά την άφιξη του πρώτου πακέτου μπορεί να κάνει μια συνηθισμένη διαχωρισμένη παράδοση να μοιάζει με πρόβλημα ελλείποντος προϊόντος.

Οι επιστροφές χρειάζονται εξίσου σαφείς οδηγίες. Ο σωστός προορισμός επιστροφής μπορεί να διαφέρει από την αποθήκη εξερχόμενης αποστολής. Οι αγοραστές πρέπει να ακολουθούν την εγκεκριμένη διαδικασία επιστροφής του πωλητή και όχι να υποθέτουν ότι η διεύθυνση αποστολέα σε μια ετικέτα αποστολής είναι εγκεκριμένη διεύθυνση επιστροφών.

Ποιος πρέπει να ενεργήσει όταν κάτι πάει στραβά;

• Χωρίς αριθμό παρακολούθησης ή με ασαφή κατανομή προϊόντων: Ο πωλητής πρέπει να επιβεβαιώσει ποια προϊόντα έχουν αντιστοιχιστεί σε κάθε αποστολή και αν έχει ξεκινήσει η εκτέλεση.
• Η ετικέτα δημιουργήθηκε, αλλά δεν υπάρχει κίνηση από τον μεταφορέα: Ο πωλητής ή η αποθήκη πρέπει να επαληθεύσει την παράδοση στον μεταφορέα αντί να υποθέσει ότι το πακέτο βρίσκεται ήδη σε μεταφορά.
• Ένα δέμα παραδόθηκε, ενώ ένα άλλο εξακολουθεί να κινείται: Ελέγξτε το ιστορικό παρακολούθησης του υπόλοιπου δέματος. Το παραδοθέν δέμα δεν καθορίζει την κατάσταση του υπόλοιπου μέρους της παραγγελίας.
• Η παρακολούθηση εμφανίζει εξαίρεση: Διαβάστε το συγκεκριμένο μήνυμα του μεταφορέα. Το κατάλληλο επόμενο βήμα εξαρτάται από το αν το ζήτημα αφορά διεύθυνση, απόπειρα παράδοσης, τελωνειακή επεξεργασία ή άλλο συμβάν.
• Όλα τα δέματα εμφανίζονται ως παραδοθέντα, αλλά λείπει ένα προϊόν: Επικοινωνήστε με τον πωλητή αναφέροντας το προϊόν που λείπει, τα στοιχεία των πακέτων που παραλάβατε και τους σχετικούς αριθμούς παρακολούθησης. Αυτό μπορεί να απαιτεί διερεύνηση συσκευασίας και όχι έρευνα μεταφοράς.

Μην χρησιμοποιείτε ένα καθολικό διάστημα αναμονής για κάθε ζήτημα. Η κλιμάκωση πρέπει να αντικατοπτρίζει το υποσχεμένο χρονικό παράθυρο παράδοσης, το πραγματικό συμβάν παρακολούθησης, τις οδηγίες του μεταφορέα και την ισχύουσα διαδικασία υποστήριξης του πωλητή.

Πρακτικός κατάλογος ελέγχου για λιανοπωλητές

1. Ορίστε τις κατάλληλες προελεύσεις. Καταγράψτε ποια προϊόντα, προορισμούς και υπηρεσίες αποστολής μπορεί να υποστηρίξει κάθε τοποθεσία.
2. Ορίστε προτεραιότητες δρομολόγησης. Αποφασίστε πώς θα επηρεάζουν την κατανομή οι δεσμεύσεις παράδοσης, η εκτέλεση ολόκληρης της παραγγελίας, ο φόρτος εργασίας και το κόστος.
3. Διατηρήστε προγράμματα ανά προέλευση. Χρησιμοποιήστε τη σωστή τοπική ζώνη ώρας, το πρόγραμμα επεξεργασίας και τις παραδοχές παραλαβής.
4. Υπολογίστε εκτιμήσεις σε επίπεδο αποστολής. Ελέγξτε τις ξανά όταν αλλάζει η προέλευση ή η υπηρεσία αποστολής.
5. Αντιστοιχίστε τα προϊόντα στις αποστολές. Κάντε τις ποσότητες και τη μερική εκτέλεση ορατές τόσο στο προσωπικό υποστήριξης όσο και στους πελάτες.
6. Διαχωρίστε την προετοιμασία από τη μεταφορά. Μην αφήνετε τη δημιουργία ετικέτας από μόνη της να υποδηλώνει επιβεβαιωμένη παράδοση στον μεταφορέα.
7. Δοκιμάστε σενάρια μη ολοκληρωμένης παραγγελίας. Συμπεριλάβετε ένα πρώτο παραδοθέν δέμα, ένα δεύτερο καθυστερημένο δέμα, ένα ακυρωμένο προϊόν και μια αποστολή αντικατάστασης.
8. Μετρήστε το συνολικό αποτέλεσμα. Εξετάστε την ακρίβεια της υπόσχεσης παράδοσης, τα πακέτα ανά παραγγελία, το κόστος εκτέλεσης και τις επικοινωνίες που προκαλούνται από ασαφείς πληροφορίες αποστολής.

Ο στόχος δεν είναι να μεγιστοποιηθεί ο αριθμός των χρησιμοποιούμενων προελεύσεων. Είναι να επιλεγεί ένα εφαρμόσιμο σχέδιο εκτέλεσης, να επικοινωνηθεί μια ειλικρινής προσδοκία παράδοσης και να παραμείνει κάθε προϊόν ανιχνεύσιμο μέχρι να ολοκληρωθεί η παραγγελία.

Συχνές ερωτήσεις

Η αποστολή από πολλαπλές προελεύσεις σημαίνει πάντα πολλαπλά πακέτα;

Όχι. Σημαίνει ότι η επιχείρηση μπορεί να εκτελεί παραγγελίες από πολλές τοποθεσίες. Μια μεμονωμένη παραγγελία μπορεί και πάλι να αποσταλεί εξ ολοκλήρου από μία αποθήκη σε ένα πακέτο. Αντίστροφα, μία αποθήκη μπορεί να στείλει μια παραγγελία σε πολλά πακέτα.

Γιατί η πιο απομακρυσμένη αποθήκη έστειλε την παραγγελία μου;

Αυτή η τοποθεσία μπορεί να διέθετε το διαθέσιμο απόθεμα, την κατάλληλη δυνατότητα χειρισμού ή ένα πρόγραμμα αποστολών που υποστήριζε καλύτερα την υπόσχεση παράδοσης. Η απόσταση από μόνη της δεν αποκαλύπτει γιατί ο λιανοπωλητής επέλεξε μια προέλευση.

Θα πληρώσω επιπλέον όταν μια παραγγελία αποστέλλεται ξεχωριστά;

Οι ξεχωριστές αποστολές από μόνες τους δεν καθορίζουν τι οφείλει ο πελάτης. Ελέγξτε τις χρεώσεις κατά την ολοκλήρωση της αγοράς και τους όρους του πωλητή. Για διεθνείς παραγγελίες, οι τελωνειακοί δασμοί, οι φόροι ή οι χρεώσεις χειρισμού μπορεί να απαιτούν ξεχωριστή διευκρίνιση, επειδή η αντιμετώπιση εξαρτάται από την αποστολή και τους ισχύοντες κανόνες.

Γιατί η παραγγελία μου εμφανίζεται ως παραδοθείσα ενώ έφτασε μόνο ένα πακέτο;

Το ηλεκτρονικό κατάστημα μπορεί να εμφανίζει την κατάσταση μίας αποστολής σε επίπεδο παραγγελίας. Ελέγξτε αν υπάρχουν επιπλέον αριθμοί παρακολούθησης και λεπτομέρειες αποστολής σε επίπεδο προϊόντος. Αν η παραγγελία εξακολουθεί να είναι ασαφής, ζητήστε από τον πωλητή να επιβεβαιώσει αν τα υπόλοιπα προϊόντα αποστάλθηκαν ξεχωριστά.

Μπορεί μια υπηρεσία παρακολούθησης να αλλάξει την αποθήκη ή τη διεύθυνση παράδοσης;

Μια αναζήτηση παρακολούθησης δεν εξουσιοδοτεί αλλαγές στην εκτέλεση. Επικοινωνήστε με τον πωλητή για μια παραγγελία που δεν έχει αποσταλεί. Για ένα πακέτο που βρίσκεται ήδη σε μεταφορά, ελέγξτε τις διαθέσιμες επιλογές διαχείρισης παράδοσης του μεταφορέα· η επιλεξιμότητα και οι περιορισμοί διαφέρουν.

Πηγές

• UPS: Κατανόηση της κατάστασης παρακολούθησης — οδηγίες σχετικά με τη δημιουργία ετικέτας, την κίνηση της αποστολής, την παράδοση και τις καταστάσεις εξαιρέσεων.
• 17TRACK: Παρακολούθηση πακέτων — η αναζήτηση παρακολούθησης που αναφέρεται για πελάτες οι οποίοι παρακολουθούν ξεχωριστές αποστολές.