Παγκόσμιος Αριθμός Τοποθεσίας (Gln)

Τι είναι ένας Παγκόσμιος Αριθμός Τοποθεσίας (GLN);

Ο Παγκόσμιος Αριθμός Τοποθεσίας (GLN) είναι ένα 13ψήφιο κλειδί αναγνώρισης GS1 που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση μερών και τοποθεσιών σε επιχειρηματικές συναλλαγές. Στον τομέα των logistics, του ηλεκτρονικού εμπορίου και της διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας, μπορεί να αναγνωρίζει μια νομική οντότητα, μια οργανωτική λειτουργία, μια φυσική τοποθεσία ή μια ψηφιακή τοποθεσία. Για παράδειγμα, ένας GLN μπορεί να αναγνωρίζει μια εταιρεία, το τμήμα προμηθειών της, ένα κέντρο διανομής ή έναν ηλεκτρονικό προορισμό που χρησιμοποιείται για την ανταλλαγή επιχειρηματικών πληροφοριών.

Σκοπός ενός GLN είναι να παρέχει στους εμπορικούς εταίρους ένα συνεπές αναγνωριστικό για το μέρος ή την τοποθεσία που εμπλέκεται σε μια διαδικασία. Αντί να βασίζονται αποκλειστικά σε εταιρικές επωνυμίες, γραπτές διευθύνσεις ή εσωτερικούς κωδικούς αποθήκης, τα συνδεδεμένα συστήματα μπορούν να χρησιμοποιούν έναν GLN για να αναφέρονται στην ίδια οντότητα ή τοποθεσία. Οι σχετικές λεπτομέρειες, όπως η ταχυδρομική διεύθυνση ή ο επιχειρηματικός ρόλος, διατηρούνται ξεχωριστά ως κύρια δεδομένα.

Τι μπορεί να αναγνωρίζει ένας GLN

Παρόλο που η ονομασία του δίνει έμφαση στην τοποθεσία, ένας GLN δεν περιορίζεται σε κτίρια ή γεωγραφικές συντεταγμένες. Η GS1 διακρίνει διάφορες χρήσεις αναγνώρισης. Αυτές αφορούν διαφορετικά επιχειρηματικά αντικείμενα, επομένως μια εταιρεία θα πρέπει να καθορίζει τι αντιπροσωπεύει κάθε GLN πριν τον κοινοποιήσει στους εταίρους της.

Αυτές οι χρήσεις εξηγούν γιατί η ταυτότητα μιας εταιρείας και ο προορισμός παράδοσής της δεν θα πρέπει να θεωρούνται αυτόματα το ίδιο πράγμα. Ένας λιανοπωλητής μπορεί να διαθέτει έναν οργανισμό προμηθειών αλλά αρκετές αποθήκες. Αντίστροφα, μία διεύθυνση αποθήκης μπορεί να περιλαμβάνει δραστηριότητες που ανήκουν σε διαφορετικά μέρη. Η κατανομή GLN θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις διακρίσεις που χρειάζονται να αναγνωρίζουν οι εμπορικοί εταίροι, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες της GS1.

Δομή και σχετικές πληροφορίες

Ένας GLN περιέχει 13 αριθμητικά ψηφία, με το τελευταίο ψηφίο να λειτουργεί ως ψηφίο ελέγχου. Στη δομή που βασίζεται στο Πρόθεμα Εταιρείας GS1, τα προηγούμενα ψηφία αποτελούνται από ένα Πρόθεμα Εταιρείας GS1 και μια αναφορά τοποθεσίας. Το σχετικό μήκος αυτών των στοιχείων εξαρτάται από την κατανομή του προθέματος· δεν είναι πεδία σταθερού μήκους που μπορούν πάντα να διαχωριστούν με τον ίδιο τρόπο.

Το ψηφίο ελέγχου βοηθά στον εντοπισμό ορισμένων σφαλμάτων καταχώρισης δεδομένων. Δεν αποδεικνύει ότι το αναγνωριστικό έχει εκχωρηθεί έγκυρα, ότι ο σχετικός οργανισμός είναι αξιόπιστος ή ότι οι πληροφορίες τοποθεσίας είναι aktual. Ένας αριθμός που περνά έναν μαθηματικό έλεγχο εξακολουθεί να απαιτεί κατάλληλη επαλήθευση σε σχέση με την εκχωρημένη ταυτότητα και τα υποστηρικτικά αρχεία.

Ο GLN θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως αναγνωριστικό και όχι ως συμπιεσμένη διεύθυνση. Οι χρήστες δεν θα πρέπει να προσπαθούν να εξάγουν από τα ψηφία του μια διεύθυνση οδού, τελωνειακή δικαιοδοσία, οδηγία παράδοσης ή δυνατότητα αποθήκης. Αυτές οι πληροφορίες ανήκουν στα αρχεία που συνδέονται με τον GLN. Στο λογισμικό, η διατήρηση του αναγνωριστικού ως αριθμητικής συμβολοσειράς 13 χαρακτήρων βοηθά στην αποφυγή απώλειας των αρχικών μηδενικών κατά την εισαγωγή, εξαγωγή ή επεξεργασία υπολογιστικών φύλλων.

Πώς χρησιμοποιούνται οι GLN στα logistics και το ηλεκτρονικό εμπόριο

Συντονισμός παραγγελιών και παραδόσεων

Σε δομημένα επιχειρηματικά μηνύματα, οι GLN μπορούν να αναγνωρίζουν μέρη όπως τον αγοραστή και τον προμηθευτή, καθώς και τοποθεσίες όπως τον προορισμό παράδοσης. Η σημασία τους εξαρτάται από το πεδίο ή τον επιχειρηματικό ρόλο στον οποίο εμφανίζονται. Ένας GLN που καταχωρίζεται ως αναγνωριστικό αγοραστή δεν αναγνωρίζει αυτόματα την αποθήκη όπου πρέπει να παραδοθούν τα αγαθά.

Η διάκριση αυτή έχει σημασία όταν μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου αγοράζει κεντρικά απόθεμα αλλά το διανέμει σε αρκετές εγκαταστάσεις εκπλήρωσης παραγγελιών. Η παραγγελία μπορεί να αναγνωρίζει την οντότητα προμηθειών ξεχωριστά από την τοποθεσία παραλαβής. Τα συστήματα πρέπει να διατηρούν αυτούς τους ρόλους κατά τη μετατροπή πληροφοριών μεταξύ εφαρμογών προμηθειών, αποθήκης και μεταφοράς.

Λειτουργίες αποθήκης και αρχεία αποθέματος

Ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης μπορεί να συσχετίζει έναν GLN με μια εγκατάσταση ή με μια πιο συγκεκριμένη φυσική τοποθεσία όπου απαιτείται ξεχωριστή αναγνώριση. Οι εσωτερικοί κωδικοί θέσεων και διαδρόμων μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούνται για τοπικές λειτουργίες. Ο GLN δεν σημαίνει ότι κάθε ράφι, ραφιέρα ή θέση αποθήκευσης πρέπει να αποκτήσει το δικό της παγκοσμίως κοινόχρηστο αναγνωριστικό.

Το πρακτικό ερώτημα είναι αν μια τοποθεσία πρέπει να αναγνωρίζεται ξεχωριστά στη σχετική επιχειρηματική διαδικασία. Ένας χώρος παραλαβής που μοιράζεται με εμπορικούς εταίρους μπορεί να απαιτεί διαφορετική προσέγγιση αναγνώρισης από μια προσωρινή εσωτερική θέση συγκέντρωσης. Οι οργανισμοί θα πρέπει να εφαρμόζουν τους κανόνες κατανομής της GS1 αντί να δημιουργούν επιπλέον GLN αποκλειστικά επειδή το λογισμικό τους περιέχει πρόσθετα πεδία τοποθεσίας.

Διασυνοριακές συναλλαγές και επιστροφές

Στο διασυνοριακό ηλεκτρονικό εμπόριο, οι GLN μπορούν να βοηθήσουν στη διάκριση των οντοτήτων και εγκαταστάσεων που συμμετέχουν σε μια εφοδιαστική αλυσίδα. Για παράδειγμα, η νομική οντότητα ενός εμπόρου, ένα κέντρο εκπλήρωσης παραγγελιών στο εξωτερικό και μια εγκατάσταση παραλαβής επιστροφών μπορεί να αντιπροσωπεύουν διαφορετικές ανάγκες αναγνώρισης. Τα κοινόχρηστα αναγνωριστικά μπορούν να καταστήσουν αυτές τις διακρίσεις σαφείς στα αρχεία των εταίρων και στα επιχειρηματικά μηνύματα.

Ο GLN δεν αντικαθιστά την εγγραφή εισαγωγέα, το φορολογικό αναγνωριστικό, την τελωνειακή δήλωση, την ταχυδρομική διεύθυνση ή οποιαδήποτε άλλη πληροφορία απαιτείται από μια συγκεκριμένη αρχή ή συναλλαγή. Το αν ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή ηλεκτρονικό μήνυμα αποδέχεται ή απαιτεί GLN εξαρτάται από τις ισχύουσες απαιτήσεις του. Η κατοχή GLN από μόνη της δεν αποδεικνύει τελωνειακή συμμόρφωση ή άδεια εισαγωγής αγαθών.

Ενδεικτική ροή εργασίας από την παραγγελία έως την παραλαβή

Το ακόλουθο παράδειγμα περιγράφει μια πιθανή υλοποίηση και όχι μια υποχρεωτική ακολουθία για κάθε επιχείρηση.

1. Καθορισμός ταυτοτήτων. Ένας λιανοπωλητής διακρίνει την οντότητα προμηθειών του από την αποθήκη που θα παραλάβει μια παραγγελία. Καθορίζει ποιες ταυτότητες απαιτούν GLN βάσει των σχετικών κανόνων της GS1 και των απαιτήσεων των εταίρων.
2. Διατήρηση κύριων δεδομένων. Ο λιανοπωλητής καταγράφει τι αναγνωρίζει κάθε GLN και τον συσχετίζει με την κατάλληλη επωνυμία, διεύθυνση, ρόλο και λειτουργικές λεπτομέρειες.
3. Κοινοποίηση των αρχείων. Ο προμηθευτής λαμβάνει τα αναγνωριστικά και τη σημασία τους μέσω συμφωνημένης διαδικασίας ένταξης ή ανταλλαγής δεδομένων. Και τα δύο μέρη επιβεβαιώνουν ότι τα συστήματά τους ερμηνεύουν τους ρόλους με συνέπεια.
4. Δημιουργία παραγγελίας αγοράς. Η παραγγελία αναγνωρίζει τον αγοραστή και τον προορισμό παράδοσης στα κατάλληλα πεδία. Μπορεί να εμφανίζονται διαφορετικοί GLN όταν οι ρόλοι αφορούν διαφορετικά μέρη ή τοποθεσίες.
5. Προετοιμασία μονάδων logistics. Ο προμηθευτής αναγνωρίζει ξεχωριστά τις παλέτες ή άλλες μονάδες logistics. Τα αναγνωριστικά τους μπορούν να συνδεθούν με τον GLN προορισμού στα αρχεία αποστολής.
6. Παραλαβή και συμφωνία. Η λειτουργία παραλαβής συγκρίνει τα εισερχόμενα αγαθά και τις πληροφορίες των μονάδων logistics με την αναμενόμενη παραγγελία και τον προορισμό. Κάθε ασυμφωνία διερευνάται με τη χρήση των υποκείμενων αρχείων.

Ο GLN παρέχει μια σταθερή αναφορά μέσα σε αυτή τη ροή εργασίας, αλλά δεν εκτελεί ο ίδιος τη φυσική δρομολόγηση ή τη συμφωνία. Αυτές οι λειτουργίες εξαρτώνται από σωστά συντηρημένα δεδομένα, συμβατά συστήματα και λειτουργικές διαδικασίες.

Σύγκριση του GLN με σχετικά αναγνωριστικά

Αυτά τα αναγνωριστικά είναι συμπληρωματικά και όχι εναλλάξιμα. Μια συναλλαγή μπορεί να αναφέρεται σε ένα προϊόν με GTIN, σε μια παλέτα με SSCC και σε μια αποθήκη παραλαβής με GLN. Καθένα απαντά σε διαφορετικό ερώτημα σχετικά με την ίδια διακίνηση αγαθών.

Κατανομή, συντήρηση και έλεγχοι υλοποίησης

Οι οργανισμοί αποκτούν και διαχειρίζονται GLN μέσω των ισχυουσών ρυθμίσεων της GS1. Πριν από την εκχώρηση αναγνωριστικών, θα πρέπει να συμβουλεύονται τον αρμόδιο Οργανισμό-Μέλος της GS1 και τους Κανόνες Κατανομής GLN της GS1. Η αυθαίρετη δημιουργία ενός 13ψήφιου αριθμού, ακόμη και αν διαθέτει έγκυρο ψηφίο ελέγχου, δεν καθιερώνει έναν σωστά κατανεμημένο GLN.

Η συντήρηση είναι εξίσου σημαντική με την αρχική εκχώρηση. Οι αλλαγές σε νομικές οντότητες, λειτουργίες ή τοποθεσίες πρέπει να αξιολογούνται βάσει των κανόνων κατανομής, ώστε να καθορίζεται αν ένας υφιστάμενος GLN παραμένει κατάλληλος ή απαιτείται νέος. Μια μετεγκατάσταση, οργανωτική αλλαγή ή παύση λειτουργίας δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται απλώς με την αντικατάσταση ενός πεδίου βάσης δεδομένων χωρίς εξέταση των επιπτώσεων στην αναγνώριση.

Χρήσιμοι έλεγχοι υλοποίησης περιλαμβάνουν:

• Εμβέλεια ταυτότητας: Τεκμηριώστε με ακρίβεια τι αναγνωρίζει κάθε GLN, συμπεριλαμβανομένου του αν αντιπροσωπεύει νομική οντότητα, λειτουργία, φυσική τοποθεσία ή ψηφιακή τοποθεσία.
• Ακεραιότητα δεδομένων: Διατηρήστε και τα 13 ψηφία, επικυρώστε το ψηφίο ελέγχου και αποτρέψτε ακούσιες αριθμητικές μετατροπές.
• Αντιστοίχιση ρόλων: Επιβεβαιώστε ότι τα πεδία αγοραστή, προμηθευτή, τιμολογίου και τοποθεσίας παράδοσης αναφέρονται στις προβλεπόμενες ταυτότητες.
• Συμφωνία με εταίρους: Καθορίστε τον τρόπο ανταλλαγής και διόρθωσης των αναγνωριστικών και των σχετικών δεδομένων.
• Έλεγχος αλλαγών: Αναθέστε την ευθύνη για την εξέταση των αλλαγών σε σχέση με τους κανόνες της GS1 και την ενημέρωση των επηρεαζόμενων εταίρων.
• Λειτουργικές λεπτομέρειες: Διατηρήστε τις οδηγίες δρομολόγησης, τα στοιχεία επικοινωνίας και τις απαιτήσεις παραλαβής στα κατάλληλα σχετικά αρχεία, αντί να θεωρείτε ότι περιλαμβάνονται στον GLN.

Συνηθισμένες παρανοήσεις

Ο GLN δεν είναι απαραίτητα αριθμός αποθήκης. Η αποθήκη είναι ένας πιθανός στόχος αναγνώρισης, αλλά οι νομικές οντότητες, οι λειτουργίες και οι ψηφιακές τοποθεσίες εμπίπτουν επίσης στο πλαίσιο του GLN.

Ο GLN δεν είναι ο ίδιος barcode. Είναι ένα κλειδί αναγνώρισης. Τα πρότυπα της GS1 καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να αναπαρίσταται σε σχετικά μέσα δεδομένων και μηνύματα. Οι απαιτήσεις κωδικοποίησης και τοποθέτησης εξαρτώνται από την εφαρμογή.

Ο GLN δεν παρέχει ζωντανή παρακολούθηση τοποθεσίας. Η αναγνώριση μιας εγκατάστασης ή ενός μέρους διαφέρει από την αναφορά της τρέχουσας θέσης ενός οχήματος ή δέματος. Η παρακολούθηση απαιτεί πρόσθετες πληροφορίες γεγονότων και συστήματα.

Ο GLN δεν εξαλείφει την ανάγκη διαχείρισης κύριων δεδομένων. Οι εμπορικοί εταίροι εξακολουθούν να χρειάζονται μια ακριβή, κοινή κατανόηση της ταυτότητας πίσω από τον αριθμό. Τα ασυνεπή ή παρωχημένα σχετικά αρχεία μπορούν να υπονομεύσουν μια κατά τα άλλα έγκυρη αναγνώριση.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσα ψηφία έχει ένας GLN;

Ένας GLN περιέχει 13 αριθμητικά ψηφία, συμπεριλαμβανομένου ενός τελικού ψηφίου ελέγχου. Τα συστήματα θα πρέπει να διατηρούν την πλήρη μορφή του, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αρχικών μηδενικών.

Χρειάζεται κάθε αποθήκη ξεχωριστό GLN;

Η απάντηση εξαρτάται από τις απαιτήσεις αναγνώρισης και τους ισχύοντες κανόνες κατανομής της GS1. Όταν οι αποθήκες πρέπει να διακρίνονται ως ξεχωριστές φυσικές τοποθεσίες στις επιχειρηματικές διαδικασίες, οι ανάγκες αναγνώρισής τους θα πρέπει να αξιολογούνται ξεχωριστά.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας GLN για την παρακολούθηση δέματος;

Όχι από μόνος του. Ο GLN αναγνωρίζει ένα μέρος ή μια τοποθεσία, ενώ η παρακολούθηση δεμάτων χρησιμοποιεί αναφορές αποστολής ή δέματος και σχετικά γεγονότα παρακολούθησης.

Απαιτείται GLN για κάθε διασυνοριακή αποστολή ηλεκτρονικού εμπορίου;

Ο GLN δεν αποτελεί καθολική απαίτηση για κάθε διασυνοριακή αποστολή. Η χρήση του εξαρτάται από τις σχετικές απαιτήσεις των εμπορικών εταίρων, των συστημάτων, του κλάδου ή των κανονιστικών αρχών και δεν αντικαθιστά τις απαιτούμενες τελωνειακές ή διευθυνσιοδοτικές πληροφορίες.

Πηγές

• GS1: Global Location Number (GLN) — Επίσημος ορισμός, πεδίο αναγνώρισης και επιχειρηματικές χρήσεις.
• GS1: GLN Allocation Rules — Αποφάσεις αναγνώρισης, αρχές κατανομής και διαχείριση αλλαγών.
• GS1 General Specifications — Τεχνικό πλαίσιο για τα κλειδιά αναγνώρισης GS1, τις δομές δεδομένων και τις εφαρμογές μέσων δεδομένων.
• GS1: Global Trade Item Number (GTIN) — Αναγνώριση εμπορικών ειδών και διάκρισή της από την αναγνώριση μερών και τοποθεσιών.
• GS1: Serial Shipping Container Code (SSCC) — Αναγνώριση μονάδων logistics και διάκρισή της από τη χρήση του GLN.