Σύστημα παρακολούθησης εμπορευμάτων
Τι είναι ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών;
Ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών είναι ένα σύστημα που καταγράφει την ταυτότητα, την τοποθεσία, την κίνηση ή την κατάσταση φυσικών αγαθών καθώς αυτά περνούν από διαδικασίες αποθήκευσης, διαχείρισης, μεταφοράς ή παράδοσης. Στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο, συνδέει αναγνωρίσιμα αγαθά ή μονάδες διαχείρισης με καταγεγραμμένα συμβάντα, επιτρέποντας στους χρήστες να προσδιορίσουν τι παρατηρήθηκε, πού παρατηρήθηκε και πότε πραγματοποιήθηκε η παρατήρηση.
Η φράση χρησιμοποιείται εδώ περιγραφικά και όχι ως ονομασία συγκεκριμένου προϊόντος ή επίσημης κατηγορίας συστήματος που ορίζεται από τα πρότυπα που παρατίθενται παρακάτω. Πιο καθιερωμένες εκφράσεις περιλαμβάνουν τα σύστημα παρακολούθησης αγαθών, σύστημα παρακολούθησης αποστολών και σύστημα ιχνηλασιμότητας. Το πεδίο εφαρμογής τους εξαρτάται από το τι αναγνωρίζεται και ποια συμβάντα καταγράφονται. Ένα σύστημα που παρακολουθεί μεμονωμένα προϊόντα με σειριακούς αριθμούς διαφέρει από ένα σύστημα που παρακολουθεί μόνο τις παλέτες ή τα δέματα που τα περιέχουν.
Οι υποκείμενες έννοιες υποστηρίζονται από το GS1 Global Traceability Standard και το πρότυπο GS1 Electronic Product Code Information Services, γνωστό ως EPCIS. Αυτά παρέχουν πλαίσια για την αναγνώριση ιχνηλατήσιμων αντικειμένων και την καταγραφή ή ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με συμβάντα της εφοδιαστικής αλυσίδας· δεν θεσπίζουν ξεχωριστό ορισμό για την ακριβή φράση «σύστημα παρακολούθησης αγαθών».
Τι παρακολουθεί το σύστημα
Το πρώτο ερώτημα αφορά τη μονάδα παρακολούθησης. Τα αγαθά μπορούν να αναγνωρίζονται σε διαφορετικά επίπεδα και τα επίπεδα αυτά δεν πρέπει να θεωρούνται εναλλάξιμα. Μια καταγραφή για έναν τύπο προϊόντος δεν αναγνωρίζει απαραίτητα ένα συγκεκριμένο φυσικό αντικείμενο, ενώ μια καταγραφή για ένα δοχείο μεταφοράς δεν τεκμηριώνει αυτόματα την ταυτότητα όλων όσων περιέχονται σε αυτό.
| Επίπεδο παρακολούθησης | Τι αναγνωρίζεται | Όριο ερμηνείας |
|---|---|---|
| Τύπος προϊόντος | Μια κατηγορία εμπορικού είδους | Δεν διακρίνει από μόνος του τις μεμονωμένες φυσικές μονάδες. |
| Παρτίδα ή lot | Μια ομάδα αγαθών που συνδέεται με αναγνωριστικό παρτίδας ή lot | Υποστηρίζει την ιχνηλασιμότητα σε επίπεδο ομάδας χωρίς να διακρίνει απαραίτητα κάθε μονάδα. |
| Αντικείμενο με σειριακό αριθμό | Μια μεμονωμένη φυσική μονάδα | Απαιτεί το αναγνωριστικό του αντικειμένου να παραμένει συνδεδεμένο με τη συγκεκριμένη μονάδα. |
| Μονάδα logistics | Μια μονάδα που συναρμολογείται για μεταφορά ή αποθήκευση, όπως μια παλέτα ή ένα δέμα | Η γνώση του περιεχομένου της εξαρτάται από τις καταγεγραμμένες συσχετίσεις. |
Τα πρότυπα αναγνώρισης της GS1 καταδεικνύουν αυτές τις διακρίσεις. Ένας Global Trade Item Number, ή GTIN, αναγνωρίζει ένα εμπορικό είδος· πρόσθετες πληροφορίες μπορούν να διακρίνουν παρτίδες ή μεμονωμένες μονάδες. Ένας Serial Shipping Container Code, ή SSCC, αναγνωρίζει μια μονάδα logistics. Αυτά τα αναγνωριστικά εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και δεν πρέπει να αντικαθιστούν το ένα το άλλο απλώς επειδή εμφανίζονται και τα δύο σε ετικέτες.
Πώς λειτουργεί ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών
1. Καθιέρωση ταυτότητας
Η διαδικασία ξεκινά με την εκχώρηση ή τη λήψη ενός αναγνωριστικού για το αντικείμενο που παρακολουθείται. Ανάλογα με την υλοποίηση, το αναγνωριστικό μπορεί να περιέχεται σε γραμμωτό κώδικα, ετικέτα RFID ή άλλο φορέα δεδομένων. Το σύστημα χρειάζεται επίσης πληροφορίες πλαισίου που εξηγούν τι αντιπροσωπεύει το αναγνωριστικό, όπως ένα προϊόν, μια παρτίδα ή μια μονάδα logistics.
2. Καταγραφή συμβάντων
Τα συμβάντα καταγράφονται σε σχετικά σημεία της διαδικασίας, όπως η παραλαβή, η συσκευασία, η αποστολή, η μεταφορά και η παράδοση. Ένα χρήσιμο συμβάν συνδέει ένα αναγνωριστικό αντικειμένου με χρόνο, τοποθεσία και επιχειρηματικό πλαίσιο. Το EPCIS υποστηρίζει την ανταλλαγή δεδομένων συμβάντων ορατότητας που αφορούν διαστάσεις όπως το τι συνέβη, πότε και πού συνέβη, καθώς και το επιχειρηματικό πλαίσιο του συμβάντος.
Ένα συμβάν είναι μια παρατήρηση ή επιχειρηματική καταγραφή και όχι μια απεριόριστη δήλωση σχετικά με το αντικείμενο. Για παράδειγμα, μια σάρωση αναχώρησης από αποθήκη μπορεί να υποδεικνύει ότι μια μονάδα logistics καταγράφηκε κατά την αποστολή. Από μόνη της δεν αποδεικνύει ότι κάθε αναμενόμενο αντικείμενο συσκευάστηκε σωστά στο εσωτερικό της.
3. Διατήρηση σχέσεων
Τα αγαθά μπορεί να συσκευάζονται σε χαρτοκιβώτια, τα χαρτοκιβώτια να τοποθετούνται σε παλέτες και οι παλέτες να φορτώνονται σε εξοπλισμό μεταφοράς. Για την παρακολούθηση των αγαθών κατά τη διάρκεια αυτών των αλλαγών, το σύστημα χρειάζεται σχέσεις μεταξύ των σχετικών αναγνωριστικών. Όταν τα αγαθά αποσυσκευάζονται, διαχωρίζονται, ενοποιούνται ή επανασυσκευάζονται, αυτές οι σχέσεις μπορεί να χρειάζονται ενημέρωση.
Χωρίς αυτές τις συσχετίσεις, ένα συμβάν παλέτας παρέχει πληροφορίες για την παλέτα, αλλά ενδέχεται να μην παρέχει αξιόπιστη ορατότητα σε επίπεδο αντικειμένου. Η διάκριση αυτή γίνεται σημαντική όταν παραδίδεται μόνο μέρος μιας αποστολής ή όταν πρέπει να εντοπιστεί μια συγκεκριμένη παρτίδα.
4. Κοινοποίηση και ερμηνεία καταγραφών
Οι καταγραφές συμβάντων μπορούν να διατίθενται στο προσωπικό αποθήκης, στους εμπόρους, στους μεταφορείς, στις ομάδες εξυπηρέτησης πελατών ή σε άλλους εξουσιοδοτημένους συμμετέχοντες. Μια σελίδα παρακολούθησης που απευθύνεται στον πελάτη μπορεί να εμφανίζει απλοποιημένη κατάσταση, ενώ μια λειτουργική διεπαφή διατηρεί λεπτομερέστερα συμβάντα. Τα κοινά αναγνωριστικά και οι συμφωνημένες σημασίες συμβάντων βοηθούν τους συμμετέχοντες να ερμηνεύουν τις καταγραφές με συνέπεια.
Χρήση στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο
Ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών μπορεί να συνδέει τη φυσική διαχείριση με τις εμπορικές καταγραφές, αλλά οι καταγραφές αυτές παραμένουν διακριτές. Μια παραγγελία περιγράφει ένα εμπορικό αίτημα· μια αποστολή αφορά αγαθά που αποστέλλονται μέσω μιας διαδικασίας μεταφοράς. Μία παραγγελία μπορεί να εκτελείται μέσω πολλών αποστολών και μια αποστολή μπορεί να περιέχει πολλά αντικείμενα. Το σύστημα χρειάζεται ρητούς συνδέσμους, εάν οι χρήστες πρέπει να μεταβαίνουν αξιόπιστα από τις πληροφορίες παραγγελίας στις φυσικές καταγραφές παρακολούθησης.
Στην αποθήκευση, οι καταγραφές παρακολούθησης μπορούν να τεκμηριώνουν την παραλαβή, τη μετακίνηση μεταξύ χώρων αποθήκευσης, τη συλλογή και την αποστολή. Οι καταγραφές αποθέματος μπορεί να χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες, αλλά η παρακολούθηση από μόνη της δεν εγγυάται ακριβές υπόλοιπο αποθέματος. Η ακρίβεια του αποθέματος εξαρτάται επίσης από την καταγραφή αλλαγών ποσότητας, ζημιών, προσαρμογών και άλλων σχετικών συναλλαγών.
Στη μεταφορά, το σύστημα μπορεί να παρακολουθεί παραδόσεις ευθύνης, άφιξη σε εγκαταστάσεις, αναχώρηση και παράδοση. Τα αναγνωριστικά παρακολούθησης που εκδίδονται από διαφορετικούς συμμετέχοντες μπορεί να χρειάζεται να συσχετίζονται όταν αλλάζει η ευθύνη. Εάν αυτή η σχέση απουσιάζει, η ορατότητα μπορεί να φαίνεται ότι σταματά, παρόλο που η φυσική μετακίνηση συνεχίζεται.
Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, οι καταγραφές μπορεί να καλύπτουν τη διαχείριση εξαγωγής, τη διεθνή μεταφορά, τη διαδικασία εισαγωγής και την εγχώρια παράδοση. Μια κατάσταση παρακολούθησης που περιγράφει δραστηριότητα τελωνείου δεν αποτελεί αυτόματα επίσημη τελωνειακή απόφαση. Οι πληροφορίες παρακολούθησης πρέπει να ερμηνεύονται σύμφωνα με την πηγή τους και δεν αντικαθιστούν δηλώσεις, υποστηρικτικά εμπορικά έγγραφα ή αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται από την αρμόδια αρχή.
Για τις επιστροφές, το σύστημα μπορεί να συνδέει ένα επιστρεφόμενο δέμα με την αρχική αποστολή ή την έγκριση επιστροφής. Ωστόσο, η παραλαβή του δέματος δεν καθορίζει απαραίτητα ποια αγαθά βρίσκονται μέσα ή σε ποια κατάσταση. Ενδέχεται να απαιτείται έλεγχος και συμφωνία πριν ενημερωθούν οι καταγραφές αποθέματος ή επιστροφής χρημάτων.
Ενδεικτικό παράδειγμα
Για παράδειγμα, ένας λιανοπωλητής μπορεί να αποστείλει αρκετές συσκευές με σειριακούς αριθμούς σε χαρτοκιβώτια που έχουν ενοποιηθεί σε μια παλέτα. Η ακόλουθη ακολουθία δείχνει πώς οι πληροφορίες παρακολούθησης μπορούν να παραμένουν συνδεδεμένες καθώς αλλάζει η διάταξη διαχείρισης. Πρόκειται για υποθετική ροή εργασίας και όχι για μελέτη περίπτωσης εταιρείας.
| Στάδιο | Καταγραφή που δημιουργείται | Τι υποστηρίζει η καταγραφή |
|---|---|---|
| Συσκευασία | Αναγνωριστικά αντικειμένων που συσχετίζονται με αναγνωριστικά χαρτοκιβωτίων | Προσδιορισμός των καταγεγραμμένων αντικειμένων που ανήκουν σε κάθε χαρτοκιβώτιο. |
| Ενοποίηση | Αναγνωριστικά χαρτοκιβωτίων που συσχετίζονται με αναγνωριστικό παλέτας | Σύνδεση των χαρτοκιβωτίων με τα επόμενα συμβάντα της παλέτας. |
| Αποστολή | Συμβάν αναχώρησης παλέτας | Εμφάνιση της καταγεγραμμένης αναχώρησης της παλέτας από την εγκατάσταση. |
| Αποενοποίηση | Χαρτοκιβώτια που διαχωρίζονται από την παλέτα στις καταγραφές | Δυνατότητα ανεξάρτητης παρακολούθησης των μεταγενέστερων μετακινήσεων των χαρτοκιβωτίων. |
| Επιστροφή | Επιστρεφόμενο αντικείμενο που αναγνωρίζεται και ελέγχεται | Σύνδεση της φυσικής επιστροφής με την αρχική καταγραφή του αντικειμένου. |
Εάν η συσχέτιση παλέτας-χαρτοκιβωτίων δεν καταγράφηκε ποτέ, το συμβάν αναχώρησης δεν μπορεί από μόνο του να αποδείξει ποια χαρτοκιβώτια αναχώρησαν. Εάν ένα αντικείμενο τοποθετήθηκε σε λάθος χαρτοκιβώτιο, η ψηφιακή συσχέτιση μπορεί επίσης να είναι εσφαλμένη. Επομένως, η παρακολούθηση εξαρτάται τόσο από τη δομή των δεδομένων όσο και από την ακρίβεια της φυσικής διαδικασίας.
Σχετικοί όροι και όρια
| Σχετική έννοια | Κύρια εστίαση | Σχέση με την παρακολούθηση αγαθών |
|---|---|---|
| Παρακολούθηση αποστολής | Πρόοδος μιας αποστολής κατά τη μεταφορά | Μπορεί να παρέχει ορατότητα σε επίπεδο αποστολής χωρίς να αναγνωρίζει κάθε αντικείμενο. |
| Διαχείριση αποθέματος | Ποσότητες αποθέματος, τοποθεσίες, διαθεσιμότητα και προσαρμογές | Μπορεί να χρησιμοποιεί συμβάντα παρακολούθησης, αλλά περιλαμβάνει λειτουργίες πέρα από την ορατότητα μετακίνησης. |
| Ιχνηλασιμότητα | Παρακολούθηση του ιστορικού, της χρήσης ή της τοποθεσίας ενός αντικειμένου μέσω καταγραφών | Απαιτεί καταγραφές και σχέσεις κατάλληλες για την προβλεπόμενη εργασία ιχνηλασιμότητας. |
| Σύστημα διαχείρισης αποθήκης | Εκτέλεση και έλεγχος δραστηριοτήτων αποθήκης | Μπορεί να καταγράφει συμβάντα παρακολούθησης αγαθών ως μέρος ευρύτερων λειτουργιών αποθήκης. |
| Αποδεικτικό παράδοσης | Αποδεικτικά στοιχεία που συνδέονται με ένα συμβάν παράδοσης | Υποστηρίζει ένα συγκεκριμένο στάδιο και όχι ολόκληρο το ιστορικό παρακολούθησης. |
Η παρακολούθηση και η ανίχνευση αλληλεπικαλύπτονται στην πρακτική χρήση. Η παρακολούθηση συχνά δίνει έμφαση στην τρέχουσα κατάσταση ή πρόοδο, ενώ η ανίχνευση συχνά δίνει έμφαση στην ανασύνθεση του ιστορικού ή στον εντοπισμό προέλευσης και σχέσεων. Η διάκριση αυτή είναι χρήσιμη, αλλά η ορολογία διαφέρει μεταξύ συστημάτων και οργανισμών.
Περιορισμοί και πρακτικοί έλεγχοι
Ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών πρέπει να αξιολογείται με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία που παρέχει και όχι απλώς με βάση το αν εμφανίζει έναν χάρτη ή μια ακολουθία καταστάσεων. Οι ακόλουθοι έλεγχοι βοηθούν στον προσδιορισμό του πραγματικού πεδίου εφαρμογής του:
- Αναγνώριση: Το αναγνωριστικό αναφέρεται σε τύπο προϊόντος, παρτίδα, μεμονωμένο αντικείμενο ή μονάδα logistics;
- Κάλυψη: Ποιες εγκαταστάσεις, συμμετέχοντες και στάδια διαδικασίας δημιουργούν καταγραφές και πού υπάρχουν κενά;
- Χρονισμός: Η χρονική σήμανση αντιπροσωπεύει το φυσικό συμβάν, τη λήψη δεδομένων ή τη μεταγενέστερη παραλαβή από άλλο σύστημα;
- Συσχετίσεις: Διατηρούνται οι σχέσεις συσκευασίας, αποσυσκευασίας και ενοποίησης όταν τα αγαθά αλλάζουν μονάδες διαχείρισης;
- Προέλευση: Μπορούν οι χρήστες να διακρίνουν τις άμεσες παρατηρήσεις από τις παράγωγες καταστάσεις ή τις πληροφορίες που παρέχονται από άλλον συμμετέχοντα;
- Διορθώσεις: Μπορούν να διορθωθούν τα σφάλματα χωρίς να αποκρύπτεται το σχετικό ιστορικό συμβάντων;
- Πρόσβαση: Μπορούν οι εξουσιοδοτημένοι συμμετέχοντες να ανακτήσουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για τις λειτουργικές εργασίες ή τις εργασίες ιχνηλασιμότητας;
Η παρακολούθηση δεν σημαίνει απαραίτητα συνεχή τοποθέτηση σε πραγματικό χρόνο. Ένα σύστημα που βασίζεται σε σαρώσεις αναφέρει καταγεγραμμένες παρατηρήσεις σε συγκεκριμένα σημεία· η μετακίνηση μεταξύ αυτών μπορεί να παραμένει μη παρατηρούμενη. Τα συστήματα με αισθητήρες μπορούν να παρέχουν πρόσθετες μετρήσεις, αλλά οι διαθέσιμες πληροφορίες εξακολουθούν να εξαρτώνται από τον εξοπλισμό, τη συνδεσιμότητα και την υλοποίηση.
Ομοίως, ένα ελλείπον συμβάν δεν αποδεικνύει οριστικά ότι τα αγαθά σταμάτησαν να κινούνται και μια καταγεγραμμένη μετακίνηση δεν αποδεικνύει την κατάστασή τους. Η τοποθεσία, η κατοχή, η κυριότητα, η αυθεντικότητα και η κατάσταση είναι διαφορετικά ζητήματα. Κάθε ένα απαιτεί κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία και όχι υπόθεση που βασίζεται σε μια γενική κατάσταση παρακολούθησης.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το «σύστημα παρακολούθησης αγαθών» τυποποιημένος τεχνικός όρος;
Αντιμετωπίζεται εδώ ως περιγραφική φράση. Τα αναφερόμενα πρότυπα αφορούν την αναγνώριση, την ιχνηλασιμότητα και τα δεδομένα συμβάντων της εφοδιαστικής αλυσίδας, αντί να ορίζουν αυτήν την ακριβή έκφραση ως ξεχωριστή κατηγορία συστήματος.
Εμφανίζει ένα σύστημα παρακολούθησης αγαθών ζωντανές τοποθεσίες;
Όχι απαραίτητα. Ένα σύστημα που βασίζεται σε σαρώσεις εμφανίζει καταγεγραμμένα συμβάντα σε συγκεκριμένες τοποθεσίες και χρονικές στιγμές. Η συνεχής τοποθέτηση απαιτεί κατάλληλη τεχνολογία και δεν προκύπτει αυτόματα από την ύπαρξη ενός αναγνωριστικού παρακολούθησης.
Μπορεί η παρακολούθηση δέματος να αναγνωρίσει κάθε αντικείμενο μέσα σε ένα δέμα;
Μόνο εάν αξιόπιστες καταγραφές συνδέουν το αναγνωριστικό του δέματος με το περιεχόμενό του. Τα συμβάντα σε επίπεδο δέματος από μόνα τους δεν καθορίζουν την ταυτότητα σε επίπεδο αντικειμένου ούτε επιβεβαιώνουν την ακρίβεια της συσκευασίας.
Είναι η παρακολούθηση αγαθών το ίδιο με τη διαχείριση αποθέματος;
Όχι. Η παρακολούθηση αγαθών αφορά την καταγεγραμμένη ταυτότητα, κίνηση, τοποθεσία ή κατάσταση. Η διαχείριση αποθέματος αφορά επίσης τις ποσότητες αποθέματος, τη διαθεσιμότητα και τις προσαρμογές, αν και οι δύο λειτουργίες μπορούν να μοιράζονται πληροφορίες.
Πηγές
- GS1 — Global Traceability Standard: Πλαίσιο για τις διαδικασίες ιχνηλασιμότητας, την αναγνώριση και τις απαιτήσεις πληροφοριών σε όλες τις εφοδιαστικές αλυσίδες.
- GS1 — EPCIS: Πρότυπο για την κοινοποίηση δεδομένων συμβάντων ορατότητας, συμπεριλαμβανομένου του πλαισίου συμβάντων και των σχέσεων μεταξύ αντικειμένων.
- GS1 — Global Trade Item Number: Αναγνώριση εμπορικών ειδών και διάκριση μεταξύ της ταυτότητας του εμπορικού είδους και των πληροφοριών της φυσικής μονάδας.
- GS1 — Serial Shipping Container Code: Αναγνώριση μονάδων logistics, συμπεριλαμβανομένων μονάδων που συναρμολογούνται για αποθήκευση ή μεταφορά.
