Pojasnjena dostava iz več izvornih lokacij: skladišča, predvideni roki dostave in sledenje

Pošiljanje iz več izvorov pomeni izpolnjevanje naročil z več kot ene lokacije za odpremo, kot so skladišča, trgovine ali objekti dobaviteljev. Za trgovce to pomeni odločitve o tem, od kod naj bo posamezen izdelek odposlan, kakšno predvideno dostavo prikazati in kako slediti nastalim paketom. Za stranke je glavna posledica ta, da lahko eno naročilo prispe v ločenih dostavah, pri čemer ima vsaka svojo sledilno številko in predvideni datum prihoda.

Praktično pravilo je preprosto: naročilo upravljajte kot nakup, vendar obljube glede dostave in sledenje upravljajte na ravni pošiljke. En sam status naročila ne more zanesljivo pojasniti več paketov, ki se premikajo skozi različne lokacije za izpolnjevanje naročil in omrežja prevoznikov.

Kaj šteje kot izvor pošiljke?

Izvor pošiljke je lokacija, s katere pošiljka vstopi v postopek dostave. To je lahko distribucijski center trgovca, skladišče tretjega ponudnika za izpolnjevanje naročil, maloprodajna trgovina, ki izpolnjuje spletne nakupe, ali dobavitelj, ki izdelek pošlje neposredno kupcu.

Pošiljanje iz več izvorov opisuje način izpolnjevanja naročil, ne nujno tega, kaj se zgodi z vsakim naročilom. Trgovec lahko upravlja več skladišč, vendar določeno naročilo v celoti izpolni z ene lokacije. Pri drugem naročilu so morda potrebni izdelki z dveh lokacij, zato nastaneta dve ločeni pošiljki.

• Izpolnjevanje naročil iz več izvorov: Naročila je mogoče dodeliti različnim lokacijam za odpremo.
• Razdeljena pošiljka: Eno naročilo je razdeljeno na več pošiljk. To se lahko zgodi tudi, če vsi izdelki zapustijo isto skladišče.
• Pošiljanje z več prevozniki: Pri različnih pošiljkah se uporablja več kot en prevoznik. Ni nujno, da te pošiljke izvirajo iz različnih skladišč.

Te razlike so pomembne pri ugotavljanju vzroka težave. Razdelitev zaradi nedobavljive zaloge zahteva drugačen operativni odziv kot zamuda pri sledenju po tem, ko je prevoznik prevzel paket.

Kako se izberejo skladišča za naročilo

Izbira izvora se začne s preverjanjem upravičenosti zaloge. Skladišče mora imeti zalogo, ki jo je dejansko mogoče dodeliti, ne le enot, zabeleženih nekje v poslovnem sistemu. Rezervirana zaloga, poškodovana zaloga in izdelki, ki čakajo na preverjanje prevzema, morda niso na voljo za izpolnitev novega naročila.

Ko trgovec določi primerne lokacije, uporabi pravila usmerjanja. Ta lahko upoštevajo namembni kraj, obremenjenost skladišča, razpoložljivost dostavne storitve, zahteve glede ravnanja z izdelki in možnost, da naročilo ostane skupaj.

Najbližje skladišče ni vedno pravi izvor

Geografska razdalja je le eden od dejavnikov. Bližnji objekt je morda zamudil prevzem prevoznika, nima določenega izdelka ali ne more obravnavati določenega izdelka. Bolj oddaljen objekt lahko celotno naročilo odpošlje prej.

Predstavljajte si na primer, da stranka naroči jakno in par čevljev. Skladišče A je bližje, vendar ima samo jakno. Skladišče B ima oba izdelka. Če vse pošljete iz B, se lahko izognete drugemu paketu, razdelitev med A in B pa lahko omogoči, da jakna prispe prej. Nobena izbira ni vedno boljša: odločitev mora odražati obljubo glede dostave, dejanske možnosti pošiljanja in skupne stroške izpolnitve naročila.

Kdaj je smiselno razdeliti naročilo

Razdelitev je lahko upravičena, kadar nobena posamezna lokacija nima vseh izdelkov, izdelki zahtevajo različno obravnavo ali bi čakanje na združitev povzročilo zamudo pri pomembni zavezi glede dostave. Manj privlačna je, kadar drugi paket poveča stroške, ne da bi bistveno izboljšal izid za stranko.

Trgovci naj primerjajo celotno pot izpolnitve naročila, ne le stroškov prevoza. Na odločitev vplivajo tudi dodatno pakiranje, obdelava v skladišču, obvestila strankam in morebitna vračila. Pošiljanje iz več izvorov ustvarja možnosti, vendar samodejno ne pomeni, da bo vsako naročilo cenejše ali hitrejše.

Kako pripraviti realistične predvidene roke dostave

Predvideni rok dostave mora upoštevati čas, potreben za pripravo pošiljke, in pričakovani čas prevoza prevoznika. Pri naročilu iz več izvorov se lahko ti podatki razlikujejo za posamezen paket.

Uporaben načrtovalski model je: predvideni datum dostave = pričakovani datum predaje prevozniku + pričakovani čas prevoza, prilagojeno glede na veljavne delovne koledarje. To je okvir za načrtovanje, ne jamstvo in ne nadomestilo za pogoje storitve izbranega prevoznika.

• Čas priprave: Dodelitev, komisioniranje, pakiranje in morebitna posebna obravnava izdelka.
• Urnik izvora: Delovni dnevi skladišča, lokalni roki za oddajo naročil in dogovori glede prevzema prevoznika.
• Dostavna storitev: Storitev, ki je na voljo za dejansko relacijo od izvora do namembnega kraja.
• Pogoji na namembnem kraju: Omejitve naslova, obravnava oddaljenih območij in druge omejitve, povezane z določeno potjo, kjer je to primerno.
• Čezmejna obdelava: Carinjenje in predaje, ki lahko pri mednarodnih pošiljkah povzročijo negotovost.

Ocena, ki temelji na napačnem izvoru, je lahko zavajajoča, tudi če je izračun časa prevoza prevoznika sicer pravilen. Zato mora prerazporeditev naročila v drugo skladišče sprožiti pregled obljube glede dostave.

Prikažite ločene datume, kadar bo naročilo prispelo ločeno

Če imata dva paketa različna pričakovana časovna okna prihoda, prikažite oba in navedite izdelke v vsakem od njiju. Če lahko spletna trgovina prikaže le en datum na ravni naročila, pojasnite, ali predstavlja prvi pričakovani prihod ali dokončanje celotnega naročila. Najzgodnejšega datuma paketa ne uporabljajte tiho kot obljube za vse izdelke.

Pred izpolnitvijo naročila je ocena lahko odvisna od načrtovanega izvora. Po odpremi lahko podatki prevoznika pomagajo posodobiti oceno na ravni pošiljke. Jasno ločite med predvidenim prihodom in zajamčeno zavezo glede storitve; sama napoved sledenja ne predstavlja jamstva za dostavo.

Sledenje naročilu, odposlanemu z več lokacij

Najuporabnejša struktura sledenja povezuje tri ravni: naročilo, pošiljke in izdelke, dodeljene posamezni pošiljki. Stranka mora imeti možnost videti, kaj je že prispelo, kaj je še na poti in kaj še ni bilo predano prevozniku.

Za vsako pošiljko hranite povezane izdelke in količine, izvor pošiljke, prevoznika, sledilno številko, podatke o odpremi in status dostave. To povezavo ohranite, če se naročilo znova razdeli ali se pošlje nadomestni izdelek.

Ne zamenjujte ustvarjanja nalepke s prevzemom paketa pri prevozniku

Sledilna številka lahko obstaja, še preden prevoznik prejme paket. UPS na primer v svojih navodilih za statuse sledenja razlikuje med statusom »Label Created« in poznejšim premikom pošiljke. Če ustvarjanje nalepke obravnavate kot dokaz fizične odpreme, lahko to povzroči prezgodnja obvestila o odpremi in nepotrebne zahtevke za podporo.

Če sledenje prikazuje samo elektronske podatke o pošiljki, mora trgovec ali lokacija za izpolnjevanje preveriti, ali je bil paket dejansko predan. Ko je zabeležen prevzem ali premik pri prevozniku, je sledenje prevoznika uporabnejše za preverjanje napredka prevoza. Manjkajoči ali zakasnjeni pregledi lahko še vedno povzročijo negotovost, zato izgubljenega paketa ne določajte samo na podlagi enega statusa.

Orodja za sledenje uporabljajte za preglednost, ne za usmerjanje skladišča

Stranke, ki prejemajo pakete prek različnih prevoznikov, lahko uporabijo 17TRACK za preverjanje sledilnih številk na enem mestu. Vsaka številka mora biti še vedno povezana s pravilno pošiljko in izdelki; sledenje paketu ne dokazuje, da vsebuje celotno naročilo.

Vidnost sledenja ima tudi svoje meje. Ne določa, katero skladišče naj izpolni naročilo, ne preverja razpoložljivosti zaloge in ne nadzoruje premikanja pri prevozniku. Te odgovornosti ostajajo pri sistemih trgovca za izpolnjevanje naročil, skladiščnih ekipah in ponudnikih dostave. Če rezultat sledenja ne razreši neskladja, preverite lastno stran prevoznika za sledenje in se obrnite na prodajalca s podatki o naročilu in pošiljki.

Kaj naj stranke vidijo po zaključku nakupa

Stranke ne potrebujejo zemljevida trgovčevega skladiščnega omrežja. Potrebujejo jasno razlago, kaj prihaja in ali morajo kaj storiti.

Uporabno obvestilo o pošiljki navede vključene izdelke, pojasni, da bodo preostali izdelki prispeli ločeno, ter zagotovi ustrezno povezavo za sledenje in predvideni rok dostave. Izogibajte se pošiljanju več skoraj enakih obvestil »Vaše naročilo je odposlano«, ne da bi pojasnili, kateri del naročila zajema posamezno obvestilo.

Na ravni naročila uporabite status, kot je »Delno dostavljeno«, ko je ena pošiljka prispela, druge pa še niso. Če celotno naročilo označite kot dostavljeno po prihodu prvega paketa, lahko običajna razdeljena dostava deluje kot težava z manjkajočim izdelkom.

Tudi navodila za vračila morajo biti enako jasna. Pravi naslov za vračilo se lahko razlikuje od odhodnega skladišča. Kupci naj upoštevajo pooblaščeni postopek vračila prodajalca in ne predpostavljajo, da je naslov pošiljatelja na odpremni nalepki odobren naslov za vračila.

Kdo mora ukrepati, ko gre kaj narobe?

• Ni sledilne številke ali dodelitev izdelkov ni jasna: Prodajalec mora potrditi, kateri izdelki so dodeljeni posamezni pošiljki in ali se je izpolnjevanje začelo.
• Nalepka je ustvarjena, vendar ni premika pri prevozniku: Prodajalec ali skladišče mora preveriti predajo in ne domnevati, da je paket že na poti.
• En paket je dostavljen, drugi je še na poti: Preverite lastno zgodovino sledenja preostalega paketa. Dostavljeni paket ne določa statusa preostanka naročila.
• Sledenje prikazuje izjemo: Preberite konkretno sporočilo prevoznika. Ustrezen naslednji korak je odvisen od tega, ali se težava nanaša na naslov, poskus dostave, carinsko obdelavo ali drug dogodek.
• Vsi paketi so označeni kot dostavljeni, vendar izdelek manjka: Obrnite se na prodajalca z navedbo manjkajočega izdelka, podrobnosti prejetega paketa in ustreznih sledilnih številk. Morda bo potrebna preiskava pakiranja in ne preverjanje prevoza.

Za vsako težavo ne uporabljajte enotnega čakalnega obdobja. Stopnjevanje mora upoštevati obljubljeno časovno okno dostave, dejanski dogodek sledenja, navodila prevoznika in veljavni postopek podpore prodajalca.

Praktični kontrolni seznam za trgovce

1. Določite upravičene izvore. Zabeležite, katere izdelke, namembne kraje in dostavne storitve lahko podpira posamezna lokacija.
2. Določite prednostne naloge usmerjanja. Odločite, kako naj na dodelitev vplivajo zaveze glede dostave, izpolnitev celotnega naročila, obremenjenost in stroški.
3. Vzdržujte urnike, značilne za posamezen izvor. Uporabite pravilen lokalni časovni pas, urnik obdelave in predpostavke glede prevzema.
4. Izračunajte ocene na ravni pošiljke. Ponovno jih preverite, ko se spremeni izvor ali dostavna storitev.
5. Povežite izdelke s pošiljkami. Naj bodo količine in delna izpolnitev vidne podpornemu osebju in strankam.
6. Ločite pripravo od prevoza. Samo ustvarjanje nalepke ne sme pomeniti potrjene predaje prevozniku.
7. Preizkusite scenarije nepopolnega naročila. Vključite najprej dostavljen paket, drugi paket z zamudo, preklican izdelek in nadomestno pošiljko.
8. Merite celoten izid. Pregledujte natančnost obljub glede dostave, število paketov na naročilo, stroške izpolnitve in stike, ki jih povzroča nejasno obveščanje o pošiljkah.

Cilj ni povečati števila uporabljenih izvorov. Cilj je izbrati izvedljiv načrt izpolnitve, sporočiti pošteno pričakovanje glede dostave in ohraniti sledljivost vsakega izdelka do zaključka naročila.

Pogosta vprašanja

Ali pošiljanje iz več izvorov vedno pomeni več paketov?

Ne. Pomeni, da lahko podjetje izpolnjuje naročila z več lokacij. Posamezno naročilo je lahko še vedno v celoti odposlano iz enega skladišča v enem paketu. Po drugi strani lahko eno skladišče naročilo pošlje v več paketih.

Zakaj je moje naročilo odposlalo bolj oddaljeno skladišče?

Ta lokacija je morda imela razpoložljivo zalogo, ustrezne zmogljivosti za ravnanje z izdelkom ali urnik odpreme, ki je bolje podpiral obljubo glede dostave. Sama razdalja ne pojasni, zakaj je trgovec izbral določen izvor.

Ali bom plačal več, če bo naročilo poslano ločeno?

Ločene pošiljke same po sebi ne določajo, koliko mora plačati stranka. Preverite stroške ob zaključku nakupa in pogoje prodajalca. Pri mednarodnih naročilih so lahko carine, davki ali stroški obdelave predmet ločene razjasnitve, saj je obravnava odvisna od pošiljke in veljavnih pravil.

Zakaj moje naročilo piše kot dostavljeno, če je prispel samo en paket?

Spletna trgovina morda na ravni naročila prikazuje status ene pošiljke. Preverite dodatne sledilne številke in podrobnosti pošiljk na ravni izdelkov. Če naročilo še vedno ni jasno, prosite prodajalca, naj potrdi, ali so bili preostali izdelki poslani ločeno.

Ali lahko storitev sledenja spremeni skladišče ali naslov dostave?

Preverjanje sledenja ne dovoljuje sprememb pri izpolnjevanju naročila. Glede neposlanega naročila se obrnite na prodajalca. Pri paketu, ki je že na poti, preverite razpoložljive možnosti upravljanja dostave pri prevozniku; upravičenost in omejitve se razlikujejo.

Viri

• UPS: Razumevanje statusa sledenja — navodila o ustvarjanju nalepke, premikanju pošiljke, dostavi in statusih izjem.
• 17TRACK: Sledenje paketom — orodje za preverjanje sledenja, omenjeno za stranke, ki spremljajo ločene pošiljke.