Siuntimas iš kelių kilmės vietų: sandėliai, pristatymo terminų įverčiai ir siuntų sekimas

Daugelio kilmės vietų siuntimas reiškia užsakymų vykdymą iš daugiau nei vienos siuntimo vietos, pavyzdžiui, sandėlių, parduotuvių ar tiekėjų patalpų. Mažmenininkams tai reiškia sprendimus, iš kur turėtų būti siunčiama kiekviena prekė, kokį pristatymo terminą rodyti ir kaip sekti susidariusius paketus. Klientams pagrindinė pasekmė yra ta, kad vienas užsakymas gali būti pristatytas atskiromis siuntomis, kurių kiekviena turi savo sekimo numerį ir numatomą pristatymo datą.

Praktinė taisyklė paprasta: užsakymą valdykite kaip pirkimą, tačiau pristatymo pažadus ir sekimą valdykite siuntos lygmeniu. Viena užsakymo būsena negali patikimai paaiškinti kelių paketų, judančių per skirtingas užsakymų vykdymo vietas ir vežėjų tinklus.

Kas laikoma siuntimo kilmės vieta?

Siuntimo kilmės vieta yra vieta, iš kurios siunta patenka į pristatymo procesą. Tai gali būti mažmenininko paskirstymo centras, trečiosios šalies užsakymų vykdymo sandėlis, mažmeninė parduotuvė, vykdanti internetinius pirkimus, arba tiekėjas, siunčiantis tiesiai pirkėjui.

Daugelio kilmės vietų siuntimas apibūdina užsakymų vykdymo nustatymą, bet nebūtinai tai, kas vyksta su kiekvienu užsakymu. Mažmenininkas gali valdyti kelis sandėlius, tačiau konkretų užsakymą visiškai įvykdyti iš vienos vietos. Kitam užsakymui gali reikėti prekių iš dviejų vietų, todėl jis tampa dviem atskiromis siuntomis.

• Užsakymų vykdymas iš kelių kilmės vietų: užsakymai gali būti priskiriami skirtingoms siuntimo vietoms.
• Išskaidyta siunta: vienas užsakymas padalijamas į kelias siuntas. Tai gali nutikti net tada, kai visos prekės iškeliauja iš to paties sandėlio.
• Siuntimas per kelis vežėjus: skirtingoms siuntoms naudojamas daugiau nei vienas vežėjas. Šios siuntos nebūtinai turi būti išsiųstos iš skirtingų sandėlių.

Šie skirtumai svarbūs diagnozuojant problemą. Dėl neprieinamų atsargų atsiradusiam išskaidymui reikia kitokio operatyvinio atsako nei sekimo vėlavimui po to, kai vežėjas priėmė paketą.

Kaip užsakymui parenkami sandėliai

Kilmės vieta pirmiausia parenkama pagal atsargų tinkamumą. Sandėlyje turi būti atsargų, kurias iš tikrųjų galima paskirti, o ne tik kažkur įmonėje apskaitomų vienetų. Rezervuotos atsargos, sugadintos prekės ir prekės, laukiančios priėmimo patikros, gali būti neprieinamos naujam užsakymui vykdyti.

Nustačius tinkamas vietas, mažmenininkas taiko savo maršrutizavimo taisykles. Jose gali būti atsižvelgiama į paskirties vietą, sandėlio darbo krūvį, siuntimo paslaugos prieinamumą, tvarkymo reikalavimus ir tai, ar užsakymą galima išlaikyti vientisą.

Artimiausias sandėlis ne visada yra tinkama kilmės vieta

Geografinis atstumas yra tik vienas iš veiksnių. Netoliese esančioje vietoje vežėjas galėjo neatsiimti siuntos, gali trūkti prekės arba ji gali būti netinkama konkrečiam produktui tvarkyti. Toliau esanti vieta gali būti pajėgi išsiųsti visą užsakymą greičiau.

Pavyzdžiui, įsivaizduokime, kad klientas užsisako striukę ir porą batų. Sandėlis A yra arčiau, tačiau jame yra tik striukė. Sandėlyje B yra abi prekės. Išsiuntus viską iš B galima išvengti antro paketo, o padalijus siuntą tarp A ir B striukė gali atvykti anksčiau. Nė vienas pasirinkimas nėra visuotinai geresnis: sprendimas turėtų atspindėti pristatymo pažadą, faktines siuntimo galimybes ir bendras užsakymo vykdymo išlaidas.

Kada prasminga padalyti užsakymą

Padalijimas gali būti pagrįstas, kai nė vienoje vietoje nėra visų prekių, produktams reikia skirtingo tvarkymo arba laukimas, kol prekės bus sujungtos, reikštų svarbaus pristatymo įsipareigojimo neįvykdymą. Tai mažiau patrauklu, kai antras paketas padidina išlaidas, bet iš esmės nepagerina kliento rezultato.

Mažmenininkai turėtų vertinti visą užsakymo vykdymo kelią, o ne vien transportavimo mokesčius. Sprendimui įtakos turi papildoma pakuotė, sandėlio tvarkymas, klientų pranešimai ir galimi grąžinimai. Daugelio kilmės vietų siuntimas sukuria pasirinkimų, tačiau automatiškai nepadaro kiekvieno užsakymo pigesnio ar greitesnio.

Kaip sudaryti realistiškus pristatymo terminus

Pristatymo terminas turėtų apimti tiek laiką, reikalingą siuntai paruošti, tiek numatomą vežėjo transportavimo laiką. Daugelio kilmės vietų užsakymo atveju šie veiksniai gali skirtis pagal paketą.

Naudingas planavimo modelis: numatoma pristatymo data = numatoma siuntos perdavimo vežėjui data + numatomas transportavimo laikas, pakoreguota pagal taikomus darbo kalendorius. Tai yra planavimo sistema, o ne garantija ar pasirinkto vežėjo paslaugų sąlygų pakaitalas.

• Paruošimo laikas: paskirstymas, prekių surinkimas, pakavimas ir bet koks su produktu susijęs tvarkymas.
• Kilmės vietos grafikas: sandėlio darbo dienos, vietiniai užsakymų priėmimo terminai ir vežėjo surinkimo tvarka.
• Siuntimo paslauga: faktiniam maršrutui nuo kilmės vietos iki paskirties vietos prieinama paslauga.
• Paskirties vietos sąlygos: adreso apribojimai, atokių vietovių tvarkymas ir kiti konkrečiam maršrutui taikomi apribojimai, jei jie aktualūs.
• Tarpvalstybinis apdorojimas: muitinis įforminimas ir perdavimai, dėl kurių tarptautinėse siuntose gali atsirasti neapibrėžtumo.

Pagal netinkamą kilmės vietą apskaičiuotas terminas gali klaidinti, net jei vežėjo transportavimo skaičiavimas yra teisingas. Todėl perkėlus užsakymą į kitą sandėlį reikėtų iš naujo įvertinti pristatymo pažadą.

Kai užsakymas bus pristatytas atskiromis siuntomis, rodykite atskiras datas

Jei dviejų paketų numatomi pristatymo laikotarpiai skiriasi, rodykite abu ir nurodykite juose esančias prekes. Jei parduotuvė gali rodyti tik vieną užsakymo lygio datą, paaiškinkite, ar ji reiškia pirmą numatomą pristatymą, ar viso užsakymo užbaigimą. Nenaudokite tyliai anksčiausios paketo datos kaip pažado visam užsakymui.

Prieš vykdant užsakymą terminas gali priklausyti nuo planuojamos kilmės vietos. Išsiuntus užsakymą, vežėjo informacija gali padėti atnaujinti siuntos lygio terminą. Aiškiai atskirkite numatomą pristatymą nuo garantuoto paslaugos įsipareigojimo; vien sekimo prognozė nesukuria pristatymo garantijos.

Iš kelių vietų siunčiamo užsakymo sekimas

Naudingiausia sekimo struktūra sujungia tris lygius: užsakymą, siuntas ir kiekvienai siuntai priskirtas prekes. Klientas turėtų matyti, kas jau pristatyta, kas vis dar gabenama ir kas dar neperduota vežėjui.

Kiekvienai siuntai išsaugokite susijusias prekes ir kiekius, siuntimo kilmės vietą, vežėją, sekimo numerį, išsiuntimo informaciją ir pristatymo būseną. Išsaugokite šį ryšį, jei užsakymas dar kartą padalijamas arba siunčiamas pakaitinis produktas.

Nepainiokite etiketės sukūrimo su siuntos perdavimu vežėjui

Sekimo numeris gali būti sukurtas dar prieš vežėjui gaunant paketą. Pavyzdžiui, UPS savo sekimo būsenų gairėse skiria būseną „Etiketė sukurta“ nuo vėlesnio siuntos judėjimo. Etiketės sukūrimą laikant fizinio išsiuntimo įrodymu gali būti siunčiami per ankstyvi pranešimai apie siuntą ir atsirasti nereikalingų užklausų pagalbos tarnybai.

Jei sekimas rodo tik elektroninę siuntos informaciją, mažmenininkas arba užsakymų vykdymo vieta turėtų patikrinti, ar paketas iš tikrųjų buvo perduotas. Užfiksavus vežėjo priėmimą arba judėjimą, vežėjo sekimas tampa naudingesnis tiriant gabenimo eigą. Dėl trūkstamų arba vėluojančių nuskaitymų vis tiek gali likti neaiškumų, todėl nenustatykite, kad siunta prarasta, remdamiesi tik viena būsena.

Naudokite sekimo priemones matomumui, o ne sandėlio maršrutizavimui

Klientai, gaunantys paketus per skirtingus vežėjus, gali naudoti 17TRACK, kad vienoje vietoje patikrintų sekimo numerius. Kiekvienas numeris vis tiek turi būti susietas su tinkama siunta ir prekėmis; paketo sekimas nepatvirtina, kad jame yra visas užsakymas.

Sekimo matomumas taip pat turi ribas. Jis nenusprendžia, kuris sandėlis turėtų vykdyti užsakymą, nepatikrina atsargų prieinamumo ir nekontroliuoja vežėjo judėjimo. Šios atsakomybės lieka mažmenininko užsakymų vykdymo sistemoms, sandėlio komandoms ir pristatymo paslaugų teikėjams. Jei sekimo rezultatas nepaaiškina neatitikimo, patikrinkite paties vežėjo sekimo puslapį ir susisiekite su pardavėju, pateikdami užsakymo bei siuntos duomenis.

Ką klientai turėtų matyti po atsiskaitymo

Klientams nereikia mažmenininko sandėlių tinklo žemėlapio. Jiems reikia aiškaus paaiškinimo, kas bus pristatyta ir ar jie turi ką nors atlikti.

Naudingoje siuntos žinutėje nurodomos įtrauktos prekės, paaiškinama, kad likusios prekės bus pristatytos atskirai, ir pateikiama atitinkama sekimo nuoroda bei pristatymo terminas. Nesiųskite kelių beveik identiškų pranešimų „Jūsų užsakymas išsiųstas“, nepaaiškinę, kurią užsakymo dalį apima kiekvienas iš jų.

Užsakymo lygmeniu naudokite tokią būseną kaip „Iš dalies pristatyta“, kai viena siunta jau atvyko, o kitos dar nepristatytos. Pažymėjus visą užsakymą kaip pristatytą po pirmojo paketo atvykimo, įprastas padalytas pristatymas gali atrodyti kaip trūkstamos prekės problema.

Grąžinimui taip pat reikia vienodai aiškių instrukcijų. Tinkama grąžinimo vieta gali skirtis nuo išsiuntimo sandėlio. Pirkėjai turėtų vadovautis pardavėjo patvirtintu grąžinimo procesu, o ne manyti, kad siuntimo etiketėje nurodytas siuntėjo adresas yra patvirtintas grąžinimo adresas.

Kas turėtų veikti, kai kas nors nepavyksta?

• Nėra sekimo numerio arba neaišku, kurios prekės paskirtos: pardavėjas turėtų patvirtinti, kurios prekės priskirtos kiekvienai siuntai ir ar užsakymo vykdymas pradėtas.
• Etiketė sukurta, bet vežėjas nejuda: pardavėjas arba sandėlis turėtų patikrinti perdavimą, o ne manyti, kad paketas jau gabenamas.
• Vienas paketas pristatytas, kitas vis dar gabenamas: patikrinkite atskiro likusio paketo sekimo istoriją. Pristatytas paketas nenulemia likusios užsakymo dalies būsenos.
• Sekimas rodo išimtį: perskaitykite konkretų vežėjo pranešimą. Tinkamas tolesnis veiksmas priklauso nuo to, ar problema susijusi su adresu, bandytu pristatymu, muitiniu apdorojimu ar kitu įvykiu.
• Visi paketai rodo, kad pristatyti, bet trūksta prekės: susisiekite su pardavėju ir nurodykite trūkstamą prekę, gauto paketo informaciją bei atitinkamus sekimo numerius. Tam gali reikėti pakavimo tyrimo, o ne gabenimo užklausos.

Netaikykite vienodo laukimo laikotarpio kiekvienai problemai. Eskalavimas turėtų atspindėti pažadėtą pristatymo laikotarpį, faktinį sekimo įvykį, vežėjo gaires ir taikomą pardavėjo pagalbos procesą.

Praktinis mažmenininkų parengimo kontrolinis sąrašas

1. Apibrėžkite tinkamas kilmės vietas. Užregistruokite, kuriuos produktus, paskirties vietas ir siuntimo paslaugas gali aptarnauti kiekviena vieta.
2. Nustatykite maršrutizavimo prioritetus. Nuspręskite, kaip paskirstymui įtakos turės pristatymo įsipareigojimai, viso užsakymo įvykdymas, darbo krūvis ir išlaidos.
3. Palaikykite konkrečioms kilmės vietoms skirtus grafikus. Naudokite tinkamą vietos laiko juostą, apdorojimo grafiką ir surinkimo prielaidas.
4. Skaičiuokite siuntos lygio terminus. Perskaičiuokite juos pasikeitus kilmės vietai arba siuntimo paslaugai.
5. Susiekite prekes su siuntomis. Padarykite kiekius ir dalinį užsakymo vykdymą matomus pagalbos darbuotojams ir klientams.
6. Atskirkite paruošimą nuo gabenimo. Neleiskite, kad vien etiketės sukūrimas reikštų patvirtintą perdavimą vežėjui.
7. Išbandykite nebaigtų užsakymų scenarijus. Įtraukite pirmą pristatytą paketą, antrą vėluojantį paketą, atšauktą prekę ir pakaitinę siuntą.
8. Matuokite visą rezultatą. Įvertinkite pristatymo pažadų tikslumą, paketų skaičių užsakyme, užsakymo vykdymo išlaidas ir kontaktus, kilusius dėl neaiškios informacijos apie siuntą.

Tikslas nėra maksimaliai padidinti naudojamų kilmės vietų skaičių. Tikslas – pasirinkti įgyvendinamą užsakymo vykdymo planą, pateikti sąžiningą pristatymo lūkestį ir užtikrinti kiekvienos prekės atsekamumą, kol užsakymas bus baigtas.

DUK

Ar daugelio kilmės vietų siuntimas visada reiškia kelis paketus?

Ne. Tai reiškia, kad įmonė gali vykdyti užsakymus iš kelių vietų. Atskiras užsakymas vis tiek gali būti išsiųstas iš vieno sandėlio vienu paketu. Ir atvirkščiai, vienas sandėlis gali išsiųsti užsakymą keliais paketais.

Kodėl mano užsakymą išsiuntė toliau esantis sandėlis?

Toje vietoje galėjo būti reikiamų atsargų, tinkamos tvarkymo galimybės arba išsiuntimo grafikas, geriau atitinkantis pristatymo pažadą. Vien atstumas neatskleidžia, kodėl mažmenininkas pasirinko konkrečią kilmės vietą.

Ar turėsiu mokėti papildomai, jei užsakymas išsiunčiamas atskirai?

Atskiros siuntos savaime nenustato, kiek klientas turi sumokėti. Patikrinkite atsiskaitymo metu nurodytus mokesčius ir pardavėjo sąlygas. Tarptautinių užsakymų atveju muitai, mokesčiai arba tvarkymo išlaidos gali reikalauti papildomo paaiškinimo, nes jų taikymas priklauso nuo siuntos ir galiojančių taisyklių.

Kodėl mano užsakymas rodo, kad pristatytas, jei atvyko tik vienas paketas?

Parduotuvė gali rodyti vienos siuntos būseną užsakymo lygmeniu. Patikrinkite, ar nėra papildomų sekimo numerių ir siuntos informacijos prekių lygmeniu. Jei užsakymas vis dar neaiškus, paprašykite pardavėjo patvirtinti, ar likusios prekės buvo išsiųstos atskirai.

Ar sekimo paslauga gali pakeisti sandėlį arba pristatymo adresą?

Sekimo užklausa nesuteikia teisės keisti užsakymo vykdymo. Dėl neišsiųsto užsakymo susisiekite su pardavėju. Jei paketas jau gabenamas, patikrinkite vežėjo siūlomas pristatymo valdymo galimybes; tinkamumas ir apribojimai skiriasi.

Šaltiniai

• UPS: Sekimo būsenos supratimas — gairės apie etiketės sukūrimą, siuntos judėjimą, pristatymą ir išimčių būsenas.
• 17TRACK: Paketų sekimas — klientams skirtas sekimo įrankis, nurodytas atskiroms siuntoms stebėti.