Global Location Number (GLN)
Wat is een Global Location Number (GLN)?
Een Global Location Number (GLN) is een 13-cijferige GS1-identificatiesleutel die wordt gebruikt om partijen en locaties in zakelijke transacties te identificeren. In logistiek, ecommerce en supplychainmanagement kan een GLN een rechtspersoon, een organisatorische functie, een fysieke locatie of een digitale locatie identificeren. Een GLN kan bijvoorbeeld een bedrijf, de inkoopafdeling, een distributiecentrum of een elektronische bestemming voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie identificeren.
Het doel van een GLN is handelspartners een consistente identificatie te geven voor de partij of locatie die bij een proces betrokken is. In plaats van uitsluitend te vertrouwen op bedrijfsnamen, geschreven adressen of interne magazijncodes, kunnen verbonden systemen een GLN gebruiken om naar dezelfde entiteit of locatie te verwijzen. De bijbehorende gegevens, zoals een postadres of bedrijfsrol, worden afzonderlijk als stamgegevens beheerd.
Wat een GLN kan identificeren
Hoewel de naam de nadruk legt op locatie, is een GLN niet beperkt tot gebouwen of geografische coördinaten. GS1 onderscheidt verschillende identificatietoepassingen. Deze verwijzen naar verschillende bedrijfsobjecten. Daarom moet een bedrijf vaststellen wat elke GLN vertegenwoordigt voordat deze met partners wordt gedeeld.
| Identificatietoepassing | Wat wordt geïdentificeerd | Illustratief voorbeeld in de supplychain |
|---|---|---|
| Rechtspersoon | Een organisatie met rechtspersoonlijkheid | Het bedrijf dat goederen koopt op grond van een leveringsovereenkomst |
| Functie | Een organisatorische onderverdeling of afdeling met specifieke verantwoordelijkheden | De afdeling crediteurenadministratie van een retailer |
| Fysieke locatie | Een tastbare plaats waar activiteiten plaatsvinden of waar iets zich bevindt | Een distributiecentrum, winkel of ontvangstgebied |
| Digitale locatie | Een elektronisch adres voor communicatie tussen systemen | Een elektronisch eindpunt voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie |
Deze toepassingen verklaren waarom de identiteit van een bedrijf en de afleverbestemming niet automatisch als hetzelfde moeten worden beschouwd. Een retailer kan één inkooporganisatie maar meerdere magazijnen hebben. Omgekeerd kan één magazijnadres activiteiten van verschillende partijen bevatten. De toewijzing van GLN's moet de onderscheidingen weerspiegelen die handelspartners moeten kunnen herkennen, volgens de toepasselijke GS1-regels.
Structuur en bijbehorende informatie
Een GLN bevat 13 cijfers, waarbij het laatste cijfer als controlecijfer dient. In de op een GS1 Company Prefix gebaseerde structuur bestaan de voorgaande cijfers uit een GS1 Company Prefix en een locatiereferentie. De relatieve lengtes van deze onderdelen zijn afhankelijk van de toewijzing van het prefix; het zijn geen velden met een vaste lengte die altijd op dezelfde manier kunnen worden gescheiden.
Het controlecijfer helpt bepaalde invoerfouten te detecteren. Het bewijst niet dat de identificatie geldig is toegewezen, dat de bijbehorende organisatie betrouwbaar is of dat de locatiegegevens actueel zijn. Een nummer dat een wiskundige controle doorstaat, moet nog steeds passend worden geverifieerd aan de hand van de toegewezen identiteit en ondersteunende gegevens.
Een GLN moet worden beschouwd als een identificatie en niet als een gecomprimeerd adres. Gebruikers moeten niet proberen een straatadres, douanejurisdictie, leveringsinstructie of magazijncapaciteit uit de cijfers af te leiden. Dergelijke informatie hoort thuis in de gegevens die aan de GLN zijn gekoppeld. In software helpt het behouden van de identificatie als een numerieke tekenreeks van 13 tekens om verlies van voorloopnullen tijdens import, export of spreadsheetverwerking te voorkomen.
Hoe GLN's worden gebruikt in logistiek en ecommerce
Coördinatie van bestellingen en leveringen
In gestructureerde zakelijke berichten kunnen GLN's partijen zoals de koper en leverancier identificeren, evenals locaties zoals de afleverbestemming. Hun betekenis hangt af van het veld of de bedrijfsrol waarin ze voorkomen. Een GLN dat als koperidentificatie wordt ingevoerd, identificeert niet automatisch het magazijn waar goederen moeten worden geleverd.
Dit onderscheid is belangrijk wanneer een ecommercebedrijf centraal voorraad inkoopt maar deze over meerdere fulfilmentlocaties verdeelt. De bestelling kan de inkopende entiteit afzonderlijk van de ontvangende locatie identificeren. Systemen moeten deze rollen behouden bij het omzetten van informatie tussen inkoop-, magazijn- en transporttoepassingen.
Magazijnactiviteiten en voorraadgegevens
Een warehousemanagementsysteem kan een GLN koppelen aan een faciliteit of aan een specifiekere fysieke locatie waar afzonderlijke identificatie vereist is. Interne codes voor vakken en gangpaden kunnen nog steeds voor lokale activiteiten worden gebruikt. Een GLN betekent niet dat elke plank, stelling of opslagplaats een eigen wereldwijd gedeelde identificatie moet krijgen.
De praktische vraag is of een locatie in het relevante bedrijfsproces afzonderlijk moet worden geïdentificeerd. Een ontvangstgebied dat met handelspartners wordt gedeeld, kan een andere identificatieaanpak vereisen dan een tijdelijke interne bufferlocatie. Organisaties moeten de toewijzingsregels van GS1 toepassen en geen extra GLN's aanmaken alleen omdat hun software aanvullende locatievelden bevat.
Grensoverschrijdende transacties en retouren
Bij grensoverschrijdende ecommerce kunnen GLN's helpen de entiteiten en faciliteiten in een supplychain van elkaar te onderscheiden. De rechtspersoon van een handelaar, een fulfilmentcentrum in het buitenland en een retourontvangstlocatie kunnen bijvoorbeeld verschillende identificatiebehoeften vertegenwoordigen. Gedeelde identificaties kunnen deze onderscheidingen expliciet maken in partnergegevens en zakelijke berichten.
Een GLN vervangt geen importeursregistratie, fiscaal identificatienummer, douaneaangifte, postadres of andere informatie die door een bepaalde autoriteit of transactie wordt vereist. Of een specifiek document of elektronisch bericht een GLN accepteert of vereist, hangt af van de toepasselijke vereisten. Alleen het bezit van een GLN bewijst geen naleving van douanevoorschriften of toestemming om goederen te importeren.
Illustratieve workflow van bestelling tot ontvangst
Het volgende voorbeeld beschrijft een mogelijke implementatie en is geen verplichte volgorde voor elk bedrijf.
- Definieer de identiteiten. Een retailer onderscheidt de inkopende entiteit van het magazijn dat een bestelling ontvangt. Vervolgens bepaalt het bedrijf welke identiteiten volgens de relevante GS1-regels en partnervereisten GLN's nodig hebben.
- Beheer stamgegevens. De retailer registreert wat elke GLN identificeert en koppelt deze aan de juiste naam, het juiste adres, de rol en operationele details.
- Deel de gegevens. De leverancier ontvangt de identificaties en hun betekenissen via een overeengekomen onboarding- of gegevensuitwisselingsproces. Beide partijen bevestigen dat hun systemen de rollen consistent interpreteren.
- Maak de inkooporder aan. De bestelling identificeert de koper en afleverbestemming in de juiste velden. Er kunnen verschillende GLN's voorkomen wanneer deze rollen naar verschillende partijen of locaties verwijzen.
- Bereid de logistieke eenheden voor. De leverancier identificeert pallets of andere logistieke eenheden afzonderlijk. Hun identificaties kunnen in verzendgegevens aan de bestemmings-GLN worden gekoppeld.
- Ontvang en stem af. De ontvangst controleert inkomende goederen en informatie over logistieke eenheden aan de hand van de verwachte bestelling en bestemming. Elke afwijking wordt onderzocht met behulp van de onderliggende gegevens.
De GLN levert binnen deze workflow een stabiele referentie, maar voert zelf geen fysieke routering of afstemming uit. Deze functies zijn afhankelijk van correct onderhouden gegevens, compatibele systemen en operationele procedures.
GLN vergeleken met gerelateerde identificaties
| Identificatie of referentie | Primair doel | Verschil met een GLN |
|---|---|---|
| Global Trade Item Number (GTIN) | Identificeert een handelsartikel, zoals een product dat wordt aangeboden voor bestelling of verkoop | Een GTIN identificeert wat het artikel is; een GLN identificeert een partij of locatie die bij de transactie betrokken is. |
| Serial Shipping Container Code (SSCC) | Identificeert een afzonderlijke logistieke eenheid, zoals een pallet of pakket | Een SSCC identificeert de logistieke eenheid die wordt verwerkt; een GLN kan de bestemming of een andere relevante partij of locatie identificeren. |
| Trackingnummer van vervoerder | Verwijst naar een zending of pakket binnen de trackingprocessen van een vervoerder | Een GLN is geen referentie voor pakkettracking en levert geen updates over leveringsgebeurtenissen. |
| Postadres | Beschrijft een bestemming met behulp van adresgegevens | Een GLN verwijst naar een geïdentificeerde partij of locatie en maakt bruikbare adresgegevens niet overbodig. |
| Interne magazijncode | Identificeert een faciliteit binnen het eigen systeem van een organisatie | Een interne code heeft betekenis binnen de beheerde context, terwijl een GLN deel uitmaakt van het GS1-identificatiesysteem. |
Deze identificaties vullen elkaar aan en zijn niet uitwisselbaar. Een transactie kan een product met een GTIN, een pallet met een SSCC en een ontvangstmagazijn met een GLN identificeren. Elke identificatie beantwoordt een andere vraag over dezelfde goederenbeweging.
Toewijzing, onderhoud en implementatiecontroles
Organisaties verkrijgen en beheren GLN's via de toepasselijke GS1-regelingen. Voordat zij identificaties toewijzen, moeten zij de relevante GS1 Member Organisation en de GS1 GLN Allocation Rules raadplegen. Het willekeurig aanmaken van een 13-cijferig nummer, zelfs met een geldig controlecijfer, vormt geen correct toegewezen GLN.
Onderhoud is net zo belangrijk als de eerste toewijzing. Wijzigingen in rechtspersonen, functies of locaties moeten volgens de toewijzingsregels worden beoordeeld om te bepalen of een bestaande GLN geschikt blijft of een nieuwe vereist is. Een verhuizing, organisatorische wijziging of sluiting mag niet uitsluitend worden verwerkt door een databaseveld te overschrijven zonder de gevolgen voor de identificatie te beoordelen.
Nuttige implementatiecontroles zijn onder meer:
- Identiteitsbereik: Documenteer precies wat elke GLN identificeert, inclusief of deze een rechtspersoon, functie, fysieke locatie of digitale locatie vertegenwoordigt.
- Gegevensintegriteit: Behoud alle 13 cijfers, valideer het controlecijfer en voorkom onbedoelde numerieke conversies.
- Roltoewijzing: Controleer of velden voor koper, leverancier, facturatie en afleverlocatie naar de bedoelde identiteiten verwijzen.
- Partnerovereenkomst: Leg vast hoe identificaties en bijbehorende gegevens worden uitgewisseld en gecorrigeerd.
- Wijzigingsbeheer: Wijs verantwoordelijkheid toe voor het toetsen van wijzigingen aan de GS1-regels en het informeren van betrokken partners.
- Operationele details: Bewaar routeringsinstructies, contactgegevens en ontvangstvereisten in de juiste bijbehorende gegevens in plaats van ervan uit te gaan dat de GLN deze bevat.
Veelvoorkomende misverstanden
Een GLN is niet noodzakelijk een magazijnnummer. Een magazijn is één mogelijk identificatiedoel, maar ook rechtspersonen, functies en digitale locaties vallen binnen het GLN-kader.
Een GLN is zelf geen barcode. Het is een identificatiesleutel. GS1-standaarden bepalen hoe deze kan worden weergegeven in relevante gegevensdragers en berichten. Vereisten voor codering en plaatsing hangen af van de toepassing.
Een GLN biedt geen live locatietracking. Het identificeren van een faciliteit of partij verschilt van het rapporteren van de actuele locatie van een voertuig of pakket. Tracking vereist aanvullende gebeurtenisinformatie en systemen.
Een GLN maakt stamgegevensbeheer niet overbodig. Handelspartners hebben nog steeds een nauwkeurig en gedeeld begrip nodig van de identiteit achter het nummer. Inconsistente of verouderde bijbehorende gegevens kunnen een verder geldige identificatie ondermijnen.
QA
Hoeveel cijfers bevat een GLN?
Een GLN bevat 13 cijfers, inclusief een laatste controlecijfer. Systemen moeten het volledige formaat behouden, inclusief eventuele voorloopnullen.
Heeft elk magazijn een afzonderlijke GLN nodig?
Het antwoord hangt af van de identificatievereisten en de toepasselijke GS1-toewijzingsregels. Wanneer magazijnen in bedrijfsprocessen als afzonderlijke fysieke locaties moeten worden onderscheiden, moeten hun identificatiebehoeften individueel worden beoordeeld.
Kan een GLN worden gebruikt om een pakket te volgen?
Niet op zichzelf. Een GLN identificeert een partij of locatie, terwijl pakkettracking gebruikmaakt van zendings- of pakketverwijzingen en bijbehorende trackinggebeurtenissen.
Is een GLN vereist voor elke grensoverschrijdende ecommercezending?
Een GLN is geen universele vereiste voor elke grensoverschrijdende zending. Het gebruik ervan hangt af van de vereisten van handelspartners, systemen, sectoren of regelgeving en vervangt geen vereiste douane- of adresgegevens.
Bronnen
- GS1: Global Location Number (GLN) — Officiële definitie, identificatiebereik en zakelijke toepassingen.
- GS1: GLN Allocation Rules — Identificatiebeslissingen, toewijzingsprincipes en beheer van wijzigingen.
- GS1 General Specifications — Technisch kader voor GS1-identificatiesleutels, datastructuren en toepassingen van gegevensdragers.
- GS1: Global Trade Item Number (GTIN) — Identificatie van handelsartikelen en het onderscheid met partij- en locatie-identificatie.
- GS1: Serial Shipping Container Code (SSCC) — Identificatie van logistieke eenheden en het onderscheid met GLN-gebruik.
