Глобален номер на местоположение (GLN)
Какво представлява глобалният номер на местоположение (GLN)?
Глобалният номер на местоположение (GLN) е 13-цифров идентификационен ключ на GS1, използван за идентифициране на страни и местоположения в бизнес транзакции. В логистиката, електронната търговия и управлението на веригата за доставки той може да идентифицира юридическо лице, организационна функция, физическо местоположение или цифрово местоположение. Например GLN може да идентифицира компания, нейния отдел за покупки, дистрибуционен център или електронна крайна точка, използвана за обмен на бизнес информация.
Целта на GLN е да предостави на търговските партньори последователен идентификатор за страната или местоположението, участващи в даден процес. Вместо да разчитат единствено на имена на компании, изписани адреси или вътрешни кодове на складове, свързаните системи могат да използват GLN за препратка към едно и също лице или местоположение. Свързаните подробности, като пощенски адрес или бизнес роля, се поддържат отделно като основни данни.
Какво може да идентифицира един GLN
Въпреки че името му подчертава местоположението, GLN не е ограничен до сгради или географски координати. GS1 разграничава няколко приложения за идентификация. Те се отнасят до различни бизнес обекти, затова компанията трябва да определи какво представлява всеки GLN, преди да го сподели с партньори.
| Приложение за идентификация | Какво идентифицира | Илюстративен пример от веригата за доставки |
|---|---|---|
| Юридическо лице | Организация с правен статут | Компанията, която закупува стоки съгласно договор за доставка |
| Функция | Организационно подразделение или отдел, свързан с конкретни отговорности | Отделът за задължения към доставчици на търговец на дребно |
| Физическо местоположение | Материално място, където се извършват дейности или където се намира нещо | Дистрибуционен център, магазин или зона за приемане |
| Цифрово местоположение | Електронен адрес, използван за комуникация между системи | Електронна крайна точка, използвана за обмен на бизнес информация |
Тези приложения обясняват защо идентичността на компанията и нейната дестинация за доставка не трябва автоматично да се считат за едно и също нещо. Търговецът на дребно може да има една организация за покупки, но няколко склада. Обратно, един адрес на склад може да включва операции, принадлежащи на различни страни. Разпределението на GLN трябва да отразява разграниченията, които търговските партньори трябва да разпознават, в съответствие с приложимите правила на GS1.
Структура и свързана информация
GLN съдържа 13 цифрови знака, като последната цифра служи като контролна цифра. В структурата, базирана на фирмения префикс на GS1, предходните цифри се състоят от фирмен префикс на GS1 и референция към местоположение. Относителната дължина на тези компоненти зависи от разпределението на префикса; те не са полета с фиксирана дължина, които винаги могат да бъдат разделени по един и същи начин.
Контролната цифра помага за откриването на определени грешки при въвеждане на данни. Тя не доказва, че идентификаторът е валидно разпределен, че свързаната организация е надеждна или че информацията за местоположението е актуална. Номер, който преминава математическа проверка, все пак изисква подходяща верификация спрямо присвоената му идентичност и придружаващите записи.
GLN трябва да се разглежда като идентификатор, а не като компресиран адрес. Потребителите не трябва да се опитват да извличат от цифрите му уличен адрес, митническа юрисдикция, инструкции за доставка или възможности на склад. Такава информация принадлежи към записите, свързани с GLN. В софтуера запазването на идентификатора като 13-знаков цифров низ помага да се избегне загубата на водещи нули при импортиране, експортиране или обработка на електронни таблици.
Как се използват GLN в логистиката и електронната търговия
Координация на поръчките и доставките
В структурираните бизнес съобщения GLN могат да идентифицират страни като купувача и доставчика, както и местоположения като дестинацията за доставка. Значението им зависи от полето или бизнес ролята, в която се появяват. GLN, въведен като идентификатор на купувача, не идентифицира автоматично склада, в който трябва да бъдат доставени стоките.
Това разграничение е важно, когато бизнес за електронна търговия закупува инвентар централизирано, но го разпределя между няколко центъра за изпълнение на поръчки. Поръчката може да идентифицира закупуващото лице отделно от получаващото местоположение. Системите трябва да запазват тези роли при преобразуване на информация между приложенията за покупки, складови операции и транспорт.
Складови операции и записи за инвентара
Системата за управление на склад може да свърже GLN с обект или с по-конкретно физическо местоположение, когато е необходима отделна идентификация. Вътрешните кодове за клетки и пътеки все още могат да се използват за местни операции. GLN не означава, че всеки рафт, стелаж или складова позиция трябва да получи свой собствен глобално споделян идентификатор.
Практическият въпрос е дали дадено местоположение трябва да бъде идентифицирано отделно в съответния бизнес процес. Зона за приемане, споделена с търговски партньори, може да изисква различен подход към идентификацията от временна вътрешна зона за подготовка. Организациите трябва да прилагат правилата за разпределение на GS1, вместо да създават допълнителни GLN само защото софтуерът им съдържа допълнителни полета за местоположение.
Трансгранични транзакции и връщания
При трансгранична електронна търговия GLN могат да помогнат за разграничаването на лицата и обектите, участващи във веригата за доставки. Например юридическото лице на търговец, задграничен център за изпълнение на поръчки и обект за приемане на върнати стоки могат да представляват различни нужди за идентификация. Споделените идентификатори могат да направят тези разграничения явни в записите на партньорите и бизнес съобщенията.
GLN не заменя регистрацията на вносител, данъчния идентификатор, митническата декларация, пощенския адрес или друга информация, изисквана от конкретен орган или транзакция. Дали даден документ или електронно съобщение приема или изисква GLN зависи от приложимите към него изисквания. Притежаването само на GLN не доказва съответствие с митническите изисквания или разрешение за внос на стоки.
Илюстративен работен процес от поръчката до получаването
Следващият пример описва възможна реализация, а не задължителна последователност за всеки бизнес.
- Определете идентичностите. Търговецът на дребно разграничава закупуващото си лице от склада, който ще получи поръчката. Той определя кои идентичности изискват GLN съгласно съответните правила на GS1 и изискванията на партньорите.
- Поддържайте основните данни. Търговецът записва какво идентифицира всеки GLN и го свързва с подходящото име, адрес, роля и оперативни подробности.
- Споделете записите. Доставчикът получава идентификаторите и техните значения чрез договорен процес за въвеждане или обмен на данни. Двете страни потвърждават, че системите им интерпретират ролите последователно.
- Създайте поръчката за покупка. Поръчката идентифицира купувача и дестинацията за доставка в подходящите полета. Могат да се появят различни GLN, когато тези роли се отнасят до различни страни или местоположения.
- Подгответе логистичните единици. Доставчикът идентифицира палетите или другите логистични единици отделно. Техните идентификатори могат да бъдат свързани с GLN на дестинацията в записите за пратката.
- Получете и сверете. Операцията по приемане сравнява входящите стоки и информацията за логистичните единици с очакваната поръчка и дестинация. Всяко несъответствие се проучва чрез основните записи.
GLN предоставя стабилна референция в този работен процес, но сам по себе си не извършва физическото маршрутизиране или сверяване. Тези функции зависят от правилно поддържани данни, съвместими системи и оперативни процедури.
Сравнение на GLN със свързани идентификатори
| Идентификатор или референция | Основна цел | Разлика спрямо GLN |
|---|---|---|
| Глобален номер на търговската единица (GTIN) | Идентифицира търговска единица, например продукт, предлаган за поръчка или продажба | GTIN идентифицира какво представлява единицата; GLN идентифицира страна или местоположение, участващи в транзакцията. |
| Сериен код на транспортната опаковка (SSCC) | Идентифицира отделна логистична единица, например палет или пакет | SSCC идентифицира обработваната логистична единица; GLN може да идентифицира нейната дестинация или друга релевантна страна или местоположение. |
| Номер за проследяване на превозвача | Препраща към пратка или пакет в рамките на процесите за проследяване на превозвача | GLN не е референция за проследяване на пакет и не предоставя актуализации за събитията по доставката. |
| Пощенски адрес | Описва дестинация чрез адресна информация | GLN препраща към идентифицирана страна или местоположение; той не премахва нуждата от използваеми адресни данни. |
| Вътрешен код на склад | Идентифицира обект в собствената система на организацията | Вътрешният код има значение в рамките на управлявания от организацията контекст, докато GLN принадлежи към системата за идентификация на GS1. |
Тези идентификатори се допълват, а не са взаимозаменяеми. Една транзакция може да посочва продукт чрез GTIN, палет чрез SSCC и склад за получаване чрез GLN. Всеки от тях отговаря на различен въпрос относно едно и също движение на стоки.
Разпределение, поддръжка и проверки при реализация
Организациите получават и управляват GLN чрез приложимите договорености на GS1. Преди да разпределят идентификатори, те трябва да се консултират със съответната членска организация на GS1 и с Правилата за разпределение на GLN на GS1. Произволното създаване на 13-цифров номер, дори ако има валидна контролна цифра, не доказва, че е правилно разпределен GLN.
Поддръжката е също толкова важна, колкото и първоначалното разпределение. Промените в юридически лица, функции или местоположения трябва да бъдат оценени съгласно правилата за разпределение, за да се определи дали съществуващият GLN остава подходящ или е необходим нов. Преместване, организационна промяна или закриване не трябва да се обработват само чрез презаписване на поле в базата данни, без да се прегледат последиците за идентификацията.
Полезните проверки при реализация включват:
- Обхват на идентичността: Документирайте точно какво идентифицира всеки GLN, включително дали представлява юридическо лице, функция, физическо местоположение или цифрово местоположение.
- Целостност на данните: Запазвайте всичките 13 цифри, проверявайте контролната цифра и предотвратявайте непреднамерени числови преобразувания.
- Съпоставяне на ролите: Потвърдете, че полетата за купувач, доставчик, фактуриране и местоположение за доставка се отнасят до предвидените идентичности.
- Споразумение с партньорите: Определете как ще се обменят и коригират идентификаторите и свързаните данни.
- Контрол на промените: Определете отговорност за преглед на промените спрямо правилата на GS1 и за информиране на засегнатите партньори.
- Оперативни подробности: Съхранявайте инструкциите за маршрутизиране, информацията за контакт и изискванията за получаване в подходящи свързани записи, вместо да приемате, че GLN ги съдържа.
Често срещани недоразумения
GLN не е непременно номер на склад. Складът е една от възможните цели на идентификацията, но юридическите лица, функциите и цифровите местоположения също попадат в рамката на GLN.
GLN сам по себе си не е баркод. Той е идентификационен ключ. Стандартите на GS1 определят как може да бъде представен в съответните носители на данни и съобщения. Изискванията за кодиране и поставяне зависят от приложението.
GLN не предоставя проследяване на местоположението в реално време. Идентифицирането на обект или страна се различава от съобщаването къде се намира дадено превозно средство или пакет в момента. Проследяването изисква допълнителна информация за събитията и системи.
GLN не премахва необходимостта от управление на основните данни. Търговските партньори все още се нуждаят от точно и споделено разбиране за идентичността зад номера. Несъответстващите или остарели свързани записи могат да подкопаят иначе валидната идентификация.
Въпроси и отговори
Колко цифри има в един GLN?
GLN съдържа 13 цифрови знака, включително последна контролна цифра. Системите трябва да запазват пълния му формат, включително всички водещи нули.
Нужен ли е отделен GLN за всеки склад?
Отговорът зависи от изискванията за идентификация и приложимите правила за разпределение на GS1. Когато складовете трябва да бъдат разграничени като отделни физически местоположения в бизнес процесите, нуждите им от идентификация трябва да бъдат оценени индивидуално.
Може ли GLN да се използва за проследяване на пакет?
Не самостоятелно. GLN идентифицира страна или местоположение, докато проследяването на пакет използва референции за пратката или пакета и свързани събития за проследяване.
Изисква ли се GLN за всяка трансгранична пратка при електронна търговия?
GLN не е универсално изискване за всяка трансгранична пратка. Използването му зависи от съответните изисквания на търговските партньори, системите, индустрията или регулаторните органи и не заменя необходимата митническа или адресна информация.
Източници
- GS1: Глобален номер на местоположение (GLN) — Официално определение, обхват на идентификацията и бизнес приложения.
- GS1: Правила за разпределение на GLN — Решения за идентификация, принципи за разпределение и управление на промените.
- Общи спецификации на GS1 — Техническа рамка за идентификационните ключове на GS1, структурите на данните и приложенията на носителите на данни.
- GS1: Глобален номер на търговската единица (GTIN) — Идентификация на търговски единици и разграничаването ѝ от идентификацията на страни и местоположения.
- GS1: Сериен код на транспортната опаковка (SSCC) — Идентификация на логистични единици и разграничаването ѝ от използването на GLN.
